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Neue Funktionen
1. Arbeitsablauf
Die am häufigsten nachgefragte und erwartete Funktion "Workflow" ist jetzt im Document360-Wissensdatenbank-Portal verfügbar. Mit dieser raffinierten Funktion können die Mitglieder des Projektteams die verschiedenen Phasen in der Dokumentation eines Artikels definieren, verwalten und verfolgen. Dies ist eine gute Unterstützung für Redakteure, um den Überblick über den Artikelstatus im Wissensdatenbank-Projekt zu behalten.
ein. Workflow-Designer
Den Workflow-Designer finden Sie unter der Menügruppierung Dokumentation im neuen Menü Inhaltstools . (Inhaltstools → Dokumentation → Workflow-Designer)
Die Phasen des Dokumentationszyklus werden im Document360-Workflow als Status bezeichnet. Standardmäßig sind zwei Standardsystemstatus (Entwurf und Veröffentlicht) und ein benutzerdefinierter Status (In Überprüfung) verfügbar.
Benutzer können jedoch je nach Bedarf einen benutzerdefinierten Status hinzufügen, die Reihenfolge neu anordnen und löschen (nur den benutzerdefinierten Status). Wenn der Status auf schreibgeschützt gesetzt ist, können andere Benutzer die Dokumentation nicht bearbeiten, da sie nur in der Leseansicht verfügbar ist. Sie können nur einen Benutzer zuweisen und/oder ein Fälligkeitsdatum zuweisen.
b. Workflow-Zuweisungen
Eine vollständige Übersicht über alle Dokumente (Artikel und Kategorieseiten) in der ausgewählten Version und Sprache des Wissensdatenbank-Projekts. Um auf diese Seite zuzugreifen, klicken Sie einfach auf die Option Workflow-Zuweisungen über dem Kategoriemanager auf der linken Seite.
Hier können Benutzer die Gesamtanzahl der Dokumente, Dokumente, die dem jeweiligen Benutzer von einem anderen Teammitglied zugewiesen wurden, die Artikelanzahl in den verschiedenen Status und die Artikelliste mit Filtermöglichkeiten einsehen.
Benutzer können den aktuellen Workflow-Status und die Workflow-Historie des Artikels oben links im Dokumentationseditor anzeigen. Mit einem Klick auf das Dropdown-Menü erhält der Benutzer die vollständigen Informationen über den vergangenen, aktuellen und bevorstehenden Artikelstatus.
2. Ticketabweiser im Wissensdatenbank-Assistenten
Jetzt können Benutzer die vorhandenen und Live-Ticket-Deflektorformulare im Wissensdatenbank-Assistenten zuordnen. In unserer Juli-Version haben wir den Ticket-Deflektor (eine Funktion, die dazu beiträgt, die Anzahl der Support-Tickets zu reduzieren, indem Kundenanfragen mit dem Self-Service-Support gelöst werden.) eingeführt. Und in der letzten Version haben wir Analysedaten für die Ticket-Deflektor-Formulare eingeführt.
Wenn der Benutzer einen Live-Ticket-Deflektor zugeordnet hat, können alle Formularanalysedaten (z. B. Zufriedenheit, Feedback, Antworten aus der Wissensdatenbank, Suche und Formularübermittlung) angezeigt werden. Gehen Sie zu Analytics → Ticket-Deflektoren und wählen Sie den Wissensdatenbank-Assistenten in der Dropdown-Liste Anwendung aus.
Wenn ein Helpdesk (Freshdesk oder Zendesk) für ein Live-Ticket-Deflektorformular konfiguriert ist, ist diese Konfiguration auch verfügbar, wenn Sie das entsprechende Formular im Wissensdatenbank-Assistenten hinzufügen.
3. Daten zum Thema "Seite nicht gefunden" in Analytics
Wir haben einen exklusiven Abschnitt "Seite nicht gefunden (404-Fehler)" im Analytics-Menü hinzugefügt. Wenn ein Besucher auf nicht verfügbare URLs in Ihrer Wissensdatenbank zugreift, wird dies als "Seite nicht gefunden (in technischer Sprache 404-Fehler)" aufgezeichnet. Für eine gesunde Wissensbasis (und eine gute SEO) sollte dieser Fehler vermieden werden. Benutzer können die Daten anzeigen, wenn solche Fehler auftreten, und sie beheben.
Benutzer können auch einen Drilldown des Benutzer-Agent-Typs (Quelle) anzeigen, z. B. Browser, Bot oder Unbekannt. Benutzer können die Daten bis zu 30 Tage lang anzeigen. Auf der Übersichtsseite können Benutzer die Liste der Links anzeigen, die den Fehler 404 auslösen, den User-Agent-Typ (Browser, Bot, unbekannt), den User-Agent (z. B. Mozilla 5.0), den Zeitstempel (in UTC) und den URL-Referrer.
Verbesserungen
1. Exportieren Sie nach PDF-Datenfilterung
Inhaltsvorlagen
Wir haben auf der Übersichtsseite "In PDF exportieren" (Inhaltstools → Importieren & Exportieren → Exportieren in PDF → Inhaltsvorlagen) einen neuen Tab hinzugefügt. Benutzer können Inhaltsvorlagen filtern und für den Export auf Kategorie- und Artikelebene speichern.
Dies ist praktisch, wenn Sie ein beliebiges Segment in Ihrer Wissensdatenbank wiederholt exportieren. Der Benutzer muss nicht jedes Mal den gesamten Prozess der Zusammenstellung der Artikel und Kategorien durchlaufen. Stattdessen können sie einfach auf die Option Download klicken und derselbe Inhaltssatz wird erneut exportiert.
