Document360 utiliza una jerarquía de cinco niveles para estructurar toda tu documentación. Comprender esta estructura te ayuda a planificar y mantener una base de conocimientos fácil de navegar
La jerarquía
Todo en Document360 sigue esta estructura, desde el contenedor más externo hasta el contenido individual:
Cada nivel cumple un propósito distinto. Juntos te dan un control minucioso sobre cómo está organizado tu contenido, quién puede acceder a él y en qué lenguaje se presenta.
Proyectos
Un proyecto es tu contenedor de nivel superior. Contiene todo: espacios de trabajo, contenido, usuarios, ajustes y configuraciones. Cuando inicias sesión en Document360, lo primero que ves es el panel de proyectos de tu proyecto. Cada proyecto es independiente, con su propia suscripción, configuración y miembros del equipo.
Espacios de trabajo
Dentro de un proyecto, puedes crear uno o más espacios de trabajo. Piensa en un espacio de trabajo como una base de conocimiento independiente y autosuficiente. Cada espacio de trabajo tiene su propio árbol de contenido, su propia URL, y puede configurarse a diferentes niveles de visibilidad: público, beta o obsoleto.
Los espacios de trabajo son útiles cuando tienes diferentes audiencias o líneas de producto que requieren documentación distinta. Cuando creas un nuevo proyecto, se crea automáticamente un espacio de trabajo predeterminado llamado v1 .
Idiomas
Cada espacio de trabajo soporta varios idiomas, por lo que puedes entregar documentación localizada a los lectores en su idioma preferido. Estableces un lenguaje por defecto por cada espacio de trabajo y añades más a medida que crece tu audiencia.
Categorías
Las categorías organizan tu contenido dentro de cada idioma. Funcionan como carpetas, agrupando artículos relacionados y definiendo la estructura de navegación que ven tus lectores. Document360 admite cuatro tipos de categorías: Carpeta, Índice y Página. Puedes anidar categorías en subcategorías para añadir tanta profundidad como requiera tu contenido.
Artículos
Los artículos son el contenido que buscan tus lectores. Viven dentro de categorías y son los pilares básicos de tu base de conocimiento. Puedes crear un artículo desde cero, a partir de una plantilla o usando Eddy AI. Cada artículo sigue un flujo de trabajo de borrador a publicado.
Cómo se ve esto en la práctica
Aquí tienes un ejemplo sencillo. Imagina una empresa llamada Acme que fabrica software de gestión de proyectos. Tienen dos públicos: usuarios comunes y desarrolladores, que necesitan documentación completamente diferente.
Así es como Acme estructuraría su proyecto Document360:
Ambos espacios de trabajo están dentro del mismo proyecto, así que Acme los gestiona desde un solo lugar. Misma suscripción, mismo equipo, mismos ajustes. Pero para un lector, parecen dos sitios completamente diferentes.
Espacio de trabajo o categoría: ¿cuál necesitas?
Esta es la pregunta en la que la mayoría de los usuarios nuevos se quedan atascados. Aquí tienes una regla sencilla:
✅ Usar un nuevo espacio de trabajo cuando...
La audiencia es completamente diferente y nunca querrías que ambos grupos buscaran el mismo contenido. Un desarrollador y un agente de atención al cliente no tienen nada en común, así que los espacios de trabajo separados mantienen la experiencia limpia para cada uno.
✅ Usa una nueva categoría cuando...
Es el mismo público, solo que un tema diferente. "Facturación" y "Solución de problemas" son temas diferentes, pero ambos son para el mismo usuario. Así que pertenecen como categorías dentro del mismo espacio de trabajo, no como espacios de trabajo separados.
Mejores prácticas
Estos consejos mantendrán tu base de conocimientos limpia a medida que crece:
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Empieza con 3 a 5 categorías de nivel superior. Siempre puedes reorganizarlo más tarde. Document360 te permite arrastrar y soltar categorías y artículos en cualquier momento sin romper las URLs existentes.
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Nombra categorías según lo que tus lectores intentan conseguir, no la terminología de tu equipo interno. "Empezar" funciona mejor que "Flujo de incorporación".
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Guarda una idea por artículo. Los artículos especializados son más fáciles de encontrar mediante búsqueda y más sencillos de mantener actualizados.
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Usa espacios de trabajo separados para audiencias realmente diferentes. Si tus usuarios finales y tus desarrolladores tienen necesidades muy diferentes, los espacios de trabajo separados mantienen la experiencia limpia para cada grupo.
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Evita ir más allá de dos niveles de subcategorías. Cuanto más profundo es el anidado, más difícil será para los lectores encontrar su camino —y para ti mantenerlo.