Wenn Ihr Team das Zoho CRM zur Verwaltung von Leads und Kontakten verwendet, erfordert die Aktualisierung Ihrer Wissensdatenbank mit relevanten Informationen über diese Leads – wie Onboarding-Dokumentation, kontospezifische Artikel oder Produktführer – jedes Mal manuelle Anstrengung, wenn ein neuer Datensatz hinzugefügt wird. Indem Sie Zoho CRM und Document360 über Zapier verbinden, können Sie dies automatisieren: Sobald ein neuer Lead oder Kontakt im Zoho CRM erstellt wird, erstellt Zapier automatisch einen entsprechenden Artikel in Document360.
Sie können diese Integration von Grund auf einrichten oder die vorgefertigte Zapier-Vorlage verwenden:
Wann sollte diese Integration verwendet werden
- Ihr Vertriebs- oder Support-Team fügt neue Leads oder Kontakte im Zoho CRM hinzu, und ein entsprechender Artikel zur Wissensdatenbank – wie ein Kundenprofil, ein Onboarding-Leitfaden oder ein Produktbriefing – muss jedes Mal in Document360 erstellt werden.
- Sie möchten sicherstellen, dass die für jeden neuen CRM-Datensatz relevanten Dokumentation automatisch erstellt wird, damit Ihr Team nicht manuell zwischen Zoho CRM und Document360 wechseln muss.
- Sie bauen einen Dokumentations-Workflow, bei dem CRM-Ereignisse die Inhaltserstellung auslösen und Ihre Wissensdatenbank mit Ihrer Vertriebspipeline in Einklang bringt.
Bevor du anfängst
- Du musst in deinem Zapier-Konto eingeloggt sein.
- Du musst ein Zoho-CRM-Konto mit Berechtigung haben, um dich mit Zapier zu verbinden.
- Sie müssen Ihr Document360-API-Token bereit haben. Um eine zu generieren, navigiere zu Verbindungen > Erweiterungen, suche die Zapier-Kachel und klicke auf Verbinden, um das Token zu kopieren.
Wie man den Zap einrichtet
Schritt 1 — Erstellen Sie einen neuen Zap
- Melden Sie sich in Ihrem Zapier-Konto an.
- Im linken Navigationsmenü klicken Sie auf Erstellen und wählen Sie dann Zaps.
- Ein neuer Zap wird mit einem Trigger- und Aktionsfluss erstellt.
Schritt 2 – Zoho CRM als Auslöser verbinden
- Im Feld Trigger wählen Sie Zoho CRM.
- Im Feld "Trigger-Ereignis " wähle das Ereignis aus, das den Zap auslösen sollte.
HINWEIS
Um die Trigger-App später zu ändern, klicke im Feld Trigger auf Ändern .
- Klicken Sie auf das Kontofeld – ein Anmeldefeld erscheint.
- Wählen Sie die Zoho-Domain aus, zu der Ihr Konto gehört. Das Domainfeld ist optional – wählen Sie es nur aus, wenn Ihr Zoho-Konto auf einer bestimmten regionalen Domain ist.
- Klicken Sie auf Ja, fahren Sie zu Zoho CRM fort.
- Geben Sie Ihre Zoho CRM-Zugangsdaten ein und klicken Sie auf Akzeptieren.
- Klicken Sie auf Weitermachen. Zapier führt einen Test durch, um zu bestätigen, dass der Trigger korrekt konfiguriert ist.
Schritt 3 – Koppeln Sie Document360 als Aktion an
- Im Aktionsfeld wählen Sie Document360.
- Im Einstellungsfeld wählen Sie im Ereignisfeld das gewünschte Ereignis aus.
- Klicken Sie auf das Kontofeld – ein Anmeldefeld erscheint.
- Geben Sie Ihre Anmeldedaten ein und klicken Sie auf Erlauben.
Um das API-Token aus Document360 zu generieren:
- Navigieren Sie in der linken Navigationsleiste des Knowledge Base-Portals zu Verbindungen > Erweiterungen.
