Allgemeine Projektsettings

Die Projekteinstellungsseite in Document360 ermöglicht es Ihnen, das Verhalten Ihres Knowledge Base-Portals einzustellen – einschließlich Projektdetails, Standardeditor, Drive-Dateibeschränkungen, Review-Erinnerungen, Analysedatenschutz und Supportzugriff. Nutzen Sie es, um die Navigation im Arbeitsbereich zu steuern, Artikelprüfungspläne festzulegen, hochgeladene Medienformate einzuschränken und den Datenschutz der Leser für Ihr Projekt zu verwalten. Diese Einstellungen gelten auf Projektebene und können, wo verfügbar, durch Artikel- oder Arbeitsbereichskonfigurationen überschrieben werden.

Wann sollte man Projekteinstellungen verwenden

Nutzen Sie die Seite mit Projekteinstellungen, wenn Sie Folgendes benötigen:

• Benenne Ihr Projekt um oder passen Sie das Workspace-Label an, das Lesern und Teammitgliedern angezeigt wird.
• Setze einen Standard-Editor (Markdown oder Advanced WYSIWYG), sodass alle neuen Artikel mit einem einheitlichen Format beginnen.
• Beschränke die Dateitypen, die Mitwirkende auf das Laufwerk hochladen können.
• Planen Sie automatische Erinnerungen für Korrekturen ein, damit veröffentlichte Artikel nicht unbemerkt veraltet werden.
• Interne oder bekannte IP-Adressen aus Analysen ausschließen oder leseridentifizierbare Daten in privaten Projekten anonymisieren.

Verständnis von Projekt- vs. Arbeitsbereichs-Einstellungen

Projekt- und Arbeitsbereichseinstellungen erfüllen in Document360 unterschiedliche Zwecke. Das Verständnis dieser Unterscheidung hilft Ihnen, Änderungen im richtigen Umfang anzuwenden und unbeabsichtigte Auswirkungen auf Ihre Wissensbasis zu vermeiden.

Projektebene Einstellungen

Projektebene-Einstellungen gelten einheitlich für alle Arbeitsbereiche in Ihrem Projekt. Wenn Sie eine Projektebene-Einstellung konfigurieren, gilt dieselbe Konfiguration für jeden Arbeitsbereich – es gibt keine Option, sie pro Arbeitsbereich anzupassen. Beispiele für Projektebene-Einstellungen sind das Standardformat des Editors, Einschränkungen für das Hochladen von Laufwerksdateien, Erinnerungspläne und Datenschutzoptionen für Analysen. Diese Einstellungen betreffen alle Nutzer und alle Inhalte, unabhängig davon, in welchem Arbeitsbereich sie sich befinden.

Wie man Projektebene-Umgebungen identifiziert

In der Portal-Oberfläche enthalten die Projektebene-Einstellungen kein Dropdown-Menü für Arbeitsbereichsauswahl. Wenn du auf eine Einstellungsseite gehst und es kein Dropdown-Menü zur Auswahl eines bestimmten Arbeitsbereichs gibt, gelten die von dir vorgenommenen Änderungen auf Projektebene. Die meisten Grundkonfigurationen im Bereich Einstellungen fallen in diese Kategorie.

Arbeitsbereichs-Einstellungen

Arbeitsflächen-Einstellungen sind spezifisch für einzelne Arbeitsbereiche und ermöglichen eine detaillierte Anpassung. Wenn du eine Arbeitsbereich-Einstellung konfigurierst, gelten deine Änderungen nur für den von dir ausgewählten Arbeitsbereich. Andere Arbeitsbereiche behalten ihre eigenen, unabhängigen Konfigurationen. Das gibt dir die Flexibilität, verschiedene Einstellungen für verschiedene Bereiche deiner Wissensdatenbank beizubehalten.

Wie man Arbeitsflächen-Einstellungen identifiziert

In der Portal-Oberfläche enthalten die Einstellungen auf Arbeitsflächenebene einen Dropdown-Auswahlschalter für den Arbeitsbereich. Wenn du ein Dropdown-Menü zur Auswahl eines bestimmten Arbeitsbereichs siehst, gelten die von dir vorgenommenen Änderungen nur für diesen Arbeitsbereich. Alle anderen Arbeitsbereiche, die du nicht explizit konfiguriert hast, bleiben unbeeinflusst.

