Document360 bietet Lesern zwei Möglichkeiten, Artikel und Kategorien als PDFs direkt von der Wissensdatenbank herunterzuladen. Sie können Inhalte auf Abruf über die Schaltfläche PDF exportieren oder ein vorkompiliertes PDF herunterladen, das vom Portal generiert und über das Benachrichtigungssystem bereitgestellt wurde. Beide Methoden werden durch die Einstellungen gesteuert, die Sie im Portal konfigurieren.
Ein PDF-Download von der Knowledge Base-Website ist ausschließlich für private Projekte und eingeloggte Nutzer gemischter Projekte verfügbar.
PDF-Download im Portal aktivieren
Bevor Leser PDFs von Ihrer Wissensdatenbank herunterladen können, müssen Sie den Download-Button in Ihren Einstellungen aktivieren.
- Navigiere zu Einstellungen () > Knowledge Base-Seite in der linken Navigationsleiste.
- Wählen Sie die Artikeleinstellungen im linken Navigationsfenster aus.
- Scrollen Sie zum Abschnitt " Akkordeon" im Artikel-Header .
- Aktivieren Sie den Button "Herunterladen als PDF anzeigen ". Diese Option ist standardmäßig aktiviert.
- Wählen Sie bei Bedarf zusätzliche Optionen aus:
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Erlauben Sie den Download mehrerer Artikel | Ermöglicht es den Lesern, mehrere Artikel oder eine ganze Kategorie als ein einziges PDF auszuwählen und zu exportieren. |
| Erlauben Sie Benutzern, beim Exportieren die PDF-Vorlage auszuwählen | Ermöglicht es den Lesern, beim Export eine PDF-Vorlage auszuwählen. Leser sehen nur die Vorlagen, die auf der Wissensdatenbank-Website angezeigt werden. Wenn nicht ausgewählt, wird die Standardvorlage verwendet. |
| PDF-Export ausblenden, wenn das monatliche Limit erreicht ist | Kontrolliert, ob das PDF-Export-Symbol vollständig verschwindet oder sichtbar bleibt, aber für Leser deaktiviert ist, sobald deine monatlichen PDF-Exportgutschriften aufgebraucht sind. |
PDF-Exporte von der Knowledge Base-Seite beziehen sich auf denselben monatlichen Kreditzuschuss wie Massenexporte, die mit Content-Tools > Export-Artikeln erstellt wurden, mit einem Credit pro exportierten Seite. Für weitere Informationen lesen Sie Export Articles als PDF.
Um PDF-Vorlagen zu erstellen oder zu verwalten, navigieren Sie zu Inhaltswerkzeugen () > Artikel exportieren und wählen Sie den Tab PDF-Vorlagen aus. Erfahren Sie mehr über PDF-Vorlagen. Um auszuwählen, welche Vorlagen Leser auswählen, lesen können, eine Vorlage auf der Wissensdatenbank anzeigen oder ausbreiten.
Leserinitiierter Export von der Wissensdatenbank
Sobald der PDF-Download-Button aktiviert ist, können Leser Kategorien und Artikel direkt von der Wissensdatenbank exportieren.
- Navigieren Sie zur Kategorie oder zum Artikel auf der Wissensdatenbank und klicken Sie auf das Symbol PDF exportieren .
- Im Panel Artikel exportieren wählen Sie die Unterkategorien und Artikel aus, die aufgenommen werden sollen.
- Wenn die Vorlagenauswahl aktiviert ist, wählen Sie eine PDF-Vorlage aus dem PDF-Vorlagen-Dropdown-Menü. Das Dropdown-Menü listet nur die Vorlagen auf, die auf der Wissensdatenbank-Seite angezeigt werden. Wenn keine Vorlage ausgewählt ist, wird die Standardvorlage verwendet.
- Klicken Sie auf Nächstes, geben Sie einen Dateinamen ein und klicken Sie auf PDF exportieren.
Das System erzeugt das PDF serverseitig. Sobald das PDF bereit ist, wird der unten beschriebene Benachrichtigungsfluss ausgelöst.
