Integration von Typeform mit Document360 über Make

Typeform ist eine Plattform zur Erstellung interaktiver Formulare, Umfragen und Quizze im konversativen Format. Wenn Kunden oder Interessenten Antworten über Ihre Typeform-Formulare einreichen, enthalten diese Informationen oft wertvolle Inhalte – Fragen, Feedback oder Daten –, die in Ihre Wissensdatenbank gehören. Durch die Verbindung von Typeform und Document360 über Make können Sie dies automatisieren: Immer wenn eine neue Antwort an ein Typeform-Formular eingereicht wird, erstellt Make automatisch einen entsprechenden Artikel in Document360 und verwandelt Formulareinreichungen ohne manuellen Aufwand in Dokumentation.

Wann sollte diese Integration verwendet werden

• Sie verwenden Typeform, um häufig gestellte Fragen von Kunden oder Interessenten zu sammeln, und möchten, dass jede Einreichung automatisch einen Entwurf eines Artikels in Document360 generiert, damit Ihr Team Antworten in veröffentlichte Dokumentation umwandeln kann.
• Sie führen Feedback-Umfragen über Typeform durch und möchten, dass Antworten, die Wissenslücken aufzeigen, direkt in den Workflow Ihrer Wissensdatenbank einfließen, um nachzufassen.
• Sie möchten eine Dokumentationspipeline aufbauen, bei der Formulareinreichungen – gefiltert nach bestimmten Feldern oder Abschlussstatus – die Erstellung neuer Artikel in Document360 regelmäßig steuern.

Bevor du anfängst

• Du musst ein aktives Create-Konto haben.
• Du musst ein Typeform-Konto haben, bei dem das Formular, das du verwenden möchtest, als Auslöser dient.
• Sie müssen Ihr Document360-API-Token bereit haben. Um eine zu generieren, navigiere zu Verbindungen > Erweiterungen, suche die Kachel Machen und klicke auf Verbinden, um das Token zu kopieren.

Wie man das Szenario aufbaut

Schritt 1 – Melden Sie sich an und erstellen Sie ein neues Szenario

1. Melden Sie sich in Ihrem Create-Konto an. Das Make-Dashboard erscheint.

2. Klicken Sie oben rechts auf "Ein neues Szenario erstellen ".
3. Klicken Sie auf das Hinzufügen (+)-Symbol – eine Liste verfügbarer Anwendungen erscheint.
4. Geben Sie im Suchfeld Typeform ein.
5. Wählen Sie Typeform und wählen Sie den Trigger, den Sie verwenden möchten. Wählen Sie zum Beispiel "Antworten anschauen " aus, um das Szenario auszulösen, wenn eine neue Antwort eingereicht wird.

Schritt 2 — Konfiguration des Typeform-Moduls

Verbinde dein Typeform-Konto und konfiguriere die Trigger-Einstellungen.

1. Klicken Sie auf Verbindung erstellen und einen Verbindungsnamen eingeben.
2. Klicken Sie auf Speichern.
3. Klicken Sie auf Akzeptieren , um Typeform Zugriff auf Ihr Konto zu ermöglichen. Dein Typeform-Konto ist jetzt mit Make verbunden.
4. Im Limit-Feld geben Sie die maximale Anzahl der Antworten ein, die Make pro Ausführungszyklus zurückgibt.
5. Klicken Sie auf das Formular-ID-Dropdown-Menü und wählen Sie das Formular aus, das Sie sehen möchten.
6. Wenn du möchtest, dass das Szenario nur ausgelöst wird, wenn bestimmte Felder ausgefüllt sind, füge die gewünschten Felder im Abschnitt Felder hinzufügen die gewünschten Felder hinzu.
7. Im Abschnitt "Abgeschlossen " wählen Sie die passende Option aus:
   • Ja – sehen Sie sich nur Formulare an, die vollständig eingereicht wurden.
   • Nein – sehen Sie sich nur Formulare an, die nicht eingereicht wurden.
   • Leere – nur Uhrenformen mit leeren Antworten.
8. Im Abfragefeld geben Sie eine Textzeichenkette ein, um nur Antworten zu sehen, die diesen Text enthalten.
9. Klick OK.
10. Im Popup "Wo Sie anfangen wollen " wählen Sie das Datum und die Uhrzeit aus, ab denen Sie mit der Ausschau nach neuen Antworten beginnen möchten.
11. Klick OK.