Bevor du anfängst

Du brauchst eine Rolle mit Berechtigung, um auf Einstellungen im Knowledge Base-Portal zuzugreifen.

Wie man Projekteinstellungen konfiguriert

Greifen Sie auf die Projekteinstellungsseite zu.

1. Navigiere zu Einstellungen () > Knowledge Base-Portal in der linken Navigationsleiste.
2. Im linken Navigationsfeld wählen Sie Allgemein.

Details zur Wissensdatenbank der Menge

1. Im Feld Projektnamen geben Sie Ihren Projektnamen ein.
2. Im Dropdown-Menü Land wählen Sie Ihr Land aus.
3. Im Feld "Arbeitsflächenetikett anpassen " geben Sie einen benutzerdefinierten Arbeitsbereichsnamen ein (zum Beispiel Produktname oder Version).
4. Wählen Sie Ihr bevorzugtes Navigationsverhalten aus, wenn Leser zwischen Arbeitsbereichen wechseln:
   • Weiterleitung zum Root-Artikel – führt die Leser zum Root-Artikel des ausgewählten Arbeitsbereichs.
   • Weiterleitung auf denselben Artikel — öffnet denselben Artikel im ausgewählten Arbeitsbereich, falls verfügbar; ansonsten führt er die Leser zum Stammartikel.

Schalte den Remember-Zustand ein

1. Aktivieren Sie den Schalter "Zustand erinnern ", um den letzten UI-Status des Portals – wie den Artikel, den Sie bearbeitet haben, angewandte Filter, erweiterte Kategorien und ausgewählten Arbeitsbereich – zu behalten, wenn Sie wegnavigieren und zurückkehren.

Setze den Standard-Editor

Wählen Sie einen Standard-Editor für neue Artikel:

• Wählen Sie Markdown und wählen Sie optional im Markdown-Editor Zeilennummern anzeigen.
• Wählen Sie den erweiterten WYSIWYG-Editor und wählen Sie optional im erweiterten WYSIWYG-Editor "Umrissansicht anzeigen".

Setze die Standardansicht des Artikels

Wenn dein Projekt kollaboratives Bearbeiten aktiviert hat, siehst du folgende Einstellungen:

Standard-Artikelansicht: Wählen Sie die Version, die sich öffnet, wenn Sie einen Artikel auswählen.

• Veröffentlichte Version: Öffnet die neueste veröffentlichte Version im Nur-Lese-Modus. Änderungen in einem neueren Entwurf werden erst sichtbar, wenn du Bearbeiten auswählst, was den aktuellen Entwurf öffnet.
• Entwurf: Öffnet den aktuellen Entwurf in einer Live-Ansicht, die alle bisher vorgenommenen Änderungen zeigt, einschließlich Echtzeit-Avatare und Bearbeitungen anderer Mitwirkender. Wähle Bearbeiten, um selbst Änderungen vorzunehmen.

Konfigurieren Sie Rezensionserinnerungen für Artikel

1. Wählen Sie "Erinnerung an automatische Überprüfung " planen, um automatisch eine Erinnerung für alle veröffentlichten Artikel zu erstellen, und geben Sie dann die Anzahl der Tage ein, nach denen ein Artikel in den Zustand "Veraltet" wechselt. Zum Beispiel wechselt ein Artikel, der am 1. Januar mit einer 90-tägigen Erinnerung veröffentlicht wurde, am 1. April zu Stale .
2. Wählen Sie bei der Veröffentlichung einer neuen Version als überprüft markieren , um automatisch den Status "Veraltet" zu löschen, wenn ein Mitwirkender eine neue Version eines veralteten Artikels aktualisiert und veröffentlicht. Wenn er deaktiviert ist, bleibt der Artikel veraltet , bis ihn jemand manuell als überprüft markiert.
3. Wählen Sie Erinnerungsdatum verschieben, wenn eine neue Version veröffentlicht wird , um den Review-Timer vom neuen Veröffentlichungsdatum neu zu starten, sobald ein Artikel vor seinem Erinnerungsdatum aktualisiert und neu veröffentlicht wird. Zum Beispiel erhält ein Artikel, der am 1. Januar mit einer 90-tägigen Erinnerung (fällig am 1. April) veröffentlicht wird und am 15. Februar erneut veröffentlicht wird, ein neues Erinnerungsdatum vom 16. Mai.

