Wenn Ihr Team Google Drive als zentrales Dateiarchiv nutzt, ist es zeitaufwendig, es manuell mit Ihrer Document360-Wissensdatenbank synchron zu halten. Indem Sie Document360 und Google Drive über Zapier verbinden, können Sie die Dateiverwaltung automatisieren: Wann immer ein Ereignis in Document360 auftritt – wie etwa ein Artikel, der veröffentlicht oder aktualisiert wird – führt Zapier automatisch eine Aktion in Google Drive aus, wie zum Beispiel eine Datei in einen bestimmten Ordner hochzuladen.
Wann sollte diese Integration verwendet werden
- Dein Team speichert Dokumentationsdateien in Google Drive und möchte, dass Document360-Artikelereignisse automatisch entsprechende Dateien in Drive erstellen oder aktualisieren, ohne manuelle Exporte.
- Sie möchten ein Google Drive-Archiv Ihrer veröffentlichten Wissensdatenbank-Artikel für Backup, Teilen oder Offline-Zugriff pflegen.
- Autoren oder Stakeholder, die keinen Zugriff auf das Document360-Portal haben, müssen Artikelinhalte automatisch über Google Drive erhalten, wenn Artikel veröffentlicht werden.
Bevor du anfängst
- Du musst in deinem Zapier-Konto eingeloggt sein.
- Du musst ein Google-Konto haben, das Zugriff auf den Google Drive-Ordner hat, in den du Dateien schreiben möchtest.
- Sie müssen Ihr Document360-API-Token bereit haben. Um eine zu generieren, navigiere zu Verbindungen > Erweiterungen, suche die Zapier-Kachel und klicke auf Verbinden, um das Token zu kopieren.
Wie man den Zap einrichtet
Schritt 1 — Erstellen Sie einen neuen Zap
- Melden Sie sich in Ihrem Zapier-Konto an.
- Im linken Navigationsmenü klicken Sie auf Erstellen und wählen Sie dann Zaps.
- Ein neuer Zap wird mit einem Trigger- und Aktionsfluss erstellt.
Schritt 2 – Verbinde Document360 als Auslöser
- Im Feld Trigger wählen Sie Document360.
- Im Einstellungsfeld wählen Sie im Ereignisfeld das gewünschte Ereignis aus.
- Klicken Sie auf das Kontofeld – ein Anmeldefeld erscheint.
- Geben Sie Ihre Anmeldedaten ein und klicken Sie auf Erlauben.
Um das API-Token aus Document360 zu generieren:
- Navigiere in der linken Navigationsleiste des Knowledge Base-Portals zu Verbindungen > Erweiterungen.
- Auf der Zapier-Erweiterungskachel klicken Sie auf Verbinden.
- Klicken Sie auf das Kopieren-Symbol, um das Token zu kopieren.
- Gehe zurück zum Zapier-Panel und füge das API-Token ins Feld ein.
- Klicken Sie auf Ja, fahren Sie zu document360 fort.
- Das verbundene Document360-Projekt finden Sie auf der Kontoseite Connect Document360 . Um später ein anderes Konto zu verwenden, klicken Sie auf Ändern.
- Klicken Sie auf Weitermachen.
Schritt 3 – Google Drive als Aktion verbinden
- Im Aktionsfeld wählen Sie Google Drive.
- Im Setup-Panel wählen Sie die gewünschte Aktion aus den verfügbaren Optionen im Ereignisfeld aus.
- Klicken Sie auf das Kontofeld – ein Anmeldefeld erscheint.
- Geben Sie Ihre Google-Kontozugangsdaten ein und klicken Sie auf Erlauben.
- Klicken Sie auf Weitermachen.
- Im Konfigurieren-Panel aktualisieren Sie die folgenden Felder:
| Spielfeld | Beschreibung |
|---|---|
| Fahrt | Standardmäßig ist mein Google Drive. Wählen Sie bei Bedarf ein gemeinsames Laufwerk aus der Liste. |
| Ordner | Wählen Sie den Ordner aus, in dem die Datei abgelegt werden soll. |
| Akte | Wähle die gewünschte Datei aus dem Dropdown-Menü aus. Das ist ein Pflichtfeld. |
| In Dokument konvertieren | Wählen Sie True, um die Datei in ein bearbeitbares Google-Dokument umzuwandeln. Wählen Sie Falsch, um das Originalformat zu behalten. |
| Dateiname | Geben Sie einen Namen für die Datei ein. |
| Dateiendung | Geben Sie die Dateiendung ein (z. B. .txt, .html). |
HINWEIS
Die im Konfigurieren-Panel verfügbaren Felder unterscheiden sich je nach ausgewähltem Aktionsereignis. Die oben aufgeführten Felder gelten für Upload-Aktionen.
- Klicken Sie auf Weitermachen.
Schritt 4 — Teste und veröffentliche den Zap
- Im Abschnitt Test klicke auf Testschritt.
- Wenn es gelingt, erhalten Sie die Nachricht Test-Artikel gesendet! Überprüfe dein Google Drive-Konto, um es anzusehen.
- Klicken Sie auf Veröffentlichen. Ein von Zap veröffentlichtes Popup bestätigt, dass der Zap aktiviert ist.
- Klicken Sie auf "Ihr Zap verwalten ", um zur Zap-Übersichtsseite zu gelangen.
Zap-Übersicht
Sobald es aktiv ist, können Sie den Zap über das Zapier-Dashboard ansehen und verwalten. Die Übersichtsseite zeigt den Auslöser, die Aktion und den Laufverlauf des Zap.
Wie man einen Zap löscht
- Navigiere zum Zapier-Dashboard. Eine Liste aller bestehenden Zaps wird auf der Übersichtsseite angezeigt.
- Klicken Sie auf das Pfeil-(>)-Symbol rechts neben dem Zap, den Sie entfernen möchten, und klicken Sie auf Zap deaktivieren und löschen. Der Zap wird dauerhaft gelöscht.
Best Practices
- Wähle einen eigenen Ordner in Google Drive für Dateien, die von diesem Zap erstellt werden, getrennt von den Dateien, die dein Team manuell verwaltet. Automatisierte und manuelle Dateien im selben Ordner zu mischen, macht es schwierig nachzuvollziehen, was woher kam.
- Verwenden Sie eine einheitliche Dateibenennungskonvention im Dateinamen-Feld – zum Beispiel mit Artikeltitel und -datum –, damit Dateien in Drive leicht identifiziert und durchsucht werden können, ohne sie zu öffnen.
- Setze Convert to Document auf True, wenn du den Inhalt in Google Drive bearbeiten möchtest, nachdem er angekommen ist. Setze es auf Falsch, wenn du nur eine schreibgeschützte Archivkopie brauchst.