Kategorien sind das Rückgrat Ihrer Wissensdatenbank. Sie geben Ihrer Dokumentation eine Struktur, helfen den Lesern, zu den richtigen Inhalten zu navigieren, und erleichtern es Ihrem Team, Artikel im Laufe der Zeit zu organisieren und zu pflegen.
In Document360 funktioniert eine Kategorie wie ein Ordner, der verwandte Artikel unter einem gemeinsamen Thema gruppiert. Man kann Kategorien bis zu sieben Ebenen tief verschachteln, ihren Typ ändern, sie über Arbeitsbereiche verschieben und ihre Sichtbarkeit steuern – alles über das Knowledge Base-Portal.
Warum Kategorien wichtig sind
Ohne eine klare Kategorienstruktur werden selbst die am besten geschriebenen Artikel schwer zu finden. Gut organisierte Kategorien:
- Verbesserung der Navigation: Leser können durch eine logische Hierarchie blättern, anstatt sich ausschließlich auf die Suche zu verlassen.
- Reduzieren Sie Doppelarbeit: Das Gruppieren verwandter Artikel an einem Ort verhindert, dass dieselben Informationen über die gesamte Wissensdatenbank verteilt werden.
- Workflows des Support-Teams: Kategorien erleichtern die Zuordnung von Eigentümern, das Nachverfolgen des Inhaltsstatus und die Verwaltung von Bewertungen über große Dokumentationssets hinweg.
- Verbesserung der Auffindbarkeit: Eine gut benannte Kategorienhierarchie hilft sowohl Lesern als auch Suchmaschinen, die Struktur Ihrer Inhalte zu verstehen.
Kategorienhierarchie
Jede Kategorie in Document360 liegt in einer Hierarchie. Oben befindet sich die Wurzelkategorie, und darunter können Sie bis zu sechs Unterkategorie-Level erstellen, was eine maximale Tiefe von sieben Stufen ergibt.
Verwenden Sie bis zu drei Unterkategorieebenen für optimale Navigation. Zwei Ebenen sind ideal für die meisten Wissensdatenbanken. Tiefere Hierarchien können es den Lesern erschweren, Inhalte ohne Suche zu finden.
Leg los.
| Artikel | Was es abdeckt |
|---|---|
| Kategorie erstellen Erfahren Sie mehr → |
Füge deiner Wissensdatenbank eine neue Kategorie oder Unterkategorie hinzu. Deckt alle fünf Erstellungsmethoden und die Anpassung von Kategorie-Symbolen ab. |
| Kategorientypen Erfahren Sie mehr → |
Verstehen Sie die vier Kategorientypen: Ordner, Index, Seite und GitHub, und wann Sie jeden einzelnen verwenden sollten. |
| Abbildung einer Kategorie mit einem Ordner in Drive Erfahren Sie mehr → |
Ordne einen Drive-Ordner einer Kategorie zu, damit hochgeladene Bilder automatisch an der richtigen Stelle gespeichert werden. |
| Zugkategorie Erfahren Sie mehr → |
Verschieben Sie eine Kategorie und alle ihre Inhalte innerhalb oder zwischen Arbeitsbereichen. |
| Klon-Kategorie Erfahren Sie mehr → |
Erstellen Sie eine exakte Kopie einer Kategorie und ihrer Artikel innerhalb oder zwischen Arbeitsbereichen. |
| Kategorie löschen Erfahren Sie mehr → |
Entferne eine Kategorie und ihren Inhalt dauerhaft. Gelöschte Artikel landen für 30 Tage im Papierkorb. |
| Kategorie Verstecken & Enthidden Erfahren Sie mehr → |
Stellen Sie eine Kategorie vorübergehend auf der Knowledge Base-Seite aus, ohne sie zu löschen. |
| Umbenennungskategorie Erfahren Sie mehr → |
Aktualisieren Sie den Anzeigenamen einer Kategorie. Eine Umbenennung ändert nicht die URLs des Kategorien-Slugs oder Artikels. |
| Stern-Kategorie Erfahren Sie mehr → |
Füge häufig genutzte Kategorien zu deiner Sternenliste hinzu, um schnellen Zugriff im Portal zu erhalten. |
Best Practices
- Halten Sie Namen klar und leserzentriert: Kategoriennamen sollten beschreiben, was die Leser darin finden werden, nicht wie Ihr Team intern Inhalte klassifiziert. Vermeiden Sie Abkürzungen, Fachjargon und übermäßig technische Begriffe.
- Verwenden Sie konsistente Formatierung: Entscheiden Sie sich für einen Titel- oder Satzkasus und halten Sie sich in allen Kategorien daran.
- Hierarchietiefe begrenzen: Zielen Sie auf zwei bis drei Unterkategorieebenen. Tiefere Strukturen erhöhen die kognitive Belastung und verringern die Entdeckungsfähigkeit.
- Vermeiden Sie leere Kategorien: Kategorien ohne veröffentlichte Artikel erscheinen nicht auf der Knowledge Base-Website und können Ihr Team während der Inhaltsplanung verwirren.
- Plane, bevor du baust: Skizziere deine Kategoriestruktur, bevor du Artikel erstellst. Eine spätere Umstrukturierung ist möglich, aber zeitaufwendig.
- Verwenden Sie Schlüsselwörter in Kategorienamen: Kategoriennamen erscheinen in Seitentiteln und in der Navigation. Die Wahl beschreibender, schlüsselwortbewusster Namen verbessert SEO.
FAQ
Gibt es eine Begrenzung für die Anzahl der Kategorien, die ich erstellen kann?
Ja, du kannst bis zu 1.000 Kategorien pro Arbeitsbereich erstellen.
Wie viele Unterkategorie-Level kann ich erstellen?
Sie können bis zu sieben Ebenen erstellen: eine Wurzelkategorie und sechs Unterkategorieebenen. Die Option Neue Kategorie wird inaktiv, sobald du die siebte Stufe erreichst.
Wie hoch ist das Zeichenlimit für einen Kategorienamen?
Kategoriennamen haben eine Begrenzung von 300 Zeichen, einschließlich Leerzeichen.
Warum ist eine Kategorie auf der Knowledge Base-Seite nicht sichtbar?
Eine Kategorie darf auf der Knowledge Base-Seite nicht erscheinen, wenn:
- Alle darin enthaltenen Artikel sind versteckt oder nicht veröffentlicht.
- Die Kategorie ist leer (es wurden keine Artikel hinzugefügt).
- Die Kategorie selbst ist verborgen.
Stellen Sie sicher, dass mindestens ein Artikel in der Kategorie veröffentlicht und sichtbar ist.
Kann ein Artikel mehreren Kategorien zugeordnet werden?
Ja. Sie können einen Artikel mit der Option Replikieren () in mehreren Kategorien anzeigen. Replizierte Artikel teilen denselben Inhalt. Das Aktualisieren des Quellartikels aktualisiert automatisch alle replizierten Versionen.
Kann ich Kategorien nach ihrer Erstellung neu anordnen?
Ja. Verwenden Sie den Drag-and-Drop-Handle () neben einem Kategorienamen im Bereich Kategorien & Artikel, um ihn neu zu ordnen.