Gestion des comptes d’équipe

Vous pouvez gérer efficacement les utilisateurs pour garantir une collaboration fluide. Vous pouvez créer de nouveaux utilisateurs, modifier ceux existants pour mettre à jour des rôles ou permissions, et supprimer des comptes qui ne sont plus nécessaires. De plus, vous pouvez convertir les utilisateurs en SSO ou en lecteurs, ce qui permet de la flexibilité pour s'adapter aux besoins évolutifs de votre équipe. Les utilisateurs étaient auparavant appelés comptes Team dans Document360.

NOTE

Tout utilisateur existant disposant des permissions concernées peut ajouter ou gérer des utilisateurs et attribuer un accès au contenu ou au portail.

Aperçu de la page Utilisateurs & groupes

Pour accéder à la page Users & groups :

1. Naviguez dans ()  Users & permissions dans la barre de navigation de gauche du portail de la base de connaissances.

2. Dans le panneau de navigation de gauche, naviguez vers Users & groups > Users.

Éléments clés de l'onglet Utilisateurs :

1. Recherchez par nom ou email : Recherchez un utilisateur par nom ou email.

2. Liste des utilisateurs : Affiche le nom et l'adresse e-mail de tous les utilisateurs du projet.

3. Statut : Indique si le compte est actif ou inactif. Un statut inactif indique que le compte a été désactivé.

4. Rôle : Affiche le rôle du portail, tel que Propriétaire, Administrateur, Contributeur ou un rôle personnalisé.

5. Rôle et accès au contenu : Affiche le rôle de contenu et l'accès au contenu attribués au compte.

6. Nom du groupe : Si le compte appartient à un groupe, le nom du groupe sera affiché.

7. Dernière fois vu : Affiche la dernière fois que l'utilisateur a été actif. Pour les utilisateurs inactifs, une option pour envoyer un e-mail d'activation s'affichera.

   Sélectionnez l'utilisateur souhaité, et les options suivantes apparaîtront :

8. Convertir en compte SSO : Convertir l'utilisateur en compte SSO.

9. Convertir en compte lecteur : Convertir l'utilisateur en compte lecteur.

10. Désactiver/Activer : désactiver ou activer l'utilisateur.

11. Supprimer : Supprimer l'utilisateur.

    Passez la souris sur un utilisateur pour accéder à :

12. Notifications par email () : Consultez l'historique d'activité des emails des 30 derniers jours.

13. Édition () : Modifier la configuration de l'utilisateur.

14. Supprimer () : Supprimer l'utilisateur.

    Autres éléments :

15. Aperçu de l'utilisation des comptes : Indique combien d'utilisateurs sont autorisés dans votre forfait et combien ont été créés.

16. Achetez-en plus : Cela permet d'acheter plus d'utilisateurs en extension.

17. Exporter CSV : Exportez la liste des utilisateurs sous forme de fichier CSV.

18. Filtre : Utilisez des filtres pour restreindre les résultats par type de portail, type de compte ou statut.

19. Ajouter : Ajouter un nouvel utilisateur.

Ajout d'un nouvel utilisateur

Pour ajouter un ou plusieurs utilisateurs à votre projet,

1. Naviguez dans () >  Users & permissions dans la barre de navigation de gauche du portail de la base de connaissances.

2. Dans le panneau de navigation de gauche, naviguez vers Users & groups > Users.

3. Cliquez Add > utilisateur pour ouvrir la boîte de dialogue Nouvel utilisateur .

   

4. Dans le champ Email , saisissez les adresses email des comptes que vous souhaitez ajouter.

   NOTE

   Vous pouvez ajouter jusqu'à cinq adresses e-mail séparées par des virgules.

5. Sélectionnez la case utilisateur SSO   pour ajouter l'utilisateur comme utilisateur SSO.

6. Si vous avez coché la case utilisateur SSO, sélectionnez une configuration SSO dans le menu déroulant Sélectionner SSO.

7. Sélectionnez la case Ignorer l'envoi d'invitation si vous ne souhaitez pas que vos nouveaux utilisateurs reçoivent un e-mail d'invitation.

8. Choisissez le rôle de projet souhaité pour les nouveaux comptes.

   • Admin : Accès à toutes les fonctionnalités sauf la facturation. Ils peuvent gérer les utilisateurs, les projets et les configurations.

