Verwaltung der Teamkonten

Sie können Nutzer effizient verwalten, um eine nahtlose Zusammenarbeit zu gewährleisten. Du kannst neue Benutzer erstellen, bestehende bearbeiten, um Rollen oder Berechtigungen zu aktualisieren, und Konten löschen, die nicht mehr benötigt werden. Zusätzlich können Sie Nutzer auf SSO oder Reader umwandeln, was Flexibilität bei der Anpassung an die sich wandelnden Bedürfnisse Ihres Teams ermöglicht. Nutzer wurden zuvor in Document360 als Team-Konten bezeichnet.

HINWEIS

Bestehende Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen können Benutzer hinzufügen oder verwalten und Inhalte oder Portalzugriffe zuweisen.

Übersicht der Benutzer- und Gruppenseite

Um auf die Users & groups zuzugreifen:

1. Navigiere in der linken Navigationsleiste im Knowledge Base-Portal zu () Users & permissions  .

2. Im linken Navigationsbereich navigieren Sie zu Users & groups > Users.

Wichtige Elemente des Benutzer-Reiters:

1. Suche nach Name oder E-Mail: Suche nach einem Nutzer nach Namen oder E-Mail.

2. Benutzerliste: Zeigt den Namen und die E-Mail-ID aller Benutzer im Projekt an.

3. Status: Zeigt an, ob das Konto aktiv oder inaktiv ist. Ein inaktiver Status zeigt an, dass das Konto deaktiviert wurde.

4. Rolle: Zeigt die Portal-Rolle an, wie Eigentümer, Administrator, Mitwirkender oder eine benutzerdefinierte Rolle.

5. Inhaltsrolle & Zugang: Zeigt die Inhaltsrolle und den dem Konto zugewiesenen Inhaltszugriff an.

6. Gruppenname: Wenn das Konto zu einer Gruppe gehört, wird der Gruppenname angezeigt.

7. Zuletzt gesehen: Zeigt an, wann der Benutzer zuletzt aktiv war. Für inaktive Nutzer wird eine Option angezeigt, eine Aktivierungs-E-Mail zu senden.

   Wählen Sie den gewünschten Benutzer aus, und die folgenden Optionen erscheinen:

8. In ein SSO-Konto konvertieren: Den Benutzer in ein SSO-Konto umwandeln.

9. In ein Leserkonto konvertieren: Den Benutzer in ein Leserkonto umwandeln.

10. Deaktivieren/Aktivieren: Den Benutzer deaktivieren oder aktivieren.

11. Löschen: Den Benutzer löschen.

    Fahren Sie mit der Maus über einen Benutzer, um auf Folgendes zuzugreifen:

12. E-Mail-Benachrichtigungen (): Sehen Sie die E-Mail-Aktivitätshistorie der letzten 30 Tage an.

13. Bearbeiten (): Bearbeiten Sie die Konfiguration des Benutzers.

14. Löschen (): Den Benutzer löschen.

    Weitere Elemente:

15. Kontonutzungsübersicht: Zeigt, wie viele Nutzer unter deinem Tarif erlaubt sind und wie viele erstellt wurden.

16. Kaufen Sie mehr: Ermöglicht es dir, mehr Nutzer als Add-on zu kaufen.

17. CSV exportieren: Exportieren Sie die Liste der Benutzer als CSV-Datei.

18. Filter: Verwenden Sie Filter, um Ergebnisse nach Portaltyp, Kontotypen oder Status einzugrenzen.

19. Hinzufügen: Neuen Benutzer hinzufügen.

Hinzufügen eines neuen Benutzers

Um einen oder mehrere Benutzer zu Ihrem Projekt hinzuzufügen,

1. Navigiere in der linken Navigationsleiste im Knowledge Base zu () > Users & permissions  .

2. Im linken Navigationsbereich navigieren Sie zu Users & groups > Users.

3. Klicken Sie auf Add > um den Dialogstreifen "Neuer Benutzer" zu öffnen.

   

4. Im E-Mail-Feld geben Sie die E-Mail-Adressen der Konten ein, die Sie hinzufügen möchten.

   HINWEIS

   Sie können bis zu fünf E-Mail-Adressen hinzufügen, die durch Kommas getrennt sind.