- Anpassungen, die auf der Wissensdatenbank angewendet werden, werden im heruntergeladenen PDF nicht wiedergegeben. In gemischten Wissensdatenbanken können angemeldete Leser sowohl öffentliche als auch private Artikel einzeln oder in großen Mengen exportieren. Nicht eingeloggte Leser können nur einzelne Artikel exportieren.
- Wenn der Versionsverlauf in der ausgewählten PDF-Vorlage aktiviert ist, enthält das exportierte PDF eine Versionsgeschichtstabelle für Artikel und Seitenkategorien, bei der Veröffentlichte Versionsgeschichte anzeigen aktiviert ist.
Die Tabelle listet bis zu 10 veröffentlichte Versionen pro Eintrag auf, sortiert von neuestes bis zum ältesten, und enthält Versionsnummer, Veröffentlichungsdatum, Verlag und Versionszusammenfassung. Die Versionshistorie ist nicht in Exporten von Ordnern oder Indexkategorien enthalten.
Exportiere eine Seitenkategorie
Eine Seitenkategorie kann ihren eigenen Inhalt haben, zusammen mit Kindartikeln und Kategorien. Wenn Sie im Panel Artikel exportieren das Kontrollkästchen für Seitenkategorie auswählen, werden alle Inhalte unter der Kategorie ausgewählt, einschließlich der Seitenkategorie selbst.
Um nur den eigenen Inhalt der Seitenkategorie zu exportieren:
- Mit der Maus über die Seitenkategorie.
- Klicken Sie auf diesen Artikel auswählen.
- Es wird nur die Seitenkategorie ausgewählt. Deren Unterartikel und -kategorien sind nicht enthalten.
Wenn zum Beispiel "Getting Start" eine Seitenkategorie mit zwei Kindartikeln ist, enthält das Aktivieren des Kontrollkästchens alle drei Elemente. Wenn Sie auf "Diesen Artikel auswählen " klicken, sind nur die Seite "Getting Start" enthalten.
Um nur die Seitenkategorie aus dem Export zu entfernen:
- Mit der Maus über die Seitenkategorie.
- Klicken Sie auf Abwählen dieses Artikels.
Die Unterartikel und Kategorien bleiben ausgewählt.
- Die Optionen "Artikel auswählen " und "Artikel abwählen " erscheinen nur, wenn die Seitenkategorie Kindartikel oder -kategorien hat. Wenn sie keine Kinder hat, verwenden Sie das Kontrollkästchen, um sie auszuwählen oder zu löschen.
- Die Gesamtzahl der ausgewählten Elemente wird am unteren Rand des Export-Artikel-Panels als ausgewählte Artikel angezeigt. Diese Zählung umfasst auch jede ausgewählte Seitenkategorie.
Verstehen Sie, dass das Kontrollkästchen lautet:
| Checkbox-Zustand | Was es bedeutet |
|---|---|
| Geprüft | Alles in der Kategorie wird ausgewählt, einschließlich der eigenen Inhalte einer Seitenkategorie |
| Strich in der Box | Nur ein Teil des Inhalts wird ausgewählt |
| Leer | In dieser Kategorie werden keine Inhalte ausgewählt |
Laden Sie das exportierte PDF herunter
Nach Abschluss des Exports hängt die Zustellung des PDFs davon ab, wie viele Artikel ausgewählt wurden.
Einzelartikel: Das PDF wird sofort heruntergeladen.
Mehrere Artikel: Das PDF wird serverseitig generiert. Sie können es aus dem Bereich Benachrichtigung () herunterladen oder über den Download-Link, der gleichzeitig an die registrierte E-Mail-Adresse des Lesers gesendet wird.
Um eine PDF-Datei mit mehreren Artikeln aus dem Benachrichtigungszentrum herunterzuladen:
- Klicken Sie auf das Benachrichtigungs -()-Symbol auf der Knowledge Base-Seite.
- Finde deinen Export. Jede Benachrichtigung zeigt den Arbeitsbereich und die Sprache, aus der das PDF exportiert wurde, das Exportdatum und wie lange der Download-Link gültig bleibt.
- Klicken Sie auf PDF, um die Datei direkt in Ihrem Browser herunterzuladen.
