Gmail ist ein weit verbreiteter E-Mail-Dienst, der sich mit Google Drive, Kalender und anderen Tools integriert, auf die Ihr Team bereits angewiesen ist. Wenn neue Artikel in Ihrer Document360-Wissensdatenbank veröffentlicht werden, müssen Sie möglicherweise externe Lieferanten, Stakeholder oder Teammitglieder über das Update informieren. Indem Sie Document360 und Gmail über Zapier verbinden, können Sie dies automatisieren: Wann immer ein neuer Artikel in Document360 veröffentlicht wird, sendet Zapier automatisch eine individuelle E-Mail per Gmail an die von Ihnen angegebenen Empfänger – sodass alle ohne manuellen Aufwand informiert bleiben.
Wann sollte diese Integration verwendet werden
- Sie veröffentlichen regelmäßig neue Artikel in der Knowledge Base und müssen externe Stakeholder, Kunden oder Anbieter über Updates informieren, ohne jedes Mal manuell E-Mails zu senden.
- Sie verwalten einen Dokumentationsworkflow, bei dem bestimmte Teams benachrichtigt werden müssen, wenn neue Inhalte online gehen, damit sie darauf reagieren können – zum Beispiel ein Support-Team, ein Schulungskoordinator oder eine Content-Review-Gruppe.
- Sie wünschen sich ein einfaches Benachrichtigungssystem, das Public-Events von Document360 mit Ihrer E-Mail-Kommunikation verbindet, ohne ein spezielles Newsletter-Tool zu benötigen.
Bevor du anfängst
- Du musst in deinem Zapier-Konto eingeloggt sein.
- Du musst ein Gmail-Konto haben, mit dem Zapier sich verbinden kann, um E-Mails zu senden.
- Sie müssen Ihr Document360-API-Token bereit haben. Um eine zu generieren, navigiere zu Verbindungen > Erweiterungen, suche die Zapier-Kachel und klicke auf Verbinden, um das Token zu kopieren.
Wie man den Zap einrichtet
Schritt 1 — Erstellen Sie einen neuen Zap
- Melden Sie sich in Ihrem Zapier-Konto an.
- Im linken Navigationsmenü klicken Sie auf Erstellen und wählen Sie dann Zaps.
- Ein neuer Zap wird mit einem Trigger- und Aktionsfluss erstellt.
Schritt 2 – Verbinde Document360 als Auslöser
HINWEIS
Im Gegensatz zu den meisten Zapier-Anwendungsfällen für Document360 verwendet dieser Zap Document360 als Auslöser und Gmail als Aktion – das heißt, ein Document360-Ereignis (wie ein neuer Artikel) initiiert den Workflow.
- Im Feld Trigger wählen Sie Document360.
- Im Einstellungsfeld wählen Sie im Ereignisfeld das gewünschte Ereignis aus.
- Klicken Sie auf das Kontofeld – ein Anmeldefeld erscheint.
- Geben Sie Ihre Anmeldedaten ein und klicken Sie auf Erlauben.
Um das API-Token aus Document360 zu generieren:
- Navigieren Sie in der linken Navigationsleiste des Knowledge Base-Portals zu Verbindungen > Erweiterungen.
- Auf der Zapier-Erweiterungskachel klicken Sie auf Verbinden.
- Klicken Sie auf das Kopieren-Symbol, um das Token zu kopieren.
- Gehe zurück zum Zapier-Panel und füge das API-Token ins Feld ein.
- Klicken Sie auf Ja, fahren Sie zu document360 fort.
- Das verbundene Document360-Projekt finden Sie auf der Kontoseite Connect Document360 . Um später ein anderes Konto zu verwenden, klicken Sie auf Ändern.
- Klicken Sie auf Weitermachen.
Schritt 3 – Teste den Auslöser
- Klicke auf Test-Trigger, um zu bestätigen, dass das richtige Konto verbunden ist und die Trigger-Einstellung korrekt ist.
- Wenn keine Fehler gefunden werden, klicken Sie auf Fortsetzen. Der Document360-Trigger ist jetzt eingerichtet.
Schritt 4 — Gmail als Aktion verbinden
- Im Aktionsfeld wählen Sie Gmail.
- Im Einstellungsfeld wählen Sie im Ereignisfeld das gewünschte Ereignis aus.
