Schritt-für-Schritt-Anleitungen

Document360 führt die Schritt-für-Schritt-Anleitungsfunktion ein, mit der Sie interaktive, visuell ansprechende Inhalte erstellen können. Im Allgemeinen handelt es sich bei der Schritt-für-Schritt-Anleitung um einen strukturierten Satz von Anweisungen, die den Benutzer nacheinander durch einen bestimmten Prozess oder eine bestimmte Aufgabe führen und ihn in leicht verständliche Schritte unterteilen.

Diese neue Funktion ermöglicht es Benutzern, Tooltips, Bildschirmaufzeichnungen und anklickbare Hotspots hinzuzufügen, wodurch komplexe Aufgaben leichter nachvollzogen werden können. Durch die Verwendung der Schritt-für-Schritt-Anleitung können Content-Ersteller Tutorials vereinfachen, das Kunden-Onboarding verbessern und das allgemeine Benutzerverständnis verbessern. Es bietet den Benutzern klare, interaktive Anweisungen, die ihnen helfen, Prozesse einfach zu verfolgen und den Bedarf an umfangreichem Support zu reduzieren.

Erstellen einer Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die Schritt-für-Schritt-Anleitung in Document360 bietet mehrere Möglichkeiten zum Erstellen interaktiver Anleitungen. Erschaffen:  

1. Methode 1: Über die Create Schaltfläche

2. Methode 2: Aus dem Categories & Articles Fenster

3. Methode 3: Zwischen zwei Artikeln oder Kategorien

4. Methode 4: Über den Seitenkategorien-Editor

5. Methode 5: Aus einer leeren Indexkategorie

Zugriff auf die Schritt-für-Schritt-Anleitung

Nachdem Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung durch eine der oben genannten Methoden ausgewählt haben, wird das Dialogfeld Schritt-für-Schritt-Anleitung erstellen angezeigt.

1. Geben Sie im Feld Titel den gewünschten Guide-Namen mit maximal 150 Zeichen ein. Sonderzeichen und reservierte Wörter sind nicht erlaubt.

2. Wählen Sie eine gewünschte Kategorie in der Dropdown-Liste Kategorie aus.

3. Klicken Sie auf Erstellen.

4. Klicken Sie auf Installieren , wenn Sie aufgefordert werden, die Document360-Schritt-für-Schritt-Anleitungserweiterung zu installieren.

ANMERKUNG

Diese Erweiterung wird ausschließlich im Chrome-Browser unterstützt.

Dadurch werden Sie zum Chrome Web Store oder zum entsprechenden browser store page.

5. Klicken Sie auf der Seite des Chrome Web Store auf Erweiterung hinzufügen.

6. Kehren Sie nach der Installation zum Wissensdatenbank-Portal zurück und klicken Sie auf Aufnahme starten.

7. Wählen Sie den gewünschten Bildschirm für die Aufnahme aus:

   1. Chrome-Tab: Zeichnet nur den ausgewählten Chrome-Tab auf.

   2. Fenster: Zeichnet nur das ausgewählte Fenster auf.

Schritte aufzeichnen

5. Klicken Sie nach der Auswahl auf Freigeben.

   Das Aufnahmefenster für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung wird angezeigt.

6. Wählen Sie die beste empfohlene Auflösung [Optionen sind 16:9 und 4:3].

7. Klicken Sie auf Aufnahme starten , um die Aufnahme zu starten.

   1. Klicken Sie auf Verwerfen , um den Vorgang abzubrechen und zum vorherigen Bildschirm zurückzukehren.

   2. Klicken Sie im Abschnitt Ausgewählte Weichzeichner auf Hinzufügen , um bestimmte Bereiche des Bildschirms beim Aufzeichnen vertraulicher Informationen auszublenden.

   3. Aktivieren Sie bei Bedarf den Schalter Aufnahmesteuerelemente auf dem Bildschirm anzeigen .

ANMERKUNG

• Wenn der Schalter Aufnahmesteuerelemente auf dem Bildschirm anzeigen aktiviert ist, wird in der unteren linken Ecke des Aufnahmebildschirms ein Document360-Logo angezeigt. Wenn Sie auf das Logo klicken, wird die Aufnahme angehalten. Dieses Logo wird auch auf Screenshots zu sehen sein.

• Mausklicks und Interaktionen werden aufgezeichnet, wobei Klickindikatoren angezeigt werden, um die Bearbeitung der Anleitung zu erleichtern.

Sobald die Aufnahme beginnt, navigieren Sie durch die Bildschirme und führen Sie die erforderlichen Aktionen aus. Alle Interaktionen auf dem Bildschirm, einschließlich Mausklicks und Tippen, werden aufgezeichnet. Ein Symbol für den Aufnahmestatus wird angezeigt, um anzuzeigen, dass die Aufzeichnung aktiv ist.

