Finden und ersetzen

Find and Replace ermöglicht es Ihnen, ein Wort oder eine Phrase in Ihrer Wissensdatenbank zu suchen und sie überall gleichzeitig zu aktualisieren. Sie funktioniert über Artikel, Variablen, Ausschnitte und Glossarbegriffe hinweg und überflüssig wird, jedes Element einzeln zu öffnen und zu bearbeiten.

Warum Suchen und Ersetzen verwenden

• Ein Produktname, ein Feature-Name oder ein anderer Begriff hat sich geändert und muss überall aktualisiert werden, wo er erscheint.
• Sie möchten die Terminologie in Ihrer gesamten Wissensdatenbank standardisieren.
• Du möchtest ein Wort oder eine Phrase aus mehreren Elementen gleichzeitig entfernen.
• Du musst den Text oder die URL eines Hyperlinks überall aktualisieren, wo er erscheint.

Für eine Änderung, die auf einen einzelnen Artikel beschränkt ist, verwenden Sie stattdessen das Such- und Ersetzen-Tool im Redakteur – das ist schneller und berührt nichts außerhalb des Artikels.

Bevor du anfängst

Suchen und ersetzen erfordert die Editor-Content-Rolle oder eine benutzerdefinierte Rolle mit aktivierter Berechtigung "Perform Find and Replace".

Ihr Zugriffslevel bestimmt, was Sie ansehen und ändern können:

• Mit vollem Zugriff können Sie Artikel, Variablen, Ausschnitte und Glossarbegriffe suchen und ersetzen.
• Mit Ansichtszugriff auf Inhaltswerkzeuge, aber ohne Update-Zugriff erscheinen Übereinstimmung innerhalb von Variablen, aber Ersatz ist nicht erlaubt.
• Benutzer mit der Rolle des Entwurfs-Schreibers haben keine Erlaubnis zum Suchen und Ersetzen.
• Mit Update-Zugriff, aber ohne Veröffentlichungsgenehmigung ist Ersatz erlaubt, aber betroffene Artikel können nur als Entwürfe gespeichert werden – selbst wenn sie zuvor veröffentlicht wurden.
• Mit Schreibzugriff können Sie Übereinstimmungen suchen und ansehen, aber keine Ersetzung durchführen.
• Ohne Zugriff zum Suchen und Ersetzen erscheint ein Banner, das anzeigt, dass Sie aufgrund Ihrer Berechtigungen eingeschränkten Zugriff haben, mit einem Link, um Ihre Berechtigungen einzusehen.
• Wenn du Bearbeitungszugriff auf einen Arbeitsbereich hast und nur Zugriff auf einen anderen, gilt der Ersatz nur für den Arbeitsbereich, den du bearbeiten kannst.

Führen Sie globale Suchen und Ersetzen durch

1. Navigiere in der linken Navigationsleiste zu Inhaltswerkzeugen () und wähle Suchen und ersetzen ().

2. Geben Sie das zu suchende Wort oder die Phrase im Suchfeld ein.

   HINWEIS

   Die Felder "Suchen und ersetzen mit" akzeptieren bis zu 300 Zeichen, wobei alle unterstützten Sonderzeichen erlaubt sind:' " & [ ] { } ( ) / ? .

3. (Optional) Wählen Sie das Filter ()-Symbol, um die Suche einzugrenzen, und wählen Sie dann Anwenden.  Siehe Filteroptionen unten.

4. Wählen Sie Alle finden oder drücken EnterSie . Während die Suche läuft, ändert sich das Button-Label zu Finden.

5. Geben Sie den Ersatztext im Feld "Ersetzen mit " ein.

   WARNUNG

   Wenn du Ersetzen mit leer lässt, wird jedes Match durch ein einzelnes Feld ersetzt, anstatt vollständig entfernt zu werden. Dies erstellt weiterhin eine neue Version des betroffenen Gegenstands, sodass du sie später über den Versionsverlauf zurücksetzen kannst, aber es gibt kein In-App-Rückgängigmachen für die Aktion selbst.

6. Aktivieren Sie Ganze Wörter abgleichen, um nur dann mit dem Begriff übereinzustimmen, wenn sie als vollständiges Wort erscheinen. Zum Beispiel beeinflusst homepagedas Ersetzen page von mit article aktivierter Funktion nicht ...

7. Überprüfen Sie die Ergebnisliste. Es zeigt jeden passenden Artikel, jede Variable, jeden Ausschnitt oder jeden Glossarbegriff an, mit der Anzahl der Vorkommnisse für jeden, auf allen Ergebnisseiten – nicht nur auf der aktuellen Seite.

   HINWEIS

   Wenn keine Übereinstimmungen gefunden werden, zeigt Document360 eine Meldung an, dass keine Ergebnisse gefunden wurden, anstatt Einträge mit null Vorkommen aufzulisten.

8. Wählen Sie einen Eintrag in der Liste aus, um ihn anzuschauen. Das erste Vorkommen wird automatisch hervorgehoben; Benutze die Auf-/Ab-Pfeile über der Vorschau, um den Rest durchzugehen.