Schritt 3 – Koppeln Sie Document360 als Aktion an

Sobald Typeform verbunden ist, fügen Sie Document360 als nächstes Modul im Szenario hinzu.

1. Auf der Seite zum Szenario-Editor klicken Sie auf die Option " Ein weiteres Modul hinzufügen (+).
2. Im Suchfeld geben Sie Document360 ein.
3. Wählen Sie Document360 und wählen Sie die Aktion, die Sie ausführen möchten. Wählen Sie zum Beispiel 'Erstellt einen Artikel', um einen Entwurf eines Aufsatzes zu erstellen.
4. Wählen Sie im Document360-Panel eine bestehende Verbindung aus. Um eine neue Verbindung zu schaffen:
   • Klicken Sie auf Verbindung erstellen und einen Verbindungsnamen eingeben.
   • Gib dein Document360-API-Token ein und klicke auf Speichern.

Um das API-Token aus Document360 zu generieren:

5. Navigiere in der linken Navigationsleiste des Knowledge Base-Portals zu Verbindungen > Erweiterungen.
6. Auf dem Kachel "Erweiterung machen " klicken Sie auf Verbinden.

7. Klicken Sie auf das Kopieren-Symbol, um das Token zu kopieren.

8. Gehe zurück zum Make-Panel und füge das API-Token in das Feld ein.
9. Im Feld Artikeltitel wählen Sie die Typeform-Parameter aus, die Sie als Artikeltitel verwenden möchten. Wählen Sie zum Beispiel den Parameter Task-Name aus.
10. Wählen Sie im Feld Artikelinhalt die Parameter aus, die Sie als Artikelinhalt verwenden möchten. Wählen Sie zum Beispiel Namen des zugewiesenen Empfängers, Ressourcentyp und Fällig aus.
11. Im Dropdown-Menü Projektkategorie-ID wählen Sie die Kategorie aus, in der der neue Artikel erstellt werden soll.
12. Klick OK.

Schritt 4 – Teste das Szenario

1. Klicken Sie unten links auf die Schaltfläche "Einmal ausführen ", um das Szenario zu testen. Testdetails erscheinen am unteren Rand der Seite.
2. Um den Test auszulösen, reichen Sie eine neue Antwort in das zugehörige Typeform-Formular ein.
3. Sobald die Antwort eingereicht wurde, wird ein neuer Artikel in der zugehörigen Kategorie Document360 erstellt. Sie können dies im Test-Detail-Panel überprüfen oder indem Sie direkt zu Ihrem Document360-Projekt navigieren.

Schritt 5 – Planen Sie das Szenario

1. Aktiviere den Schalter unten links, um das Szenario zu planen. Standardmäßig wird das Szenario alle 15 Minuten ausgeführt.
2. Klicken Sie auf OK , um zu speichern.

Schritt 6 – Aktiviere das Szenario

1. Klicken Sie oben auf das Symbol "Bearbeiten ()". Das Integrations-Dashboard erscheint.
2. Schalte den EIN/AUS-Schalter in der Nähe der Bearbeiten-Option ein, um das Szenario zu aktivieren.

Nach Aktivierung läuft das Szenario automatisch alle 15 Minuten und erstellt Artikel aus neuen Typeform-Antworten.

Best Practices

• Verwenden Sie den Filter "Abgeschlossen ", um sicherzustellen, dass das Szenario nur bei vollständig eingereichten Antworten ausgelöst wird. Das Setzen auf Ja verhindert, dass teilweise oder aufgegebene Formulareinträge unvollständige Artikel in Document360 generieren.
• Nutzen Sie das Abfragefeld, um einzugrenzen, welche Antworten das Szenario auslösen – zum Beispiel nur Antworten, die ein bestimmtes Produkt oder Thema erwähnen. Das hält Ihre Document360-Inhalte fokussiert und verhindert, dass Artikel aus irrelevanten Einsendungen erstellt werden.
• Weisen Sie ein bestimmtes Typeform-Fragefeld dem Artikeltitel zu, anstatt sich auf einen generischen Parameter zu verlassen. Eine Frage wie "Was ist Ihre Hauptfrage?" erzeugt einen nützlicheren Artikeltitel-Seed als eine Antwort-ID oder einen Zeitstempel für die Einreichung.