   • Contributeur : Créez, éditez et publiez des articles et des pages de catégorie en brouillon.

   • Évaluateur : Peut se connecter au portail de la base de connaissances pour accéder à tous les articles qui lui sont attribués pour consultation.

   • Rôle personnalisé : Créez des rôles avec des autorisations spécifiques selon vos besoins.

   NOTE

   Vous ne pouvez pas choisir de rôles individuels dans le portail pour chaque email que vous saisissez dans le champ Email .

9. Sélectionnez le rôle de contenu souhaité pour les nouveaux utilisateurs.

   • Rédacteur de brouillons : Peut créer et modifier des articles et des pages de catégories, mais ne peut pas les publier.

   • Éditeur : Gérez les articles, catégories, drives, flux de travail et réutilisation du contenu.

   • Évaluateur : peut ajouter des commentaires aux articles, mettre à jour le statut du workflow et fixer des dates d'échéance pour les statuts du workflow.  

   • Aucun : Aucun rôle de contenu spécifique n'est assigné au départ. Cela peut être modifié plus tard si besoin.

   NOTE

   Vous pouvez choisir plusieurs rôles de contenu pour différents accès en cliquant sur l' option Ajouter un autre rôle de contenu .

10. Choisissez le niveau d'accès au contenu que vous souhaitez pour le rôle de contenu.

    • Aucun : Sélectionnez cette option si l'utilisateur ne devrait pas avoir accès au contenu de la base de connaissances.

    • Tous : Choisissez cette option pour accorder l'accès à tout le contenu de la base de connaissances dans tous les espaces de travail et langues.

    • Espace de travail/Langue : Restreignez l'accès au contenu dans des espaces de travail et des langues spécifiques. Les utilisateurs ne pourront consulter que le contenu désigné pour ces sélections.

    • Catégorie : Limitez l'accès à certaines catégories au sein des espaces de travail et des langues spécifiés. Les utilisateurs n'auront accès qu'au contenu classé sous certaines catégories.

11. Enfin, attribuez des groupes aux nouveaux utilisateurs via le menu déroulant Assigner des groupes . Ce champ est optionnel. Vous pouvez aussi ajouter des utilisateurs sans les associer à un groupe.

12. Une fois terminé, cliquez sur Nouvel utilisateur.

Importation d'utilisateurs

Vous pouvez utiliser la fonction Importer des utilisateurs pour ajouter plus de cinq comptes en même temps. Pour ajouter de nouveaux utilisateurs à votre projet :

1. Naviguez dans () > Users & permissions dans la barre de navigation de gauche du portail de la base de connaissances.

2. Dans le panneau de navigation de gauche, naviguez vers Users & groups > Users.

3. Cliquez Add > Importer des utilisateurs pour ouvrir le panneau Importer des utilisateurs .

4. Sélectionnez la case utilisateur SSO pour ajouter l'utilisateur comme utilisateur SSO.

5. Si vous avez coché la case utilisateur SSO, sélectionnez une configuration SSO dans le menu déroulant Sélectionner SSO.

6. Téléchargez le modèle de fichier CSV en cliquant sur l'option Télécharger le modèle .

   

7. Ouvrez le fichier CSV téléchargé dans une application locale telle que MS Excel.

8. Saisissez les nouveaux e-mails de compte ainsi que les prénoms et noms de famille.

9. Sauvegardez le fichier CSV, puis cliquez sur Cliquer pour télécharger dans la boîte de dialogue. Vous pouvez aussi glisser-déposer le fichier dans l'image de dépôt désignée.

   Les données seront validées, et les emails valides et invalides seront listés dans le tableau résumé des validations .

10. Cliquez sur la case à cocher Ignorer l'envoi d'invitation si vous ne souhaitez pas que vos nouveaux utilisateurs reçoivent un message d'invitation.

11. Attribuez le rôle Portail, le rôle Contenu, l'accès au Contenu et le Groupe aux utilisateurs importés via le menu déroulant correspondant.

