Plans prenant en charge cette fonctionnalité : Professional Business Enterprise
Vous pouvez contrôler l’accès au contenu de votre base de connaissances au niveau du projet, de l’espace de travail ou de la langue. Les comptes d’équipe et les groupes peuvent avoir un accès activé ou restreint à chaque niveau de travail ou langue selon vos besoins.
Gestion du rôle et de l’accès au contenu
Pour gérer le rôle et l’accès au contenu,
Naviguez dans () > Users & permissions dans la barre de navigation de gauche du portail de la base de connaissances.
Dans le panneau de navigation de gauche, naviguez vers Content access.
Vous pouvez consulter tous les espaces de travail et les langues disponibles dans le projet.
La section Gérer l’accès au contenu se trouve sur le côté droit de l’écran. Il affiche les paramètres d’accès au contenu existants pour les comptes d’équipe et les groupes de comptes d’équipe de votre projet. À partir de là, vous pouvez examiner et gérer les autorisations d’accès pour vous assurer que les bons utilisateurs disposent du niveau d’accès approprié.
Dans la section Gérer l’accès au contenu , survolez les comptes ou groupes d’équipe, et trois icônes apparaissent :
Édition () : Modifiez l’accès au contenu d’un compte d’équipe et cliquez sur l’icône Enregistrer () pour appliquer des modifications ou Annuler () pour revenir en arrière.
Refuser () : Restreignez l’accès à un contenu spécifique pour le compte de l’équipe.
Supprimer () : Supprimer le compte d’équipe de la liste d’accès.
Sélectionnez les cases à cocher à côté des comptes d’équipe pour appliquer des actions en bloc telles que modifier, refuser ou supprimer.
Cliquez sur l’icône requise pour effectuer la fonction correspondante.
Vous pouvez filtrer les données du compte Team disponibles sur cette page par Projet, Espace de travail et Langue en utilisant l’option Filtrer en haut à droite, ou en cliquant sur l’espace de travail en vue arborescente et la sélection de langue à gauche.
Cliquez sur le bouton Assigner l’accès au projet pour attribuer un accès complet au contenu au niveau du projet à tous les comptes d’équipe et groupes de comptes d’équipe existants.
La boîte de dialogue Assigner l’accès au projet : Projet complet apparaît.
Cliquez sur la liste déroulante Modifier le rôle de contenu pour choisir l’un des rôles de contenu : Éditeur, Rédacteur de brouillon et Évaluateur.
Le champ d’accès au contenu sera défini par défaut au niveau du projet .
NOTE
Si un utilisateur appartient à plusieurs groupes de lecteurs ayant accès au même contenu, et que l’un de ces groupes a des restrictions, la restriction prendra priorité. Cela signifie que l’utilisateur se verra refuser l’accès au contenu, indépendamment des autorisations accordées par d’autres groupes de lecteurs.
Bloc des comptes hérités
Le bouton Block Inherited Accounts ne devient visible que lorsque vous sélectionnez un espace de travail et une langue spécifiques depuis la vue arborescente à gauche.
Lorsqu’elle est activée, cette option empêche tous les comptes d’équipe hérités et futurs d’accéder à l’espace de travail ou à la langue sélectionnée. Cependant, votre compte d’équipe conservera l’accès puisque vous avez effectué l’héritage de blocs.
Pour plus d’informations, lisez l’article sur l’héritage de blocs.
Comprendre la préséance d’autorisation
Document360 détermine l’accès effectif au contenu d’un utilisateur en évaluant les permissions à travers différents niveaux hiérarchiques et sources (individuel vs. groupe). Le système applique un modèle de préséance clair pour garantir des résultats cohérents et prévisibles.
Hiérarchie des permissions
Les permissions sont héritées dans cet ordre (du niveau le plus élevé au plus bas) :
Project → Workspace → Language → Category → Article
Les permissions définies à un niveau supérieur s’appliquent automatiquement àtous les niveaux inférieurs.
Si vous définissez une permission directement à un niveau inférieur, elle prend le dessus sur la permission héritée.
Par exemple, si l’utilisateur A reçoit l’autorisation de l’éditeur au niveau de la langue (anglais), cet accès de l’éditeur s’applique automatiquement à toutes les catégories et articles sous l’anglais car les permissions définies à un niveau supérieur sont héritées. Cependant, supposons que vous attribuiez plus tard l’autorisation Lecture à l’utilisateur A à un niveau de catégorie spécifique au sein de la même langue anglaise . Dans ce cas, la permission au niveau de la catégorie s’appliquera à cette catégorie et à tous ses articles. Cela s’explique par le fait qu’une autorisation de niveau inférieur supprime toujours les autorisations héritées.
FAQ
Si un lecteur a deux comptes avec le même identifiant email, l’un avec la connexion standard et l’autre avec des identifiants SSO, son accès au contenu sera-t-il supprimé ou remplacé ?
Non, si un lecteur possède deux comptes avec le même identifiant email, l’un avec la connexion standard et l’autre avec les identifiants SSO, chaque compte conservera son propre accès au contenu déterminé par les rôles et permissions attribués.
Pourquoi un nouvel espace de travail n’apparaît-il pas dans les paramètres d’accès au contenu pour les groupes de comptes d’équipe ?
Si vous avez récemment créé un espace de travail et qu’il n’apparaît pas dans la liste déroulante d’accès au contenu lors de l’attribution de rôles ou d’autorisations aux groupes de comptes d’équipe, c’est probablement parce que l’espace de travail n’a pas encore publié d’articles.
Les espaces de travail sans contenu publié sont temporairement exclus de la liste d’accès au contenu, car il n’y a pas de contenu auquel attribuer l’accès.
Pour résoudre cela :
Publiez au moins un article dans le nouvel espace de travail.
Une fois publié, l’espace de travail apparaîtra dans la liste déroulante d’accès au contenu pour attribuer les rôles et permissions.
Si le problème persiste même après la publication d’un article, veuillez contacter l’équipe de support de Document360 pour obtenir une assistance supplémentaire.
Si j’accorde l’accès à une catégorie racine dans le portail de la base de connaissances, les utilisateurs auront-ils automatiquement accès à ses sous-catégories ?
Oui, par défaut, l’accès à une catégorie racine est hérité par toutes ses sous-catégories. Si vous souhaitez restreindre l’accès à des sous-catégories spécifiques, vous devez refuser manuellement l’accès en naviguant dans la sous-catégorie, en sélectionnant Plus (⋯) > Sécurité > Portail de la base de connaissances (contrôle d’accès), et en mettant à jour les paramètres d’accès en conséquence.