--- title: "Integration von Gmail mit Document360 über Zapier" slug: "document360-gmail" updated: 2026-06-27T11:15:05Z published: 2026-06-27T11:15:05Z canonical: "docs.document360.com/document360-gmail" stale: true --- > ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://docs.document360.com/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Integration von Gmail mit Document360 über Zapier Gmail ist ein weit verbreiteter E-Mail-Dienst, der sich mit Google Drive, Kalender und anderen Tools integriert, auf die Ihr Team bereits angewiesen ist. Wenn neue Artikel in Ihrer Document360-Wissensdatenbank veröffentlicht werden, müssen Sie möglicherweise externe Lieferanten, Stakeholder oder Teammitglieder über das Update informieren. Indem Sie Document360 und Gmail über Zapier verbinden, können Sie dies automatisieren: Wann immer ein neuer Artikel in Document360 veröffentlicht wird, sendet Zapier automatisch eine individuelle E-Mail per Gmail an die von Ihnen angegebenen Empfänger – sodass alle ohne manuellen Aufwand informiert bleiben. --- ## Wann sollte diese Integration verwendet werden - Sie veröffentlichen regelmäßig neue Artikel in der Knowledge Base und müssen externe Stakeholder, Kunden oder Anbieter über Updates informieren, ohne jedes Mal manuell E-Mails zu senden. - Sie verwalten einen Dokumentationsworkflow, bei dem bestimmte Teams benachrichtigt werden müssen, wenn neue Inhalte online gehen, damit sie darauf reagieren können – zum Beispiel ein Support-Team, ein Schulungskoordinator oder eine Content-Review-Gruppe. - Sie wünschen sich ein einfaches Benachrichtigungssystem, das Public-Events von Document360 mit Ihrer E-Mail-Kommunikation verbindet, ohne ein spezielles Newsletter-Tool zu benötigen. --- ## Bevor du anfängst - Du musst in deinem [Zapier-Konto](https://zapier.com/app/dashboard) eingeloggt sein. - Du musst ein Gmail-Konto haben, mit dem Zapier sich verbinden kann, um E-Mails zu senden. - Sie müssen Ihr Document360-API-Token bereit haben. Um eine zu generieren, navigiere zu **Verbindungen** > **Erweiterungen**, suche die **Zapier-Kachel** und klicke auf **Verbinden**, um das Token zu kopieren. --- ## Wie man den Zap einrichtet ### Schritt 1 — Erstellen Sie einen neuen Zap 1. Melden Sie sich in Ihrem [Zapier-Konto](https://zapier.com/app/dashboard) an. 2. Im linken Navigationsmenü klicken Sie auf **Erstellen** und wählen Sie **dann Zaps**. 3. Ein neuer Zap wird mit einem Trigger- und **Aktionsfluss** erstellt. ![Screen recording showing a new Zap being created in the Zapier dashboard with Trigger and Action flow](https://cdn.document360.io/860f9f88-412e-4570-8222-d5bf2f4b7dd1/Images/Documentation/1_ScreenGif-Zapier_Google_Docs.gif) ### Schritt 2 – Verbinde Document360 als Auslöser HINWEIS Im Gegensatz zu den meisten Zapier-Anwendungsfällen für Document360 verwendet dieser Zap **Document360 als Auslöser** und Gmail als Aktion – das heißt, ein Document360-Ereignis (wie ein neuer Artikel) initiiert den Workflow. 1. Im **Feld Trigger** wählen **Sie Document360**. 2. Im Einstellungsfeld wählen Sie im **Ereignisfeld** das gewünschte Ereignis aus. 3. Klicken Sie auf das **Kontofeld** – ein Anmeldefeld erscheint. 4. Geben Sie Ihre Anmeldedaten ein und klicken Sie **auf Erlauben**. Um das API-Token aus Document360 zu generieren: 1. Navigieren Sie in der linken Navigationsleiste des Knowledge Base-Portals zu **Verbindungen** > **Erweiterungen**. 2. Auf der **Zapier-Erweiterungskachel** klicken Sie **auf Verbinden**. ![Document360 extensions page showing the Zapier tile with the Connect option](https://cdn.document360.io/860f9f88-412e-4570-8222-d5bf2f4b7dd1/Images/Documentation/Zapier%20integration.png) 1. Klicken Sie auf das **Kopieren-Symbol**, um das Token zu kopieren. ![Zapier token details popup in Document360 showing the generated API token and copy option](https://cdn.document360.io/860f9f88-412e-4570-8222-d5bf2f4b7dd1/Images/Documentation/Zapier%20token%20ID.png) 1. Gehe zurück zum Zapier-Panel und füge das API-Token ins Feld ein. 2. Klicken **Sie auf Ja, fahren Sie zu document360 fort**. ![Zapier sign-in panel showing the Document360 API token field](https://cdn.document360.io/860f9f88-412e-4570-8222-d5bf2f4b7dd1/Images/Documentation/5_Screenshot_Zapier_API_Token_Pasting%281%29.png) 1. Das verbundene Document360-Projekt finden Sie auf der **Kontoseite Connect Document360** . Um später ein anderes Konto zu verwenden, klicken Sie **auf Ändern**. 