9. Wähle das Kontrollkästchen neben jedem Punkt, den du ersetzen möchtest, oder das Kontrollkästchen oben in der Liste, um alle Ergebnisse auszuwählen. Verwenden Sie das Suchfeld über der Ergebnisliste, um einen bestimmten Artikel nach Namen zu finden.

10. Wählen Sie Ersetzen ausgewählt , um nur die angekreuzten Elemente zu aktualisieren, oder Ersetzen alle , um alle Elemente in den aktuellen Ergebnissen zu aktualisieren.

    WARNUNG

    Wenn Ihre Suche Hyperlinks enthielt, warnt ein Bestätigungsschritt, dass Sie kurz davor sind, URLs zu ändern, was zu defekten Links führen kann. Überprüfen Sie sorgfältig, bevor Sie bestätigen.

11. Im Bestätigungsdialog sehen Sie sich die Zusammenfassung an (zum Beispiel: "Sie sind dabei, Inhalte in 7 Artikeln, 3 Variablen, 2 Ausschnitten und 2 Glossarbegriffen zu ersetzen") und wählen Sie, wie betroffene Artikel gespeichert werden sollen:

    • Status behalten — veröffentlichte Artikel erhalten eine neue veröffentlichte Version; Entwurfsartikel bleiben Entwürfe.
    • Entwurf — versetzt alle betroffenen Artikel in den Entwurfsstatus zur Prüfung vor der Veröffentlichung.

12. Wählen Sie Bestätigen, um die Änderungen anzuwenden.

Filteroptionen

Verständnis von Suchergebnissen

• Wenn ein Begriff sowohl im Inhalt eines Artikels als auch in einer von diesem Artikel verwendeten Variable vorkommt, wird in der Vorschau nur die Übereinstimmung im Artikel hervorgehoben. Das Auftreten der Variablen wird als separater Eintrag in den Ergebnissen aufgeführt – Sie müssen sie separat auswählen, um sie zu ersetzen.
• Variablen, Schnipsel und Glossarbegriffe können auf die gleiche Weise wie Artikel ersetzt werden, indem man " Ersetze ausgewählt " oder "Alle ersetzt" verwendet.
• Bei Glossarbegriffen entspricht die Suche der Definition, nicht dem Begriff Name selbst – der Begriff Name fällt für diese Funktion völlig außerhalb des Umfangsbereichs. Um eine Suche strikt auf Glossardefinitionen abzugrenzen, öffnen Sie das Filterpanel , setzen Sie Modul nur auf Glossar und wenden Sie es an. Um einen Begriffsnamen zu aktualisieren, bearbeiten Sie ihn stattdessen direkt im Glossar-Abschnitt.
• Das Aktualisieren einer Variable, eines Ausschnitts oder eines Glossarbegriffs überall, wo sie verwendet wird, wird die Änderung angewendet.
• Wenn man den Text in einem Artikeltitel ersetzt, wird nur der Titel aktualisiert – der Slug (URL) des Artikels ist nicht betroffen, und bestehende Links funktionieren weiterhin.
• Für Artikel, die mit Replicate kopiert wurden, erscheint nur der Originalartikel in Ihren Suchergebnissen. Ein im Original vorgenommener Ersatz gilt automatisch für dessen Kopien.
• Bild-Alttext wird derzeit nicht durchsucht oder durch diese Funktion ersetzt.

Hyperlinks: URL vs. Anzeigetext

Ein Hyperlink besteht aus zwei unabhängigen Teilen – den Anzeigetext , den die Leser sehen, und die URL , auf die er verweist. Welches Teil durchsucht und ersetzt wird, hängt ganz von deiner Suche im Filter ab:

Das Aktualisieren des Anzeigetextes eines Links (zum Beispiel die Änderung von "Click Here" in "Read the Guide") beeinträchtigt den Link nie, da die URL nicht Teil dieser Suche ist. Das Aktualisieren einer URL (zum Beispiel die Migration old-domain.com über new-domain.com jeden Link) ändert nie die klickbaren Texte, die die Leser sehen.

Um nur den Anzeigetext der Links zu ändern:

1. Öffnen Sie das Filterpanel .
2. Wählen Sie unter Modul die Inhaltstypen aus, in denen die Links liegen (Artikel, Ausschnitte, Glossar usw.).
3. Wählen Sie unter Finden in Inhalt aus.
4. Wählen Sie Anwenden und führen Sie Ihre Suche wie gewohnt durch.

Um nur die Ziel-URL der Links zu ändern:

1. Öffnen Sie das Filterpanel .
2. Wählen Sie unter Modul die Inhaltstypen aus, in denen die Links liegen.
3. Wählen Sie unter Finden in Hyperlinks aus.
4. Wählen Sie Anwenden und führen Sie Ihre Suche wie gewohnt durch. Überprüfen Sie die Bestätigungswarnung sorgfältig, bevor Sie bestätigen, da dies die URLs direkt verändert.

