Die Funktion "Auto assign reader group " in Document360 gewährt automatisch Leser, die sich über einen Identity Provider (Identity Provider, IdP) anmelden, den Zugriff auf die Wissensdatenbank, ohne dass Sie sie manuell einladen müssen. Wenn ein Reader sich erstmals über SSO authentifiziert, werden sie den in der SSO-Konfiguration vorausgewählten Lesergruppen zugeordnet. Dies ist besonders nützlich für große oder häufig wechselnde Benutzerbasen, in denen die Reader zentral im IdP verwaltet werden.
Bevor du anfängst
- SSO muss bereits für Ihr Projekt mit SAML oder OpenID Connect konfiguriert sein.
- Sie müssen bereits bestehende Lesergruppen in Ihrem Projekt eingerichtet haben. Falls Sie noch keine erstellt haben, sehen Sie sich unten unter Wie man eine Lesergruppe erstellt .
- Du musst die Rolle Eigentümer oder Administrator eines Projekts haben, um die SSO-Konfigurationen zu bearbeiten.
Wenn Ihr IdP keine SCIM-Bereitstellung unterstützt, wenden Sie sich an das Document360-Supportteam, um die Funktion "Auto assign reader group " für Ihr Konto zu aktivieren. Um mehr über SCIM zu erfahren, lesen Sie SCIM-Provisioning.
Die automatische Zuweisung der Lesergruppe und die SCIM-Bereitstellung können nicht beide in derselben SSO-Konfiguration aktiv sein. Wenn die SCIM-Bereitstellung aktiviert ist, verwenden Sie die eigene Gruppensynchronisation von SCIM, um zu steuern, zu welchen Lesergruppen neue SSO-Leser hinzugefügt werden. Um stattdessen die Auto-Assign-Lesergruppe zu verwenden, kontaktieren Sie den Document360-Support , um SCIM für Ihr Projekt zunächst deaktivieren zu lassen.
Wie man die automatische Zuweisung der Lesergruppe aktiviert
- Navigiere zu Einstellungen () in der linken Navigationsleiste des Knowledge Base-Portals.
- Im linken Navigationsfenster gehen Sie zu Benutzer & Berechtigungen > SSO-Konfiguration.
- Fahre mit der Maus über die SSO-Konfiguration, für die du die automatische Zuweisung aktivieren möchtest, und klicke auf das Edit ()-Symbol.
- Im SSO-Konfigurationspanel navigiere zum Reiter Mehr Einstellungen .
- Schalte den Schalter für die Auto-Assign-Lesergruppe ein.
- Im angezeigten Suchfeld suchen und wählen Sie die Lesergruppen aus, die Sie beim Anmelden automatisch den Lesern zuweisen möchten.
- Klicken Sie auf Speichern.
Leser, die sich über SSO anmelden, werden bei ihrer ersten Anmeldung automatisch den ausgewählten Lesergruppen zugeordnet.
Wie man eine Lesergruppe erstellt
Wenn Sie noch keine Lesergruppen eingerichtet haben, müssen Sie diese erstellen, bevor Sie die automatische Zuweisung aktivieren.
- Navigieren Sie zu Einstellungen () > Benutzer & Berechtigungen > Leser & Gruppen > Lesergruppen.
- Klicken Sie auf Neue Lesergruppe und geben Sie die erforderlichen Angaben ein.
- Klicken Sie auf Lesergruppe erstellen.
Sobald die Lesergruppe erstellt ist, kehren Sie zur SSO-Konfiguration zurück und aktivieren Sie die Option " Lesergruppen automatisch zuweisen " wie oben beschrieben. Um mehr zu erfahren, lesen Sie Lesergruppen erstellen.
Best Practices
- Weise Leser standardmäßig der restriktivsten Lesergruppe zu. Du kannst immer einzeln zusätzlichen Zugriff gewähren, anstatt beim ersten Login automatisch zu viel Zugriff zu öffnen.
- Wenn Ihr Projekt mehrere Zielgruppen bedient (zum Beispiel interne Mitarbeiter und externe Kunden), erstellen Sie für jede einzelne Lesergruppen und konfigurieren Sie die automatische Zuweisung entsprechend pro SSO-Konfiguration.
- Überprüfen Sie regelmäßig Ihre automatisch zugewiesenen Lesergruppen, um sicherzustellen, dass sie Ihre aktuellen Anforderungen an die Zugriffskontrolle widerspiegeln, insbesondere nach organisatorischen Änderungen in Ihrem IdP.