Document360 bietet den Lesern zwei Möglichkeiten, Artikel und Kategorien als PDFs direkt von der Wissensdatenbank herunterzuladen. Sie können Inhalte auf Abruf über die Schaltfläche "PDF exportieren " exportieren oder ein vorgefertigtes PDF herunterladen, das vom Portal generiert und über das Benachrichtigungssystem bereitgestellt wurde. Beide Methoden werden durch Einstellungen gesteuert, die du im Portal konfigurierst.
Ein PDF-Download von der Knowledge Base-Website ist ausschließlich für private Projekte und eingeloggte Nutzer gemischter Projekte verfügbar.
PDF-Download im Portal aktivieren
Bevor Leser PDFs von Ihrer Wissensdatenbank herunterladen können, müssen Sie den Download-Button in Ihren Einstellungen aktivieren.
- Navigiere zu Einstellungen () > Knowledge Base-Seite in der linken Navigationsleiste.
- Wählen Sie Artikeleinstellungen und SEO im linken Navigationsbereich.
- Im Reiter Artikeleinstellungen scrollen Sie zum Abschnitt Artikel-Header .
- Schalte den Schalter "Download-als PDF anzeigen " ein. Diese Option ist standardmäßig aktiviert.
- Wählen Sie bei Bedarf zusätzliche Optionen aus:
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Erlauben Sie den Download mehrerer Artikel | Ermöglicht es den Lesern, mehrere Artikel oder eine ganze Kategorie als ein einziges PDF auszuwählen und zu exportieren. |
| Erlauben Sie Benutzern, beim Exportieren die PDF-Vorlage auszuwählen | Ermöglicht es den Lesern, beim Export eine PDF-Vorlage auszuwählen. Wenn nicht ausgewählt, wird die Standardvorlage verwendet. |
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Um PDF-Vorlagen zu erstellen oder zu verwalten, navigieren Sie zu Inhaltswerkzeugen () > Artikel exportieren und wählen Sie den Tab PDF-Vorlagen aus. Erfahren Sie mehr über PDF-Vorlagen →
Leserinitiierter Export von der Wissensdatenbank
Sobald der PDF-Download-Button aktiviert ist, können Leser Kategorien und Artikel direkt von der Wissensdatenbank exportieren.
- Navigieren Sie zur Kategorie oder zum Artikel auf der Wissensdatenbank und klicken Sie auf das Symbol PDF exportieren .
- Im Panel Artikel exportieren wählen Sie die Unterkategorien und Artikel aus, die aufgenommen werden sollen.
- Wenn die Vorlagenauswahl aktiviert ist, wähle eine PDF-Vorlage aus dem Dropdown-Menü für PDF-Vorlagen . Wenn keine Vorlage ausgewählt ist, wird die Standardvorlage verwendet.
- Klicken Sie auf Nächstes, geben Sie einen Dateinamen ein und klicken Sie auf PDF exportieren.
Das System erzeugt die PDF-Datei serverseitig. Sobald das PDF fertig ist, wird der unten beschriebene Benachrichtigungsfluss ausgelöst.
Anpassungen, die auf der Wissensdatenbank angewendet werden, werden im heruntergeladenen PDF nicht angezeigt. In gemischten Wissensdatenbanken können eingeloggte Leser sowohl öffentliche als auch private Artikel einzeln oder in großen Mengen exportieren. Nicht angemeldete Leser können nur einzelne Artikel exportieren.
Laden Sie das exportierte PDF herunter
Nach Abschluss des Exports hängt die Zustellung des PDFs davon ab, wie viele Artikel ausgewählt wurden.
Einzelartikel: Das PDF wird sofort heruntergeladen.
Mehrere Artikel: Das PDF wird serverseitig generiert. Sie können es im Bereich Benachrichtigung () herunterladen oder über den Download-Link, der gleichzeitig an die registrierte E-Mail-Adresse des Lesers gesendet wird.
Um eine PDF-Datei mit mehreren Artikeln aus dem Benachrichtigungszentrum herunterzuladen:
- Klicken Sie auf das Benachrichtigungs -()-Symbol auf der Knowledge Base-Seite.
- Finde deinen Export. Jede Benachrichtigung zeigt den Arbeitsbereich und die Sprache, aus der das PDF exportiert wurde, das Exportdatum und wie lange der Download-Link gültig bleibt.
- Klicken Sie auf PDF, um die Datei direkt in Ihrem Browser herunterzuladen.
Exportierte PDFs sind 30 Tage lang über sichere, zeitlich begrenzte Download-Links verfügbar. In privaten und gemischten Projekten sind PDFs im Bereich Benachrichtigungen nur für den Nutzer sichtbar, der sie erstellt hat, sowie für andere autorisierte Nutzer. Die Benachrichtigung und die E-Mail-Zustellung gelten nur, wenn mehrere Artikel exportiert werden. Ein einzelner Artikel wird sofort und ohne Benachrichtigung heruntergeladen.