5. Wählen Sie das Kontrollkästchen des SSO   aus, um den Benutzer als SSO-Benutzer hinzuzufügen.

6. Wenn Sie das Kontrollkästchen für SSO-Benutzer ausgewählt haben, wählen Sie eine SSO-Konfiguration im Dropdown-Menü Select SSO aus.

7. Wähle das Kästchen Einladungsmail überspringen , wenn du nicht möchtest, dass deine neuen Nutzer eine Einladungsmail erhalten.

8. Wählen Sie die gewünschte Projektrolle für die neuen Kunden.

   • Verwaltung: Haben Zugriff auf alle Funktionen außer der Abrechnung. Sie können Benutzer, Projekte und Konfigurationen verwalten.

   • Mitwirkender: Erstellen Sie, bearbeiten und veröffentlichen Sie Entwurfsartikel und Kategorieseiten.

   • Reviewer: Kann sich im Knowledge Base-Portal anmelden, um auf alle ihm zugewiesenen Artikel zur Überprüfung zuzugreifen.

   • Individuelle Rolle: Erstelle Rollen mit spezifischen Berechtigungen basierend auf deinen Bedürfnissen.

   HINWEIS

   Sie können für jede E-Mail, die Sie im E-Mail-Feld eingeben, keine einzelnen Portalrollen auswählen.

9. Wählen Sie die gewünschte Content-Rolle für die neuen Nutzer aus.

   • Entwurfsschreiber: Kann Artikel und Kategorieseiten erstellen und bearbeiten, aber nicht veröffentlichen.

   • Herausgeber: Verwalten Sie Artikel, Kategorien, Drives, Workflows und die Wiederverwendung von Inhalten.

   • Reviewer: Kann Kommentare zu Artikeln hinzufügen, den Workflow-Status aktualisieren und Fälligkeitstermine für Workflow-Status festlegen.  

   • Nichts: Anfangs wurde keine spezifische Inhaltsrolle zugewiesen. Dies kann später bei Bedarf geändert werden.

   HINWEIS

   Du kannst mehrere Inhaltsrollen für unterschiedliche Inhaltszugriffe auswählen, indem du auf die Option "Eine weitere Inhaltsrolle hinzufügen" klickst .

10. Wählen Sie das Niveau des Inhaltszugangs, das Sie für die Content-Rolle wünschen.

    • Nichts: Wählen Sie diese Option, falls der Nutzer keinen Zugriff auf Inhalte der Wissensdatenbank haben sollte.

    • Alle: Wählen Sie diese Option, um Zugang zu allen Inhalten der Wissensdatenbank in allen Arbeitsbereichen und Sprachen zu gewähren.

    • Arbeitsbereich/Sprache: Beschränken Sie den Zugriff auf Inhalte innerhalb bestimmter Arbeitsbereiche und Sprachen. Nutzer können nur Inhalte sehen, die für diese Auswahl vorgesehen sind.

    • Kategorie: Beschränken Sie den Zugriff auf bestimmte Kategorien innerhalb bestimmter Arbeitsbereiche und Sprachen. Nutzer haben nur Zugriff auf Inhalte, die unter ausgewählten Kategorien kategorisiert sind.

11. Zuweise schließlich Gruppen für die neuen Benutzer aus dem Dropdown-Menü "Gruppen zuweisen ". Dieses Feld ist optional. Du kannst auch Nutzer hinzufügen, ohne sie einer Gruppe zuzuordnen.

12. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Neuer Benutzer.

