Wenn Ihr Team Confluence Server als zentrales Wiki für Projektdokumentation nutzt und zudem eine kundenorientierte oder interne Wissensdatenbank in Document360 pflegt, ist es eine repetitive Arbeit, beide Plattformen manuell synchron zu halten. Indem Sie Confluence Server und Document360 über Zapier verbinden, können Sie dies automatisieren: Immer wenn eine neue Seite oder ein neuer Blogbeitrag in einem Confluence-Bereich erstellt wird, erstellt Zapier automatisch einen entsprechenden Artikel in Document360.
Stattdessen Confluence Cloud verwenden?
Wenn Sie Confluence Cloud statt Confluence Server verwenden, können Sie es mit einer vorgefertigten Zapier-Vorlage mit Document360 verbinden: Probieren Sie diesen Zap →
Wann sollte diese Integration verwendet werden
- Ihr Team erstellt Projektseiten oder Blogbeiträge im Confluence Server und möchte, dass diese Einträge automatisch als Artikel in Document360 erscheinen, ohne manuelles Kopieren.
- Sie pflegen parallele Dokumentationen sowohl in Confluence (für interne Teamnutzung) als auch in Document360 (für ein breiteres Publikum) und möchten, dass neue Confluence-Inhalte automatisch die Artikelerstellung in Document360 auslösen.
- Sie migrieren Inhalte schrittweise von Confluence Server zu Document360 und möchten, dass während des Übergangs neue Inhalte gleichzeitig auf beiden Plattformen landen.
Bevor du anfängst
- Du musst in deinem Zapier-Konto eingeloggt sein.
- Du musst ein Confluence-Server-Konto haben, das Zugriff auf den Bereich hat, den du überwachen möchtest.
- Sie müssen Ihr Document360-API-Token bereit haben. Um eine zu generieren, navigiere zu Verbindungen > Erweiterungen, suche die Zapier-Kachel und klicke auf Verbinden, um das Token zu kopieren.
Wie man den Zap einrichtet
Schritt 1 — Erstellen Sie einen neuen Zap
- Melden Sie sich in Ihrem Zapier-Konto an.
- Im linken Navigationsmenü klicken Sie auf Erstellen und wählen Sie dann Zaps.
- Ein neuer Zap wird mit einem Trigger- und Aktionsfluss erstellt.
Schritt 2 — Confluence Server als Trigger verbinden
- Im Feld Trigger wählen Sie Confluence Server.
- Im Feld Trigger-Ereignis wählen Sie Neue Seite oder Blogbeitrag.
HINWEIS
Um die Trigger-App später zu ändern, klicke im Feld Trigger auf Ändern .
- Klicken Sie auf das Kontofeld – ein Anmeldefeld erscheint.
- Geben Sie die Basis-URL, die Konto-E-Mail und das API-Token Ihrer Confluence-Seite ein und klicken Sie dann auf Ja, weiter zum Confluence-Server.
- Klicken Sie auf Weitermachen. Zapier führt einen Test durch, um zu bestätigen, dass der Trigger korrekt konfiguriert ist.
- Im Trigger-Konfigurationspanel wählen Sie den Bereich aus, den Sie überwachen möchten.
- Wählen Sie den Inhaltstyp – entweder Blogbeitrag oder Seite – je nachdem, was den Zap auslösen sollte.
- Wenn Sie einen neu erstellten Bereich haben, der nicht in der Liste erscheint, klicken Sie auf Liste aktualisieren , um ihn zu aktualisieren.
- Klicke auf Test-Trigger und dann auf Weiter.
Schritt 3 – Koppeln Sie Document360 als Aktion an
- Im Aktionsfeld wählen Sie Document360.
- Im Einstellungsfeld wählen Sie im Ereignisfeld das gewünschte Ereignis aus.
- Klicken Sie auf das Kontofeld – ein Anmeldefeld erscheint.
- Geben Sie Ihre Anmeldedaten ein und klicken Sie auf Erlauben.
