Pläne, die diese Funktion unterstützen: Business Enterprise
Gmail ist ein weit verbreiteter E-Mail-Dienst, der von Google entwickelt wurde und Nutzern eine einfache und effiziente Plattform zum Versenden, Empfangen und Organisieren von E-Mails bietet. Gmail ist bekannt für seine benutzerfreundliche Oberfläche und bietet Funktionen wie leistungsstarke Suchfunktionen, Spam-Filter und Integration mit anderen Google-Diensten wie Google Drive und Kalender. Gmail ist ein vielseitiges Werkzeug für Kommunikation und Zusammenarbeit.
Integration Gmail mit Document360
Wenn Sie Document360 als Wissensdatenbankplattform und Gmail als Kommunikationsmittel nutzen, könnten Sie darauf stoßen, externe Anbieter oder Stakeholder über Aktualisierungen Ihrer Wissensdatenbank auf dem Laufenden zu halten. Die Document360-Gmail-Integration vereinfacht diesen Prozess, indem sie automatisch individuelle E-Mails über Gmail verschickt, sobald ein neuer Artikel in Ihrer Document360-Wissensdatenbank veröffentlicht wird.Gmail Dies gewährleistet eine reibungslose Kommunikation, reduziert den manuellen Aufwand und hält alle Beteiligten mühelos auf dem Laufenden.
Um eine Verbindung zwischen Gmail und Document360 herzustellen, folgen Sie den folgenden Schritten:
Stellen Sie sicher, dass Sie sich in Ihr Zapier-Konto eingeloggt haben.
Im linken Navigationsmenü klicken Sie auf Erstellen und dann in den verfügbaren Optionen auf Zaps.
Zap wird mit Trigger- und Aktionsfluss erstellt.
Gmail und Document360 in Zapier verbinden
Um eine Verbindung zwischen Gmail und Document360 herzustellen, folgen Sie den folgenden Schritten:
Schritt 1: Trigger einrichten: Documents360 verbinden
Im Feld Trigger wählen Sie Document360.
Im Einstellungsfeld rechts wählen Sie ein gewünschtes Ereignis im Ereignisfeld aus.
Klicken Sie auf das Kontofeld , und ein Anmeldefeld erscheint.
Geben Sie Ihre Anmeldedaten ein und klicken Sie auf Erlauben.
Um das API-Token aus dem Document360-Portal zu generieren,
Navigieren Sie zu Connections () > Erweiterungen in der linken Navigationsleiste im Knowledge Base-Portal.
Auf der Zapier klicken Sie auf Verbinden.
Klicken Sie auf das Copy ()-Symbol, um das Token zu kopieren.
Gehe zurück zum Zapier und füge das API-Token ins Feld ein.
Klicken Sie auf Ja, fahren Sie zu document360 fort.
Das verbundene Document360-Projekt finden Sie auf der Kontoseite Connect Document360 .
Wenn Sie später ein anderes Konto konfigurieren möchten, können Sie das tun, indem Sie auf Ändern klicken.
Klicken Sie auf Weitermachen.
Testauslöser
Um den Document360-Trigger zu testen,
Klicke auf Test-Trigger , um zu bestätigen, dass das richtige Konto verbunden ist und die Trigger-Einrichtung korrekt ist.
Wenn kein Fehler gefunden wird, klicken Sie auf Fortsetzen.
Das Document360-Konto wurde erfolgreich verknüpft und der Trigger ist eingerichtet.
Schritt 2: Aktion einrichten: Gmail
Im Aktionsfeld wählen Sie Gmail.
Im Setup-Panel, das rechts erscheint, wähle im Ereignisfeld das gewünschte Ereignis aus.
Klicken Sie auf das Konto-Feld und ein Anmeldefeld erscheint.
Geben Sie Ihre Anmeldedaten ein und klicken Sie auf Erlauben.
Klicken Sie auf Weitermachen.
Schritt 3: Zap anpassen
Kartiere alle erforderlichen Felder:
Um: Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein. Mehrere Adressen können einzeln oder als kommagetrennte Liste hinzugefügt werden.
CC: Fügen Sie E-Mail-Adressen hinzu, um Kopieempfänger dieser E-Mail zu kopieren. Mehrere Adressen können auch einzeln oder als kommagetrennte Liste hinzugefügt werden.
BCC: Geben Sie E-Mail-Adressen an, die Empfänger blind kopieren, in dieser E-Mail. Mehrere Adressen können auf ähnliche Weise hinzugefügt werden.
Betreff: Geben Sie die Betreffzeile der E-Mail ein.
Von: Wähle eine E-Mail-Adresse oder einen Alias, der mit deinem Gmail verknüpft ist.
Vom Namen: Geben Sie den Namen des Absenders ein (muss mit der verbundenen E-Mail-Adresse verknüpft sein).
Body-Typ: Wählen Sie das E-Mail-Format entweder als Klartext oder HTML aus.
Haupttext: Schreiben Sie den Hauptinhalt der E-Mail.
Standardsignatur hinzufügen: Optional eine Standardsignatur in der E-Mail einfügen.
Label oder Mailbox: Wählen Sie einen Wert für Label oder Mailbox aus.
Anhänge: Fügen Sie Dateien an, indem Sie eine tatsächliche Datei auswählen oder eine öffentliche URL angeben, um die Datei herunterzuladen und anzuhängen.
HINWEIS
Als erforderliche (*) markierte Felder müssen ausgefüllt werden.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Weiterfahren. Der Button wird nur aktiviert, wenn alle Felder ausgefüllt sind.
Schritt 4: Test Zap
Im Testbereich klicken Sie auf Testschritt.
Wenn es erfolgreich ist, erhalten Sie die Meldung "Ein Entwurf wurde an Gmail gesendet."
In Ihrem Document360 Knowledge Base Portal finden Sie den Artikel in der zuvor ausgewählten Kategorie.
Gehe zurück zum Zapier und klicke auf Next.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Veröffentlichen.
Schalten Sie Zap ein
Um einen Zap einzuschalten, sobald er getestet und veröffentlicht ist, folgen Sie den folgenden Schritten:
Nachdem du den Zap getestet hast, überprüfe oder bearbeite die Einstellungen, bevor du den Zap einschaltest.
Sie können die Einstellungen im Gmail und die entsprechende Aktion des neuen Artikels in Document360 bearbeiten.
Du wirst eine Erfolgsmeldung erhalten, dass dein Zap aktiviert ist. Sie können auf die Schaltfläche "Zap verwalten " klicken, um zu Ihrer Zap-Übersichtsseite zu gelangen.
Zap-Übersicht
Senden Sie E-Mails über Gmail mit neuen Artikeln in Document360
Sie können die Informationen über die erstellten Zaps auf der Zap-Übersichtsseite ansehen und bearbeiten.
Löschen eines Zaps
Um einen von Ihnen erstellten Zap zu löschen,
Navigiere zum Zapier. Auf der Übersichtsseite wird eine Liste aller bestehenden Zaps angezeigt.
Klicken Sie auf das Zap-Aktionen ()-Symbol rechts neben dem gewünschten Zap und klicken Sie auf Löschen.
Der ausgewählte Zap wird gelöscht.