Sie können die Funktion Benutzer importieren nutzen, um mehr als fünf Team-Konten gleichzeitig zu Ihrem Projekt hinzuzufügen. Benutzer werden hinzugefügt, indem sie eine CSV-Datei hochladen, die ihre E-Mail-Adressen und Namen enthält, wobei Rollen und Zugriffe vor der Bestätigung des Imports zugewiesen werden.
Warum Benutzer importieren
Beim Onboarding eines großen Teams ist das Hinzufügen von Nutzern über den Dialog "Benutzer hinzufügen " zeitaufwendig – pro Operation werden maximal 5 E-Mail-Adressen unterstützt. Die Funktion Benutzer importieren entfernt diese Beschränkung, indem man eine Liste von bis zu 500 Benutzern in einer CSV-Datei erstellen und alle in einer einzigen Operation hochladen kann. Das ist der richtige Ansatz, wenn Sie:
- Mehr als fünf Nutzer gleichzeitig hinzuzufügen.
- Onboarding eines neuen Teams, einer Abteilung oder einer Gruppe von Mitwirkenden.
- Nutzer von einem anderen System in Document360 migrieren.
Bevor du anfängst
- Du musst die Rolle Eigentümer oder Administrator eines Projekts haben.
- Haben Sie die E-Mail-Adressen, Vor- und Nachnamen der Nutzer, die Sie hinzufügen möchten, bereit.
Wie man Benutzer importiert
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Navigiere in der linken Navigationsleiste im Knowledge Base zu Einstellungen () > Benutzer und Sicherheit .
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Im linken Navigationsfenster navigieren Sie zu Benutzern und Gruppen > Benutzern.
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Klicken Sie auf Benutzer hinzufügen > importieren , um das Panel Benutzer importieren zu öffnen.
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Wählen Sie das Kontrollkästchen für den SSO-Benutzer aus, um die Benutzer als SSO-Benutzer hinzuzufügen.
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Wenn Sie das Kontrollkästchen für SSO-Benutzer ausgewählt haben, wählen Sie eine SSO-Konfiguration im Dropdown-Menü Select SSO aus.
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Laden Sie die CSV-Dateivorlage herunter, indem Sie auf die Option "Templates herunterladen " klicken.
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Öffnen Sie die heruntergeladene CSV-Datei in einer lokalen Anwendung wie MS Excel.
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Gib die neuen Konto-E-Mails sowie Vor- und Nachnamen ein.
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Speichere die CSV-Datei und klicke dann im Dialog auf Klicken zum Hochladen . Du kannst die Datei auch per Drag & Drop in das vorgesehene Drop-Frame ziehen.
Die Daten werden validiert, und die gültigen und ungültigen E-Mails werden in der Validierungsübersichtstabelle aufgeführt.
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Klicken Sie auf das Kästchen Einladung überspringen , wenn Sie nicht möchten, dass Ihre neuen Nutzer eine Einladungs-E-Mail erhalten.
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Weisen Sie den importierten Benutzern die Portalrolle, die Inhaltsrolle, den Inhaltszugriff und die Gruppe über die jeweiligen Dropdowns zu.
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Klicken Sie auf Import.
HINWEIS
Um weniger als sechs Benutzer gleichzeitig hinzuzufügen, verwenden Sie stattdessen die Option Benutzer hinzufügen .
Best Practices
- Verwenden Sie immer die heruntergeladene CSV-Vorlage. Das Hochladen einer Datei mit unterschiedlichen Spaltenüberschriften oder Formatierungen führt zu Validierungsfehlern.
- Überprüfen Sie die Validierungszusammenfassung , bevor Sie den Import bestätigen. Korrigiere alle ungültigen E-Mail-Zeilen in der CSV und lade sie bei Bedarf erneut hoch.
- Alle Nutzer in einer einzigen Importcharge erhalten dieselbe Portalrolle, Inhaltsrolle und Inhaltszugang. Wenn du verschiedene Rollen für verschiedene Nutzer brauchst, teile sie in separate Importoperationen auf.
- Verwenden Sie Einladungsmail überspringen nur, wenn Sie planen, Nutzer über einen anderen Kanal zu benachrichtigen – Nutzer können sich erst anmelden, wenn sie die Einladung erhalten und darauf reagieren.