--- title: "Designer de workflow" slug: "workflow-designer" description: "Workflow designer feature helps project team members to create and maintain a step-by-step stage for any new or existing documentation. This makes collaboration easier between the writers, editors, illustrators, subject matter experts, and other project team members." tags: ["Review"] updated: 2026-06-30T06:51:53Z published: 2026-06-30T06:51:53Z canonical: "docs.document360.com/workflow-designer" --- > ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://docs.document360.com/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Designer de workflow Um fluxo de trabalho no Document360 é um processo estruturado para criar, editar, revisar e publicar artigos ou páginas de categoria. Ele permite que as equipes estabeleçam etapas claras no ciclo de documentação e garante que o conteúdo passe por um processo consistente e responsável antes de ser publicado. O designer de fluxo de trabalho é onde administradores e responsáveis do projeto definem as etapas desse processo, adicionando status personalizados, configurando os designados, definindo restrições de somente leitura e reordenando o fluxo de trabalho para atender aos requisitos da equipe. --- ## Quando usar o designer de fluxo de trabalho Use o designer de fluxo de trabalho quando: - Sua equipe precisa de um processo de revisão em múltiplas etapas antes da publicação dos artigos, por exemplo, Rascunho > Revisão por Pares > Revisão SME > Publicado. - Você quer atribuir automaticamente artigos a usuários ou grupos específicos quando eles entram em uma etapa específica do fluxo de trabalho. - Você precisa restringir a edição dos artigos em determinadas etapas para manter a integridade do conteúdo durante a revisão. - Você está configurando um novo projeto e quer definir um fluxo de trabalho de documentação que se encaixe na estrutura da sua equipe. --- ## Acesse o designer de fluxo de trabalho 1. Navegue até **Configurações** () na barra de navegação da esquerda. 2. **Selecione portal da base de conhecimento** > **Designer de fluxo de trabalho** no painel de navegação esquerdo. A página do designer do Workflow exibe o fluxo de trabalho existente, incluindo os status do sistema **integrados Rascunho** e **Publicado**, e quaisquer status personalizados que você tenha criado. ![Workflow designer page showing the default workflow with Draft and Published system statuses](https://cdn.document360.io/860f9f88-412e-4570-8222-d5bf2f4b7dd1/Images/Documentation/Workflow%20designer.png) --- ## Tipos de status de fluxo de trabalho | Tipo | Descrição | | --- | --- | | **Status do sistema** | Status pré-definidos: **Rascunho** (início) e **Publicado** (fim). Não pode ser excluído ou reordenado. | | **Status de alfândega** | Status definidos pelo usuário que você cria entre Rascunho e Publicado para corresponder ao processo de revisão da sua equipe, por exemplo, revisão por pares, revisão SME ou revisão jurídica. Pode ser criado, editado, reordenado e excluído a qualquer momento. | --- ## Adicionar um status de fluxo de trabalho 1. Na página **de designer de fluxo de trabalho** , clique em **Criar status de fluxo** de trabalho no canto superior direito. Alternativamente, clique no botão **(+)** entre os status existentes para inserir um status em uma posição específica. ![Workflow designer showing the Create workflow status button and the + button between statuses](https://cdn.document360.io/860f9f88-412e-4570-8222-d5bf2f4b7dd1/Images/Documentation/image-1768534852109.png) 1. Insira um **Nome** (obrigatório) e **Descrição** (opcional) para o status. 2. Opcionalmente, use **o Auto Assign to** para atribuir automaticamente usuários ou grupos de usuários quando um artigo entrar nesse status. Você pode configurar até 20 designados por status, como um total combinado de usuários individuais e grupos de usuários. NOTA Quando um artigo transita para esse status, os auto-designados configurados são aplicados automaticamente. Outros designados podem ser adicionados ou removidos no nível do artigo sem afetar a configuração do designer do Workflow. Usuários designados consultam o artigo na página de Tarefas. 1. Ative a **opção Somente leitura** se quiser impedir que membros da equipe editem ou publiquem artigos enquanto estiverem nesse status. NOTA Quando **o modo Somente Leitura** está ativado, os membros da equipe não podem editar o conteúdo do artigo nem publicá-lo enquanto ele estiver nesse estado de fluxo de trabalho. 1. Ative a opção **Tornar comentário obrigatório** se quiser exigir que os usuários digitem um comentário sempre que um artigo for movido para esse status de fluxo de trabalho ou publicado por ele. NOTA - Quando **tornar comentário obrigatório** está ativado, os usuários não podem publicar um artigo ou movê-lo para esse status sem inserir um comentário. O comentário é armazenado como parte dos metadados da versão e está disponível no histórico de versões no site da Knowledge base e nas exportações em PDF. Essa configuração não pode ser anulada no nível do artigo. - Para o status **Rascunho** , a verificação obrigatória de comentários é aplicada apenas quando um artigo é movido de outro status de fluxo de trabalho para **Rascunho**. Não se aplica quando um novo artigo ou uma nova versão é criada. 