Plans supporting integration of Zapier extensions with Document360
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Gmail ist ein weit verbreiteter E-Mail-Dienst, der von Google entwickelt wurde und den Nutzern eine einfache und effiziente Plattform zum Senden, Empfangen und Organisieren von E-Mails bietet. Gmail ist für seine benutzerfreundliche Oberfläche bekannt und bietet Funktionen wie leistungsstarke Suchfunktionen, Spam-Filter und die Integration mit anderen Google-Diensten wie Google Drive und Kalender. Gmail ist ein vielseitiges Werkzeug für Kommunikation und Zusammenarbeit.
Integration von Gmail mit Document360
Wenn Sie Document360 als Wissensdatenbank-Plattform und Gmail als Kommunikationstool verwenden, kann es erforderlich sein, externe Anbieter oder Stakeholder über Aktualisierungen Ihrer Wissensdatenbank auf dem Laufenden zu halten. Die Document360-Gmail -Integration vereinfacht diesen Prozess, indem automatisch benutzerdefinierte E-Mails per Gmail gesendet werden, sobald ein neuer Artikel in Ihrer Document360-Wissensdatenbank veröffentlicht wird. Dies sorgt für eine nahtlose Kommunikation, reduziert den manuellen Aufwand und hält alle Beteiligten mühelos auf dem Laufenden.
Um eine Verbindung zwischen Gmail und Document360 herzustellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Stellen Sie sicher, dass Sie sich bei Ihrem Zapier-Konto angemeldet haben.
Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf Erstellen und dann in den verfügbaren Optionen auf Zaps.
Zap wird mit Trigger und Action Flow erstellt.
Verbinden von Gmail und Document360 in Zapier
Um eine Verbindung zwischen Gmail und Document360 herzustellen, gehen Sie wie folgt vor:
Schritt 1: Einrichten des Triggers: Verbinden von Document360
Wählen Sie im Feld Trigger die Option Document360 aus.
Wählen Sie auf dem Blatt Setup, das auf der rechten Seite angezeigt wird, im Feld Ereignis ein gewünschtes Ereignis aus.
Klicken Sie auf das Feld Konto , und ein Anmeldefenster wird angezeigt.
Geben Sie Ihre Anmeldedaten ein und klicken Sie auf Zulassen.
So generieren Sie das API-Token über das Document360-Portal:
Navigieren Sie zu Settings() > Wissensdatenbank-Portal > Erweiterungen > Teamzusammenarbeit.
Klicken Sie auf der Kachel Zapier Erweiterung auf Verbinden.
Klicken Sie auf das Symbol Kopieren (), um das Token zu kopieren.
Gehen Sie zurück zum Zapier Fenster und fügen Sie das API-Token in das Feld ein.
Klicken Sie auf Ja, mit Document360 fortfahren.
Sie finden das verbundene Document360-Projekt auf der Seite Connect Document360-Konto .
Wenn Sie später ein anderes Konto konfigurieren möchten, können Sie dies tun, indem Sie auf Ändern klicken.
Klicken Sie auf Weiter.
Auslöser testen
Um den Document360-Trigger zu testen, gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie auf Trigger testen , um zu bestätigen, dass das richtige Konto verbunden ist und die Trigger-Einrichtung korrekt ist.
Wenn kein Fehler gefunden wird, klicken Sie auf Weiter.
Das Document360-Konto wurde erfolgreich verknüpft, und der Auslöser ist eingerichtet.
Schritt 2: Aktion einrichten: Verbinden Gmail
Wählen Sie im Feld Aktion die Option Gmailaus.
Wählen Sie auf dem Blatt Setup, das auf der rechten Seite angezeigt wird, das gewünschte Ereignis im Feld Ereignis aus.
Klicken Sie auf das Feld Konto und ein Anmeldefenster wird angezeigt.
Geben Sie Ihre Anmeldedaten ein und klicken Sie auf Zulassen.
Klicken Sie auf Weiter.
Schritt 3: Zap anpassen
Ordnen Sie alle erforderlichen Felder zu:
An: Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein. Mehrere Adressen können einzeln oder als kommagetrennte Liste hinzugefügt werden.
Cc: Fügen Sie E-Mail-Adressen hinzu, um Empfänger in dieser E-Mail zu kopieren. Mehrere Adressen können auch einzeln oder als kommagetrennte Liste hinzugefügt werden.
Bcc: Geben Sie E-Mail-Adressen ein, um Empfänger in dieser E-Mail blind zu kopieren. Mehrere Adressen können auf ähnliche Weise hinzugefügt werden.
Betreff: Geben Sie die Betreffzeile für die E-Mail ein.
Von: Wählen Sie eine E-Mail-Adresse oder einen Alias aus, die mit Ihrem Gmail Konto verknüpft sind.
Von Name: Geben Sie den Namen des Absenders ein (muss mit der verbundenen E-Mail-Adresse verknüpft sein).
Texttyp: Wählen Sie das E-Mail-Format entweder als Nur-Text oder HTML aus.
Text: Schreiben Sie den Hauptinhalt der E-Mail.
Signaturstandard hinzufügen: Fügen Sie optional eine Standardsignatur in die E-Mail ein.
Bezeichnung oder Postfach: Wählen Sie einen Wert für Bezeichnung oder Postfach aus.
Anhänge: Hängen Sie Dateien an, indem Sie eine tatsächliche Datei auswählen oder eine öffentliche URL zum Herunterladen und Anhängen der Datei angeben.
ANMERKUNG
Felder, die als Pflichtfelder (*) gekennzeichnet sind, müssen ausgefüllt werden.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Weiter. Die Schaltfläche wird nur aktiviert, wenn alle Felder ausgefüllt sind.
Schritt 4: Zap testen
Klicken Sie im Testbereich auf Testschritt.
Wenn dies erfolgreich ist, erhalten Sie die Meldung "Ein Entwurf wurde an Gmailgesendet".
In Ihrem Document360-Knowledgebase-Portal finden Sie den Artikel in der Kategorie, die Sie zuvor ausgewählt haben.
Gehen Sie zurück zum Zapier Setup-Fenster und klicken Sie auf Weiter.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Veröffentlichen.
Zap aktivieren
Um einen Zap zu aktivieren, nachdem er getestet und veröffentlicht wurde, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Nachdem Sie den Zap getestet haben, überprüfen oder bearbeiten Sie die Einstellungen, bevor Sie den Zap einschalten.
Sie können die Einstellungen bearbeiten, die für den Auslöser Gmailkonfiguriert sind, und die entsprechende Aktion des neuen Artikels in Document360.
Du erhältst eine Erfolgsmeldung, die besagt, dass Dein Zap eingeschaltet ist. Sie können auf die Schaltfläche Zap verwalten klicken, um zu Ihrer Zap-Übersichtsseite zu gelangen.
Zap-Übersicht
Senden von E-Mails per Gmail mit neuen Artikeln in Document360
Sie können die Informationen zu den erstellten Zaps auf der Zap-Übersichtsseite anzeigen und bearbeiten.
Löschen eines Zaps
Um einen Zap zu löschen, den Sie erstellt haben,
Navigieren Sie zum Dashboard Zapier. Auf der Übersichtsseite wird eine Liste aller vorhandenen Zaps angezeigt.
Klicken Sie auf das Symbol Zap-Aktionen () rechts neben dem gewünschten Zap und klicken Sie auf Löschen.
Der ausgewählte Zap wird gelöscht.