Editar grupo de usuarios

Editar un grupo de usuarios en Document360 te permite actualizar el nombre del grupo, la descripción, el rol del proyecto, el rol de contenido y el acceso, así como los usuarios asociados. Los cambios en los roles de un grupo se aplican inmediatamente a todos los usuarios asociados a ese grupo, por lo que puedes actualizar los permisos de todo un equipo en una sola operación.

Cuándo editar un grupo de usuarios

• Las responsabilidades de un equipo han cambiado y su rol en el proyecto o acceso al contenido debe actualizarse.
• Necesitas añadir nuevos miembros al grupo existente.
• El nombre o la descripción del grupo ya no reflejan su propósito.
• Necesitas ajustar a qué espacios de trabajo, idiomas o categorías puede acceder el grupo.

Antes de que empieces

• Debes tener el rol de Propietario o Administrador del Proyecto en el portal de la base de conocimiento.
• Ten en cuenta que los cambios en el rol de proyecto o de contenido de un grupo se aplican inmediatamente a todos los usuarios asociados a ese grupo.

Cómo abrir el grupo de usuarios para editar

1. Navega a Configuración () > Usuarios y seguridad en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.

2. En el panel de navegación izquierdo, navega a cuentas y grupos de equipo.

   Por defecto, la pestaña de Usuario estará seleccionada.

3. Navega a la pestaña de grupos de usuarios .

   Aparecerá una lista de los grupos de usuarios existentes.

4. Pasa el cursor sobre el grupo de usuarios deseado y haz clic en el icono Editar ().

   Aparecerá la página del grupo de usuarios.

   

 

NOTA
Haz clic en el icono de vista previa () para ver el rol del portal y el rol de contenido.

Añadir un usuario asociado

1. En el panel de Usuarios asociados , haz clic en Ver todo si es necesario para asociar a otro usuario.
2. En el panel Editar grupo de usuarios , aparecerá la sección de Usuarios asociados .
3. En el menú desplegable de Usuario, busca al usuario deseado y selecciona la casilla.
4. Haz clic en Actualizar.

Actualizar el rol del proyecto

1. En la sección de rol de proyecto , asigna el rol de portal deseado para el grupo.
2. Haz clic en Actualizar.

Actualizar el rol de contenido y acceso

1. En la sección de rol de contenido y acceso , asigna el rol de contenido deseado y el acceso al contenido para el grupo.

 

NOTA
En la sección de acceso a contenido, si has seleccionado Espacio de trabajo/Lenguaje o Categoría, especifica a qué espacio de trabajo/idioma o a qué categoría tiene acceso el grupo.

2. Haz clic en Actualizar.

Renombrar un grupo de usuarios

1. Navega a Configuración () > Usuarios y seguridad en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.
2. En el panel de navegación izquierdo, navega a cuentas y grupos de equipo.
3. En la pestaña de grupos de usuarios , pasa el cursor sobre el grupo deseado y haz clic en el icono Editar ().
4. Pasa el cursor sobre el nombre del grupo de usuarios y haz clic en el icono Editar ().
5. Actualiza los campos de Nombre y Descripción .
6. Haz clic en Actualizar.

Límites y limitaciones

Mejores prácticas

• Revisa la lista completa de usuarios asociados antes de cambiar el rol de proyecto o de contenido de un grupo. El cambio se aplica a todos los usuarios del grupo de inmediato: verifica que todos los miembros reciban los permisos actualizados.
• Usa Añadir otro rol de contenido si el grupo necesita diferentes niveles de acceso para distintas categorías en lugar de reestructurarse en varios grupos.
• Mantén actualizados los nombres y descripciones de los grupos. Un grupo llamado "Q1 Writers" que sigue activo en el Q3 causará confusión durante las auditorías de acceso.
• Haz un tipo de cambio a la vez (puesto, acceso o membresía) y confírmalo antes de hacer el siguiente. Esto facilita identificar si algo no queda bien después de guardar.