Integration von Asana mit Document360 mittels Zapier

Viele Organisationen nutzen Asana, um Arbeit teamübergreifend zu organisieren, zu verfolgen und zu verwalten. Wenn Ihr Team Asana nutzt, um Dokumentationsaufgaben zu verwalten – zum Beispiel die Koordination der Inhaltserstellung mit externen Anbietern oder das Nachverfolgen von Schreibaufgaben über Projekte hinweg – gibt es oft einen manuellen Schritt, bei dem fertige Inhalte in Document360 übertragen werden. Indem Sie Asana und Document360 über Zapier verbinden, können Sie dies automatisieren: Immer wenn ein bestimmtes Ereignis in einem Asana-Projekt auftritt, erstellt Zapier automatisch einen entsprechenden Artikel in Ihrer Wissensdatenbank.

Wann sollte diese Integration verwendet werden

• Dein Dokumentationsteam nutzt Asana, um Schreibaufgaben mit externen Mitwirkenden zu verteilen und zu verfolgen, und du möchtest, dass abgeschlossene Aufgabeninhalte ohne manuellen Copy-Paste-Schritt in Document360 fließen.
• Du betreust eine Inhaltspipeline in Asana, bei der Aufgaben Artikel in Arbeit darstellen, und du möchtest, dass neue Aufgaben automatisch Entwurfsartikel in Document360 generieren, damit Autoren von Anfang an einen Arbeitsplatz haben.
• Sie möchten Ihre Asana-Projektaktivität und die Document360-Inhaltserstellung synchron halten, um den Aufwand für den Wechsel zwischen Tools zur Weiterentwicklung der Inhalte zu reduzieren.

Bevor du anfängst

• Du musst in deinem Zapier-Konto eingeloggt sein.
• Du musst ein Asana-Konto haben, das Zugriff auf den Arbeitsbereich und das Projekt hat, das du überwachen möchtest.
• Sie müssen Ihr Document360-API-Token bereit haben. Um eine zu generieren, navigiere zu Verbindungen > Erweiterungen, suche die Zapier-Kachel und klicke auf Verbinden, um das Token zu kopieren.

Wie man den Zap einrichtet

Schritt 1 — Erstellen Sie einen neuen Zap

1. Melden Sie sich in Ihrem Zapier-Konto an.
2. Im linken Navigationsmenü klicken Sie auf Erstellen und wählen Sie dann Zaps.
3. Ein neuer Zap wird mit einem Trigger- und Aktionsfluss erstellt.

Schritt 2 – Verbinde Asana als Auslöser

1. Im Feld Auslöser wähle Asana.
2. Im Feld Trigger-Ereignis wählen Sie das erforderliche Ereignis aus, das in Asana ausgelöst werden soll.

3. Klicken Sie auf das Kontofeld – ein Anmeldefeld erscheint.
4. Geben Sie Ihre Asana-Zugangsdaten ein und klicken Sie auf Erlauben. Zapier führt einen Test durch, um zu bestätigen, dass der Trigger korrekt konfiguriert ist.

5. Wählen Sie Ihr Asana-Konto aus und klicken Sie auf Weiter.
6. Wählen Sie den gewünschten Arbeitsbereich aus und klicken Sie auf Weiter.
7. Wählen Sie das gewünschte Projekt aus und klicken Sie auf Weiter.

Schritt 3 – Koppeln Sie Document360 als Aktion an

1. Im Aktionsfeld wählen Sie Document360.
2. Im Einstellungsfeld wählen Sie im Ereignisfeld das gewünschte Ereignis aus.
3. Klicken Sie auf das Kontofeld – ein Anmeldefeld erscheint.
4. Geben Sie Ihre Anmeldedaten ein und klicken Sie auf Erlauben.

Um das API-Token aus Document360 zu generieren:

5. Navigieren Sie in der linken Navigationsleiste des Knowledge Base-Portals zu Verbindungen > Erweiterungen.
6. Auf der Zapier-Erweiterungskachel klicken Sie auf Verbinden.

7. Klicken Sie auf das Kopieren-Symbol, um das Token zu kopieren.

8. Gehe zurück zum Zapier-Panel und füge das API-Token ins Feld ein.
9. Klicken Sie auf Ja, fahren Sie zu document360 fort.

10. Das verbundene Document360-Projekt finden Sie auf der Kontoseite Connect Document360 . Klicken Sie auf Weitermachen.

Schritt 4 — Abbildung der Felder

1. Mappe die erforderlichen Felder von Asana zu Document360:

2. Klicken Sie auf Weitermachen.

Schritt 5 – Teste und veröffentliche den Zap

1. Im Testbereich klicken Sie auf Testschritt.
2. Wenn Sie erfolgreich sind, erhalten Sie die Nachricht, dass ein Dokument an Document360 gesendet wurde.
3. In Ihrem Document360-Portal finden Sie den Artikel in dem zuvor ausgewählten Ordner.
4. Gehe zurück zum Zapier-Setup-Panel und klicke auf Weiter, dann auf Veröffentlichen.
5. Überprüfe oder bearbeite die Trigger- und Aktionseinstellungen nach Bedarf. Du wirst eine Erfolgsbotschaft sehen: Dein Zap ist aktiviert. Klicken Sie auf "Ihr Zap verwalten ", um zur Zap-Übersichtsseite zu gelangen.

Zap-Übersicht

Sobald es aktiv ist, können Sie den Zap über das Zapier-Dashboard ansehen und verwalten. Die Übersichtsseite zeigt den Auslöser, die Aktion und den Laufverlauf des Zap.

Wie man einen Zap löscht

1. Navigiere zum Zapier-Dashboard. Eine Liste aller bestehenden Zaps wird auf der Übersichtsseite angezeigt.
2. Klicken Sie auf das Zap-Aktionen ()-Symbol rechts neben dem Zap, den Sie entfernen möchten, und klicken Sie auf Löschen. Der Zap wird dauerhaft gelöscht.

Best Practices

• Skaliere den Zap auf ein bestimmtes Asana-Projekt und nicht auf einen breiten Workspace-Auslöser. Die Verbindung zu einem fokussierten Projekt – zum Beispiel einem dedizierten Dokumentations- oder Content-Pipeline-Projekt – verhindert, dass der Zap auf unzusammenhängende Aufgabenaktivitäten in Ihrer Organisation auslöst.
• Fügen Sie den Namen der Asana-Aufgabe dem Artikeltitel zu, sodass jeder aus einer Aufgabe erstellte Document360-Artikel auf seinen Asana-Ursprung zurückverfolgt werden kann. Klare Namenskonventionen in Asana führen zu saubereren Artikeltiteln in Document360.
• Nutze, wenn möglich, ein dediziertes Asana-Projekt für Dokumentationsaufgaben. Das erleichtert die Verwaltung des Zap-Scopes, das Überprüfen der in Document360 erstellten Inhalte und die Inhaltsarbeit von anderen Arten von Asana-Aufgaben getrennt.