Um das API-Token aus Document360 zu generieren:
- Navigieren Sie in der linken Navigationsleiste des Knowledge Base-Portals zu Verbindungen > Erweiterungen.
- Auf der Zapier-Erweiterungskachel klicken Sie auf Verbinden.
- Klicken Sie auf das Kopieren-Symbol, um das Token zu kopieren.
- Gehe zurück zum Zapier-Panel und füge das API-Token ins Feld ein.
- Klicken Sie auf Ja, fahren Sie zu document360 fort.
- Das verbundene Document360-Projekt finden Sie auf der Kontoseite Connect Document360 . Um später ein anderes Konto zu verwenden, klicken Sie auf Ändern.
- Klicken Sie auf Weitermachen.
Schritt 4 — Abbildung der Felder
- Kartiere die erforderlichen Felder für den Document360-Artikel:
| Spielfeld | Beschreibung |
|---|---|
| Version | Wählen Sie den Arbeitsbereich in Ihrem Document360-Projekt aus, in dem der Artikel erstellt werden soll. |
| Sprache | Wählen Sie die Sprache innerhalb des ausgewählten Arbeitsbereichs aus. |
| Kategorie | Wählen Sie die Kategorie aus, in der der Artikel erstellt wird. |
| Veröffentlichen | Auf True eingestellt, um sofort zu veröffentlichen. Setze auf Falsch, um als Entwurf zu speichern. |
HINWEIS
Der Continue-Button ist erst aktiviert, nachdem alle erforderlichen Felder zugeordnet wurden.
- Klicken Sie auf Weitermachen.
Schritt 5 – Teste und veröffentliche den Zap
- Im Testbereich klicken Sie auf Testschritt.
- Wenn Sie erfolgreich sind, erhalten Sie die Nachricht, dass ein Dokument an Document360 gesendet wurde.
- In Ihrem Document360-Portal finden Sie einen neuen Artikel mit dem Titel nach der Confluence-Seite oder dem Blogbeitrag, der in der von Ihnen ausgewählten Kategorie zu finden ist.
- Gehe zurück zum Zapier-Setup-Panel und klicke auf Weiter, dann auf Veröffentlichen.
- Du wirst eine Erfolgsbotschaft sehen: Dein Zap ist aktiviert. Klicken Sie auf "Ihr Zap verwalten ", um zur Zap-Übersichtsseite zu gelangen.
Zap-Übersicht
Sobald es aktiv ist, können Sie den Zap über das Zapier-Dashboard ansehen und verwalten. Die Übersichtsseite zeigt den Auslöser, die Aktion und den Laufverlauf des Zap.
Wie man einen Zap löscht
- Navigiere zum Zapier-Dashboard. Eine Liste aller bestehenden Zaps wird auf der Übersichtsseite angezeigt.
- Klicken Sie auf das Zap-Aktionen ()-Symbol rechts neben dem Zap, den Sie entfernen möchten, und klicken Sie auf Löschen. Der Zap wird dauerhaft gelöscht.
Best Practices
- Überwachen Sie einen bestimmten Confluence-Raum und nicht Ihre gesamte Confluence-Instanz. Das Ausrichten des Zap auf ein einzelnes Feld erleichtert die Kontrolle, welche Inhalte in Document360 fließen, und vermeidet das Ziehen von nicht zusammenhängenden Teamseiten.
- Stellen Sie Publish auf False ein, wenn Felder zugeordnet werden, sodass Confluence-bezogene Inhalte als Entwurf in Document360 landen. Confluence-Seiten enthalten oft Formatierungen oder interne Referenzen, die bearbeitet werden müssen, bevor sie für eine öffentliche Wissensdatenbank bereit sind.
- Ordne den Titel der Confluence-Seite dem Title-Feld des Document360-Artikels zu, sodass der Artikelname in Document360 mit der Quelle übereinstimmt. Dies erleichtert es, Artikel bis zu ihrem Ursprung in Confluence zurückzuverfolgen und beide Plattformen aufeinander abgestimmt zu halten.