Integration von Google Docs mit Document360 mittels Zapier

Wenn Ihr Team Google Docs für die Inhaltszusammenarbeit mit externen Anbietern, Auftragnehmern oder verteilten Autoren nutzt, ist das manuelle Kopieren von Artikeln aus Google Docs in Document360 zeitaufwendig und fehleranfällig. Indem Sie Google Docs und Document360 über Zapier verbinden, können Sie diesen Inhaltsfluss automatisieren. Wann immer ein neues Google-Dokument in einem bestimmten Ordner erstellt wird, erstellt Zapier automatisch einen entsprechenden Artikel in Ihrer Document360-Wissensdatenbank.

Wann sollte diese Integration verwendet werden

• Dein Team arbeitet mit externen Anbietern, Auftragnehmern oder freiberuflichen Autoren zusammen, die Inhalte in Google Docs beitragen, aber keinen Zugriff auf das Document360-Portal haben.
• Sie möchten den manuellen Schritt eliminieren, Inhalte jedes Mal aus Google Docs in Document360 zu kopieren, wenn ein neues Dokument fertig ist.
• Sie verwalten ein hohes Volumen an Inhaltsbeiträgen mehrerer Mitwirkender und benötigen eine konsistente, automatisierte Möglichkeit, diese Inhalte in Ihre Wissensdatenbank zu integrieren.

Bevor du anfängst

• Du musst in deinem Zapier-Konto eingeloggt sein.
• Du musst ein Google-Konto haben, das Zugriff auf den Google Drive-Ordner hat, den du überwachen möchtest.
• Sie müssen Ihr Document360-API-Token bereit haben. Um eine zu generieren, navigiere zu Verbindungen > Erweiterungen, suche die Zapier-Kachel und klicke auf Verbinden, um das Token zu kopieren.

Wie man den Zap einrichtet

Schritt 1 — Erstellen Sie einen neuen Zap

1. Melden Sie sich in Ihrem Zapier-Konto an.
2. Im linken Navigationsmenü klicken Sie auf Erstellen und wählen Sie dann Zaps.
3. Ein neuer Zap wird mit einem Trigger- und Aktionsfluss erstellt.

Schritt 2 – Google Docs als Auslöser verbinden

1. Im Feld Trigger wählen Sie Google Docs.
2. Im Feld "Trigger-Ereignis " wähle das Ereignis aus, das den Zap auslösen sollte.

3. Klicken Sie auf das Kontofeld – ein Anmeldefeld erscheint.
4. Geben Sie Ihre Google-Kontozugangsdaten ein und klicken Sie auf Erlauben.

5. Klicken Sie auf Weitermachen.

6. Finde die Liste der Ordner, die von deinem verbundenen Google-Drive-Konto abgerufen wurden.
7. Wählen Sie den gewünschten Ordner aus und klicken Sie auf Fortsetzen.
8. Zapier führt einen Test durch, um zu bestätigen, dass der Trigger korrekt konfiguriert ist.
9. Erstelle ein Google-Dokument im ausgewählten Ordner, um den Auslöser zu testen.

Schritt 3 – Koppeln Sie Document360 als Aktion an

1. Im Aktionsfeld wählen Sie Document360.
2. Im Setup-Panel wähle das gewünschte Ereignis aus dem Dropdown-Menü aus.
3. Klicken Sie auf das Kontofeld – ein Anmeldefeld erscheint.
4. Geben Sie Ihre Anmeldedaten ein und klicken Sie auf Erlauben.

Um das API-Token aus Document360 zu generieren:

5. Navigieren Sie in der linken Navigationsleiste des Knowledge Base-Portals zu Verbindungen > Erweiterungen.
6. Auf der Zapier-Erweiterungskachel klicken Sie auf Verbinden.

7. Klicken Sie auf das Kopieren-Symbol, um das Token zu kopieren.

8. Gehe zurück zum Zapier-Panel und füge das API-Token ins Feld ein.
9. Klicken Sie auf Ja, fahren Sie zu document360 fort.

10. Das verbundene Document360-Projekt finden Sie auf der Kontoseite Connect Document360 . Um später ein anderes Konto zu verwenden, klicken Sie auf Ändern.
11. Klicken Sie auf Weitermachen.

Schritt 4 — Abbildung der Felder

1. Kartiere die Felder von Google Docs zu Document360:

2. Klicken Sie auf Weitermachen.

Schritt 5 – Test den Zap

1. Im Testbereich klicken Sie auf Testschritt.
2. Wenn Sie erfolgreich sind, sehen Sie die Nachricht: Ein Artikel wurde an Document360 gesendet.
3. In Ihrem Document360-Portal finden Sie den Artikel, der nach dem Google-Docs-Dateinamen betitelt ist, in der von Ihnen ausgewählten Kategorie.
4. Geh zurück zum Zapier-Setup-Panel.

Schritt 6 – Schalte den Zap ein

1. Überprüfe oder bearbeite die Trigger- und Aktionseinstellungen nach Bedarf.
2. Klicken Sie, um den Zap einzuschalten. Du wirst eine Erfolgsbotschaft sehen: Dein Zap ist aktiviert.
3. Klicken Sie auf "Ihr Zap verwalten ", um zur Zap-Übersichtsseite zu gelangen.

Zap-Übersicht

Sobald es aktiv ist, können Sie den Zap über das Zapier-Dashboard ansehen und verwalten. Die Übersichtsseite zeigt den Auslöser, die Aktion und den Laufverlauf des Zap.

Wie man einen Zap löscht

1. Navigiere zum Zapier-Dashboard. Eine Liste aller bestehenden Zaps wird auf der Übersichtsseite angezeigt.
2. Klicken Sie auf das Pfeil-Symbol (>) rechts neben dem Zap, den Sie entfernen möchten, und klicken Sie auf Zap ausschalten und löschen. Der Zap wird dauerhaft gelöscht.

Best Practices

• Setzen Sie das Feld Veröffentlichen bei der Abbildung von Feldern in Schritt 4 auf Falsch . Dadurch wird der Artikel als Entwurf in Document360 erstellt, sodass Ihr Team die Möglichkeit hat, den Inhalt vor der Veröffentlichung zu überprüfen und zu formatieren.
• Überwachen Sie den vorgesehenen Google-Drive-Ordner genau – jedes neue Dokument, das dort erstellt wird, löst den Zap aus, also stellen Sie sicher, dass Mitarbeitende nur finalisierte oder review-reife Inhalte in diesen Ordner legen.
• Nutze einen eigenen Google Drive-Ordner pro Inhaltstyp oder Team, damit du separate Zaps mit unterschiedlichen Kategoriezuordnungen für jede erstellen kannst und deine Wissensdatenbank ohne manuelles Sortieren organisiert hältst.