Portal-kompilierte PDFs auf der Knowledge Base-Website
PDFs, die im Portal über Content Tools () kompiliert werden > Artikel exportieren , folgen demselben Benachrichtigungsfluss. Nach Abschluss eines Portal-Exports können autorisierte Leser ihn vom Benachrichtigungszentrum auf der Wissensdatenbank oder über den gleichzeitig gesendeten E-Mail-Link herunterladen.
Das ist nützlich, wenn Sie genau kontrollieren möchten, welche Inhalte exportiert und gestaltet werden, anstatt sich auf leserinitiierte Exporte zu verlassen und dann die endgültige Datei Ihrem Publikum zu präsentieren.
Um ein PDF aus dem Portal zu kompilieren, siehe Artikel exportieren als PDF →
Einschränkungen
| Gegenstand | Detail |
|---|---|
| Verfügbarkeit | Private Projekte und eingeloggte Nutzer von gemischten Projekten nur. |
| Tägliches Download-Limit | 500 MB werden von allen Nutzern der Wissensdatenbank geteilt. |
| Gültigkeit des Download-Links | 30 Tage ab dem Exportdatum. |
| Einzelartikel-Export | Wird sofort heruntergeladen. |
| Multi-Artikel-Export | Gleichzeitig über das Benachrichtigungszentrum und per E-Mail geliefert. |
| Anpassungen von Wissensdatenbank-Seiten | Wird in heruntergeladenen PDFs nicht angezeigt. |
| Benachrichtigungssichtbarkeit | Sichtbar nur für den Nutzer, der den Export erstellt hat, sowie für andere autorisierte Nutzer. |
Best Practices
- Aktivieren Sie die Vorlagenauswahl für fortgeschrittene Leser. Wenn Ihre Wissensdatenbank technische Teams bedient, die spezifische Layouts benötigen, aktivieren Sie die Option "Erlauben Sie, dass Benutzer PDF-Vorlagen wählen ", damit sie das passendste Format auswählen können.
- Kompiliere PDFs für große oder komplexe Exporte vor. Für Dokumentationspakete, die eine bestimmte Struktur erfordern, kompilieren Sie das PDF im Portal und lassen Sie die Leser es über das Benachrichtigungssystem herunterladen, anstatt sich auf leserinitiierte Exporte zu verlassen.
- Informieren Sie die Leser über den 30-tägigen Ablauf. Wenn Sie den Zugriff auf die Wissensdatenbank mit externen Interessengruppen teilen, erinnern Sie sie daran, exportierte PDFs innerhalb von 30 Tagen vor Ablauf des Links herunterzuladen.
- Überwachen Sie die Download-Nutzung. Wenn Ihr Team häufig große PDFs herunterlädt, verfolgen Sie die kumulierte tägliche Nutzung, um zu vermeiden, dass das 500-MB-Limit in Spitzenzeiten erreicht wird.
FAQ
Was ist der Unterschied zwischen einem leserinitiierten Export und einem vom Portal kompilierten PDF?
Ein leserinitiierter Export ermöglicht es den Lesern, Inhalte selbst direkt von der Wissensdatenbank auszuwählen und zu exportieren. Ein vom Portal kompiliertes PDF wird von einem Administrator oder Editor im Portal erstellt, mit voller Kontrolle darüber, welche Artikel enthalten sind und welche Vorlage verwendet wird. Beide werden nach Abschluss des Exports über denselben Benachrichtigungsfluss geliefert.
Können nicht angemeldete Leser PDFs herunterladen?
In gemischten Wissensdatenbanken können nicht eingeloggte Leser nur einzelne Artikel exportieren. Eingeloggte Leser können sowohl öffentliche als auch private Artikel einzeln oder in großen Mengen exportieren. Ein PDF-Download ist für vollständig öffentliche Wissensdatenbanken nicht verfügbar.
Wie lange bleibt ein PDF-Download-Link gültig?
Download-Links laufen nach 30 Tagen ab und werden automatisch aus dem Benachrichtigungszentrum entfernt. Leser sollten ihre exportierten PDFs in diesem Fenster herunterladen.
Was passiert, wenn das tägliche Download-Limit überschritten wird?
Alle Tarife haben ein standardmäßiges tägliches Download-Limit von 500 MB, das von allen Nutzern der Wissensdatenbank geteilt wird. Wenn die Gesamtzahl aller Nutzer an einem Tag 500 MB übersteigt, sind weitere Downloads für alle Nutzer für 24 Stunden eingeschränkt. Wenn zum Beispiel das 500-MB-Limit am 9. April um 21:20 Uhr erreicht wird, sind weitere Downloads bis 21:20 Uhr am 10. April keine weiteren Downloads möglich.
Erscheinen Anpassungen der Knowledge Base-Seiten in heruntergeladenen PDFs?
Nein. Anpassungen, die auf der Knowledge Base-Seite angewendet werden, werden in heruntergeladenen PDFs nicht wiedergegeben. Das PDF-Erscheinungsbild wird vollständig durch die beim Export ausgewählte PDF-Vorlage gesteuert.