Si tu equipo utiliza Zoho CRM para gestionar leads y contactos, mantener tu base de conocimientos actualizada con información relevante sobre esos leads —como documentación de incorporación, artículos específicos de cuentas o guías de productos— requiere un esfuerzo manual cada vez que se añade un nuevo registro. Al conectar Zoho CRM y Document360 a través de Zapier, puedes automatizar esto: cada vez que se crea un nuevo contacto o cliente en Zoho CRM, Zapier crea automáticamente un artículo correspondiente en Document360.
Puedes configurar esta integración desde cero o usar la plantilla preconstruida de Zapier:
Cuándo usar esta integración
- Tu equipo de ventas o soporte añade nuevos leads o contactos en Zoho CRM y cada vez se debe crear un artículo correspondiente en la base de conocimiento —como un perfil de cliente, una guía de incorporación o un resumen de producto— en Document360.
- Quieres asegurarte de que la documentación relevante para cada nuevo registro CRM se cree automáticamente para que tu equipo no tenga que cambiar manualmente entre Zoho CRM y Document360.
- Estás construyendo un flujo de trabajo de documentación donde los eventos CRM activan la creación de contenido, manteniendo tu base de conocimiento alineada con tu pipeline de ventas.
Antes de que empieces
- Debes estar conectado a tu cuenta de Zapier.
- Debes tener una cuenta CRM de Zoho con permiso para conectarte a Zapier.
- Debes tener preparado tu token API de Document360. Para generar uno, navega a Conexiones > Extensiones, localiza la casilla de Zapier y haz clic en Conectar para copiar el token.
Cómo configurar el Zap
Paso 1 — Crear un nuevo Zap
- Inicia sesión en tu cuenta de Zapier.
- Desde el menú de navegación de la izquierda, haz clic en Crear y luego selecciona Zaps.
- Se crea una nueva descarga con un flujo de Disparador y Acción .
Paso 2 — Conecta Zoho CRM como desencadenante
- En el campo Trigger , elige Zoho CRM.
- En el campo de evento Trigger , selecciona el evento que debería activar la descarga.
NOTA
Para cambiar la aplicación de disparo más adelante, haz clic en Cambiar en el campo de Disparador.
- Haz clic en el campo Cuenta — aparece un panel de Inicio de sesión.
- Selecciona el dominio Zoho al que pertenece tu cuenta. El campo de dominio es opcional: seleccionarlo solo si tu cuenta de Zoho está en un dominio regional específico.
- Haz clic en sí, continuar con Zoho CRM.
- Introduce tus credenciales de Zoho CRM y haz clic en Aceptar.
- Haz clic en continuar. Zapier realiza una prueba para confirmar que el disparador está correctamente configurado.
Paso 3 — Conectar Document360 como la acción
- En el campo Acción , elige Document360.
- En el panel de Configuración, selecciona el evento deseado en el campo Evento .
- Haz clic en el campo Cuenta — aparece un panel de Inicio de sesión.
- Introduce tus credenciales de inicio de sesión y haz clic en Permitir.
Para generar el token API desde Document360:
- Navega a Conexiones > Extensiones en la barra de navegación izquierda del portal de la Base de conocimiento.
- En la casilla de extensión de Zapier , haz clic en Conectar.
- Haz clic en el icono de Copiar para copiar el token.
- Vuelve al panel de Zapier y pega el token de la API en el campo.
- Haz clic en sí, continuar con Document360.
- Puedes encontrar el proyecto Document360 conectado en la página de la cuenta Connect Document360 . Para usar otra cuenta más adelante, haz clic en Cambiar.
- Haz clic en continuar.
Paso 4 — Mapear los campos
- Mapea los campos necesarios de Zoho CRM a Document360:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Versión | Selecciona el espacio de trabajo en tu proyecto Document360 donde debe crearse el artículo. |
| Idioma | Elige el idioma dentro del espacio de trabajo seleccionado. |
| Artículo | Elige el artículo deseado de la categoría deseada. |
| Publicar | Configura en Verdadero para publicar el artículo inmediatamente. Ponlo en Falso para guardarlo como borrador. |
- Haz clic en continuar.
Paso 5 — Probar y publicar el Zap
- En la sección de prueba, haz clic en Paso de prueba.
- Si tienes éxito, recibirás el mensaje de Un documento enviado a Document360.
- En tu portal Document360, encontrarás el artículo titulado "Fuente Principal en Zoho CRM" en la categoría que seleccionaste.
- Vuelve al panel de configuración de Zapier y haz clic en Continuar, luego en Publicar.
- Revisa o edita los ajustes de disparo y acciones según necesites, y luego activa el interruptor de Zap.
- Verás un mensaje de éxito: tu Zap está activado. Haz clic en Gestionar tu Zap para ir a la página de resumen de Zap.
Resumen de Zap
Una vez activado, puedes ver y gestionar el Zap desde el panel de control de Zapier. La página de resumen muestra el desencadenante, la acción y el historial de la carrera del Zap.
Cómo eliminar un Zap
- Navega hasta el panel de control de Zapier. Una lista de todos los Zaps existentes se muestra en la página de resumen.
- Haz clic en el icono de flecha (>) a la derecha del Zap que quieres eliminar y haz clic en Apagar y eliminar Zap. El Zap se elimina permanentemente.
Mejores prácticas
- Configura Publicar en False al mapear campos para que los artículos activados por Zoho CRM aparezcan en Document360 como borradores. Esto da a tu equipo la oportunidad de revisar y adaptar el contenido al contacto o prospecto específico antes de que se publique.
- Utiliza una categoría dedicada en Document360 para artículos activados por CRM — por ejemplo, "Perfiles de clientes" o "Documentación de prospectos" — para que este contenido automatizado se mantenga organizado y no se mezcle con artículos escritos a mano.
- Elige un evento desencadenante específico en Zoho CRM que coincida con el punto adecuado en tu flujo de trabajo de ventas — por ejemplo, activar un nuevo contacto en lugar de una actualización de contacto — para evitar crear artículos innecesarios para cada actividad de CRM.