Pipedrive ist ein dealorientiertes CRM, das Anrufe, E-Mails und Vertriebsaktivitäten in Ihrer Pipeline automatisch verfolgt. Wenn Ihr Team neue Leads, Kontakte oder Deals in Pipedrive hinzufügt, müssen oft entsprechende Knowledge Base-Artikel – wie Account-Briefs, Produktdokumentationen oder Onboarding-Anleitungen – parallel dazu in Document360 erstellt werden. Indem Sie Pipedrive und Document360 über Zapier verbinden, können Sie dies automatisieren: Immer wenn ein bestimmtes Ereignis in Pipedrive auftritt, erstellt Zapier automatisch den entsprechenden Artikel in Ihrer Wissensdatenbank.
Wann sollte diese Integration verwendet werden
- Ihr Vertriebsteam protokolliert neue Deals oder Kontakte in Pipedrive und benötigt jedes Mal einen entsprechenden Artikel zur Knowledge-Base, der in Document360 erstellt wird – zum Beispiel ein geschäftsspezifisches Briefing, ein Produktleitfaden oder eine Kontoübersicht.
- Sie möchten, dass die Dokumentation mit Ihrer Pipeline-Aktivität Schritt hält, ohne dass eine manuelle Übergabe zwischen Ihren Vertriebs- und Dokumentationsteams erforderlich ist.
- Sie bauen einen Dokumentations-Workflow, bei dem CRM-Deal-Ereignisse die Inhaltserstellung auslösen, sodass Ihre Wissensdatenbank den aktuellen Stand Ihrer Vertriebsabläufe widerspiegelt.
Bevor du anfängst
- Du musst in deinem Zapier-Konto eingeloggt sein.
- Du musst ein Pipedrive-Konto haben, das Zugriff auf die Pipeline hat, die du überwachen möchtest.
- Sie müssen Ihr Document360-API-Token bereit haben. Um eine zu generieren, navigiere zu Verbindungen > Erweiterungen, suche die Zapier-Kachel und klicke auf Verbinden, um das Token zu kopieren.
Wie man den Zap einrichtet
Schritt 1 — Erstellen Sie einen neuen Zap
- Melden Sie sich in Ihrem Zapier-Konto an.
- Im linken Navigationsmenü klicken Sie auf Erstellen und wählen Sie dann Zaps.
- Ein neuer Zap wird mit einem Trigger- und Aktionsfluss erstellt.
Schritt 2 — Pipedrive als Trigger verbinden
- Im Feld Trigger wählen Sie Pipedrive.
- Im Feld "Trigger-Ereignis " wähle das Ereignis aus, das den Zap auslösen sollte.
HINWEIS
Um die Trigger-App später zu ändern, klicke im Feld Trigger auf Ändern .
- Klicken Sie auf das Kontofeld – ein Anmeldefeld erscheint.
- Geben Sie Ihre Pipedrive-Zugangsdaten ein und klicken Sie auf Erlauben und Installieren. Zapier führt einen Test durch, um zu bestätigen, dass der Trigger korrekt konfiguriert ist.
Schritt 3 – Koppeln Sie Document360 als Aktion an
- Im Aktionsfeld wählen Sie Document360.
- Im Einstellungsfeld wählen Sie im Ereignisfeld das gewünschte Ereignis aus.
- Klicken Sie auf das Kontofeld – ein Anmeldefeld erscheint.
- Geben Sie Ihre Anmeldedaten ein und klicken Sie auf Erlauben.
Um das API-Token aus Document360 zu generieren:
- Navigieren Sie in der linken Navigationsleiste des Knowledge Base-Portals zu Verbindungen > Erweiterungen.
- Auf der Zapier-Erweiterungskachel klicken Sie auf Verbinden.
- Klicken Sie auf das Kopieren-Symbol, um das Token zu kopieren.
- Gehe zurück zum Zapier-Panel und füge das API-Token ins Feld ein.