Einschränke erlaubte Medienformate im Laufwerk

1. Wähle Allow all media formats can allow file types upload in the Drive oder Choose allowed media formats (Choose allowed media formats , um Uploads auf bestimmte Formate zu beschränken).
2. Wenn Sie "Erlaubte Medienformate wählen" ausgewählt haben, klicken Sie auf Hinzufügen.
3. Im Panel "Hinzufügen erlaubtes Format" geben Sie den Medientyp und die Erweiterung ein.
4. Um ein weiteres Medienformat hinzuzufügen, klicken Sie auf Medientyp hinzufügen.
5. Klicken Sie auf Speichern.

IP-Adressen aus der Analyse ausschließen

1. Geben Sie eine Beschreibung und die IP-Adresse ein, die Sie von der Projektanalyse ausschließen möchten.
2. Klicken Sie auf das Hinzufügen-Symbol, um die Einschränkung anzuwenden. Für die IP-Adresse wird ein Schalter erstellt.
3. Schalte den Schalter aus, um die Einschränkung zu entfernen.
4. Klicken Sie auf Bearbeiten , um die Beschreibung zu aktualisieren, oder auf Löschen , um die IP-Einschränkung zu entfernen.

Anonymisieren Sie Leserinformationen

1. Aktivieren Sie den Schalter "Leserinformationen anonymisieren ", um leseridentifizierbare Daten aus Analysen privater Projekte und privater Arbeitsbereiche innerhalb gemischter Projekte zu entfernen. Wenn aktiviert:
   • Lesernamen, E-Mail-Adressen und Leser-IDs werden in Analysemodulen nicht mehr angezeigt.
   • Leseranalysen werden nicht mehr verfügbar.
   • Feedback-Analysen und Eddy-KI-Analysen zeigen anonymisierte Leserinformationen an.
   • CSV- und PDF-Exporte schließen leseridentifizierbare Informationen aus.
   • Aggregierte Analysekennzahlen sind weiterhin verfügbar.
2. Um zuvor gespeicherte, leseridentifizierbare Daten dauerhaft zu löschen, klicken Sie auf Daten löschen.

Zugang zur Unterstützung von Fördermitteln

1. Aktivieren Sie den Support-Zugriff-Schalter , um dem Document360-Supportteam Zugriff auf Ihr Konto zur Fehlerbehebung, Unterstützung oder Tests zu geben.

Sobald Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Speichern.

Best Practices

• Stellen Sie den Standard-Redakteur so ein, dass er dem primären Autoren-Workflow Ihres Teams entspricht, bevor Sie neue Mitwirkende einarbeiten, damit alle neuen Artikel konsistent formatiert werden.
• Aktivieren Sie die automatische Bewertungserinnerung mit einem Bewertungsfenster, das Ihrer Veröffentlichungsrate entspricht (zum Beispiel 90 Tage bei schnell verkauften Produkten), damit Inhalte nicht unbemerkt veraltet werden.
• Schränke erlaubte Medienformate im Drive ein, wenn dein Team häufig große oder nicht unterstützte Dateien hochlädt, um die Speichernutzung vorhersehbar zu halten.
• Erwägen Sie, Leserinformationen in privaten Projekten zu anonymisieren, bei denen die Leser erwarten, dass ihre Aktivitäten vertraulich bleiben, da die Änderung nach dem Löschen historischer Daten nicht rückgängig gemacht werden kann.
• Aktiviere Support Access nur, wenn du aktiv mit dem Document360-Supportteam zusammenarbeitest, und schalte ihn danach aus.

FAQ