12. Cliquez sur le bouton Importer .

Gestion des utilisateurs

Modifier un utilisateur

Pour modifier la configuration d'un utilisateur, suivez les étapes ci-dessous :

1. Naviguez dans () > Users & permissions dans la barre de navigation de gauche du portail de la base de connaissances.

2. Dans le panneau de navigation de gauche, naviguez vers Users & groups > Users.

3. Survolez l'utilisateur désiré et cliquez sur l' Edit ().

   

4. Pour mettre à jour le rôle du portail :

   1. Cliquez sur Gérer le rôle du projet.

   2. Sélectionnez le rôle de portail souhaité dans le panneau utilisateur Modifier .

   3. Cliquez sur Mettre à jour.

      

5. Pour mettre à jour les autorisations d'accès au contenu :

   1. Cliquez sur Gérer les rôles et permissions du contenu.

   2. Sélectionnez le rôle de contenu et l'accès au contenu souhaités dans le panneau utilisateur Modifier.

   3. Cliquez sur Mettre à jour.

NOTE

Pour les utilisateurs, l'accès est hérité, leur permettant de consulter à la fois les catégories et les sous-catégories, sauf si l'accès est explicitement restreint.

Supprimer un utilisateur

Supprimez un utilisateur en utilisant l'une des deux méthodes suivantes :

1. Naviguez dans () >  Users & permissions dans la barre de navigation de gauche du portail de la base de connaissances.

2. Dans le panneau de navigation de gauche, naviguez vers Users & groups > Users.

3. Survolez l'utilisateur désiré et cliquez sur l' Delete ().

   Sinon, sélectionnez la case à cocher à côté d'un ou plusieurs comptes et cliquez sur Delete () en haut.

4. Cliquez sur Yes dans le panneau Delete .

   

Convertir les utilisateurs en lecteurs

Pour convertir un utilisateur en lecteur :

1. Naviguez dans () >  Users & permissions dans la barre de navigation de gauche du portail de la base de connaissances.

2. Dans le panneau de navigation de gauche, naviguez vers Users & groups.

3. Sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs de Document360 (non-SSO) et cliquez sur Convertir en lecteur.

   NOTE

   Si vous sélectionnez un utilisateur SSO lors de la conversion des utilisateurs en lecteurs, l'utilisateur sera converti en lecteur SSO.

4. Attribuez les autorisations d'accès au contenu souhaitées depuis le menu déroulant d'accès au contenu .

5. En option : mappez l'utilisateur vers les groupes de lecteurs existants depuis la carte avec le menu déroulant des groupes de lecture existants .

6. Cliquez sur Confirmer pour convertir l'utilisateur en lecteur.

   NOTE

   Lorsqu'un utilisateur est converti en lecteur, toutes les contributions effectuées pendant qu'il était dans le rôle d'utilisateur sont conservées.

Conversion des utilisateurs vers SSO

Pour convertir un utilisateur en compte SSO :

1. Naviguez dans () > Users & permissions dans la barre de navigation de gauche du portail de la base de connaissances.

2. Dans le panneau de navigation de gauche, naviguez vers Users & groups > Users.

3. Sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs Document360 (non-SSO) et cliquez sur Convertir en compte SSO.

4. Dans le menu déroulant Select SSO , choisissez une configuration SSO.

5. Cliquez sur Continuer.

   Les comptes SSO sont identifiés par un badge SSO affiché à côté de leur nom.

NOTE

Si vous convertissez un utilisateur en compte SSO, toutes les contributions passées à l'article seront créditées à Anonymous.

Désactivation et réactivation d'un utilisateur

Pour désactiver un utilisateur, suivez les étapes ci-dessous :

1. Naviguez dans () > Users & permissions dans la barre de navigation de gauche du portail de la base de connaissances.

2. Dans le panneau de navigation de gauche, naviguez vers Users & groups > Users.

3. Sélectionnez l'utilisateur désiré et cliquez sur Désactiver en haut.

   Le panneau Confirmer la désactivation utilisateur apparaîtra.

NOTE

• Vous pouvez désactiver n'importe quel compte standard, utilisateur ou lecteur SSO.

• Les comptes désactivés perdent l'accès au portail mais conservent leurs données dans la documentation, l'analytique, etc.

• La désactivation ne prendra effet qu'après la fin de la session SSO en cours. L'utilisateur SSO restera connecté jusqu'à ce que la session soit réinitialisée.

