Wenn Ihr Dokumentationsteam Trello nutzt, um Schreibaufgaben zwischen Autoren, Redakteuren und externen Agenturen zu verwalten, erfordert das Synchronisieren dieser Boards mit dem, was tatsächlich in Document360 veröffentlicht wird, manuelle Kartenupdates – was besonders bei externen Mitwirkenden leicht zu übersehen ist. Indem Sie Document360 und Trello über Zapier verbinden, können Sie dies automatisieren: Wann immer ein Artikel in Document360 veröffentlicht wird, erstellt Zapier automatisch eine Trello-Karte auf Ihrer zugewiesenen Tafel und Liste, sodass Ihre Aufgabentafel ohne manuellen Aufwand aktuell bleibt.
Sie können diese Integration von Grund auf einrichten oder die vorgefertigte Zapier-Vorlage verwenden:
Wann sollte diese Integration verwendet werden
- Ihr Dokumentationsteam verfolgt den Artikelstatus auf einem Trello-Board – zum Beispiel mit Listen wie "In Progress", "Under Review" und "Veröffentlicht" – und möchte, dass Document360-Veröffentlichungsereignisse automatisch Karten verschieben oder erstellen.
- Sie arbeiten mit externen Autoren oder Agenturen zusammen, die Inhalte beitragen und eine Möglichkeit benötigen, veröffentlichte Artikel im Trello-Arbeitsbereich Ihres Teams zu reflektieren, ohne Ihr Document360-Portal Dritten zugänglich zu machen.
- Sie möchten eine einfache visuelle Aufzeichnung aller veröffentlichten Artikel, die Ihr Team direkt in Trello annotieren, zuweisen und verwalten kann.
Bevor du anfängst
- Du musst in deinem Zapier-Konto eingeloggt sein.
- Du musst ein Trello-Konto haben, bei dem mindestens ein Board und eine Liste bereits eingerichtet sind, um Karten zu erhalten.
- Sie müssen Ihr Document360-API-Token bereit haben. Um eine zu generieren, navigiere zu Verbindungen > Erweiterungen, suche die Zapier-Kachel und klicke auf Verbinden, um das Token zu kopieren.
Wie man den Zap einrichtet
Schritt 1 — Erstellen Sie einen neuen Zap
- Melden Sie sich in Ihrem Zapier-Konto an.
- Im linken Navigationsmenü klicken Sie auf Erstellen und wählen Sie dann Zaps.
- Ein neuer Zap wird mit einem Trigger- und Aktionsfluss erstellt.
Schritt 2 – Verbinde Document360 als Auslöser
- Im Feld Trigger wählen Sie Document360.
- Im Einstellungsfeld wählen Sie im Ereignisfeld das gewünschte Ereignis aus.
- Klicken Sie auf das Kontofeld – ein Anmeldefeld erscheint.
- Geben Sie Ihre Anmeldedaten ein und klicken Sie auf Erlauben.
Um das API-Token aus Document360 zu generieren:
- Navigieren Sie in der linken Navigationsleiste des Knowledge Base-Portals zu Verbindungen > Erweiterungen.
- Auf der Zapier-Erweiterungskachel klicken Sie auf Verbinden.
- Klicken Sie auf das Kopieren-Symbol, um das Token zu kopieren.
- Gehe zurück zum Zapier-Panel und füge das API-Token ins Feld ein.
- Klicken Sie auf Ja, fahren Sie zu document360 fort.
- Das verbundene Document360-Projekt finden Sie auf der Kontoseite Connect Document360 . Um später ein anderes Konto zu verwenden, klicken Sie auf Ändern.
- Klicken Sie auf Weitermachen.
- Im Bereich Test klicke auf Test-Auslöser. Wenn der Trigger erfolgreich ist, klicken Sie auf Weiter.
Schritt 3 – Trello als Aktion verbinden
- Im Aktionsfeld wähle Trello.
- Im Einstellungsfeld wählen Sie im Ereignisfeld Karte erstellen.
- Klicken Sie auf das Kontofeld – ein Anmeldefeld erscheint.
- Geben Sie Ihre Trello-Kontodaten ein und klicken Sie auf Erlauben.
- Klicken Sie auf Weitermachen.
- Im Abschnitt Aktion Einrichten konfigurieren Sie die folgenden Felder:
| Spielfeld | Beschreibung |
|---|---|
| Vorstand | Wählen Sie das Trello-Brett, auf dem Karten erstellt werden sollen. |
| Liste | Wählen Sie die spezifische Liste auf dem Board (z. B. "Veröffentlicht"). |
| Name | Weisen Sie einem Attribut von Document360 zu – typischerweise dem Artikeltitel. |
| Beschreibung | Kartiere ein oder mehrere Document360-Attribute wie Inhalt, Mitwirkende, Version oder Aktualisierungsdatum. |
| Label | Wähle ein Farbetikett aus, das du auf die Karte kleben möchtest. |
| Kartenposition | Wählen Sie Top oder Bottom , um zu steuern, wo neue Karten in der Liste erscheinen. |
| Mitglieder | Weise Trello-Vorstandsmitglieder der Karte zu, falls nötig. |
- Klicken Sie auf Weitermachen.
- Im Bereich Test klickst du auf Testschritt und dann auf Veröffentlichen. Ein von Zap veröffentlichtes Popup bestätigt, dass der Zap aktiviert ist.
Wie Artikelsynchronisation funktioniert
Sobald der Zap aktiv ist, wird jedes Mal, wenn ein Artikel in Ihrem verbundenen Document360-Projekt veröffentlicht wird, automatisch eine neue Trello-Karte auf dem Board und der von Ihnen konfigurierten Liste erstellt. Die Karte enthält die von Ihnen zugeordneten Artikelattribute – wie Titel, Mitwirkende, Veröffentlichungsdatum und Inhalt – und gibt Ihrem Team vollständige Übersicht über veröffentlichte Artikel direkt von Trello.
Zap-Übersicht
Sobald es aktiv ist, können Sie den Zap über das Zapier-Dashboard ansehen und verwalten. Die Übersichtsseite zeigt den Auslöser, die Aktion und den Laufverlauf des Zap.
Wie man einen Zap löscht
- Navigiere zum Zapier-Dashboard. Eine Liste aller bestehenden Zaps wird auf der Übersichtsseite angezeigt.
- Klicken Sie auf das Zap-Aktionen ()-Symbol rechts neben dem Zap, den Sie entfernen möchten, und klicken Sie auf Löschen. Der Zap wird dauerhaft gelöscht.
Best Practices
- Verwenden Sie eine eigene Trello-Liste (wie "Veröffentlicht über D360") als Ziel für von Zap erstellte Karten, anstatt sie mit manuell erstellten Karten zu mischen. Dadurch ist es einfach, automatisierte Einträge zu unterscheiden und bei Bedarf zu prüfen.
- Fügen Sie die URL oder ID des Artikels in der Kartenbeschreibung oder im Namen neben den Titel an, sodass Teammitglieder direkt von der Trello-Karte in Document360 zum Artikel wechseln können, ohne zu suchen.
- Stellen Sie die Kartenposition auf Top , sodass die zuletzt veröffentlichten Artikel immer ganz oben in der Liste erscheinen und Ihrem Team einen aktuellen Überblick über das Veröffentlichte gibt, ohne zu scrollen.