Vous pouvez contrôler l’accès au contenu de votre base de connaissances au niveau du projet, de l’espace de travail ou de la langue. Les utilisateurs et les groupes peuvent avoir un accès activé ou restreint au niveau de l’espace de travail ou de la langue, selon les besoins.
Gestion du rôle et de l’accès au contenu
Pour gérer le rôle et l’accès au contenu,
Naviguez dans () > Users & permissions dans la barre de navigation de gauche du portail de la base de connaissances.
Dans le panneau de navigation de gauche, naviguez vers Content access.
Vous pouvez consulter tous les espaces de travail et les langues disponibles dans le projet.
La section Gérer l’accès au contenu se trouve sur le côté droit de l’écran. Il affiche les paramètres d’accès au contenu existants pour les utilisateurs et groupes d’utilisateurs de votre projet. À partir de là, vous pouvez examiner et gérer les autorisations d’accès pour vous assurer que les bons utilisateurs disposent du niveau d’accès approprié.
Dans la section Gérer l’accès au contenu , survolez les utilisateurs ou les groupes, et trois icônes apparaissent :
Édition () : Modifiez l’accès au contenu pour un utilisateur et cliquez sur l’icône Enregistrer () pour appliquer les modifications ou Annuler () pour revenir en arrière.
Refuser () : Restreignez l’accès à un contenu spécifique pour l’utilisateur.
Supprimer () : Supprime l’accès explicite de l’utilisateur à ce niveau de contenu. L’utilisateur peut toujours accéder à ce contenu s’il a hérité de l’accès d’un parent au niveau du propriétaire. Pour en savoir plus, consultez Héritage de blocs.
Sélectionnez les cases à cocher à côté des utilisateurs pour appliquer des actions en bloc telles que modifier, refuser ou supprimer.
Cliquez sur l’icône requise pour effectuer la fonction correspondante.
Vous pouvez filtrer les données utilisateur disponibles sur cette page par Projet, Espace de travail et Langue en utilisant l’option Filtrer en haut à droite, ou en cliquant sur l’espace de travail en vue arborescente et la sélection de langue à gauche.
Cliquez sur le bouton Attribuer l’accès au projet pour attribuer un accès complet au contenu au niveau du projet à tous les utilisateurs et groupes d’utilisateurs existants.
La boîte de dialogue Assigner l’accès au projet : Projet complet apparaît.
Cliquez sur la liste déroulante Modifier le rôle de contenu pour choisir l’un des rôles de contenu : Éditeur, Rédacteur de brouillon et Évaluateur.
Le champ d’accès au contenu sera défini par défaut au niveau du projet.
NOTE
Si un utilisateur appartient à plusieurs groupes de lecteurs ayant accès au même contenu, et que l’un de ces groupes a des restrictions, la restriction prendra priorité. Cela signifie que l’utilisateur se verra refuser l’accès au contenu, indépendamment des autorisations accordées par d’autres groupes de lecteurs.
Bloc des comptes hérités
Le bouton Block Inherited Accounts ne devient visible que lorsque vous sélectionnez un espace de travail et une langue spécifiques depuis la vue arborescente à gauche.
Lorsqu’elle est activée, cette option empêche tous les utilisateurs hérités et futurs d’accéder à l’espace de travail ou à la langue sélectionnée. Cependant, votre utilisateur conservera l’accès puisque vous avez effectué l’héritage de blocs.
Pour plus d’informations, lisez l’article sur l’héritage de blocs.
Comprendre la préséance d’autorisation
Dans Document360, les permissions suivent un ordre clair : du niveau le plus large jusqu’au plus spécifique. Comprendre cela vous aide à prédire qui peut accéder à quoi, et pourquoi.
Hiérarchie des permissions
Les permissions sont héritées dans cet ordre (du niveau le plus élevé au plus bas) :
Project → Workspace → Language → Category → Article
Les autorisations définies à un niveau supérieur s’appliquent automatiquement à tous les niveaux inférieurs. Ceci s’appelle un accès hérité car l’utilisateur reçoit un accès depuis un niveau parent au lieu d’y être ajouté directement.
Si vous donnez ensuite une permission directement à l’utilisateur à un niveau inférieur, cette permission a priorité sur celle héritée. On appelle cela l’accès explicite car l’utilisateur a été ajouté directement à ce niveau spécifique.
Par exemple, l’utilisateur A obtient l’accès à l’éditeur au niveau anglophone. Cela se répercute automatiquement à toutes les catégories et articles sous la catégorie anglaise. C’est un accès hérité.
Si vous attribuez ensuite la permission du Réviseur directement à une catégorie spécifique, cet accès explicite supprime la permission héritée de l’éditeur, faisant de l’utilisateur A un Réviseur pour cette catégorie et tout ce qui s’y trouve, tout en restant un éditeur partout ailleurs sous anglais. Cela s’explique par le fait qu’une autorisation de niveau inférieur supprime toujours les autorisations héritées.
NOTE
Par défaut, les permissions sont toujours descendantes. Si vous devez arrêter ce flux complètement à un niveau spécifique, pour qu’aucun accès hérité ne l’atteigne, utilisez l’héritage de blocs. C’est différent de l’annulation d’une autorisation ; Cela supprime complètement tout accès hérité et vous permet de repartir à zéro. Voir Héritage de blocs.
FAQ
Si un lecteur a deux comptes avec le même identifiant email, l’un avec la connexion standard et l’autre avec des identifiants SSO, son accès au contenu sera-t-il supprimé ou remplacé ?
Non, si un lecteur possède deux comptes avec le même identifiant email, l’un avec la connexion standard et l’autre avec les identifiants SSO, chaque compte conservera son propre accès au contenu déterminé par les rôles et permissions attribués.
Pourquoi un espace de travail nouvellement créé n’apparaît-il pas dans les paramètres d’accès au contenu pour les groupes d’utilisateurs ?
Si vous avez récemment créé un espace de travail et qu’il n’apparaît pas dans le menu déroulant d’accès au contenu lors de l’attribution de rôles ou d’autorisations à des groupes d’utilisateurs, c’est probablement parce que l’espace de travail n’a pas encore publié d’articles.
Les espaces de travail sans contenu publié sont temporairement exclus de la liste d’accès au contenu, car il n’y a pas de contenu auquel attribuer l’accès.
Pour résoudre cela :
Publiez au moins un article dans le nouvel espace de travail.
Une fois publié, l’espace de travail apparaîtra dans la liste déroulante d’accès au contenu pour attribuer les rôles et permissions.
Si le problème persiste même après la publication d’un article, veuillez contacter l’équipe de support de Document360 pour obtenir une assistance supplémentaire.
Si j’accorde l’accès à une catégorie racine dans le portail de la base de connaissances, les utilisateurs auront-ils automatiquement accès à ses sous-catégories ?
Oui, par défaut, l’accès à une catégorie racine est hérité par toutes ses sous-catégories. Si vous souhaitez restreindre toute une branche de sous-catégorie, afin que l’accès hérité cesse d’y entrer — utilisez l’héritage de blocs au lieu de refuser manuellement les utilisateurs individuels. Voir Héritage de blocs pour plus de détails.
Pourquoi un utilisateur ne peut-il pas accéder à une catégorie alors qu’un accès est accordé ?
Un utilisateur peut appartenir à plusieurs groupes avec des permissions d’accès différentes. Si un groupe assigné à l’utilisateur a un accès restreint à une catégorie, la restriction prendra priorité. En conséquence, l’utilisateur ne pourra pas consulter le contenu, même si l’accès est accordé via un autre groupe.