14. Klicken Sie auf Pause und Aufnahme , um die Aufzeichnung anzuhalten oder fortzusetzen.

15. Um die Aufnahme zu stoppen, klicken Sie im schwebenden Bereich auf Freigabe stoppen oder klicken Sie im Dialogfeld Schritt-für-Schritt-Anleitung auf Aufzeichnung stoppen.

    Nach der Aufzeichnung werden die Schritte automatisch in den Guide-Editor im Wissensdatenbank-Portal hochgeladen. Bei jedem Schritt werden die aufgezeichneten Bildschirme mit Inhalten angezeigt.

Bearbeiten und Verbessern des Inhalts

Sie können jeden Schritt in Ihren Schritt-für-Schritt-Anleitungen direkt im rechten Bereich bearbeiten und verbessern.

16. Bewegen Sie den Mauszeiger zwischen zwei beliebigen Schritten und klicken Sie auf das + -Symbol, um einen neuen Schritt einzufügen.

Bearbeiten des Schrittinhalts

Verwenden Sie den rechten Fensterbereich, um die folgenden Elemente eines Schritts zu ändern:

17. Titel: Geben Sie den Titel des Schritts ein. Um einen Hyperlink hinzuzufügen, markieren Sie den Text und klicken Sie auf das Symbol Hyperlink ().

18.  Beschreibung: Fügen Sie eine detaillierte Erklärung oder Anweisung hinzu. Nachdem Sie den Inhalt hinzugefügt haben, können Sie ihn mit grundlegenden Optionen wie Fett (), Kursiv (), Unterstrichen (), Reihenfolgeliste (), ungeordneter Liste () und Hyperlink () formatieren.

19. Bild der Folie:

    1. Klicken Sie auf Bild ersetzen , um das aufgenommene Bild mit einer maximalen Dateigröße von 10 MB zu ändern.

       ANMERKUNG

       • Unterstützte Formate sind JPG oder PNG.

       • Empfohlene Auflösung für das Hochladen von Bildern: 1920 x 892, mit einem Minimum von 100 x 100.

    2. Das Bedienfeld "Folienbild auswählen " wird mit zwei Registerkarten angezeigt:

       1. Aus Original auswählen: Wählen Sie ein Bild aus dem aufgenommenen Video aus. Verwenden Sie die Option Feinabstimmung von Millisekunden (), um die Genauigkeit zu gewährleisten.

       2. Meine Uploads: Klicken Sie auf Hochladen , um ein Bild aus Ihrem lokalen Datei-Explorer auszuwählen.

    3. Klicken Sie auf Einfügen , um das ausgewählte Bild anzuwenden.

Hinzufügen von Elementen

20. Verwischen: Verwenden Sie die Unschärfe, um vertrauliche oder private Informationen in einem Screenshot auszublenden.

    1. Klicken Sie auf Weichzeichnen.

    2. Klicken Sie auf Hinzufügen.

    3. Stellen Sie sicher, dass der Schalter Unschärfe anzeigen aktiviert ist, um den Unschärfeeffekt auf dem Bild anzuzeigen.

    4. Geben Sie einen Namen für die Unschärfe ein.

    5. Wählen Sie den Schritt aus, auf den die Unschärfe angewendet werden soll.

    6. Wählen Sie eine Form aus: Kreis oder Rechteck.

    7. Passen Sie die Intensität (Deckkraft) mit dem Schieberegler an.

    8. Klicken Sie auf Übernehmen.

    9. Nach dem Hinzufügen werden alle Unschärfeelemente aufgelistet. Bewegen Sie den Mauszeiger über ein Weichzeichnungselement, klicken Sie auf das More Symbol () und wählen Sie Löschen aus, um es zu entfernen.

    10. Klicken Sie oben auf Neu hinzufügen , um der Schritt-für-Schritt-Anleitung zusätzliche Unschärfeelemente hinzuzufügen.

    ANMERKUNG

    Sie können einem einzelnen Bild mehrere Unschärfeeffekte hinzufügen.

21. Bild: So fügen Sie einem Schritt ein Bild hinzu:

    1. Klicken Sie auf Bild.

    2. Klicken Sie auf Hinzufügen.

    3. Im Dialogfeld "Meine Uploads" :

       1. Wählen Sie aus zuvor hochgeladenen Bildern aus.

       2. Oder klicken Sie auf das Symbol Hochladen (), um in Ihrem lokalen Datei-Explorer zu navigieren.

       3. Optional können Sie vordefinierte Bildelemente verwenden.

       4. Nachdem Sie das Bild ausgewählt haben, können Sie im Abschnitt Größe und Position eine der folgenden Optionen auswählen:

          • Freiform: Ermöglicht es Ihnen, die Bildgröße und -position mit dem Mauszeiger anzupassen.