1. Clique **em Adicionar**. ![Create workflow status dialog showing Name, Description, Auto assign to, and Read-only fields](https://cdn.document360.io/6a41a4ec-dfe1-4f2d-9818-4fc3e2c85382/Images/Documentation/create%20workflow%20status.png) --- ## Gerenciar status de fluxo de trabalho Uma vez criado um status personalizado, você pode editá-lo, reordená-lo ou excluí-lo da página **do designer do Workflow** . ![Workflow designer page showing edit, reorder, and delete options on a custom status](https://cdn.document360.io/6a41a4ec-dfe1-4f2d-9818-4fc3e2c85382/Images/Documentation/manage%20workflow%20status.png) - **Edit:** Passe o mouse sobre o status e clique no ícone **Editar** (). Atualize a configuração **Nome**, **Descrição**, **Atribuir automaticamente para**, **Somente leitura** ou **tornar comentário obrigatório** conforme necessário, e então clique **em Atualizar**. - **Reordenação:** Arraste um status para uma nova posição usando a **alça Reorder** () à esquerda. Status do sistema (Rascunho e Publicado) não pode ser reordenado. - **Excluir:** Passe o mouse sobre o status e clique no ícone **Delete** (), depois clique **em Sim** para confirmar. ATENÇÃO Um status de fluxo de trabalho excluído não pode ser recuperado. Todas as datas de vencimento e dados dos designados associados a esse status também serão perdidos. --- ## Solução de problemas ### Não é possível editar o artigo — status do fluxo de trabalho somente leitura **Erro:** Você não pode editar este artigo, pois o status atual do fluxo de trabalho está marcado como somente leitura. Esse erro aparece quando um artigo está em status de fluxo de trabalho personalizado com a opção de Leitura somente ativada. Para resolver: 1. Navegue até **Configurações** () > **portal de base de conhecimento** > **designer de fluxo de trabalho**. 2. Localize o status com o ícone do cadeado. Isso indica que o modo somente leitura está ativado. 3. Clique no ícone **Editar** () e desative a opção **Somente Leitura** . 4. **Clique em Atualizar**. Se você não tiver as permissões adequadas, entre em contato com o administrador do seu projeto. --- ## Melhores práticas - Planeje seu fluxo de trabalho antes de começar a publicar. Mapeie as etapas de revisão da sua equipe antes de criar status personalizados. Mudar o fluxo de trabalho no meio do projeto pode atrapalhar artigos já em andamento. - Use a atribuição automática para etapas de revisão previsíveis. Se a mesma pessoa sempre cuidar da revisão do SME, configure-a como o auto-designado para esse status. Isso reduz as etapas manuais de entrega e garante que nenhum artigo fique preso. - Mantenha o fluxo de trabalho enxuto. Um fluxo de trabalho mais curto, com menos etapas, é mais fácil para a equipe acompanhar. Adicione estágios apenas quando representarem um checkpoint significativo com um dono ou ação distinta. - Use o modo somente leitura para as etapas de aprovação. Ative o Somente Leitura em status como "Revisão SME" ou "Aprovação Final" para evitar edições acidentais enquanto o artigo está sendo revisado. - Comunique mudanças de status para sua equipe. Quando você adicionar, renomear ou excluir um status de fluxo de trabalho, informe sua equipe para que entendam o que cada estágio significa e qual ação é esperada deles. --- ## FAQ **Posso excluir um status do sistema como Rascunho ou Publicado?** Não. Os status do sistema, Rascunho e Publicado, são pré-definidos e não podem ser deletados ou reordenados. Apenas status personalizados podem ser excluídos. **O que acontece com artigos atualmente em status de fluxo de trabalho se eu excluir esse status?** O status é removido completamente do fluxo de trabalho. Todas as datas de vencimento e dados dos cessionários associados a esse status são perdidos e não podem ser recuperados. Artigos que estavam no status de excluído precisarão atualizar manualmente o status do fluxo de trabalho. **Se eu atualizar o Auto Assign para configuração, isso se aplica a artigos que já estão nesse status?** Não. Mudanças na configuração de Atribuir automaticamente a no designer de fluxo de trabalho só se aplicam quando um artigo faz a transição para esse status. Artigos já nesse status não são atualizados retroativamente. **Quantos designados posso configurar por status de fluxo de trabalho?** Você pode configurar até 20 designados por status de workflow. Esse limite se aplica ao total combinado de usuários individuais e grupos de usuários. No nível do artigo, você pode adicionar manualmente qualquer número de designados. **Posso reordenar os status do fluxo de trabalho do sistema?** Não. Os status do sistema, Rascunho (início) e Publicado (fim), são fixos na posição e não podem ser reordenados. Apenas status personalizados podem ser reordenados.