2. Klicken Sie **auf Weitermachen**. ### Schritt 3 – Teste den Auslöser 1. Klicke auf **Test-Trigger,** um zu bestätigen, dass das richtige Konto verbunden ist und die Trigger-Einstellung korrekt ist. 2. Wenn keine Fehler gefunden werden, klicken Sie **auf Fortsetzen**. Der Document360-Trigger ist jetzt eingerichtet. ### Schritt 4 — Gmail als Aktion verbinden 1. Im **Aktionsfeld** wählen Sie **Gmail**. 2. Im Einstellungsfeld wählen Sie im **Ereignisfeld** das gewünschte Ereignis aus. 3. Klicken Sie auf das **Kontofeld** – ein Anmeldefeld erscheint. 4. Gib deine Gmail-Zugangsdaten ein und klicke **auf Erlauben**. 5. Klicken Sie **auf Weitermachen**. ![Gmail sign-in panel in Zapier showing the Allow authorization button](https://cdn.document360.io/860f9f88-412e-4570-8222-d5bf2f4b7dd1/Images/Documentation/1_ScreenShot-Gmail_extension.png) ### Schritt 5 – Kartiere die E-Mail-Felder 1. Weisen Sie die erforderlichen Felder zu, um die von Gmail gesendete E-Mail zu konfigurieren: | Spielfeld | Beschreibung | | --- | --- | | **An** | Gib die E-Mail-Adresse des Empfängers ein. Mehrere Adressen können einzeln oder als kommagetrennte Liste hinzugefügt werden. | | **CC** | Fügen Sie E-Mail-Adressen hinzu, um diese E-Mail zu kopieren. Mehrere Adressen können einzeln oder als kommagetrennte Liste hinzugefügt werden. | | **BCC** | Geben Sie E-Mail-Adressen zur Blindkopie ein. Mehrere Adressen können auf die gleiche Weise hinzugefügt werden. | | **Thema** | Geben Sie die Betreffzeile der E-Mail ein. | | **Von** | Wählen Sie eine E-Mail-Adresse oder einen Alias, der mit Ihrem Gmail-Konto verknüpft ist. | | **Aus dem Namen** | Geben Sie den Namen des Absenders ein (muss mit der verbundenen E-Mail-Adresse verknüpft sein). | | **Karosserietyp** | Wählen Sie das E-Mail-Format: **Klartext** oder **HTML.** | | **Karosserie** | Schreiben Sie den Hauptinhalt der E-Mail. | | **Signatur standardmäßig hinzufügen** | Fügen Sie optional eine Standardsignatur in die E-Mail ein. | | **Etikett oder Briefkasten** | Wählen Sie einen Wert für Label oder Mailbox aus. | | **Anhänge** | Fügen Sie Dateien an, indem Sie eine tatsächliche Datei auswählen oder eine öffentliche URL angeben. | HINWEIS Felder, die als erforderlich (*) markiert sind, müssen vor der Aktivierung des **Continue-Buttons** ausgefüllt werden. 1. Klicken Sie **auf Weitermachen**. ### Schritt 6 — Testen und veröffentlichen Sie den Zap 1. Im Testbereich klicken Sie auf **Testschritt**. 2. Wenn es erfolgreich ist, erhalten Sie die Nachricht, *dass ein Entwurf an Gmail gesendet wurde*. 3. Gehe zurück zum Zapier-Setup-Panel und klicke **auf Weiter**, dann auf **Veröffentlichen**. 4. Überprüfe oder bearbeite die Trigger- und Aktionseinstellungen nach Bedarf. Du wirst eine Erfolgsbotschaft sehen: **Dein Zap ist aktiviert**. Klicken Sie **auf "Ihr Zap verwalten** ", um zur Zap-Übersichtsseite zu gelangen. --- ## Zap-Übersicht Sobald es aktiv ist, können Sie den Zap über das Zapier-Dashboard ansehen und verwalten. Die Übersichtsseite zeigt den Auslöser, die Aktion und den Laufverlauf des Zap. ![Zapier Zap overview page showing the Document360 to Gmail automation with run history](https://cdn.document360.io/860f9f88-412e-4570-8222-d5bf2f4b7dd1/Images/Documentation/2_ScreenShot-Gmail_extension.png) --- ## Wie man einen Zap löscht 1. Navigiere zum Zapier-Dashboard. Eine Liste aller bestehenden Zaps wird auf der Übersichtsseite angezeigt. 2. Klicken Sie auf das **Zap-Aktionen** ()-Symbol rechts neben dem Zap, den Sie entfernen möchten, und klicken Sie **auf Löschen**. Der Zap wird dauerhaft gelöscht. --- ## Best Practices - **Fügen Sie den Artikeltitel und die URL in den E-Mail-Text ein,** indem Sie die Trigger-Datenfelder von Document360 auf das Body-Feld abbilden. Das gibt den Empfängern direkten Kontext und einen Link zu den neuen Inhalten, ohne danach suchen zu müssen. - **Verwenden Sie die Felder Cc oder Bcc** für Stakeholder-Verteilungslisten, anstatt jedes Mal einzelne Adressen im To-Feld einzugeben. Das macht den Zap leichter zu pflegen – du musst nur die Verteilerliste aktualisieren, nicht den Zap selbst. - **Wählen Sie HTML als Body-Typ** , wenn Sie formatierte E-Mails mit Überschriften, Links und Styling senden möchten. Klartext funktioniert gut für einfache Benachrichtigungen, aber HTML gibt dir mehr Kontrolle darüber, wie die E-Mail für die Empfänger aussieht.