Planes que admiten esta función: Professional Business Enterprise
Los espacios de trabajo de Document360 te permiten crear y gestionar múltiples bases de conocimiento distintas dentro de un mismo proyecto. Esta flexibilidad es especialmente valiosa para organizaciones con audiencias o necesidades de documentación diversas, permitiéndote organizar contenido adaptado a usuarios o áreas de producto específicas. Los espacios de trabajo mantienen tu documentación organizada, accesible y relevante, sin importar la complejidad de tu base de conocimientos.
Definición de espacios de trabajo y su función
Cuando compras un plan Document360, se te proporciona un único proyecto que sirve como tu repositorio de base de conocimiento. Un proyecto puede contener toda tu documentación, facilitando la gestión y el mantenimiento del contenido en un solo lugar. Piénsalo como el centro de contenido de tu base de conocimiento, ya sea que tengas un solo producto o varias ofertas.
Dentro de tu proyecto Document360, puedes crear uno o más espacios de trabajo para organizar mejor tu documentación según la audiencia, las líneas de producto u otros criterios.
Un espacio de trabajo es esencialmente un área especializada dentro de tu proyecto que puede albergar contenido para un grupo o caso de uso concreto. Por ejemplo:
Si gestionas la documentación de un solo producto SaaS, un solo espacio de trabajo puede ser suficiente.
Si tienes varios productos o necesitas conjuntos de documentación separados para clientes externos, usuarios internos y equipos de soporte, varios espacios de trabajo pueden ser más eficientes.
El número de espacios de trabajo que puedes crear depende de tu plan de Document360.
Empezando con los espacios de trabajo
Cuando creas un nuevo proyecto en Document360, se crea automáticamente un espacio de trabajo predeterminado titulado v1 . Puedes empezar a construir tu base de conocimientos en este espacio de trabajo inmediatamente o crear espacios de trabajo adicionales a medida que evolucionen tus necesidades de documentación.
Utilizar múltiples espacios de trabajo te permite mantener tu documentación simplificada, dirigida y bien organizada. De este modo, cada usuario—desde equipos internos hasta clientes finales—puede acceder a la información relevante de forma rápida y eficiente.
Añadir un nuevo espacio de trabajo
Para añadir un nuevo espacio de trabajo,
Navega a Configuración () > Portal de la base de conocimientos en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.
En el panel de navegación izquierdo, navega a Espacio de trabajo y localización.
En la pestaña Espacio de trabajo y localización , haz clic en el botón Añadir espacio de trabajo .
En el cuadro de Añadir nuevo espacio de trabajo , introduce los datos requeridos.
Selecciona el tipo de espacio de trabajo - Documento de la base de conocimientos, sitio o espacio de trabajo de documentación de la API.
En el campo Nombre , introduce el nombre deseado para tu nuevo espacio de trabajo en tu idioma preferido.
NOTA
El campo Nombre tiene un límite de caracteres de 30 caracteres. Solo puedes usar caracteres alfanuméricos y guiones.
El campo URL de Slug se rellenará automáticamente según el nombre del espacio de trabajo que proporcionaste en el campo Nombre . Puedes personalizar aún más la URL de tu espacio de trabajo según tus necesidades.
A continuación, selecciona el estado de Espacio de trabajo para tu nuevo espacio de trabajo.
Espacio de trabajo principal: El espacio de trabajo principal es el espacio de trabajo predeterminado que los usuarios verán cuando visiten tu base de conocimientos.
NOTA
El espacio de trabajo principal debe ser público y no puede ser desactivado.
beta: Selecciona beta para indicar que el espacio de trabajo está en fase de creación/prueba y aún no está listo para lanzarse.
Público: Selecciona público para los espacios de trabajo que deberían ser visibles para los usuarios.
obsoleto: Seleccione obsoleto para indicar que el espacio de trabajo es antiguo y contiene información desactualizada.
Espacio de trabajo base
Al crear un nuevo espacio de trabajo, puedes elegir entre crear uno nuevo o copiar uno existente del mismo proyecto.
Crea un nuevo espacio de trabajo
Si seleccionas Crear un nuevo espacio de trabajo, crearás un espacio de trabajo vacío sin contenido.
Copiar el espacio de trabajo existente
Si seleccionas Copiar el espacio de trabajo existente, puedes copiar el contenido de un espacio de trabajo existente al nuevo espacio de trabajo.
Selecciona el espacio de trabajo que deseas copiar de la lista de espacios de trabajo existentes.
Haz clic en Elegir categorías (opcional) para seleccionar categorías específicas de las existentes. Solo el contenido de las categorías seleccionadas se copiará al nuevo espacio de trabajo.
Selecciona Nuevo o Existente para enlaces internos.