3. Si vous êtes dans un projet privé ou mixte , cliquez sur la case Convertir en lecteur pour convertir l'utilisateur sélectionné en compte lecteur.

   1. Configurez l'accès au contenu et associez-le à un groupe de lecteurs existant.

   2. Cliquez sur Convertir.

   L'utilisateur sera désormais converti en compte lecteur au lieu d'être désactivé.

4. Sinon, cliquez sur Désactiver pour désactiver l'utilisateur.

Pour réactiver un utilisateur désactivé, suivez les étapes ci-dessous :

1. Sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs désactivés.

2. Cliquez sur Activer.

3. Cliquez sur Confirmer dans le panneau d'activation Confirmer l'utilisateur.

NOTE

Si la réactivation d'un utilisateur désactivé dépasse votre limite d'utilisateurs, le panneau Dépassant la limite d'utilisateurs apparaîtra. Vous pouvez soit supprimer des utilisateurs actifs existants, soit acheter des utilisateurs supplémentaires en extensions.

Filtrer et exporter les informations utilisateur

Il y a trois boutons en haut de la liste : Filtrer, Exporter et Créer.

Filtrage des utilisateurs

Pour réduire la liste des utilisateurs :

1. Cliquez sur le bouton Filtrer .

2. Utilisez les paramètres suivants pour affiner votre recherche, puis cliquez sur Appliquer :

   1. Statut de connexion : Tous deux, lecteurs enregistrés, et Jamais lecteurs connectés.

   2. Date de dernière connexion : Tout, 7 jours, 30 jours, 3 mois, 1 an, et date de douane.

   3. Types de comptes : Sélectionner tout, Utilisateur Document360, Utilisateur SSO.

      NOTE

      En sélectionnant le filtre Utilisateurs SSO, une liste des configurations SSO disponibles s'affiche.

   4. État : Tous, actifs, inactifs.

   

Exportation d'utilisateurs

Cliquez sur le bouton Exporter pour télécharger la liste filtrée des utilisateursen fichier CSV vers le stockage local de votre appareil.

Achetez plus d'utilisateurs

Si vous avez besoin de plus d'utilisateurs que ce que votre forfait actuel propose, vous pouvez les acheter en extension. Le nombre total d'utilisateurs disponibles et le nombre total d'utilisateurs utilisés sont affichés en haut de la page.

1. Cliquez  sur Mettre à jour votre forfait.

   La page Choisissez votre forfait et votre cycle de facturation apparaîtra.

2. Entrez le nombre d'utilisateurs requis ou utilisez l'icône plus (+) et l'icône moins (-) pour sélectionner le nombre.

   Le coût total est affiché ci-dessous.

3. Cliquez sur Confirmer paiement, et un e-mail avec les informations d'achat vous sera envoyé.

NOTE

Pour plus d'informations, lisez l'article sur l'achat d'add-ons.

Dépannage

Rencontre d'une erreur lors de l'ajout d'un utilisateur

Erreur : Erreur d'ajout des emails suivants

Cette erreur se produit généralement pour l'une des raisons suivantes :

1. Caractères non pris en charge dans l'adresse e-mail
   Document360 ne prend en charge que les adresses e-mail contenant des caractères standards. Parmi les caractères spéciaux, seuls les traits d'intérêt (_) et le trait d'union (-) sont autorisés.

   Exemple :
   Essayer d'ajouter tom&34@barny.com entraînera une erreur car l'esperluette (&) n'est pas un caractère supporté.

2. Email déjà associé à un compte SSO Reader

   Si l'adresse e-mail que vous essayez d'ajouter en tant qu'utilisateur est déjà liée à un compte SSO Reader, le système bloquera l'ajout et affichera le même message d'erreur.

Étapes à résoudre :

• Assurez-vous que l'adresse e-mail ne contient pas de caractères spéciaux autres que le soulignement (_) et le trait d'union (-)

• Mettez à jour l'adresse e-mail pour qu'elle suive la mise en forme standard des e-mails

• Essayez de refaire l'ajout de l'utilisateur ou du lecteur avec l'email corrigé

• Confirmez que l'e-mail n'est pas déjà utilisé dans un compte SSO Reader