Dans Document360, les utilisateurs sont des membres de l’équipe qui accèdent au portail de la base de connaissances pour créer, éditer, examiner et gérer le contenu. Cet article explique comment fonctionne le modèle utilisateur, les rôles disponibles, et renvoie à tout ce dont vous avez besoin pour gérer les utilisateurs dans votre projet.
Utilisateurs vs. lecteurs
Document360 propose deux types de comptes distincts selon ce que chacun doit faire :
| Type de compte | Qui ils sont | Où ils travaillent |
|---|---|---|
| Utilisateur | Membres de l’équipe qui créent, éditent, évaluent et gèrent le contenu. Auparavant appelés comptes Team. | Le portail de la base de connaissances (interface d’auteur et d’administration) |
| Lecteur | Les utilisateurs finaux ou les clients qui consomment la base de connaissances publiée. Ils ne rédigent pas de contenu. | Le site de la base de connaissances publié |
Les utilisateurs sont gérés dans les paramètres > Utilisateurs et permissions > Utilisateurs & groupes. Les lecteurs sont gérés séparément dans les paramètres > Utilisateurs et permissions > Lecteurs.
NOTE
Tout utilisateur existant disposant des autorisations concernées peut ajouter ou gérer des utilisateurs et attribuer un accès au contenu ou au portail.
Comment les rôles de portail et de contenu fonctionnent ensemble
Chaque utilisateur se voit attribuer deux dimensions de rôle indépendantes qui définissent ensemble ce qu’il peut faire :
- Rôle du portail — Contrôle les zones administratives du portail de la base de connaissances auxquelles un utilisateur peut accéder, telles que les paramètres, la facturation, les intégrations et la gestion des utilisateurs.
- Rôle de contenu — Contrôle les actions liées au contenu qu’un utilisateur peut effectuer, telles que créer, éditer, relire ou publier des articles.
Ces deux dimensions sont attribuées séparément. Un utilisateur peut avoir un large accès administratif mais des autorisations de contenu limitées, ou inversement. Pour un détail complet de ce que chaque rôle permet, voir Rôles et permissions.
Rôles par défaut du portail et rôles de contenu
Rôles du portail
| Rôle | Description |
|---|---|
| Propriétaire | Accès complet à toutes les fonctionnalités, y compris la facturation. Un seul propriétaire peut être assigné par projet à la fois. |
| Administration | Accès à toutes les fonctionnalités sauf la facturation. Peut gérer les utilisateurs, les projets et les configurations. |
| Contributeur | Peut créer, éditer et publier des articles brouillons et des pages de catégorie. Accès limité aux paramètres administratifs. |
| Critique | Vous pouvez vous connecter au portail et accéder aux articles qui leur sont attribués pour consultation. |
| Rôle personnalisé | Un ensemble personnalisé de permissions de portail définies pour votre organisation. Créé et géré dans Rôles et permissions. |
Rôles de contenu
| Rôle | Description |
|---|---|
| Rédacteur de brouillons | Peut créer et modifier des articles et des pages de catégories, mais ne peut pas les publier. |
| Rédacteur en chef | Peut gérer des articles, des catégories, des drives, des flux de travail et la réutilisation de contenu. |
| Critique | Peut ajouter des commentaires, mettre à jour les statuts des flux de travail et fixer des dates d’échéance — mais ne peut pas éditer ni publier des articles. |
| Aucun | Aucune autorisation de contenu n’est attribuée. Utile pour les utilisateurs dont l’accès est limité aux tâches administratives uniquement. |
Quand utiliser des groupes
Les groupes vous permettent d’organiser les utilisateurs et de gérer collectivement leur accès au contenu. Au lieu d’attribuer un accès au contenu à chaque utilisateur individuellement, vous attribuez l’accès au niveau du groupe et ajoutez des utilisateurs au groupe.
Utilisez les groupes lorsque :
- Plusieurs utilisateurs partagent les mêmes exigences d’accès au contenu.
- Vous souhaitez mettre à jour l’accès pour une équipe sans modifier chaque utilisateur individuellement.
- Vous gérez l’accès à grande échelle au sein de grandes équipes ou départements.