Si seleccionas Nuevo, el enlace del artículo apuntará a la versión creada en el nuevo espacio de trabajo.
Si seleccionas Existente, el enlace del artículo apuntará al artículo original en el espacio de trabajo existente.
Idiomas
El idioma predeterminado de tu proyecto también se asignará como el idioma predeterminado de tu nuevo espacio de trabajo. Para añadir más idiomas, haz clic en el desplegable Nuevo idioma . En el desplegable, busca los idiomas deseados y selecciona la casilla de verificación junto al nombre del idioma.
Para más configuraciones relacionadas con un idioma, haz clic en el icono de Más opciones () junto al nombre del idioma.
Definido como predeterminado: Selecciona esta opción para establecer el idioma correspondiente como el idioma predeterminado para tu base de conocimientos.
Editar nombre de visualización: Utiliza esta opción para actualizar el nombre de visualización de tu espacio de trabajo. El nombre actualizado se mostrará en la página de la base de conocimientos cuando se seleccione el idioma correspondiente. Puedes establecer un nombre de visualización personalizado para tu espacio de trabajo en cada uno de los idiomas disponibles.
De derecha a izquierda: Activa este interruptor para idiomas que siguen un sistema de escritura de derecha a izquierda (árabe, hebreo). Al activar este interruptor, el contenido del artículo comenzará desde la derecha y continuará hacia la izquierda en el portal de la base de conocimientos, así como en el sitio de la base de conocimientos.
Ocultar: Selecciona esta opción para ocultar el idioma de la base de conocimientos. Los idiomas ocultos se indican mediante tachaduras en el portal de la base de conocimiento para referencia.
Eliminar: Selecciona esta opción para eliminar el lenguaje de tu base de conocimientos.
Una vez que completes de personalizar los detalles de tu nuevo espacio de trabajo, haz clic en el botón Añadir en la esquina inferior derecha para terminar de crear el nuevo espacio de trabajo.
Compra de espacios de trabajo en Workspaces y localización
Navega a Configuración () > Portal de la base de conocimientos en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.
En el panel de navegación izquierdo, navega a Espacio de trabajo y localización.
En la pestaña de Espacio de trabajo y localización , haz clic en comprar más en el lado derecho de la pantalla.
NOTA
El enlace de compra más solo está disponible para los usuarios asignados al rol de Propietario en los proyectos.
Añadir o eliminar espacios de trabajo en el panel adicional de Compra . El coste correspondiente se mostrará como Cantidad adeudada.
Haz clic en Confirmar pago para continuar con el pago. Una vez procesado el pago, aparecerá un mensaje de éxito del pago y los espacios de trabajo adicionales se añadirán con éxito a tu proyecto.
Haz clic en Descargar factura para descargar la factura del pago realizado.
NOTA
También puedes comprar espacios de trabajo desde la sección de facturación en la configuración de Document360. Para saber más, lee el artículo sobre Compra de complementos.
Gestión del comportamiento de etiquetas y cambios de espacio de trabajo en la base de conocimientos
Document360 permite personalizar el término Espacio de Trabajo en el portal de la Base de Conocimiento y controlar el comportamiento de cambio al cambiar entre espacios de trabajo (versiones) en el sitio de la Base de Conocimiento.
NOTA
Esta función está disponible solo para proyectos nuevos creados después del 31 de agosto de 2024. Los usuarios que hayan actualizado del plan Legacy al nuevo plan de precios después de esta fecha también pueden acceder a esta función.
Personalización de la etiqueta Workspace
Puedes renombrar Workspace para alinearlo con tu terminología interna, como "Version", "Edition" o "Release".
Para actualizar la etiqueta del espacio de trabajo:
Navega a Configuración () > Portal de la base de conocimientos > General en el portal de la base de conocimiento.
En la página de configuración del proyecto , localiza el campo Personalizar etiqueta del espacio de trabajo .
Introduce el término deseado (por ejemplo, "Versión") con un máximo de 30 caracteres y sin caracteres especiales.
NOTA
Este cambio actualiza todas las instancias del término Espacio de trabajo en toda la interfaz del portal.
La etiqueta predeterminada es Espacio de trabajo.
Puedes personalizar la etiqueta Workspace para el sitio de la base de conocimientos desde la página de variables de localización .
Configuración del comportamiento de conmutación de espacios de trabajo
Cuando un usuario cambia entre espacios de trabajo en el sitio de la base de conocimientos, puedes controlar cómo funciona la redirección:
Debajo del campo Personalizar etiqueta de espacio de trabajo , puedes seleccionar cualquiera de las siguientes opciones:
Redirigir al artículo raíz (por defecto)
Los usuarios son redirigidos al artículo raíz del espacio de trabajo seleccionado.Redirigir al mismo artículo
Si el mismo artículo existe en el espacio de trabajo objetivo, los usuarios son redirigidos a él.
