Gestion des comptes d’équipe

Plans prenant en charge la gestion des comptes d’équipe

Vous pouvez gérer efficacement les comptes d’équipe pour garantir une collaboration transparente. Vous pouvez créer de nouveaux comptes d’équipe, modifier des comptes existants pour mettre à jour des rôles ou des autorisations, et supprimer des comptes qui ne sont plus nécessaires. De plus, vous pouvez convertir les comptes d’équipe en SSO ou en lecteurs, ce qui vous permet de vous adapter en toute flexibilité à l’évolution des besoins de votre équipe.

NOTE

Tout compte d’équipe existant disposant d’autorisations peut ajouter ou gérer un compte d’équipe, attribuer un accès au contenu, etc.

Vue d’ensemble de la page Compte d’équipe et groupes

Pour accéder à la page Compte d’équipe et groupes :

Accédez à Settings () > Users & security > Team accounts & groups > Team accounts dans le portail de la base de connaissances.

Éléments clés de la page du compte d’équipe :

1. Recherche de compte d’équipe : recherchez un compte d’équipe par son nom ou par e-mail.

2. Liste des comptes d’équipe : affiche tous les comptes d’équipe du projet.

3. État : Indique si le compte est actif ou inactif. Un statut inactif indique que le compte a été désactivé.

4. Rôle : affiche les portal role, tels que Propriétaire, Administrateur, Contributeur ou un rôle personnalisé.

5. Rôle et accès au contenu : affiche les content role et les content access attribués au compte.

6. Nom du groupe : Si le compte appartient à un groupe, le nom du groupe sera affiché.

   Sélectionnez le compte d’équipe souhaité et les options suivantes apparaîtront :

7. Convert to SSO account: Convertir le compte d’équipe en compte SSO.

8. Convert to reader account: Convertir le compte d’équipe en compte lecteur.

9. Deactivate/Activate: Désactiver ou activer le compte de l’équipe.

10. Delete: Supprimer le compte d’équipe.

    Passez la souris sur un compte d’équipe pour accéder aux éléments suivants :

11. Notifications par e-mail () : affichez l’historique des activités des e-mails des 30 derniers jours.

12. Edit () : Modifiez la configuration du compte d’équipe.

13. Delete () : Supprimez le compte d’équipe.

    Autres caractéristiques :

14. Export CSV: Exporter la liste des comptes d’équipe sous forme de fichier CSV.

15. Filter: Utilisez des filtres pour affiner les résultats par type de portail, types de compte ou statut.

16. Add: Ajouter un nouveau compte d’équipe.

Ajout d’un nouveau compte d’équipe

Pour ajouter un ou plusieurs comptes d’équipe à votre projet,

1. Accédez à Settings() > Users & security >onglet Team accounts & groups > Comptes d’équipe dans le portail de la base de connaissances.

2. Cliquez sur Ajouter > compte d’équipe pour ouvrir le panneau Nouveau compte d’équipe .

3. Dans le champ E-mail , saisissez les adresses e-mail des comptes que vous souhaitez ajouter.

   NOTE

   Vous pouvez ajouter jusqu’à 5 e-mails séparés par une virgule en même temps.

4. Cochez la case SSO utilisateur pour ajouter le compte d’équipe en tant qu’utilisateur SSO.

5. Si vous avez coché la case Utilisateur SSO, sélectionnez une configuration SSO dans le menu déroulant Sélectionner SSO.

6. Cochez la case Ignorer l’e-mail d’invitation si vous ne souhaitez pas que vos nouveaux utilisateurs reçoivent un e-mail d’invitation.

7. Choisissez le rôle Project souhaité pour les nouveaux comptes.

   • Admin: Les administrateurs ont accès à toutes les fonctionnalités, à l’exception de la facturation. Ils peuvent gérer des utilisateurs, des projets et des configurations.

   • Contributeur: Les contributeurs peuvent créer, modifier et publier des brouillons d’articles et des pages de catégories.

   • Évaluateur : Les évaluateurs n’ont la possibilité de se connecter qu’au portail de la base de connaissances pour accéder aux articles qui leur sont attribués pour évaluation.

