Wenn Ihr Team ein Google Sheets-Protokoll aller Artikel in Ihrer Document360-Wissensdatenbank führt – also Titel, Kategorien, Veröffentlichungsdaten oder andere Metadaten – ist es repetitiv und leicht zu vergessen, dieses Blatt manuell jedes Mal zu aktualisieren, wenn ein neuer Artikel hinzugefügt wird. Indem Sie Document360 und Google Sheets über Zapier verbinden, können Sie dies automatisieren: Wann immer ein neues Artikelereignis in Document360 auftritt, fügt Zapier automatisch eine neue Zeile zu Ihrer zugewiesenen Tabelle hinzu.
Wann sollte diese Integration verwendet werden
- Ihr Team verfolgt Inhalte der Wissensdatenbank in einer Google Sheet – zum Beispiel in einem Inhaltskalender, einem Artikelinventar oder einem Review-Log – und möchte, dass sie automatisch aktualisiert werden, sobald Artikel in Document360 hinzugefügt oder geändert werden.
- Sie berichten über Aktivitäten der Wissensdatenbank an Stakeholder, die in Google Sheets arbeiten und einen aktuellen Datensatz ohne manuelle Exporte benötigen.
- Sie möchten eine Audit-Spur der Artikelaktivitäten in Document360 erstellen, auf die Nutzer außerhalb des Portals in einer gemeinsamen Tabelle zugreifen können.
Bevor du anfängst
- Du musst in deinem Zapier-Konto eingeloggt sein.
- Du musst ein Google-Konto haben, das Zugriff auf die Tabelle hat, in die du Zeilen schreiben möchtest.
- Bevor Sie das Zap erstellen, richten Sie Ihr Google Sheet mit Spaltenüberschriften ein, die zu den Attributen des Document360-Artikels passen, die Sie abbilden möchten. Zapier liest die Header beim Konfigurieren der Aktion. Siehe "Work with Google Sheets" in Zaps für Hinweise zur Erstellung Ihres Blattes.
- Sie müssen Ihr Document360-API-Token bereit haben. Um eine zu generieren, navigiere zu Verbindungen > Erweiterungen, suche die Zapier-Kachel und klicke auf Verbinden, um das Token zu kopieren.
Wie man den Zap einrichtet
Schritt 1 — Erstellen Sie einen neuen Zap
- Melden Sie sich in Ihrem Zapier-Konto an.
- Im linken Navigationsmenü klicken Sie auf Erstellen und wählen Sie dann Zaps.
- Ein neuer Zap wird mit einem Trigger- und Aktionsfluss erstellt.
Schritt 2 – Verbinde Document360 als Auslöser
- Im Feld Trigger wählen Sie Document360.
- Im Einstellungsfeld wählen Sie im Ereignisfeld das gewünschte Ereignis aus.
- Klicken Sie auf das Kontofeld – ein Anmeldefeld erscheint.
- Geben Sie Ihre Anmeldedaten ein und klicken Sie auf Erlauben.
Um das API-Token aus Document360 zu generieren:
- Navigiere in der linken Navigationsleiste des Knowledge Base-Portals zu Verbindungen > Erweiterungen.
- Auf der Zapier-Erweiterungskachel klicken Sie auf Verbinden.
- Klicken Sie auf das Kopieren-Symbol, um das Token zu kopieren.
- Gehe zurück zum Zapier-Panel und füge das API-Token ins Feld ein.
- Klicken Sie auf Ja, fahren Sie zu document360 fort.
- Das verbundene Document360-Projekt finden Sie auf der Kontoseite Connect Document360 . Um später ein anderes Konto zu verwenden, klicken Sie auf Ändern.
- Klicken Sie auf Weitermachen.
Schritt 3 – Google Sheets als Aktion verbinden
- Im Aktionsfeld wählen Sie Google Sheets.
- Im Einstellungsfeld wählen Sie im Ereignisfeld Tabellenreihe erstellen.
- Klicken Sie auf das Kontofeld – ein Anmeldefeld erscheint.
- Geben Sie Ihre Google-Kontozugangsdaten ein und klicken Sie auf Erlauben.
- Klicken Sie auf Weitermachen.
- Im Konfigurieren-Panel aktualisieren Sie die folgenden Felder:
| Spielfeld | Beschreibung |
|---|---|
| Fahrt | Standardmäßig ist mein Google Drive. Wählen Sie bei Bedarf ein gemeinsames Laufwerk aus der Liste. |
| Tabelle | Wählen Sie die Tabellenkalkulation aus Ihrem Google Drive aus. |
| Arbeitsblatt | Wählen Sie das spezifische Arbeitsblatt (Tab) innerhalb der ausgewählten Tabelle aus. |
- Sobald du das Arbeitsblatt auswählst, werden die Spaltenüberschriften aufgelistet. Fügen Sie jede Spaltenüberschrift dem entsprechenden Document360-Artikelattribut zu, das Sie erfassen möchten.
Zaps sollen nur Zeilen am Ende der Tabelle hinzufügen – sie können keine Zeilen zwischen bestehenden Zeilen einfügen.
- Klicken Sie auf Weitermachen, dann zum Testbereich wechseln und auf Veröffentlichen klicken. Ein von Zap veröffentlichtes Popup bestätigt, dass der Zap aktiviert ist.
Wenn du deine Tabelle oder dein Arbeitsblatt nach der Einrichtung des Zap umbenennest, musst du sie im Zap Editor neu auswählen, um auf die neuen Namen zu aktualisieren – sonst schlägt der Zap fehl.
Zap-Übersicht
Sobald es aktiv ist, können Sie den Zap über das Zapier-Dashboard ansehen und verwalten. Die Übersichtsseite zeigt den Auslöser, die Aktion und den Laufverlauf des Zap.
Wie man einen Zap löscht
- Navigiere zum Zapier-Dashboard. Eine Liste aller bestehenden Zaps wird auf der Übersichtsseite angezeigt.
- Klicken Sie auf das Pfeil-(>)-Symbol rechts neben dem Zap, den Sie entfernen möchten, und klicken Sie auf Zap ausschalten und löschen. Der Zap wird dauerhaft gelöscht.
Best Practices
- Richte deine Tabellen-Spaltenüberschriften ein , bevor du den Zap baust. Zapier liest die Kopfzeilen, wenn du das Arbeitsblatt in Schritt 3 auswählst, daher müssen die Spalten bereits existieren, damit das Mapping korrekt funktioniert.
- Halten Sie Ihre Spaltenüberschriften beschreibend und konsistent mit der Art und Weise, wie Document360 Artikelattribute kennzeichnet – zum Beispiel "Artikeltitel", "Kategorie", "Veröffentlichungsdatum" – damit die Zuordnung leicht verständlich und zu pflegen ist.
- Wenn du Artikel über mehrere Arbeitsbereiche verfolgest, baue für jeden Arbeitsbereich einen separaten Zap und routen die Zeilen zu separaten Arbeitsblättern oder Tabellenkalkulationen, damit dein Log nach Arbeitsflächen organisiert bleibt.
FAQ
Worin unterscheidet sich eine Tabelle von einem Arbeitsblatt?
Eine Tabelle ist die Gesamtdatei, die du aus Google Drive auswählst. Ein Arbeitsblatt ist ein spezieller Tab innerhalb dieser Datei, in dem Daten gespeichert sind. Beim Konfigurieren des Zap wählt man zuerst die Tabelle aus, dann das Arbeitsblatt darin.