- Klicken Sie auf das Kontofeld – ein Anmeldefeld erscheint.
- Gib deine Gmail-Zugangsdaten ein und klicke auf Erlauben.
- Klicken Sie auf Weitermachen.
Schritt 5 – Kartiere die E-Mail-Felder
- Weisen Sie die erforderlichen Felder zu, um die von Gmail gesendete E-Mail zu konfigurieren:
| Spielfeld | Beschreibung |
|---|---|
| An | Gib die E-Mail-Adresse des Empfängers ein. Mehrere Adressen können einzeln oder als kommagetrennte Liste hinzugefügt werden. |
| CC | Fügen Sie E-Mail-Adressen hinzu, um diese E-Mail zu kopieren. Mehrere Adressen können einzeln oder als kommagetrennte Liste hinzugefügt werden. |
| BCC | Geben Sie E-Mail-Adressen zur Blindkopie ein. Mehrere Adressen können auf die gleiche Weise hinzugefügt werden. |
| Thema | Geben Sie die Betreffzeile der E-Mail ein. |
| Von | Wählen Sie eine E-Mail-Adresse oder einen Alias, der mit Ihrem Gmail-Konto verknüpft ist. |
| Aus dem Namen | Geben Sie den Namen des Absenders ein (muss mit der verbundenen E-Mail-Adresse verknüpft sein). |
| Karosserietyp | Wählen Sie das E-Mail-Format: Klartext oder HTML. |
| Karosserie | Schreiben Sie den Hauptinhalt der E-Mail. |
| Signatur standardmäßig hinzufügen | Fügen Sie optional eine Standardsignatur in die E-Mail ein. |
| Etikett oder Briefkasten | Wählen Sie einen Wert für Label oder Mailbox aus. |
| Anhänge | Fügen Sie Dateien an, indem Sie eine tatsächliche Datei auswählen oder eine öffentliche URL angeben. |
HINWEIS
Felder, die als erforderlich (*) markiert sind, müssen vor der Aktivierung des Continue-Buttons ausgefüllt werden.
- Klicken Sie auf Weitermachen.
Schritt 6 — Testen und veröffentlichen Sie den Zap
- Im Testbereich klicken Sie auf Testschritt.
- Wenn es erfolgreich ist, erhalten Sie die Nachricht, dass ein Entwurf an Gmail gesendet wurde.
- Gehe zurück zum Zapier-Setup-Panel und klicke auf Weiter, dann auf Veröffentlichen.
- Überprüfe oder bearbeite die Trigger- und Aktionseinstellungen nach Bedarf. Du wirst eine Erfolgsbotschaft sehen: Dein Zap ist aktiviert. Klicken Sie auf "Ihr Zap verwalten ", um zur Zap-Übersichtsseite zu gelangen.
Zap-Übersicht
Sobald es aktiv ist, können Sie den Zap über das Zapier-Dashboard ansehen und verwalten. Die Übersichtsseite zeigt den Auslöser, die Aktion und den Laufverlauf des Zap.
Wie man einen Zap löscht
- Navigiere zum Zapier-Dashboard. Eine Liste aller bestehenden Zaps wird auf der Übersichtsseite angezeigt.
- Klicken Sie auf das Zap-Aktionen ()-Symbol rechts neben dem Zap, den Sie entfernen möchten, und klicken Sie auf Löschen. Der Zap wird dauerhaft gelöscht.
Best Practices
- Fügen Sie den Artikeltitel und die URL in den E-Mail-Text ein, indem Sie die Trigger-Datenfelder von Document360 auf das Body-Feld abbilden. Das gibt den Empfängern direkten Kontext und einen Link zu den neuen Inhalten, ohne danach suchen zu müssen.
- Verwenden Sie die Felder Cc oder Bcc für Stakeholder-Verteilungslisten, anstatt jedes Mal einzelne Adressen im To-Feld einzugeben. Das macht den Zap leichter zu pflegen – du musst nur die Verteilerliste aktualisieren, nicht den Zap selbst.
- Wählen Sie HTML als Body-Typ , wenn Sie formatierte E-Mails mit Überschriften, Links und Styling senden möchten. Klartext funktioniert gut für einfache Benachrichtigungen, aber HTML gibt dir mehr Kontrolle darüber, wie die E-Mail für die Empfänger aussieht.