   • Rôle personnalisé : Les organisations peuvent créer des rôles avec des autorisations spécifiques en fonction de leurs besoins.

   NOTE

   Vous ne pouvez pas choisir des rôles de portail individuels pour chaque e-mail que vous entrez dans le champ E-mail .

8. Sélectionnez le rôle de contenu souhaité pour les nouveaux comptes d’équipe.

   • Rédacteur du projet : Les rédacteurs de brouillons peuvent créer et modifier des articles et des pages de catégories, mais ne peuvent pas les publier.

   • Éditeur: Les rédacteurs gèrent les articles, les catégories, les lecteurs, les flux de travail et la réutilisation du contenu.

   • Réviseur : les réviseurs peuvent ajouter des commentaires aux articles, mettre à jour le statut du flux de travail et définir des dates d’échéance pour les statuts du flux de travail.  

   • Aucun: Aucun rôle de contenu spécifique n’a été attribué initialement. Cela peut être modifié plus tard si nécessaire.

   NOTE

   Vous pouvez choisir plusieurs rôles de contenu pour différents accès au contenu en cliquant sur l’option Ajouter un autre rôle de contenu.

9. Choisissez le niveau d’accès au contenu que vous souhaitez pour le rôle Contenu.

   • Aucun: Sélectionnez cette option si l’utilisateur ne doit pas avoir accès au contenu de la base de connaissances.

   • Tout: Choisissez cette option pour accorder l’accès à tout le contenu de la base de connaissances dans tous les espaces de travail et toutes les langues.

   • Espace de travail/Langue : Limitez l’accès au contenu dans des espaces de travail et des langues spécifiques. Les utilisateurs ne pourront afficher que le contenu désigné pour ces sélections.

   • Catégorie: Limitez l’accès à certaines catégories dans les espaces de travail et les langues spécifiés. Les utilisateurs n’auront accès qu’au contenu classé dans les catégories sélectionnées.

10. Enfin, attribuez des groupes pour les nouveaux comptes d’équipe à partir de la liste déroulante Attribuer des groupes . Ce champ est facultatif. Vous pouvez également ajouter des comptes d’équipe sans les associer à un groupe.

11. Une fois cela fait, cliquez sur Nouveau compte d’équipe.

Importation de comptes d’équipe

Vous pouvez utiliser la fonctionnalité Importer des comptes d’équipe pour ajouter plus de cinq comptes à la fois. Pour ajouter de nouveaux comptes d’équipe à votre projet :

1. Accédez à Settings () > Users & security > Team accounts & groupsonglet Comptes d’équipe > dans le portail de la base de connaissances.

2. Cliquez sur Ajouter > Importer des comptes d’équipe pour ouvrir le panneau Importer des comptes d’équipe .

3. Cochez la case Utilisateur SSO pour ajouter les comptes d’équipe en tant qu’utilisateur SSO.

4. Si vous avez coché la case Utilisateur SSO, sélectionnez une configuration SSO dans le menu déroulant Sélectionner SSO.

5. Téléchargez le modèle de fichier CSV en cliquant sur l’option « Télécharger le modèle ».

6. Ouvrez le fichier CSV téléchargé dans une application locale telle que MS Excel, puis entrez les e-mails, les noms et prénoms du nouveau compte.

7. Enregistrez le fichier et téléchargez le fichier CSV dans le panneau Document360 en cliquant sur Cliquer pour télécharger. Vous pouvez également faire glisser et déposer le fichier dans l’image de dépôt désignée.

   Les données seront validées et les e-mails valides et les e-mails invalides seront répertoriés dans le tableau récapitulatif de la validation.

8. Cliquez sur la case à cocher Ignorer l’e-mail d’invitation si vous ne souhaitez pas que vos nouveaux utilisateurs reçoivent un e-mail d’invitation.

9. Attribuez le rôle Portail, le rôle Contenu, l’Accès au contenu et le Groupe pour les comptes d’équipe importés à l’aide de la liste déroulante correspondante.

10. Cliquez sur le bouton Importer .

Gestion des comptes d’équipe

Modifier un compte d’équipe

Pour modifier la configuration d’un compte d’équipe, suivez les étapes ci-dessous :

1. Accédez à Settings () >Users & security > Team accounts & groups > Team accounts dans le portail de la base de connaissances.