NOTE
Pour les utilisateurs, l’accès est hérité — ils peuvent voir à la fois les catégories et les sous-catégories, sauf si l’accès est explicitement restreint. L’appartenance au groupe ne prévaut pas les restrictions d’accès au contenu assigné individuellement.
La page Utilisateurs & groupes
Pour accéder aux comptes et groupes de l’équipe :
- Naviguez dans Paramètres () > Utilisateurs et sécurité dans la barre de navigation de gauche du portail de la base de connaissances.
- Dans le panneau de navigation de gauche, naviguez vers les comptes Équipe et groupes > les comptes Équipe.
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Éléments clés de l’onglet Utilisateurs :
| Élément | Description |
|---|---|
| R. Recherche par nom ou email | Recherchez un utilisateur par nom ou email |
| B. Liste des utilisateurs | Affiche le nom et l’adresse e-mail de tous les utilisateurs du projet |
| C. Statut | Indique si le compte est actif ou inactif. Un statut inactif indique que le compte a été désactivé. |
| D. Rôle | Affiche le rôle du portail, tel que Propriétaire, Administrateur, Contributeur ou un rôle personnalisé |
| E. Rôle et accès au contenu | Affiche le rôle de contenu et l’accès au contenu attribués au compte |
| F. Nom du groupe | Si le compte appartient à un groupe, le nom du groupe sera affiché |
| G. Dernière apparition | Affiche la dernière fois que l’utilisateur a été actif. Pour les utilisateurs inactifs, une option pour envoyer un e-mail d’activation s’affichera. |
Lorsque vous sélectionnez un utilisateur, les options suivantes apparaissent :
| Action | Description |
|---|---|
| Convertir en compte SSO | Convertir l’utilisateur en un compte SSO |
| Convertir en compte lecteur | Convertir l’utilisateur en compte lecteur |
| Désactiver / Activer | Désactivez ou activez l’utilisateur. Vous pouvez aussi choisir de convertir l’utilisateur en lecteur ou de supprimer l’utilisateur. |
Lorsque vous survolez un utilisateur, les icônes suivantes apparaissent :
| Icône | Description |
|---|---|
| Notifications par e-mail () | Consultez l’historique des activités des emails des 30 derniers jours |
| Modifier () | Modifier la configuration de l’utilisateur |
Autres éléments sur la page :
| Élément | Description |
|---|---|
| Aperçu de l’utilisation des comptes | Indique combien d’utilisateurs sont autorisés dans votre forfait et combien ont été créés |
| CSV à l’exportation | Exportez la liste des utilisateurs sous forme de fichier CSV |
| Filtre | Utilisez des filtres pour restreindre les résultats par type de portail, type de compte ou statut |
| Ajouter | Ajouter un nouvel utilisateur |
Dans cette section
Les articles ci-dessous couvrent l’ensemble du cycle de vie de la gestion utilisateur dans Document360 :
- Ajouter un nouvel utilisateur — Invitez les membres de l’équipe et attribuez leur rôle dans le portail, le rôle de contenu et leur niveau d’accès.
- Importez des utilisateurs — Ajoutez plusieurs utilisateurs simultanément en utilisant une importation CSV.
- Modifier l’utilisateur — Mettre à jour le rôle du portail ou les autorisations d’accès au contenu d’un utilisateur existant.
- Désactiver ou supprimer un utilisateur — Désactivez temporairement ou définitivement un utilisateur du projet.
- Convertir utilisateur en lecteur — Changer un compte utilisateur en compte lecteur.
- Convertir l’utilisateur en SSO — Passer un utilisateur à l’authentification Single Sign-On.
- Filtrer et exporter les utilisateurs — Filtrer la liste d’utilisateurs par rôle ou statut, puis exporter en CSV.
- Gestion des groupes d’utilisateurs — Créez et gérez des groupes pour attribuer des rôles partagés et l’accès à plusieurs utilisateurs simultanément.
FAQ
Comment créer un utilisateur qui ne peut gérer que la réutilisation du contenu ?
Créez un rôle de contenu personnalisé pour accorder à un utilisateur la permission de gérer la réutilisation de contenu — variables, extraits, glossaires et modèles — exclusivement.
Création d’un rôle de contenu personnalisé
Naviguez dans Paramètres > Utilisateurs et permissions dans la barre de navigation de gauche du portail de la base de connaissances.