Exportierte PDFs sind 30 Tage lang über sichere, zeitlich begrenzte Download-Links verfügbar. In privaten und gemischten Projekten sind PDFs im Bereich Benachrichtigungen nur für den Benutzer sichtbar, der sie erstellt hat, sowie für andere autorisierte Nutzer. Die Benachrichtigung und die E-Mail-Zustellung gelten nur, wenn mehrere Artikel exportiert werden. Einzelartikel-Exporte werden sofort ohne Benachrichtigung heruntergeladen.
Portal-kompilierte PDFs auf der Knowledge Base-Website
PDFs, die im Portal über Content Tools () kompiliert werden, > Artikel exportieren, folgen demselben Benachrichtigungsfluss. Nach Abschluss eines Portal-Exports können autorisierte Leser ihn vom Benachrichtigungszentrum auf der Knowledge Base-Website oder über den gleichzeitig gesendeten E-Mail-Link herunterladen.
Das ist nützlich, wenn Sie genau kontrollieren möchten, welche Inhalte exportiert und gestaltet werden, anstatt sich auf leserinitiierte Exporte zu verlassen und dann die endgültige Datei Ihrem Publikum zu präsentieren.
Um ein PDF aus dem Portal zu kompilieren, siehe Artikel exportieren als PDF →
Überlegungen
| Gegenstand | Detail |
|---|---|
| Verfügbarkeit | Private Projekte und eingeloggte Nutzer von gemischten Projekten nur. |
| PDF-Exportcredits | Jede exportierte Seite verbraucht einen Credit von deinem monatlichen Guthaben, das auf alle Nutzer verteilt wird. Siehe PDF-Exportgutschriften. |
| Gültigkeit des Download-Links | 30 Tage ab dem Exportdatum. |
| Einzelartikel-Export | Wird sofort heruntergeladen. |
| Multi-Artikel-Export | Gleichzeitig über das Benachrichtigungszentrum und per E-Mail zugestellt. |
| Anpassungen von Wissensdatenbank-Seiten | Wird in heruntergeladenen PDFs nicht angezeigt. |
| Benachrichtigungssichtbarkeit | Sichtbar nur für den Nutzer, der den Export erstellt hat, sowie für andere autorisierte Nutzer. |
Best Practices
- Aktivieren Sie die Vorlagenauswahl für fortgeschrittene Leser. Wenn Ihre Wissensdatenbank technischen Teams dient, die bestimmte Layouts benötigen, aktivieren Sie die Option "Erlauben den Benutzern die Wahl der PDF-Vorlage" zu ermöglichen, damit sie das passendste Format auswählen können.
- Zeigen Sie den Lesern nur die Vorlagen, die sie benötigen. Schalten Sie "Anzeigen auf der Wissensdatenbank-Website" für interne oder in Arbeit befindliche Vorlagen aus, sodass das Dropdown-Menü auf der Wissensdatenbank-Seite nur fertige Vorlagen anzeigt.
- PDFs für große oder komplexe Exporte vorkompilieren. Für Dokumentationspakete, die eine bestimmte Struktur erfordern, kompilieren Sie das PDF im Portal und lassen Sie die Leser es über das Benachrichtigungssystem herunterladen, anstatt sich auf leserinitiierte Exporte zu verlassen.
- Informieren Sie die Leser über den 30-tägigen Ablauf. Wenn Sie den Zugriff auf die Wissensdatenbank mit externen Interessengruppen teilen, erinnern Sie sie daran, exportierte PDFs innerhalb von 30 Tagen vor Ablauf des Links herunterzuladen.
- Überwachen Sie die Kreditnutzung. Wenn Ihr Team häufig große PDFs herunterlädt, behalten Sie Ihr monatliches PDF-Exportguthaben auf der Seite Artikel exportieren, um Störungen für Leser in Stoßzeiten zu vermeiden.
- Exportieren Sie eine Seitenkategorie einzeln, wenn Sie nur deren Überblick benötigen. Verwenden Sie diesen Artikel in der Seitenkategoriezeile auswählen, um dessen Inhalt ohne jeden Unterartikel einzufügen.