2. Passez la souris sur le compte d’équipe souhaité et cliquez sur l’icône Modifier ().

3. Pour mettre à jour le rôle du portail :

   1. Cliquez sur Gérer le rôle du projet.

   2. Sélectionnez le rôle de portail souhaité dans le panneau Modifier le compte d’équipe .

   3. Cliquez sur Mettre à jour.

4. Pour mettre à jour l’autorisation d’accès au contenu :

   1. Cliquez sur Gérer les rôles et les autorisations de contenu.

   2. Sélectionnez le rôle de contenu souhaité et l’accès au contenu dans le panneau Modifier le compte d’équipe.

   3. Cliquez sur Mettre à jour.

NOTE

Pour les comptes d’équipe, l’accès est hérité, ce qui signifie qu’ils peuvent voir à la fois les catégories et les sous-catégories, sauf si l’accès est bloqué manuellement pour une sous-catégorie.

Suppression d’un compte d’équipe

Vous pouvez supprimer un compte d’équipe à l’aide de l’une des deux méthodes suivantes :

1. Accédez à Settings () >Users & security > Team accounts & groups > Team accounts dans le portail de la base de connaissances.

2. Passez la souris sur le compte d’équipe souhaité et cliquez sur l’icône Supprimer ().

   Vous pouvez également cocher la case à côté d’un ou plusieurs comptes et cliquer sur Supprimer () en haut.

3. Cliquez sur Oui dans le panneau de confirmation Supprimer .

Convertir les comptes d’équipe en lecteurs

Pour convertir un compte d’équipe en compte lecteur :

1. Accédez à Settings () > Users & security > Team accounts & groups.

2. Sélectionnez un ou plusieurs comptes d’équipe Document360 (non-SSO) et cliquez sur Convertir en lecteur.

   NOTE

   Si vous sélectionnez un compte d’équipe SSO lors de la conversion de comptes d’équipe en lecteurs, l’utilisateur sera converti en lecteur SSO.

3. Attribuez les autorisations d’accès au contenu souhaitées à partir de la liste déroulante Accès au contenu .

4. Si vous le souhaitez, mappez l’utilisateur à des groupes de lecteurs existants à partir de la liste déroulante Mapper avec un groupe de lecteurs existant .

5. Cliquez sur Confirmer pour convertir le compte d’équipe en Reader.

   NOTE

   Lorsqu’un compte d’équipe est converti en lecteur, toutes les contributions effectuées pendant qu’ils étaient dans le rôle de compte d’équipe seront conservées.

Conversion des comptes d’équipe en SSO

Pour convertir un compte d’équipe en compte SSO :

1. Accédez à Settings () >Users & security > Team accounts & groups > Team accounts dans le portail de la base de connaissances.

2. Sélectionnez un ou plusieurs comptes d’équipe Document360 (non-SSO) et cliquez sur Convertir en compte SSO.

3. Dans la liste déroulante Sélectionner l’authentification unique , choisissez une configuration SSO.

4. Cliquez sur Continuer.

   Les comptes SSO sont identifiés par un badge SSO affiché à côté de leur nom.

NOTE

Si vous convertissez un compte d’équipe en compte SSO, toutes les contributions aux articles précédents seront créditées à Anonymous.

Désactiver et réactiver un compte d’équipe

Pour désactiver un compte d’équipe, suivez les étapes ci-dessous :

1. Accédez à Settings () >Users & security > Team accounts & groups > Team accounts dans le portail de la base de connaissances.

2. Sélectionnez le compte d’équipe souhaité et cliquez sur Désactiver en haut.

   Le panneau Confirmer la désactivation du compte d’équipe s’affiche.

NOTE

• Vous pouvez désactiver n’importe quel compte standard, d’équipe SSO ou de lecteur.

• Les comptes désactivés perdent l’accès au portail mais conservent leurs données dans la documentation, les analyses, etc.

• La désactivation ne prendra effet qu’après la fin de la session SSO en cours. L’utilisateur SSO reste connecté jusqu’à la réinitialisation de la session.