Si no, serán redirigidos al artículo raíz.
Esta configuración es especialmente útil cuando mantienes diferentes versiones, contenido localizado o documentación específica de tu audiencia, y quieres que los lectores cambien entre espacios de trabajo sin perder contexto.
Ejemplo de escenario:
Tienes dos espacios de trabajo: Espacio de trabajo A y Espacio B
El espacio de trabajo A contiene artículos: A1, A2, A3
El espacio de trabajo B contiene artículos: A1, A2, A4
Supongamos que el Espacio de Trabajo B es tu espacio de trabajo principal:
Escenario
Configuración
Resultado
Cambias de espacio de trabajo
Redirigir al artículo raíz
Siempre redirige al artículo raíz del espacio de trabajo seleccionado
Estás en el artículo A2 del Espacio de Trabajo B y cambias al Espacio de Trabajo A
Redirigir al mismo artículo
Redirecciones al artículo A2 en el Espacio de Trabajo A
Estás en el artículo A4 en el Espacio de Trabajo B y cambias al Espacio de Trabajo A
Redirigir al mismo artículo
Redirige al artículo raíz del Espacio de Trabajo A (A4 no existe allí)
Haz clic en Guardar para aplicar el comportamiento seleccionado.
Cambio de espacio de trabajo en la documentación
Para cambiar de espacio de trabajo:
En la sección de Documentación () del portal de la base de conocimiento, haz clic en el desplegable Espacio de trabajo en la barra superior de navegación.
El desplegable muestra todos los espacios de trabajo disponibles junto con sus idiomas asociados.
Amplía el espacio de trabajo deseado y selecciona el idioma preferido.
NOTA
Una insignia Main junto a un espacio de trabajo indica que es el espacio de trabajo principal predeterminado que se muestra en la base de conocimientos.
Puedes ver las etiquetas Beta y Descontinuado junto a los espacios de trabajo correspondientes.
Una insignia de Default junto a un idioma indica que es el idioma predeterminado para ese espacio de trabajo.
Solución de problemas
Encuentro el error 404 Página no encontrada al navegar a un espacio de trabajo secundario
Error: 404 Error de página no encontrada
Un error 404 puede ocurrir por diversas razones, incluyendo contenido faltante o restringido. Si estás experimentando este problema al navegar hacia un espacio de trabajo o un artículo, puede deberse a la configuración de visibilidad del espacio de trabajo o a la ausencia de artículos publicados.
NOTA
Para otras posibles causas de errores 404, consulte el artículo de 404 páginas .
Pasos para resolver:
Este error puede deberse a una de las siguientes razones:
Comprueba si el espacio de trabajo está configurado como Público:
Navega a Configuración () > Portal de la base de conocimientos en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.
En el panel de navegación izquierdo, navega a Espacio de trabajo y localización.
En la pestaña de Espacio de Trabajo y Localización , localiza el espacio de trabajo correspondiente y haz clic en el icono Editar ().
En la sección Elegir estado del espacio de trabajo , selecciona la casilla Público .
Haz clic en Actualizar.
No se publican artículos en el espacio de trabajo.
Todos los artículos en el espacio de trabajo están ocultos.
Asegúrate de que al menos un artículo esté publicado y visible en la página de la base de conocimiento.
Preguntas más frecuentes
Estoy intentando configurar un espacio de trabajo como el espacio principal, pero la casilla de verificación del espacio principal está inactiva. ¿Qué hago?
Para establecer un espacio de trabajo como el espacio principal, también debe estar configurado como público. Para activar la casilla de verificación del espacio de trabajo principal, primero selecciona la casilla pública. Una vez que selecciones la casilla pública , la casilla del espacio de trabajo principal se activará automáticamente.
¿Cómo puedo habilitar las notificaciones para las actualizaciones de etiquetas del espacio de trabajo?
Navega a Configuración > Portal de la base de conocimientos > Notificaciones en el portal de la Base de Conocimientos.
Ve a la pestaña de mapeado de notificaciones y amplía la sección de configuración del portal de la Base de conocimientos .
Activa el interruptor de actualización de la etiqueta del espacio de trabajo para recibir notificaciones cuando se cambie una etiqueta del espacio de trabajo.
Activa el interruptor actualizado de la configuración de redirección del Espacio de Trabajo para recibir notificaciones cuando se modifiquen los ajustes de redirección para que los usuarios cambien entre espacios de trabajo en la base de conocimientos.
¿Cómo puedo rastrear quién cambió la etiqueta del espacio de trabajo?
Navega a Configuración () > Portal de la base de conocimientos > auditoría del equipo en el portal de la base de conocimientos.
