Integration von Google Sheets mit Document360 mittels Zapier

Viele Organisationen nutzen Tabellenkalkulationen als ihr bevorzugtes Werkzeug zur Erfassung und Organisation von Daten, was zu den einfachsten Anwendungsmöglichkeiten gehört. Google Sheets ist eine kostenlose, webbasierte Tabellenkalkulationsplattform von Google, die es Nutzern ermöglicht, verschiedene Arten von Informationen zu organisieren, zusammenzuarbeiten, zu analysieren und zu bearbeiten. Mehrere Benutzer können Dateien in Echtzeit formatieren und bearbeiten, und Änderungen an der Tabelle können durch eine Versionshistorie nachverfolgt werden.

Integration Google Sheets mit Document360

Mit Document360 als Plattform Ihrer Wissensdatenbank können Sie ein Google Sheets aller Artikel in der Wissensdatenbank führen. Jedes Mal, wenn ein neuer Artikel hinzugefügt wird, muss auch ein Eintrag in Google Sheets eingereicht werden. Während Google Sheets einfach macht, kann das manuelle Aktualisieren jeder Ergänzung in Document360 zeitaufwendig und aufwendig sein.

Indem Sie Document360 und Google Sheets mit Zapier verbinden, können Sie den Inhaltsfluss zwischen Google Sheets und Document360 problemlos erleichtern. Um eine Verbindung zwischen Google Sheets und Document360 herzustellen, folgen Sie den folgenden Schritten:

1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich in Ihr Zapier-Konto eingeloggt haben.

2. Im linken Navigationsmenü klicken Sie auf Erstellen und dann in den verfügbaren Optionen auf Zaps.

3. Zap wird mit Trigger- und Aktionsfluss erstellt.

   

Verbindung Google Sheets und Document360 in Zapier

1. Aufbau des Triggers: Connecting von Document360

1. Im Feld Trigger wählen Sie Document360.

2. Im Einstellungsfeld rechts wählen Sie ein gewünschtes Ereignis im Ereignisfeld aus.

3. Klicken Sie auf das Kontofeld , und ein Anmeldefeld erscheint.

4. Geben Sie Ihre Anmeldedaten ein und klicken Sie auf Erlauben.

   Um das API-Token aus dem Document360-Portal zu generieren,

5. Navigieren Sie zu  Connections () > Erweiterungen in der linken Navigationsleiste im Knowledge Base-Portal.

6. Auf der Zapier klicken Sie auf Verbinden.

   

7. Klicken Sie auf das Copy ()-Symbol, um das Token zu kopieren.

   

8. Gehe zurück zum Zapier und füge das API-Token ins Feld ein.

9. Klicken Sie auf Ja, fahren Sie zu document360 fort.

    

10. Das verbundene Document360-Projekt finden Sie auf der Kontoseite Connect Document360 .

    Wenn Sie später ein anderes Konto konfigurieren möchten, können Sie das tun, indem Sie auf Ändern klicken.

11. Klicken Sie auf Weitermachen.

2. Aktion einrichten: Google Sheets

1. Im Aktionsfeld wählen Sie Google Sheets.

2. Im Einstellungsfeld rechts wählen Sie im Ereignisfeld Tabellenzeile erstellen.

3. Klicken Sie auf das Konto-Feld und ein Anmeldefeld erscheint.

4. Geben Sie Ihre Anmeldedaten ein und klicken Sie auf Erlauben.

5. Klicken Sie auf Weitermachen.

   

6. Im Konfigurieren-Panel aktualisieren Sie die folgenden Felder:

   • Laufwerk – Die Standardoption ist Mein Google Drive oder wähle das Laufwerk aus der Liste.

   • Tabelle – Wählen Sie die gewünschte Tabellenkalkulationsdatei aus Ihrem Google Drive aus.

   • Arbeitsblatt – Wählen Sie das gewünschte Arbeitsblatt in der oben ausgewählten Tabellendatei aus.

7. Sobald Sie das Arbeitsblatt auswählen, finden Sie die Spaltenüberschriften aufgeführt. Wählen Sie das Document360-Artikelattribut aus, das Sie mit dem jeweiligen Feld zuordnen möchten. Klicken Sie auf Weitermachen.

   HINWEIS

   Zaps sind dafür gedacht, nur Zeilen am Ende der Tabelle hinzuzufügen und nicht irgendeine andere Zeile dazwischen.

8. Wenn Sie fertig sind, gehen Sie zum Testbereich und klicken Sie auf Veröffentlichen.

   Du wirst ein veröffentlichtes Zap-Popup erhalten, um zu bestätigen, dass der Zap aktiviert ist.

HINWEIS

Wenn du dein Sheet oder deine Arbeitsblätter innerhalb des Sheets umbenennest, musst du sie im Zap Editor erneut auswählen, um auf die neuen Namen zu aktualisieren.

Zap-Übersicht

Löschen eines Zaps

1. Navigiere zum Zapier. Auf der Übersichtsseite wird eine Liste aller bestehenden Zaps angezeigt.

2. Klicken Sie auf das Pfeilsymbol (>) rechts neben den gewünschten Zaps und klicken Sie auf "Zap ausschalten" und löschen.

   Der ausgewählte Zap wird gelöscht.

HINWEIS

Da du einen Zap baust, der Google Sheets nutzt, um Daten hinzuzufügen, gibt es ein paar Dinge, die du tun musst, um das Sheet bereit zu machen, damit Zapier funktioniert. Siehe Arbeit mit Google Sheets in Zaps für weitere Informationen darüber, wie Sie effektiv mit Ihrem Blatt interagieren können.

Häufig gestellte Fragen