3. Si vous êtes dans un projet privé privé ou mixte, cochez la case Convertir en lecteur pour convertir le compte d’équipe sélectionné en compte lecteur.

   1. Configurez l’accès au contenu et mappez-le à un groupe de lecteurs existant.

   2. Cliquez sur Convertir.

   Le compte d’équipe sera désormais converti en compte lecteur au lieu d’être désactivé.

4. Sinon, cliquez sur Désactiver pour désactiver le compte d’équipe.

Pour réactiver un compte d’équipe désactivé, suivez les étapes ci-dessous :

1. Sélectionnez un ou plusieurs comptes d’équipe désactivés.

2. Cliquez sur Activer.

3. Cliquez sur Confirmer dans le panneau Confirmer l’activation du compte d’équipe .

NOTE

Si la réactivation d’un compte d’équipe désactivé dépasse la limite de votre compte d’équipe, le panneau Dépassement de la limite de compte d’équipe s’affiche. Vous pouvez soit supprimer des comptes d’équipe actifs existants, soit acheter des comptes d’équipe supplémentaires en tant que add-ons.

Filtrer et exporter les informations du compte d’équipe

Trois boutons se trouvent en haut de la liste : Filtrer, Exporter et Créer.

Filtrage des comptes d’équipe

Pour affiner la liste des comptes d’équipe :

1. Cliquez sur le bouton Filtrer .

2. Utilisez les paramètres suivants pour affiner votre recherche, puis cliquez sur Appliquer :

   1. État de connexion : Les deux, lecteurs enregistrés, et Jamais, lecteurs enregistrés.

   2. Date de la dernière connexion : Tous, 7 jours, 30 jours, 3 mois, 1 an et date personnalisée.

   3. Types de comptes : Sélectionnez Tout, Utilisateur Document360, Utilisateur SSO.

      NOTE

      La sélection du filtre Utilisateurs SSO affiche la liste des configurations SSO disponibles.

   4. État : Tous, Actif, Inactif.

   

Exporter des comptes d’équipe

Cliquez sur le bouton Exporter pour télécharger la liste filtrée des comptes d’équipe sous forme de fichier CSV sur le stockage local de votre appareil.

Acheter plus de comptes d’équipe

Si vous avez besoin de plus de comptes d’équipe que ce que votre forfait actuel offre, vous pouvez les acheter en tant que module complémentaire. Le nombre total de comptes d’équipe disponibles et le nombre total de comptes d’équipe utilisés sont disponibles en haut de la page.

1. Cliquez sur Mettre à niveau votre forfait.

   La page Choisissez votre forfait et votre cycle de facturation s’affiche.

2. Entrez le nombre de comptes d’équipe requis ou utilisez l’icône plus (+) et l’icône moins (-) pour sélectionner le nombre.

   Le coût total est affiché ci-dessous.

3. Cliquez sur « Confirmer le paiement » et l’e-mail avec les informations d’achat est envoyé.

NOTE

Pour plus d’informations, consultez l’article sur Purchasing add-ons.

Dépannage

Rencontre d’une erreur lors de l’ajout d’un compte d’équipe

Erreur: Erreur lors de l’ajout des e-mails suivants

Le message d’erreur « Erreur lors de l’ajout des e-mails suivants » s’affiche lorsque l’adresse e-mail fournie contient des caractères spéciaux non pris en charge. Document360 n’autorise que le trait de soulignement (_) et le trait d’union (-) dans les adresses e-mail.

Par exemple, si vous tentez d’ajouter un compte d’équipe ou un lecteur avec l’adresse e-mail « tom&34@barny.com » entraîne l’erreur « Erreur lors de l’ajout des adresses e-mail suivantes : tom&34@barny.com », car elle contient une esperluette (&), qui n’est pas prise en charge.

Étapes à résoudre :

• Assurez-vous que l’adresse e-mail ne contient pas de caractères spéciaux autres que le trait de soulignement (_) et le trait d’union (-).

• Mettez à jour l’adresse e-mail pour qu’elle suive le format standard des e-mails.

• Réessayez d’ajouter le compte d’équipe ou le lecteur avec l’adresse e-mail corrigée.