Benutzer importieren

Sie können mit der Funktion Benutzer importieren mehr als fünf Konten gleichzeitig hinzufügen. Um neue Nutzer zu Ihrem Projekt hinzuzufügen:

1. Navigieren Sie in der linken Navigationsleiste im Knowledge Base-Portal zu () > Users & permissions.

2. Im linken Navigationsbereich navigieren Sie zu Users & groups > Users.

3. Klicken Sie auf Add > importieren , um das Panel Benutzer importieren zu öffnen.

4. Wählen Sie das Kontrollkästchen des SSO-Benutzers aus, um den Benutzer als SSO-Benutzer hinzuzufügen.

5. Wenn Sie das Kontrollkästchen für SSO-Benutzer ausgewählt haben, wählen Sie eine SSO-Konfiguration im Dropdown-Menü Select SSO aus.

6. Laden Sie die CSV-Dateivorlage herunter, indem Sie auf die Option "Templates herunterladen " klicken.

   

7. Öffnen Sie die heruntergeladene CSV-Datei in einer lokalen Anwendung wie MS Excel.

8. Gib die neuen Konto-E-Mails sowie Vor- und Nachnamen ein.

9. Speichere die CSV-Datei und klicke dann im Dialog auf Klicken zum Hochladen . Du kannst die Datei auch per Drag & Drop in das vorgesehene Drop-Frame ziehen.

   Die Daten werden validiert, und die gültigen und ungültigen E-Mails werden in der Validierungsübersichtstabelle aufgeführt.

10. Klicken Sie auf das Kästchen Einladungsmail überspringen , wenn Sie nicht möchten, dass Ihre neuen Nutzer eine Einladung erhalten.

11. Weisen Sie den importierten Benutzern die Portal-Rolle, die Inhaltsrolle, den Inhaltszugang und die Gruppe anhand des jeweiligen Dropdown-Menüs zu.

12. Klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren .

Verwaltung von Benutzern

Bearbeitung eines Benutzers

Um die Konfiguration eines Benutzers zu bearbeiten, folgen Sie den folgenden Schritten:

1. Navigieren Sie in der linken Navigationsleiste im Knowledge Base-Portal zu () > Users & permissions.

2. Im linken Navigationsbereich navigieren Sie zu Users & groups > Users.

3. Fahre mit der Maus über den gewünschten Nutzer und klicke auf das Edit ()-Symbol.

   

4. Zur Aktualisierung der Portal-Rolle:

   1. Klicken Sie auf Projektrolle verwalten.

   2. Wählen Sie im Benutzerpanel Bearbeiten die gewünschte Portalrolle aus.

   3. Klicken Sie auf Aktualisieren.

      

5. Zur Aktualisierung der Inhaltszugriffsberechtigung:

   1. Klicken Sie auf Inhaltsrollen und Berechtigungen verwalten.

   2. Wählen Sie im Benutzerfeld Bearbeiten die gewünschte Inhaltsrolle und den Inhaltszugang aus.

   3. Klicken Sie auf Aktualisieren.

HINWEIS

Für Nutzer wird der Zugriff vererbt, sodass sie sowohl Kategorien als auch Unterkategorien einsehen können, sofern der Zugriff nicht ausdrücklich eingeschränkt ist.

Löschen eines Benutzers

Löschen Sie einen Benutzer mit einer von zwei Methoden:

1. Navigiere in der linken Navigationsleiste im Knowledge Base zu () > Users & permissions  .

2. Im linken Navigationsbereich navigieren Sie zu Users & groups > Users.

3. Fahre mit der Maus über den gewünschten Nutzer und klicke auf das Delete ()-Symbol.

   Alternativ können Sie das Kontrollkästchen neben einem oder mehreren Konten auswählen und oben auf Delete () klicken.

