Neue Nutzungsgruppe hinzufügen

Die Erstellung einer Benutzergruppe in Document360 ermöglicht es Ihnen, mehrere Benutzer gleichzeitig eine gemeinsame Projektrolle und eine Inhaltszugriffsebene zuzuweisen. Anstatt Berechtigungen für jedes Teammitglied einzeln zu konfigurieren, gruppierst du die Nutzer mit denselben Zugriffsanforderungen und verwaltest ihre Berechtigungen an einem einzigen Ort.

Wann eine Benutzergruppe erstellt werden sollte

• Mehrere Nutzer teilen sich die gleiche Projektrolle und die gleichen Anforderungen an den Inhaltszugriff.
• Man möchte eine Kohorte von Nutzern mit identischen Berechtigungen in einer einzigen Operation einführen.
• Du möchtest den Zugriff für ein Team aktualisieren, ohne jeden Nutzer einzeln bearbeiten zu müssen.
• Sie verwalten den Zugriff in großem Maßstab über große Teams oder Abteilungen hinweg.

Bevor du anfängst

• Du musst die Rolle des Projektverantwortlichen oder Administrators im Knowledge Base Portal haben.
• Benutzerkonten müssen bereits im Projekt existieren, bevor sie einer Gruppe zugeordnet werden können. Siehe Benutzer hinzufügen oder Benutzer importieren.

Wie man eine Benutzergruppe erstellt

1. Navigiere in der linken Navigationsleiste im Knowledge Base zu Einstellungen () > Benutzer und Sicherheit .

2. Im linken Navigationsbereich navigieren Sie zu Benutzer & Gruppen.

   Standardmäßig wird der Benutzer-Tab ausgewählt.

3. Navigiere zum Reiter Benutzergruppen .

   Eine Liste bestehender Benutzergruppen erscheint, falls bereits welche erstellt wurden.

   

4. Klicken Sie auf Neue Benutzergruppe.

   Das Panel "Benutzergruppe erstellen " erscheint mit der Seite Basisdetails .

5. Geben Sie Ihren gewünschten Gruppennamen und Ihre Beschreibung in die Felder Name und Beschreibung ein.

 

HINWEIS
Das Beschreibungsfeld kann bis zu 150 Zeichen fassen.

6. Wählen Sie im Feld Projektrolle die gewünschte Projektrolle für die Gruppe aus.

7. Wählen Sie die Inhaltsrolle für die Gruppe und bestimmen Sie den Zugriffsgrad für die assoziierten Nutzer.

8. Falls nötig, klicken Sie auf Hinzufügen einer weiteren Inhaltsrolle , um eine zusätzliche Inhaltsrolle zu erstellen.

9. Klicken Sie auf Nächsten.

   

10. Im Schritt "Benutzer zuordnen " fügen Sie die gewünschten Benutzerkonten hinzu, die mit der Gruppe verknüpft werden.

11. Klicken Sie auf Benutzergruppe erstellen.

    

 

HINWEIS
Standardmäßig sind Nutzer in Benutzergruppen alphabetisch nach ihren E-Mail-IDs organisiert.

Exportiere eine Benutzergruppe

Nachdem Sie eine Benutzergruppe erstellt haben, können Sie eine Liste ihrer Mitglieder als CSV-Datei zur Überprüfung oder Aufzeichnung herunterladen.

1. Klicken Sie auf die gewünschte Benutzergruppe, um deren Details einzusehen.
2. Klicken Sie oben rechts auf CSV exportieren , um die Liste der Nutzer in der Gruppe im Excel/CSV-Format herunterzuladen.

Einschränkungen

Best Practices

• Geben Sie Benutzergruppen beschreibende Namen, die ihre Rolle oder ihr Team widerspiegeln (zum Beispiel "Support Team — Editor" oder "Externe Partner — Viewer"). Das erleichtert die Prüfung des Zugriffs auf einen Blick.
• Setzen Sie den Zugriff auf Gruppenebene ein und reservieren Sie einzelne Benutzer-Überschreibungen nur für Ausnahmen. Das sorgt dafür, dass die Berechtigungen konsistent und leichter zu verwalten sind.
• Verwenden Sie Fügen Sie eine weitere Inhaltsrolle hinzu, wenn die Gruppe Bearbeitungszugriff auf einige Kategorien und Schreibzugriff auf andere benötigt, anstatt für jede Zugriffsstufe separate Gruppen zu erstellen.
• Exportieren Sie die Gruppenmitgliederliste periodisch als CSV, um einen aktuellen Nachweis darüber zu führen, wer zu jeder Gruppe gehört.
• Überprüfen Sie die Gruppenmitgliedschaft, bevor Sie die Projekt- oder Inhaltsrolle einer Gruppe ändern – die Änderung gilt sofort für alle assoziierten Nutzer.