            Im Feld Winkel können Sie einen bestimmten Drehungswert eingeben.

            Verwenden Sie die Schaltflächen Nach links drehen () oder Nach rechts drehen (), um den Bildwinkel manuell anzupassen.

          • An Bildschirm anpassen: Standardmäßig wird das Bild so eingestellt, dass es in den Bildbereich des Schritts passt.

    4. Klicken Sie auf Übernehmen.

22. Scheinwerfer: Verwenden Sie Spotlight, um einen bestimmten Bereich hervorzuheben.

    1. Klicken Sie auf Spotlight.

    2. Klicken Sie auf Hinzufügen.

    3. Geben Sie einen Namen für das Spotlight ein.

    4. Wählen Sie den gewünschten Schritt aus.

    5. Wählen Sie eine Form aus: Kreis oder Rechteck.

    6. Klicken Sie auf Übernehmen.

    7. Nach dem Hinzufügen werden alle Spotlight-Elemente aufgelistet. Bewegen Sie den Mauszeiger über ein beliebiges Spotlight-Element, klicken Sie auf das More Symbol () und wählen Sie Löschen aus, um es zu entfernen.

    8. Klicken Sie oben auf Neu hinzufügen , um der Schritt-für-Schritt-Anleitung weitere Spotlight-Elemente hinzuzufügen.

    ANMERKUNG

    Alle Bereiche außerhalb des Scheinwerfers werden abgedunkelt. Derzeit können Sie die Helligkeit des abgedunkelten Bereichs nicht anpassen.

23. Text: Fügen Sie benutzerdefinierte Textanmerkungen hinzu.

    1. Klicken Sie auf Text.

    2. Klicken Sie auf Hinzufügen.

    3. Geben Sie Ihren Text in das Textfeld ein. Nachdem Sie den Inhalt hinzugefügt haben, können Sie ihn mit grundlegenden Optionen wie Fett (), Kursiv (), Unterstrichen (), Reihenfolgeliste (), ungeordneter Liste () und Hyperlink () formatieren.

    4. Wählen Sie eine Schriftart und Schriftgröße aus.

    5. Wählen Sie eine Farbe aus der Palette aus.

    6. Drehen Sie den Text mit dem Grad-Steuerelement.

    7. Klicken Sie auf Übernehmen.

    8. Nach dem Hinzufügen werden alle Textelemente aufgelistet. Bewegen Sie den Mauszeiger über ein beliebiges Textelement,

       • Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten (), um den Inhalt zu bearbeiten.

       • Klicken Sie auf das More Symbol () und wählen Sie Löschen aus, um es zu entfernen.

    9. Klicken Sie oben auf Neu hinzufügen , um der Schritt-für-Schritt-Anleitung weitere Textelemente hinzuzufügen.

24. Hervorheben: Markieren Sie wichtige Bereiche auf dem Bildschirm.

    1. Klicken Sie auf Markieren.

    2. Klicken Sie auf Hinzufügen.

       Auf dem Bild erscheint ein Rechteck.

    3. Stellen Sie sicher, dass der Schalter "Hervorhebung anzeigen" aktiviert ist, um den Hervorhebungseffekt auf dem Bild anzuzeigen.

    4. Geben Sie einen Namen für die Markierung ein.

    5. Wählen Sie eine Form aus: Kreis oder Rechteck.

    6. Wählen Sie eine Farbe:

       • Wählen Sie aus der Liste oder

       • Klicken Sie auf + , um eine benutzerdefinierte Farbe aus der Palette auszuwählen.

    7. Klicken Sie auf Übernehmen.

    8. Nach dem Hinzufügen werden alle hervorgehobenen Elemente aufgelistet. Bewegen Sie den Mauszeiger über ein beliebiges Hervorhebungselement, klicken Sie auf das More Symbol () und wählen Sie Löschen aus, um es zu entfernen.

    9. Klicken Sie oben auf Neu hinzufügen , um der Schritt-für-Schritt-Anleitung weitere Highlight-Elemente hinzuzufügen.

Bild bearbeiten

25. Ernte: Beliebiger Teil des Bildes zuschneiden:

    1. Klicken Sie auf Zuschneiden.

    2. Wählen Sie ein Seitenverhältnis: Original (320:141), Benutzerdefiniert, Quadratisch (1:1), Querformat (16:9), Hochformat (9:16)

    3. Passen Sie bei Benutzerdefiniert den Zuschneidebereich auf dem Bild manuell an.

       Im Abschnitt "Ausgabe zuschneiden " werden die Werte für Breite, Höhe und Seitenverhältnis angezeigt.

