Las categorías son la columna vertebral de tu base de conocimientos. Proporcionan estructura a tu documentación, ayudan a los lectores a navegar hacia el contenido adecuado y facilitan que tu equipo organice y mantenga los artículos a lo largo del tiempo.
En Document360, una categoría funciona como una carpeta que agrupa los artículos relacionados bajo un tema común. Puedes anidar categorías de hasta siete niveles de profundidad, cambiar su tipo, moverlas entre espacios de trabajo y controlar su visibilidad, todo desde el portal de la base de conocimiento.
Por qué importan las categorías
Sin una estructura clara de categorías, incluso los artículos mejor escritos se vuelven difíciles de encontrar. Categorías bien organizadas:
- Mejorar la navegación: Los lectores pueden navegar por una jerarquía lógica en lugar de depender únicamente de la búsqueda.
- Reducir la duplicidad: Agrupar artículos relacionados en un solo lugar evita que la misma información se disperse por toda la base de conocimiento.
- Apoyo a los flujos de trabajo del equipo: Las categorías facilitan la asignación de propiedad, el seguimiento del estado del contenido y la gestión de revisiones en grandes conjuntos de documentación.
- Mejora la descubribilidad: Una jerarquía de categorías bien definida ayuda tanto a lectores como a motores de búsqueda a entender la estructura de tu contenido.
Jerarquía de categorías
Cada categoría en Document360 se encuentra dentro de una jerarquía. En la parte superior está la categoría raíz, y debajo puedes crear hasta seis niveles de subcategoría, dándote una profundidad máxima de siete niveles.
Utiliza hasta tres niveles de subcategoría para una navegación óptima. Dos niveles es ideal para la mayoría de las bases de conocimiento. Jerarquías más profundas pueden dificultar que los lectores encuentren contenido sin usar la búsqueda.
Empieza
| Artículo | Lo que cubre |
|---|---|
| Categoría Create Más información → |
Añade una nueva categoría o subcategoría a tu base de conocimientos. Cubre los cinco métodos de creación y la personalización de iconos de categoría. |
| Tipos de categorías Más información → |
Entiende los cuatro tipos de categoría: Carpeta, Índice, Página y GitHub, y cuándo usar cada una. |
| Mapear una categoría con una carpeta en Drive Más información → |
Mapea una carpeta de Drive a una categoría para que las imágenes subidas se guarden automáticamente en la ubicación correcta. |
| Categoría de movimiento Más información → |
Mueve una categoría y todo su contenido dentro o entre espacios de trabajo. |
| Categoría clon Más información → |
Crea una copia exacta de una categoría y sus artículos dentro o entre espacios de trabajo. |
| Eliminar categoría Más información → |
Elimina permanentemente una categoría y su contenido. Los elementos eliminados van a la papelera de reciclaje durante 30 días. |
| Categoría Ocultar y Ocultar Más información → |
Oculta temporalmente una categoría desde la base de conocimientos sin eliminarla. |
| Renombrar categoría Más información → |
Actualizar el nombre de visualización de una categoría. El cambio de nombre no cambia el slug de categoría ni las URLs del artículo. |
| Categoría estrella Más información → |
Añade categorías frecuentes a tu lista de estrellas para acceder rápidamente en el portal. |
Mejores prácticas
- Mantén los nombres claros y centrados en el lector: Los nombres de categorías deben describir lo que los lectores encontrarán dentro, no cómo tu equipo clasifica internamente el contenido. Evita abreviaturas, jerga y términos demasiado técnicos.
- Usa un formato consistente: Decide el título o la oración y mantente en todas las categorías.
- Limitar la profundidad de la jerarquía: Apunta a dos o tres niveles de subcategoría. Las estructuras más profundas aumentan la carga cognitiva y reducen la descubribilidad.
- Evita las categorías vacías: Las categorías sin artículos publicados no aparecen en la base de conocimientos y pueden confundir a tu equipo durante la planificación de contenido.
- Planifica antes de construir: Haz un boceto de la estructura de tu categoría antes de crear artículos. Es posible reestructurar más adelante, pero lleva mucho tiempo.
- Utiliza palabras clave en los nombres de categorías: Los nombres de categorías aparecen en los títulos de las páginas y en la navegación. Elegir nombres descriptivos y conscientes de las palabras clave mejora el SEO.
Preguntas frecuentes
¿Hay algún límite en el número de categorías que puedo crear?
Sí, puedes crear hasta 1.000 categorías por espacio de trabajo.
¿Cuántos niveles de subcategoría puedo crear?
Puedes crear hasta siete niveles: una categoría raíz y seis niveles de subcategoría. La opción de nueva categoría queda inactiva una vez que alcanzas el séptimo nivel.
¿Cuál es el límite de caracteres para el nombre de una categoría?
Los nombres de las categorías tienen un límite de 300 caracteres, incluyendo espacios.
¿Por qué no se ve una categoría en la base de conocimiento?
Una categoría puede no aparecer en la base de conocimientos si:
- Todos los artículos que contiene están ocultos o no se publican.
- La categoría está vacía (no se han añadido artículos).
- La categoría en sí está oculta.
Asegúrate de que al menos un artículo de la categoría esté publicado y sea visible.
¿Puede un artículo pertenecer a varias categorías?
Sí. Puedes mostrar un artículo en varias categorías usando la opción Replicar (). Los artículos replicados comparten el mismo contenido. Actualizar el artículo fuente actualiza automáticamente todas las versiones replicadas.
¿Puedo reordenar las categorías después de crearlas?
Sí. Utiliza el handle de arrastrar y soltar () junto a un nombre de categoría en el panel de Categorías y Artículos para reordenarlo.