Pipedrive es un CRM orientado a acuerdos que rastrea automáticamente llamadas, correos electrónicos y actividades de ventas a lo largo de tu pipeline. Cuando tu equipo añade nuevos leads, contactos o acuerdos en Pipedrive, los artículos correspondientes en la base de conocimiento —como resúmenes de cuenta, documentación de producto o guías de incorporación— suelen tener que crearse en Document360 junto con ellos. Al conectar Pipedrive y Document360 a través de Zapier, puedes automatizar esto: siempre que ocurra un evento específico en Pipedrive, Zapier crea automáticamente el artículo correspondiente en tu base de conocimientos.
Cuándo usar esta integración
- Tu equipo de ventas registra nuevas ofertas o contactos en Pipedrive y necesita crear un artículo correspondiente en la base de conocimientos en Document360 cada vez — por ejemplo, un brief específico de una oferta, una guía de producto o un resumen de cuenta.
- Quieres que la documentación se mantenga al ritmo de la actividad de tu pipeline sin necesidad de un traspaso manual entre tus equipos de ventas y documentación.
- Estás construyendo un flujo de trabajo de documentación donde los eventos de acuerdos CRM activan la creación de contenido, asegurando que tu base de conocimientos refleje el estado actual de tus operaciones de ventas.
Antes de que empieces
- Debes estar conectado a tu cuenta de Zapier.
- Debes tener una cuenta de Pipedrive con acceso al pipeline que quieres monitorizar.
- Debes tener preparado tu token API de Document360. Para generar uno, navega a Conexiones > Extensiones, localiza la tesela de Zapier y haz clic en Conectar para copiar el token.
Cómo configurar el Zap
Paso 1 — Crear un nuevo Zap
- Inicia sesión en tu cuenta de Zapier.
- Desde el menú de navegación de la izquierda, haz clic en Crear y luego selecciona Zaps.
- Se crea una nueva descarga con un flujo de Disparador y Acción .
Paso 2 — Conecta Pipedrive como disparador
- En el campo Trigger , elige Pipedrive.
- En el campo de evento Trigger , selecciona el evento que debería activar la descarga.
NOTA
Para cambiar la aplicación de disparo más adelante, haz clic en Cambiar en el campo de Disparador.
- Haz clic en el campo Cuenta — aparece un panel de Inicio de sesión.
- Introduce tus credenciales de Pipedrive y haz clic en Permitir e instalar. Zapier realiza una prueba para confirmar que el disparador está correctamente configurado.
Paso 3 — Conectar Document360 como la acción
- En el campo Acción , elige Document360.
- En el panel de Configuración, selecciona el evento deseado en el campo Evento .
- Haz clic en el campo Cuenta — aparece un panel de Inicio de sesión.
- Introduce tus credenciales de inicio de sesión y haz clic en Permitir.
Para generar el token API desde Document360:
- Navega a Conexiones > Extensiones en la barra de navegación izquierda del portal de la Base de conocimiento.
- En la casilla de extensión de Zapier , haz clic en Conectar.
- Haz clic en el icono de Copiar para copiar el token.
- Vuelve al panel de Zapier y pega el token de la API en el campo.
- Haz clic en sí, continuar con Document360.
- Puedes encontrar el proyecto Document360 conectado en la página de la cuenta Connect Document360 . Haz clic en continuar.
Paso 4 — Mapear los campos
- Mapea los campos requeridos de Pipedrive a Document360:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Título | Elige un título adecuado entre los campos disponibles de Pipedrive. |
| Contenido | Elige el contenido adecuado según las necesidades de tu negocio. |
| Versión | Selecciona el espacio de trabajo en tu proyecto Document360 donde debe crearse el artículo. |
| Idioma | Elige el idioma dentro del espacio de trabajo seleccionado. |
| Categoría | Selecciona la categoría bajo el idioma elegido donde se creará el artículo. |
| Publicar | Ponlo en Verdadero para publicar inmediatamente. Ponlo en Falso para guardar como borrador. |
NOTA
El botón Continuar solo se activa después de que se hayan asignado todos los campos necesarios.
- Haz clic en continuar.
Paso 5 — Probar y publicar el Zap
- En la sección de prueba, haz clic en Paso de prueba.
- Si tienes éxito, recibirás el mensaje de Un documento enviado a Document360.
- En tu portal Document360 encontrarás un artículo titulado en honor al acuerdo de Pipedrive, ubicado en la categoría que seleccionaste.
- Vuelve al panel de configuración de Zapier y haz clic en Siguiente, luego en Publicar.
- Revisa o edita el disparador y la configuración de acciones según sea necesario. Verás un mensaje de éxito: tu Zap está activado. Haz clic en Gestionar tu Zap para ir a la página de resumen de Zap.
Resumen de Zap
Una vez activado, puedes ver y gestionar el Zap desde el panel de control de Zapier. La página de resumen muestra el desencadenante, la acción y el historial de la carrera del Zap.
Cómo eliminar un Zap
- Navega hasta el panel de control de Zapier. Una lista de todos los Zaps existentes se muestra en la página de resumen.
- Haz clic en el icono de acciones de Zap () a la derecha del Zap que quieres eliminar y haz clic en Eliminar. El Zap se elimina permanentemente.
Mejores prácticas
- Configura Publicar en False al mapear campos para que los artículos activados por Pipedrive aparezcan en Document360 como borradores. Los títulos y descripciones de las operaciones de Pipedrive rara vez se formatean como documentación publicable: un paso de revisión garantiza la calidad antes de que el artículo se publique.
- Asigna el título de la operación al campo de título del artículo de Document360 para que cada nombre refleje la operación a la que corresponde. Esto facilita rastrear los artículos hasta su fuente en Pipedrive.
- Elige un evento desencadenante específico que marque un punto significativo en tu proceso de ventas — por ejemplo, que se esté creando un nuevo acuerdo o que alcance una etapa concreta — en lugar de activarse en cada actividad de Pipedrive, lo que podría generar artículos no deseados.