- Passen Sie die Button-Labels in der Sprache oder Markenstimme Ihres Lesers an. Um die Beschriftungen "Diesen Artikel auswählen und diesen Artikel abwählen " zu ändern, gehen Sie zu Einstellungen > Knowledge Base-Portal > Arbeitsbereich & Lokalisierung > Lokalisierungsvariablen und bearbeiten Sie den Text im Akkordeon Export PDF . Weitere Informationen finden Sie unter Lokalisierungsvariablen.
FAQ
Was ist der Unterschied zwischen einem leserinitiierten Export und einem vom Portal kompilierten PDF?
Ein leserinitiierter Export ermöglicht es den Lesern, Inhalte selbst direkt von der Wissensdatenbank auszuwählen und zu exportieren. Ein vom Portal kompiliertes PDF wird von einem Administrator oder Redakteur im Portal erstellt, mit voller Kontrolle darüber, welche Artikel enthalten und welche Vorlage verwendet wird. Beide werden nach Abschluss des Exports über denselben Benachrichtigungsfluss ausgeliefert.
Können nicht angemeldete Leser PDFs herunterladen?
In gemischten Wissensdatenbanken können nicht eingeloggte Leser nur einzelne Artikel exportieren. Eingeloggte Leser können sowohl öffentliche als auch private Artikel einzeln oder in großen Mengen exportieren. Ein PDF-Download ist für vollständig öffentliche Wissensdatenbanken nicht verfügbar.
Wie lange bleibt ein PDF-Download-Link gültig?
Download-Links verfallen nach 30 Tagen und werden automatisch aus dem Benachrichtigungszentrum entfernt. Leser sollten ihre exportierten PDFs in diesem Fenster herunterladen.
Was passiert, wenn die monatliche PDF-Exportgutschrift aufgebraucht ist?
Es hängt vom Umschaltschalter "PDF ausblenden, wenn das monatliche Limit erreicht ist" in den Einstellungen der Knowledge Base-Website > Artikel. Wenn aktiviert, ist das PDF-Export-Symbol für die Leser verborgen, sobald die Credits aufgebraucht sind. Wenn es deaktiviert ist, bleibt das Symbol sichtbar, wird aber für Leser nicht mehr verfügbar, bis Credits zurückgesetzt oder weitere hinzugefügt werden.
Erscheinen Anpassungen der Knowledge Base-Seiten in heruntergeladenen PDFs?
Nein. Anpassungen, die auf der Knowledge Base-Seite angewendet werden, werden in heruntergeladenen PDFs nicht widergespiegelt. Das PDF-Erscheinungsbild wird vollständig durch die beim Export ausgewählte PDF-Vorlage gesteuert.
Warum können Leser beim Export von der Knowledge Base-Seite keine meiner PDF-Vorlagen sehen?
Die Vorlage ist auf der Wissensdatenbank-Seite versteckt. Aktivieren Sie auf der PDF-Vorlagenseite auf der Wissensdatenbank-Seite Anzeigen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Benutzer die PDF-Vorlage auswählen können, während der Export in den Einstellungen der Wissensdatenbank > Artikel aktiviert ist.
Wie exportiere ich eine Seitenkategorie ohne ihre Unterartikel?
Im Panel Artikel exportieren auf der Knowledge Base-Website löschen Sie jede Auswahl unter der Seitenkategorie, fahren Sie mit der Maus über die Seitenkategoriezeile und klicken Sie auf Artikel auswählen. Nur der eigene Inhalt der Seitenkategorie wird zum Export hinzugefügt, und deren Kinderkategorien und Artikel bleiben unausgewählt.
Was machen Sie "Artikel auswählen und diesen Artikel abwählen" in einer Seitenkategorie im Panel Artikel exportieren?
In einer Seitenkategorie-Zeile mit Kindkategorien oder Artikeln fügt die Schaltfläche "Diesen Artikel auswählen " nur den eigenen Inhalt der Seitenkategorie hinzu oder entfernt, ohne deren Unterkategorien und Artikel zu ändern. Die Schaltfläche lautet: " Diesen Artikel abwählen ", sobald der eigene Inhalt der Seitenkategorie ausgewählt ist. Sie erscheint, wenn Sie mit der Maus über die Zeile fahren oder mit der Tastatur darauf zugreifen.