    4. Klicken Sie zum Speichern auf Übernehmen .

ANMERKUNG

Nach dem Zuschneiden wird nur der ausgewählte Bereich hervorgehoben und auf der Wissensdatenbank-Website angezeigt.

Bildübergänge

26. Zoom-in-Effekt: Sie können einen Zoom-in-Effekt auf Hotspots oder bestimmte Bereiche anwenden, um Aufmerksamkeit zu erregen und wichtige Details hervorzuheben

    1. Klicken Sie auf die Schaltflächen + oder - oben rechts, um das Bild zu vergrößern oder zu verkleinern.

       Verwenden Sie dies, um sich auf Hotspots oder wichtige Bereiche zu konzentrieren.

27. Animieren klicken

    Sie können einen Schritt animieren, indem Sie anstelle eines statischen Bildes ein kurzes Videobild abspielen.

    1. Wählen Sie die gewünschte Folie in der Schritt-für-Schritt-Anleitung aus.

    2. Gehen Sie im rechten Fensterbereich zu Bildübergang.

    3. Wählen Sie "Klick animieren".

    4. Wählen Sie die Dauer aus: 3, 5 oder 10 Sekunden.

       Ihr Schritt wird nun für die gewählte Dauer als Mini-Video abgespielt, das genau zeigt, wie der Klick ausgeführt wurde.

       ANMERKUNG

       • Diese Funktion funktioniert nur für Diabilder, die aus der Originalaufnahme aufgenommen wurden (nicht für benutzerdefinierte Uploads).

       • Das Video wird um den Klickpunkt herum abgespielt, der als Mittelpunkt der Animation behandelt wird.

         Zum Beispiel:

       • Eine 3-Sekunden-Animation wird 1,5 Sekunden vor und nach dem Klick angezeigt.

       • Bei einer 10-Sekunden-Animation wird versucht, 5 Sekunden auf beiden Seiten zu zeigen, aber sie passt sich basierend auf dem verfügbaren Videomaterial an.

28. Verwalten Sie hinzugefügte Elemente

    1. Erweitern Sie den Abschnitt Hinzugefügte Elemente , um alle bisher vorgenommenen Verbesserungen anzuzeigen.

    2. Bewegen Sie den Mauszeiger über ein beliebiges Element:

       • Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten (), um es zu aktualisieren.

       • Klicken Sie auf das Symbol Löschen (), um es zu entfernen.

Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Klonen

Beim Klonen, einer Schritt-für-Schritt-Anleitung, wird eine exakte Kopie des Originalinhalts als neue Anleitung erstellt. Sie können Schritt-für-Schritt-Anleitungen innerhalb desselben Arbeitsbereichs oder über verschiedene Arbeitsbereiche hinweg klonen.

Es gibt zwei Methoden, um eine Schritt-für-Schritt-Anleitung im Wissensdatenbank-Portal zu klonen:

• Methode 1: Aus dem Categories & Articles Fenster.

• Methode 2: Aus einer bestimmten Ordner - oder Indexkategorie .

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Aufheben der Veröffentlichung

Ähnlich wie bei der Veröffentlichung eines regulären Artikels können Sie auch die Veröffentlichung einer Schritt-für-Schritt-Anleitung rückgängig machen, wenn sie nicht mehr benötigt wird oder Aktualisierungen erfordert.

Wenn z. B. ein Leitfaden für eine Funktion erstellt wurde, die sich noch in der Entwicklung befindet, aber versehentlich veröffentlicht wurde, können Sie die Veröffentlichung rückgängig machen, bis die Funktion fertig ist. Dadurch wird sichergestellt, dass nur genaue und endgültige Informationen in Ihrer Wissensdatenbank angezeigt werden.

ANMERKUNG

Nur Teamkonten mit der Berechtigung "Veröffentlichen" können die Veröffentlichung von Beiträgen rückgängig machen.

Sie können die Veröffentlichung einer Schritt-für-Schritt-Anleitung mit einer der folgenden Methoden aufheben:

•  Methode 1: Aus dem Categories & Articles Abschnitt

• Methode 2: Aus der Kategorie Ordner/Index

• Methode 3: Aus dem  All articles () Abschnitt  

• Methode 4: Über den Artikeleditor

ANMERKUNG

Sobald eine Schritt-für-Schritt-Anleitung unveröffentlicht ist:

• Wenn Sie die Veröffentlichung einer Schritt-für-Schritt-Anleitung aufheben, ändert sich ihr Status von Veröffentlicht in Entwurf.

• Alle zugehörigen Links werden unterbrochen.

• Der Leitfaden wird auf der Wissensdatenbank-Website ausgeblendet.

• Im Wissensdatenbank-Portal wird der Status als Unveröffentlicht angezeigt und das Statussymbol der Schritt-für-Schritt-Anleitung wird grau () angezeigt.