Man kann sowohl Content als auch Hyperlinks in Find in gleichzeitig auswählen, um beide in einem Durchgang zu durchsuchen – dieser Filter erlaubt mehrere Auswahlmöglichkeiten, genauso wie Module .

Große Ergebnismengen

Wenn ein Begriff in mehr als 1.000 Artikeln auftaucht, sucht und zeigt Document360 nur die ersten 1.000 an. Ein Banner zeigt an, dass du eine teilweise Ergebnismenge ansiehst. Wenn Sie bei einer solchen Suche "Alle ersetzen " ausführen, werden nur die ersten 1.000 Artikel aktualisiert – eine nachfolgende Nachricht bestätigt dies und fordert Sie auf, erneut zu suchen, um den Begriff in den übrigen Artikeln zu ersetzen.

Nach dem Austausch

• Wenn alle Übereinstimmungen erfolgreich ersetzt wurden, erhalten Sie eine Bestätigungsmeldung. Ihre Suchfilter bleiben unverändert, sodass Sie weiterarbeiten können.
• Wenn nur einige Matches ersetzt werden, sieht man eine Zusammenfassung, die zeigt, welche Updates nach Inhaltstyp erfolgreich und welche fehlgeschlagen sind. Zum Beispiel: "7 Vorkommnisse in 2 Artikeln und 3 Ausschnitten wurden erfolgreich aktualisiert. 1 Vorkommen in 1 Variable fehlgeschlagen. 2 Vorkommnisse in einem Glossar fehlgeschlagen."
• Wenn ein Ersatz fehlschlägt, erscheint die Fehlermeldung: "Ersatz fehlgeschlagen. Bitte versuchen Sie es erneut." Der betroffene Gegenstand bleibt in den Suchergebnissen, sodass du es erneut versuchen kannst.
• Wenn Sie keine Erlaubnis für den Austausch haben, sehen Sie eine Meldung, dass Sie nicht über die erforderlichen Berechtigungen verfügen und Ihren Projektadministrator kontaktieren sollten.

Exportieren Ihrer Suchergebnisse

Wählen Sie in der Ergebnisleiste Exportieren, um die aktuellen Suchergebnisse als Datei herunterzuladen, vor oder nach einem Ersatz. Dies ist nützlich, um Aufzeichnungen darüber zu führen, welche Gegenstände ein Ersatz beeinflusst oder bereits besitzt.

Die exportierte Datei enthält das Suchwort, die Anzahl der Vorkommen in jedem Element, die Artikel-ID, den Artikel-Slug, den Arbeitsbereich und die Sprache.

Überlegungen

• Die Felder "Suchen und Ersetzen" akzeptieren jeweils maximal 300 Zeichen.
• Eine einzelne Suche erfolgt mit maximal 1.000 passenden Artikeln gleichzeitig. Siehe Große Ergebnismengen.
• Find and Replace sucht nicht nach Artikeln im Recyclingbehälter.
• Suchen und ersetzen wirkt sich nur auf den sichtbaren Text aus – das zugrundeliegende Markdown- oder HTML-Format wird nicht geändert.

Best Practices

• Für groß angelegte Ersetzungen, die viele veröffentlichte Artikel betreffen, wählen Sie den Status Entwurf statt Beibehalten. Dadurch werden alle betroffenen Artikel in Entwürfe versetzt, sodass Sie die Änderungen vor der Veröffentlichung überprüfen können, anstatt neue veröffentlichte Versionen sofort online zu stellen.
• Setze die Module and Find In-Filter, bevor du eine breite Suche durchführst, um die Ergebnisse fokussiert zu halten.
• Wenden Sie Filter an, bevor Sie die zu ersetzenden Artikel auswählen. Eine ungefilterte Suche kann unbeabsichtigt Hunderte von Artikeln betreffen.
• Aktivieren Sie Match Whole Words, wenn der Suchbegriff in anderen Wörtern erscheinen könnte, zum Beispiel log innerhalb login von oder catalog.
• Exportiere deine Ergebnisse vor einem großen Ersatz, um eine Aufzeichnung über die betroffenen Artikel zu behalten.
• Sichern Sie Ihre Wissensdatenbank, bevor Sie einen groß angelegten Ersatz durchführen, um bei Bedarf eine Inhaltswiederherstellung zu ermöglichen.
• Überprüfen Sie anschließend ein Muster ersetzter Artikel, um sicherzustellen, dass die Formulierung korrekt ist.
• Wenn Ihr Begriff mit mehr als 1.000 Artikeln übereinstimmt, grenzen Sie Ihre Filter (nach Arbeitsbereich, Kategorie oder Datum) ein, anstatt sich auf wiederholte vollständige Suchanfragen zu verlassen.
• Nutze das Tool im Redakteur für Änderungen, die auf einen einzelnen Artikel beschränkt sind – das ist schneller und beschränkt sich auf diesen Artikel.

FAQ