- Auf der Zapier-Erweiterungskachel klicken Sie auf Verbinden.
- Klicken Sie auf das Kopieren-Symbol, um das Token zu kopieren.
- Gehe zurück zum Zapier-Panel und füge das API-Token ins Feld ein.
- Klicken Sie auf Ja, fahren Sie zu document360 fort.
- Das verbundene Document360-Projekt finden Sie auf der Kontoseite Connect Document360 . Um später ein anderes Konto zu verwenden, klicken Sie auf Ändern.
- Klicken Sie auf Weitermachen.
Schritt 4 — Abbildung der Felder
- Mappe die erforderlichen Felder aus Zoho CRM zu Document360:
| Spielfeld | Beschreibung |
|---|---|
| Version | Wählen Sie den Arbeitsbereich in Ihrem Document360-Projekt aus, in dem der Artikel erstellt werden soll. |
| Sprache | Wählen Sie die Sprache innerhalb des ausgewählten Arbeitsbereichs aus. |
| Artikel | Wählen Sie den gewünschten Artikel aus der gewünschten Kategorie. |
| Veröffentlichen | Setzen Sie auf True, um den Artikel sofort zu veröffentlichen. Stelle auf Falsch, um es als Entwurf zu speichern. |
- Klicken Sie auf Weitermachen.
Schritt 5 – Teste und veröffentliche den Zap
- Im Testbereich klicken Sie auf Testschritt.
- Wenn Sie erfolgreich sind, erhalten Sie die Nachricht, dass ein Dokument an Document360 gesendet wurde.
- In Ihrem Document360-Portal finden Sie den Artikel mit dem Titel "Lead Source in Zoho CRM" in der von Ihnen ausgewählten Kategorie.
- Gehe zurück zum Zapier-Setup-Panel und klicke auf Continue, dann auf Veröffentlichen.
- Überprüfe oder bearbeite die Trigger- und Aktionseinstellungen nach Bedarf und schalte dann den Zap-Schalter ein.
- Du wirst eine Erfolgsbotschaft sehen: Dein Zap ist aktiviert. Klicken Sie auf "Ihr Zap verwalten ", um zur Zap-Übersichtsseite zu gelangen.
Zap-Übersicht
Sobald es aktiv ist, können Sie den Zap über das Zapier-Dashboard ansehen und verwalten. Die Übersichtsseite zeigt den Auslöser, die Aktion und den Laufverlauf des Zap.
Wie man einen Zap löscht
- Navigiere zum Zapier-Dashboard. Eine Liste aller bestehenden Zaps wird auf der Übersichtsseite angezeigt.
- Klicken Sie auf das Pfeil-Symbol (>) rechts neben dem Zap, den Sie entfernen möchten, und klicken Sie auf Zap ausschalten und löschen. Der Zap wird dauerhaft gelöscht.
Best Practices
- Stellen Sie Publish auf False ein, wenn Sie Felder zuordnen, sodass von Zoho CRM ausgelöste Artikel als Entwürfe in Document360 landen. Das gibt Ihrem Team die Möglichkeit, die Inhalte vor der Live-Veröffentlichung zu überprüfen und auf den jeweiligen Lead oder Kontakt zuzuschneiden.
- Verwenden Sie eine eigene Kategorie in Document360 für CRM-ausgelöste Artikel – zum Beispiel "Kundenprofile" oder "Lead-Dokumentation" –, damit dieser automatisierte Inhalt organisiert bleibt und sich nicht mit handverfassten Artikeln vermischt.
- Wählen Sie ein bestimmtes Auslöseereignis in Zoho CRM, das zum richtigen Zeitpunkt in Ihrem Vertriebsworkflow passt – zum Beispiel eine Auslösung bei einem neuen Lead statt eines Kontaktupdates –, um zu vermeiden, dass für jede CRM-Aktivität unnötige Artikel erstellt werden.