4. Klicke im Delete" auf Yes.

   

Nutzer zu Lesern umwandeln

Um einen Nutzer in einen Leser umzuwandeln:

1. Navigiere in der linken Navigationsleiste im Knowledge Base zu () > Users & permissions  .

2. Im linken Navigationsfenster navigieren Sie zu Users & groups.

3. Wählen Sie einen oder mehrere Document360-Benutzer (nicht SSO) aus und klicken Sie auf Konvertieren zum Reader.

   HINWEIS

   Wenn Sie einen SSO-Benutzer auswählen, wenn Sie Benutzer in Reader umwandeln, wird dieser in einen SSO-Reader umgewandelt.

4. Weisen Sie die gewünschten Inhaltszugriffsberechtigungen aus dem Inhaltszugriffs-Dropdown-Menü zu.

5. Als optionalen Schritt kann der Benutzer mit bestehenden Lesergruppen aus der Map mit dem bestehenden Reader-Gruppen-Dropdown-Menü zugewiesen werden.

6. Klicken Sie auf Bestätigen, um den Benutzer in einen Reader umzuwandeln.

   HINWEIS

   Wenn ein Nutzer in einen Reader umgewandelt wird, werden alle Beiträge, die er in der Benutzerrolle geleistet hat, behalten.

Nutzer auf SSO umwandeln

Um einen Benutzer in ein SSO-Konto umzuwandeln:

1. Navigieren Sie in der linken Navigationsleiste im Knowledge Base-Portal zu () > Users & permissions.

2. Im linken Navigationsbereich navigieren Sie zu Users & groups > Users.

3. Wählen Sie einen oder mehrere Document360-Nutzer (nicht SSO) aus und klicken Sie auf 'Zum SSO-Konto konvertieren'.

4. Im Select SSO Dropdown-Menü wählen Sie eine SSO-Konfiguration.

5. Klicken Sie auf Weiterfahren.

   Die SSO-Konten werden durch ein SSO-Abzeichen neben ihrem Namen gekennzeichnet.

HINWEIS

Wenn du einen Nutzer in ein SSO-Konto umwandelst, werden alle bisherigen Artikelbeiträge Anonym gutgeschrieben.

Deaktivieren und reaktivieren eines Benutzers

Um einen Nutzer zu deaktivieren, folgen Sie den folgenden Schritten:

1. Navigieren Sie in der linken Navigationsleiste im Knowledge Base-Portal zu () > Users & permissions.

2. Im linken Navigationsbereich navigieren Sie zu Users & groups > Users.

3. Wählen Sie den gewünschten Benutzer aus und klicken Sie oben auf Deaktivieren .

   Das Panel "Benutzerdeaktivierung bestätigen" erscheint.

HINWEIS

• Sie können alle Standard-, SSO-Benutzer- oder Leserkonten deaktivieren.

• Deaktivierte Konten verlieren den Zugriff auf das Portal, behalten ihre Daten aber in Dokumentation, Analysen usw. auf.

• Die Deaktivierung tritt erst nach dem Ende der aktuellen SSO-Sitzung in Kraft. Der SSO-Benutzer bleibt angemeldet, bis die Sitzung zurückgesetzt wird.

3. Wenn Sie in einem privaten oder gemischten privaten Projekt arbeiten, klicken Sie auf das Kontrollkästchen "Zum Leser umwandeln ", um den ausgewählten Benutzer in ein Leserkonto umzuwandeln.

   1. Konfigurieren Sie den Inhaltszugriff und weisen Sie ihn einer bestehenden Lesergruppe zu.

   2. Klicken Sie auf Konvertieren.

   Der Nutzer wird nun in ein Leserkonto umgewandelt, anstatt deaktiviert zu werden.

4. Ansonsten klicke auf Deaktivieren , um den Benutzer zu deaktivieren.

Um einen deaktivierten Nutzer wieder zu aktivieren, folgen Sie den folgenden Schritten:

1. Wählen Sie einen oder mehrere deaktivierte Benutzer aus.

2. Klicken Sie auf Aktivieren.

3. Klicken Sie im Aktivieren bestätigender Benutzeraktivierungsbereich auf Bestätigen.

HINWEIS

Wenn die Reaktivierung eines deaktivierten Benutzers dein Benutzerlimit überschreitet, erscheint das Panel 'Überschreiten des Benutzerlimits' . Du kannst entweder bestehende aktive Nutzer entfernen oder zusätzliche Nutzer als Add-ons kaufen.

