Adición de carpetas y archivos

Planes que respaldan el uso de Drive

Document360 Drive le permite crear y administrar carpetas y subcarpetas, garantizando que la estructura de archivos se alinee con las categorías de la base de conocimientos para mejorar la navegación y la accesibilidad. Este artículo lo guiará a través de los pasos para administrar carpetas del sistema, agregar nuevas carpetas, subcarpetas y archivos, lo que hace que la administración de documentos sea más organizada e intuitiva.

Carpetas del sistema

Todos los proyectos de Document360 incluyen carpetas del sistema, que son carpetas integradas que vienen de forma predeterminada. Estas carpetas son esenciales para la funcionalidad principal del proyecto y no se pueden eliminar, mover, reordenar ni cambiar de nombre. Sin embargo, los usuarios pueden realizar ciertas acciones dentro de estas carpetas, incluida la adición de archivos o la configuración de una carpeta predeterminada.

Cuando navegue a la página de Drive , verá un árbol de categorías en el panel de navegación izquierdo que enumera todos sus archivos y carpetas. Las carpetas del sistema son fácilmente identificables por el icono de escudo junto a su nombre.

NOTA

Si bien los archivos dentro de las carpetas del sistema se pueden eliminar (aunque no se recomienda), las carpetas en sí tienen varias restricciones.

Por ejemplo, Imágenes es una carpeta del sistema que contiene subcarpetas como Creador de páginas de inicio, Configuración, Documentación y Glosario.

Acciones de carpeta

Acciones restringidas

• Eliminar: Las carpetas del sistema no se pueden eliminar.

• Mover/Reordenar/Cambiar nombre: No puede mover, reordenar ni cambiar el nombre de las carpetas del sistema.

Acciones permitidas

• Agregar archivos/carpeta: Puede agregar archivos libremente o crear nuevas subcarpetas dentro de las carpetas del sistema.

• Cambiar color: Personaliza los colores de las carpetas para ayudar a organizar visualmente tu Drive.

• Establecer carpeta predeterminada: Puede establecer cualquier carpeta del sistema como predeterminada para facilitar el acceso.

Adición de una nueva carpeta

Estos son los métodos para crear una nueva carpeta en su Drive.

Método 1: Usando la opción 'Nueva carpeta'
Método 2: Usando la opción '+'

CONSEJO PROFESIONAL

Al crear carpetas para los de la base de conocimiento, es más fácil navegar y mantener si las carpetas están sincronizadas con el Category y el Subcategory de la base de conocimiento.

Adición de subcarpetas

Puede agregar subcarpetas una vez que tenga más de una carpeta de nivel raíz.

Método 1: Usando la opción 'Más'
Método 2: Usando la opción '+'

NOTA

Asegúrese de que la carpeta de nivel raíz esté expandida (la flecha en el lado izquierdo de la carpeta apunta hacia abajo); De lo contrario, se creará una nueva carpeta en el mismo nivel.

CAUTELA

Al eliminar una carpeta de nivel raíz en Drive, también se eliminan sus subcarpetas y archivos. Esto puede provocar la rotura de imágenes y enlaces de archivos en los artículos que hacen referencia a cualquier archivo eliminado.

Adición de archivos

Puedes añadir archivos a carpetas de Drive mediante dos métodos:

Método 1: Usar arrastrar y soltar en carpetas vacías
Método 2: Usando la opción 'Más'

NOTA

• Los nombres de archivo no deben contener los caracteres +, %, # o =.

• Puede ver la lista de formatos de archivo aceptables en la parte inferior izquierda. Para saber más sobre los formatos aceptables, lea How can I add file type restrictions?

• Al subir varias imágenes, puedes añadir tanto etiquetas como texto alternativo. Sin embargo, si subes una combinación de imágenes y otros formatos de archivo, o si solo subes formatos de archivo que no sean imágenes, solo puedes añadir etiquetas. Tanto los campos Etiquetas como los de texto alternativo son campos opcionales.

Límites y restricciones de tipo de archivo

Los límites de archivos y las restricciones de tipo de archivo son los siguientes:

• Cada carpeta puede contener hasta 5000 archivos.

• Las subcarpetas se tratan como carpetas separadas.

• Carga de un solo archivo: el tamaño máximo de archivo es de 150 MB por archivo.

• Carga de varios archivos: el tamaño máximo combinado de todos los archivos seleccionados es de 160 MB.

Adición de restricciones de tipo de archivo

Puede restringir los tipos de archivos que usted y otros miembros del equipo pueden cargar. Por ejemplo, si desea restringir las cargas solo a .png archivos, siga estos pasos:

1. Vaya a Configuración() > Portal de la base de conocimientos > General > Configuración de Drive.

   De forma predeterminada, está seleccionada la opción Permitir todos los tipos de medios .

2. Haga clic en Elegir formatos de medios permitidos y haga clic en Agregar.

3. Introduzca los campos Tipo de medio y Extensión .

   NOTA

   • Tipo de medio : escriba el medio que desea restringir. Debe introducir el siguiente formato: media type/extension. Consulte los tipos básicos de formatos de medios para una mejor comprensión

   • Extensión : escriba el tipo de extensión. Se trata de un campo que distingue entre mayúsculas y minúsculas. Asegúrese de introducir el alfabeto en minúsculas en este campo. (Por ejemplo, .png, .svg, .jpg)

4. Haga clic en Agregar tipo de medio para agregar los formatos de archivo más permitidos.

5. Haga clic en Guardar para confirmar.

Solución de problemas

Se ha alcanzado el límite de archivos de carpeta

Error: Esta carpeta ha alcanzado su límite máximo de archivos. Por favor, cargue su(s) archivo(s) a otra carpeta.

Este error se produce cuando una carpeta supera el límite de 5000 archivos en Document360 Drive. Esto incluye:

• Archivos cargados directamente en una carpeta.

• Imágenes copiadas y pegadas en el editor de artículos, que se guardan automáticamente en la carpeta predeterminada mediante Establecer carpeta predeterminada.

• Imágenes de archivos Docx importados, que se almacenan en la carpeta predeterminada de la unidad.

Pasos para resolverlo:

• Cargue nuevos archivos en una carpeta diferente o cambie la carpeta predeterminada en la unidad.

• Elimine los archivos no utilizados de la carpeta actual para liberar espacio.

• Si el problema persiste, borre la caché del navegador y vuelva a intentarlo.

Resolver los errores "Tipo de archivo no permitido" o "Tipo de archivo no válido" al cargar archivos

Error: "Tipo de archivo no permitido" o "Tipo de archivo no válido"

Los errores "Tipo de archivo no permitido" y "Tipo de archivo no válido" se producen al cargar un archivo que está restringido por la configuración de tipo de archivo del sistema. Esto puede suceder si se bloquean formatos de archivo específicos o si hay caracteres especiales en el nombre del archivo.

Pasos para resolverlo:

Para comprobar y ajustar los formatos de archivo permitidos, siga estos pasos:

1. Vaya a Configuración () > Portal de la base de conocimientos > General > Configuración de Drive en el portal de la base de conocimientos.

   De forma predeterminada, está seleccionada la opción Permitir todos los formatos de medios .

2. Si esta opción está habilitada, intente volver a cargar sus archivos o imágenes.

3. Si se seleccionan formatos de archivo específicos para restringir, debe eliminar estas restricciones para cargar los archivos deseados.

4. Una vez hecho esto, haga clic en Guardar.

NOTA

Asegúrese de que los nombres de archivo de los archivos cargados no incluyan los caracteres +, %, # o =".