Utiliza el filtro de Evento y selecciona las opciones de etiqueta actualizada y Configuración de redirección de espacio de trabajo actualizada para ver los cambios relacionados con la etiqueta del espacio de trabajo o la configuración de redirección.
¿Cómo puedo reordenar mis espacios de trabajo?
Para reordenar tus espacios de trabajo, mantén pulsado y arrastra el mango de arrastrar junto al nombre del espacio de trabajo. Usando el mango de arrastre, mueve el espacio de trabajo a la ubicación deseada.
¿Cómo edito un espacio de trabajo?
Una vez que navegues a la página Espacio de trabajo y localización en Configuración ()> Portal de la base de conocimientos, pasa el cursor sobre el espacio de trabajo que deseas editar. Haz clic en el icono Editar () que aparece en el lado derecho de tu pantalla para editar el espacio de trabajo. Puedes editar las siguientes propiedades de un espacio de trabajo:
Nombre del espacio de trabajo
URL del espacio de trabajo
Estado del espacio de trabajo
También puedes añadir o eliminar idiomas de espacio de trabajo mientras editas un espacio de trabajo.
¿Cómo elimino un espacio de trabajo?
Similar a la edición de un espacio de trabajo, navega a la página Espacio de trabajo y localización en Configuración ()> Portal de la base de conocimientos y pasa el cursor sobre el espacio de trabajo que deseas eliminar. Haz clic en el icono Eliminar () que aparece en el lado derecho de tu pantalla para eliminar el espacio de trabajo. Ten en cuenta que la opción de eliminar estará inactiva en el espacio de trabajo principal.
NOTA
Los artículos de un espacio de trabajo eliminado aparecerán como enlaces rotos.
¿Cómo recupero un espacio de trabajo eliminado?
Puedes recuperar un espacio de trabajo eliminado siguiendo estos pasos:
Navega a Configuración () > Portal de la base de conocimientos en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.
En el panel de navegación izquierdo, navega hasta Copia de seguridad y restauración.
Encuentra la copia de seguridad deseada, haz clic en el desplegable Opciones de restauración y selecciona Documentación.
En el panel de documentación de Restauración , elige el espacio de trabajo que quieres restaurar.
Haz clic en Restaurar.
NOTA
Las funciones de Copia de Seguridad y Restauración solo están disponibles en planes Business y Enterprise.
Tengo varios espacios de trabajo añadidos a mi base de conocimientos. ¿Cómo los muestro como un menú desplegable?
En la página de Localización y espacios de trabajo, localiza el interruptor llamado Mostrar espacios de trabajo como un menú (solo espacios de trabajo públicos). Para mostrar tus espacios de trabajo como un menú desplegable, configura el interruptor en OFF.
¿Cuáles son los beneficios de usar espacios de trabajo?
Los espacios de trabajo ofrecen varias ventajas que mejoran tanto la organización de contenidos como la experiencia general del usuario:
Información relevante: Al dividir la documentación en espacios de trabajo específicos, te aseguras de que cada audiencia acceda solo a contenido relevante para ellos, facilitando que los usuarios encuentren la información que necesitan.
Mejor organización: Los espacios de trabajo te ayudan a estructurar tu base de conocimientos en secciones claramente definidas, simplificando la gestión de contenidos y las actualizaciones para tu equipo.
Colaboración en equipo: Los espacios de trabajo apoyan el trabajo en equipo eficaz permitiendo revisiones entre pares, el seguimiento de actualizaciones y la recopilación de comentarios en áreas específicas del contenido.
¿Cuáles son algunos casos de uso comunes para los espacios de trabajo?
Los espacios de trabajo pueden utilizarse en una variedad de escenarios para organizar y gestionar mejor la documentación dentro de un mismo proyecto. Aquí tienes algunos casos de uso habituales:
Documentación específica del producto: Si gestionas la documentación de varios productos, como un CRM, una herramienta de gestión de proyectos y una plataforma de analítica, puedes crear un espacio de trabajo separado para cada producto dentro de un mismo proyecto. Esto mantiene todo centralizado mientras se mantienen límites claros entre la base de conocimiento de cada producto.
Documentación específica para audiencia: Para productos con diferentes tipos de usuarios (por ejemplo, desarrolladores, usuarios finales y administradores), los espacios de trabajo separados ayudan a adaptar el contenido a cada audiencia. Esto garantiza que los usuarios solo accedan a información relevante para sus roles, reduciendo la confusión y la complejidad.
Bases de conocimiento internas y externas: Cuando necesitas gestionar tanto la documentación interna (por ejemplo, para equipos de soporte o desarrollo) como la documentación externa (por ejemplo, para clientes), los espacios de trabajo te permiten separar el contenido de forma limpia. También puedes controlar los permisos de acceso, manteniendo el contenido interno restringido mientras pones a disposición de todos la documentación pública.