Benutzerinformationen filtern und exportieren

Oben in der Liste befinden sich drei Buttons: Filtern, Exportieren und Erstellen.

Filternde Nutzer

Um die Liste der Nutzer einzugrenzen:

1. Klicken Sie auf den Filter-Button .

2. Verwenden Sie die folgenden Parameter, um Ihre Suche zu verfeinern, und klicken Sie dann auf Anwenden:

   1. Login-Status: Beide, eingeloggte Leser und nie eingeloggte Leser.

   2. Letztes Anmeldedatum: Alle: 7 Tage, 30 Tage, 3 Monate, 1 Jahr und benutzerdefiniertes Datum.

   3. Kontotypen: Alle auswählen, Document360-Benutzer, SSO-Benutzer.

      HINWEIS

      Wenn Sie den SSO Users Filter auswählen, werden eine Liste verfügbarer SSO-Konfigurationen angezeigt.

   4. Status: Alle, Aktiv, Inaktiv.

   

Exportierende Nutzer

Klicken Sie auf die Schaltfläche Exportieren, um die gefilterte Liste der Nutzerals CSV-Datei auf den lokalen Speicher Ihres Geräts herunterzuladen.

Mehr Nutzer kaufen

Wenn Sie mehr Nutzer benötigen, als Ihr aktueller Tarif bietet, können Sie sie als Zusatz kaufen. Die Gesamtzahl der verfügbaren Nutzer und die Gesamtzahl der genutzten Nutzer werden oben auf der Seite angezeigt.

1. Klicken Sie  auf Ihren Tarif aufrüsten.

   Die Seite "Plan auswählen und Abrechnungszyklus" erscheint.

2. Geben Sie die benötigte Anzahl der benötigten Nutzer ein oder verwenden Sie das Plus-(+)-Symbol und das Minus-(-)-Symbol, um die Zahl auszuwählen.

   Die Gesamtkosten sind unten dargestellt.

3. Klicken Sie auf Zahlungsbestätigung, und es wird eine E-Mail mit den Kaufinformationen gesendet.

HINWEIS

Für weitere Informationen lesen Sie den Artikel über den Kauf von Add-ons.

Fehlerbehebung

Auftreten eines Fehlers beim Hinzufügen eines Benutzers

Fehler: Fehler Hinzufügen der folgenden E-Mails

Dieser Fehler tritt typischerweise aus einem der folgenden Gründe auf:

1. Nicht unterstützte Zeichen in der E-Mail-Adresse
   Document360 unterstützt nur E-Mail-Adressen, die Standardzeichen enthalten. Unter den Sonderzeichen sind nur Unterstrich (_) und Bindestrich (-) erlaubt.

   Beispiel:
   Der Versuch zu addieren tom&34@barny.com führt zu einem Fehler, weil das Amper-Sand (&) kein unterstütztes Zeichen ist.

2. E-Mail ist bereits mit einem Reader SSO-Konto verknüpft

   Wenn die E-Mail-ID, die Sie als Benutzer hinzufügen möchten, bereits mit einem Reader SSO-Konto verknüpft ist, blockiert das System die Hinzufügung und zeigt dieselbe Fehlermeldung an.

Schritte zur Lösung:

• Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adresse keine Sonderzeichen außer Unterstrich (_) und Bindestrich (-) enthält.

• Aktualisieren Sie die E-Mail-Adresse so, dass sie dem Standard-E-Mail-Format entspricht

• Versuchen Sie erneut, den Benutzer oder den Leser mit der korrigierten E-Mail hinzuzufügen

• Bestätigen Sie, dass die E-Mail nicht bereits in einem Reader SSO-Konto verwendet wird