- Klicken Sie auf Ja, fahren Sie zu document360 fort.
- Das verbundene Document360-Projekt finden Sie auf der Kontoseite Connect Document360 . Klicken Sie auf Weitermachen.
Schritt 4 — Abbildung der Felder
- Mappe die erforderlichen Felder von Pipedrive auf Document360:
| Spielfeld | Beschreibung |
|---|---|
| Titel | Wählen Sie einen passenden Titel aus den verfügbaren Pipedrive-Feldern. |
| Inhalt | Wählen Sie geeignete Inhalte basierend auf Ihren Geschäftsanforderungen aus. |
| Version | Wählen Sie den Arbeitsbereich in Ihrem Document360-Projekt aus, in dem der Artikel erstellt werden soll. |
| Sprache | Wählen Sie die Sprache innerhalb des ausgewählten Arbeitsbereichs aus. |
| Kategorie | Wählen Sie die Kategorie unter der gewählten Sprache aus, in der der Artikel erstellt wird. |
| Veröffentlichen | Auf True eingestellt, um sofort zu veröffentlichen. Setze auf Falsch, um als Entwurf zu speichern. |
HINWEIS
Der Continue-Button ist erst aktiviert, nachdem alle erforderlichen Felder zugeordnet wurden.
- Klicken Sie auf Weitermachen.
Schritt 5 – Teste und veröffentliche den Zap
- Im Testbereich klicken Sie auf Testschritt.
- Wenn Sie erfolgreich sind, erhalten Sie die Nachricht, dass ein Dokument an Document360 gesendet wurde.
- In Ihrem Document360-Portal finden Sie einen Artikel mit dem Titel des Pipedrive-Angebots, der in der von Ihnen ausgewählten Kategorie zu finden ist.
- Gehe zurück zum Zapier-Setup-Panel und klicke auf Weiter, dann auf Veröffentlichen.
- Überprüfe oder bearbeite die Trigger- und Aktionseinstellungen nach Bedarf. Du wirst eine Erfolgsbotschaft sehen: Dein Zap ist aktiviert. Klicken Sie auf "Ihr Zap verwalten ", um zur Zap-Übersichtsseite zu gelangen.
Zap-Übersicht
Sobald es aktiv ist, können Sie den Zap über das Zapier-Dashboard ansehen und verwalten. Die Übersichtsseite zeigt den Auslöser, die Aktion und den Laufverlauf des Zap.
Wie man einen Zap löscht
- Navigiere zum Zapier-Dashboard. Eine Liste aller bestehenden Zaps wird auf der Übersichtsseite angezeigt.
- Klicken Sie auf das Zap-Aktionen ()-Symbol rechts neben dem Zap, den Sie entfernen möchten, und klicken Sie auf Löschen. Der Zap wird dauerhaft gelöscht.
Best Practices
- Stellen Sie Veröffentlichen auf Falsch ein, wenn Sie Felder zuordnen, sodass von Pipedrive ausgelöste Artikel als Entwürfe in Document360 landen. Deal-Titel und -beschreibungen von Pipedrive sind selten als veröffentlichungsfähige Dokumentation formatiert – ein Überprüfungsschritt sorgt für die Qualität, bevor der Artikel veröffentlicht wird.
- Fügen Sie den Deal-Titel dem Title-Feld des Document360-Artikels zu, sodass jeder Artikelname den Deal widerspiegelt, dem er entspricht. Dadurch ist es einfach, Artikel auf ihre Pipedrive-Quelle zurückzuverfolgen.
- Wählen Sie ein bestimmtes Auslöseereignis , das einen bedeutenden Punkt in Ihrem Verkaufsprozess markiert – zum Beispiel ein neuer Deal, der erstellt wird oder eine bestimmte Phase erreicht – anstatt bei jeder Pipedrive-Aktivität auszulösen, was unerwünschte Artikel erzeugen könnte.