Dans le panneau de navigation de gauche, naviguez vers Rôles et permissions.
Dans l’onglet Rôle Contenu , cliquez sur Nouveau rôle de contenu. Le panneau Créer un rôle de contenu apparaîtra.
Saisissez le nom et la description du poste souhaités.
Dans la section Fonctionnalités , descendez jusqu’à réutiliser le contenu et sélectionnez les cases à cocher pour Voir, Mettre à jour, Supprimer et Publier.
Cliquez sur Créer un rôle.
NOTE
Pour plus d’informations, voir Rôles et permissions.
Créer un utilisateur pour gérer uniquement la réutilisation du contenu
Naviguez dans Paramètres > Utilisateurs et permissions dans la barre de navigation de gauche du portail de la base de connaissances.
Dans le panneau de navigation de gauche, naviguez vers Utilisateurs & groupes.
Dans l’onglet Utilisateur , cliquez sur Ajouter et sélectionnez Utilisateur. La boîte de dialogue Nouvel utilisateur apparaîtra.
Saisissez l’adresse e-mail de l’utilisateur. Vous pouvez ajouter jusqu’à 5 adresses e-mail en même temps, séparées par des virgules.
Sélectionnez la case utilisateur SSO si vous ajoutez l’utilisateur en tant qu’utilisateur SSO.
Définissez le rôle du projet sur Contributeur.
Dans le champ de rôle Contenu , sélectionnez le rôle de contenu personnalisé que vous venez de créer.
Si nécessaire, restreignez l’accès au contenu en sélectionnant Aucun, ou sélectionnez Tous pour un accès complet à la réutilisation du contenu.
Cliquez sur Nouvel utilisateur.
Cela crée un utilisateur qui ne peut consulter, mettre à jour et supprimer uniquement des éléments de réutilisation de contenu.
Comment créer un utilisateur qui ne peut gérer que les utilisateurs et les paramètres de sécurité ?
Créez un rôle de portail personnalisé pour accorder à un utilisateur la permission de gérer exclusivement les utilisateurs et la sécurité.
Création d’un rôle personnalisé sur un portail
Naviguez dans Paramètres > Utilisateurs & permissions > Rôles & autorisations dans le portail de la base de connaissances.
Dans l’onglet Rôle du portail , cliquez sur Nouveau rôle du portail. Le panneau Créer un rôle de portail apparaîtra.
Saisissez le nom et la description du poste souhaités.
Dans la section Fonctionnalités , descendez jusqu’à Rôles, Comptes & groupes et Visibilité du site, puis sélectionnez les cases Afficher et Mettre à jour . L’option Vue dans les paramètres du projet sera sélectionnée par défaut.
Cliquez sur Créer un rôle.
NOTE
Pour plus d’informations, voir Rôles et permissions.
Créer un utilisateur pour gérer uniquement les utilisateurs et la sécurité
Naviguez dans Paramètres > Utilisateurs & permissions > Utilisateurs & groupes dans le portail de la base de connaissances.
Dans l’onglet Utilisateurs , cliquez sur Ajouter et sélectionnez Utilisateur. La boîte de dialogue Nouvel utilisateur apparaîtra.
Saisissez l’adresse e-mail de l’utilisateur.
Dans la section Rôle Projet , sélectionnez le rôle personnalisé du portail que vous venez de créer.
Sélectionnez le poste de contenu que vous souhaitez.
Cliquez sur Nouvel utilisateur.
Cela crée un utilisateur qui ne peut consulter et mettre à jour que la section Utilisateurs & permissions .
Mettre à jour un utilisateur existant pour gérer uniquement les utilisateurs et la sécurité
Après avoir créé le rôle personnalisé du portail :
Naviguez dans Paramètres > Utilisateurs et permissions > Utilisateurs & groupes dans le portail de la base de connaissances.
Survolez l’utilisateur désiré et cliquez sur l’icône Modifier .
Dans la section Rôle de projet , cliquez sur Gérer le rôle de projet.
Sélectionnez le rôle personnalisé du portail précédemment créé dans l’onglet Rôle du portail .
Cliquez sur Mettre à jour.
Cela limite les permissions de l’utilisateur à consulter et mettre à jour uniquement la section Utilisateurs & permissions .