2. Import und Export – Sprachniveau
Exportieren und importieren Sie jetzt Projektversionen auf Sprachebene. Diese Funktion ist praktisch, wenn Benutzer eine bestimmte Version in ihrem Projekt lokalisieren/übersetzen möchten. Benutzer können die Übersetzungsfunktionen im Wissensdatenbank-Portal nutzen.
Wenn sie jedoch große Mengen an Artikeln übersetzen möchten, können sie einfach eine bestimmte Sprache exportieren, übersetzen und dann dieselbe Datei (.zip) wieder in das Document360-Projekt importieren. Der Artikel in der importierten Datei wird als neue Version gespeichert, wenn er aus demselben Projekt stammt. Wenn der Benutzer eine Datei aus einem anderen Projekt importiert, werden neue Artikel für dasselbe Projekt erstellt.
Dies würde Benutzern helfen, Inhalte von einem Projekt in ein anderes zu verschieben oder eine Kopie ihres Wissensdatenbankprojekts als Backup entweder im Markdown- oder HTML-Format zu haben.
3. Updates für Laufwerke
Wir haben das Dateilimit auf 5000 pro Ordner begrenzt. Wenn Sie einen Unterordner in einem übergeordneten Ordner haben, wird dieser als separater Ordner behandelt.
Früher wurde das Hochladen von Dateien direkt aus dem Artikeleditor dem Standardordner "Dokumentation" hinzugefügt. Jetzt können einzelne Ordner in Drive verschiedenen Kategorien in der Wissensdatenbank zugeordnet werden. Wenn kein Ordner ausgewählt ist, werden die Dateien in den Standardordner "Dokumentation" hochgeladen.
Wenn die Unterkategorie keinem bestimmten Ordner in Drive zugeordnet ist, wird sie im Standardordner "Dokumentation" gespeichert.Laufwerksordner festlegen – Klicken Sie oben rechts auf die Option ••• mehr, wenn eine Kategorie ausgewählt ist, und klicken Sie auf Laufwerksordner festlegen
Wenn der Standardordner 'Dokumentation' seine maximale Grenze von 5000 Dateien erreicht, wird die nächste hochgeladene oder verschobene Datei unter einem neu erstellten Standardordner 'Documentation_1' gespeichert
Die Ordnerauswahl kann nun auch für Dokumentelemente (Bilder, Videos) beim Import von Artikeln aus .docx Dateien erfolgen
4. Integration der Kategorieseite
ein. Status der Links
Links auf Kategorieseiten wurden zum Zeitpunkt der Validierung (Geplant und Manuell) und auf der Linkübersichtsseite in den Linkstatus aufgenommen. Früher berücksichtigte die Validierung nur Artikellinks. Die Links zu den Kategorieseiten können durch ein Kategoriesymbol neben dem Link unterschieden werden. Dies gilt auch für die Übersichtsseite für ignorierte Links.
Benutzer können die Links der Kategorieseite in der Linkliste einfach filtern, indem sie auf die Schnellfilteroption Kategorielinks klicken (oder) Wählen Sie in der Filterleiste Kategorielinks in der Dropdown-Liste Quelle aus.
b. Viewer für Laufwerkabhängigkeiten
Wenn Benutzer die Dateiabhängigkeiten auf dem Blatt "Abhängigkeitsanzeige" anzeigen (Drive → Ordner auswählen → Augensymbol neben einer Datei), wird die Abhängigkeit der Kategorieseite anhand der Seitenbezeichnung "Kategorie" unterschieden.
UI/UX-Updates im Portal
1. Content-Tools
Ein übergeordneter Menüpunkt "Inhaltswerkzeuge" wurde der Hauptmenüleiste hinzugefügt. In diesem Menüblatt finden Sie drei Menügruppierungen
ein. Dokumentation
Schablonen
Massenoperationen
Erinnerungen an Artikelüberprüfungen
Schilder
Workflow-Designer
b. Wiederverwendung von Inhalten
Variable
Schnipsel
c. Import & Export
Importieren aus Word
Import & Export
Exportieren als PDF
2. Einstellungen → Sicherheit
Eine neue Menügruppierung "Sicherheit" wurde anstelle der vorherigen erweiterten Menügruppierung hinzugefügt. Wie der Name schon sagt, finden Sie darunter alle Einstellungen zu den Sicherheitsoptionen.
Team & Sicherheit
Zugang & Sicherheit
SSO für Unternehmen
3. Weitere kleinere Verbesserungen
Die Gruppierung des erweiterten Menüs in den Einstellungen wurde entfernt
Backup & Restore wurde von Advanced zu Project admin verschoben
API-Token wurden von Advanced zu Project admin verschoben
Erweiterungen wurden von "Erweitert" in "Project admin" verschoben
Zwei neue Registerkarten, Inhaltsvorlagen und Designvorlagen, wurden anstelle der Registerkarten "Exportieren" und "Einstellungen" auf der Seite "Als PDF exportieren" hinzugefügt.
Verbesserungen
Wir haben den Breadcrumb (einen Linkpfad für die Navigation bis zur aktuellen Webseite) in der Funktion "Neuigkeiten" hinzugefügt
Erklärvideos für die Funktion wurden zu den Modulen im Wissensdatenbank-Portal hinzugefügt
Benutzer können jetzt Kategorieseiten-Tags in der Regel "Ein-/Ausblenden" für Smartbalken verwenden.