Verwaltung von Begutachterkonten

Die Rolle des Reviewers in Document360 ermöglicht es Nutzern, Inhalte zu überprüfen, ohne zu bearbeiten oder Änderungen vorzunehmen. Diese Rolle soll die Inhaltsprüfung vereinfachen, indem Prüfern spezifische Berechtigungen gewährt werden. Die Rolle Gutachter hat nur Zugriff auf das Dokumentationsmodul , das es ermöglicht, Artikel und Kategorien anzusehen, Kommentare hinzuzufügen und den Workflow-Status des Artikels zu aktualisieren.

Erstellung eines Rezensentenkontos

Du kannst ein Reviewer-Konto erstellen, indem du die Rolle Reviewer während der Benutzererstellung zuweist. So läuft das:

1. Navigiere in der linken Navigationsleiste im Knowledge base portal zu () > Users & permissions.

2. Im linken Navigationsfenster navigieren Sie zu Users & groups.

3. Klicken Sie oben rechts auf das Dropdown-Menü Hinzufügen.

4. Klicken Sie auf Benutzer, um das Panel zur Erstellung neuer Benutzer zu öffnen.

5. Im E-Mail-Feld geben Sie die E-Mail-Adresse des hinzuzufügenden Benutzers ein. Du kannst bis zu 5 E-Mail-Adressen hinzufügen.

6. Wählen Sie das Kontrollkästchen des SSO-Benutzers aus, wenn der Benutzer eine SSO-Anmeldung verwendet.

7. Falls ja, wähle das SSO-Dropdown-Menü und die passende SSO-Konfiguration.

8. Wählen Sie das Kästchen Einladung per E-Mail überspringen , wenn Sie dem Nutzer keine Einladung per E-Mail senden möchten.

9. Wählen Sie Reviewer als Projektrolle. Die Content-Rolle wird automatisch auf Reviewer gesetzt.

10. Alternativ können Sie, wenn eine andere Projektrolle ausgewählt wird (z. B. Eigentümer, Administrator), die Rolle des Prüfers manuell im Content-Rollen-Dropdown zuweisen.

11. Weisen Sie Inhaltszugriffsberechtigungen basierend auf Arbeitsbereich, Sprache und Kategorie entsprechend den Anforderungen zu.

12. Wenn Sie einen neuen Benutzer einer bestehenden Gruppe zuweisen möchten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü "Gruppen zuweisen " und wählen Sie die gewünschte Teamkontogruppe aus.
    Dadurch erbt der Benutzer automatisch die Berechtigungen und Zugriffe, die mit dieser Gruppe verbunden sind.

13. Klicken Sie auf Neuer Benutzer , um das Reviewer-Konto vollständig hinzuzufügen.

Massenimport-Reviewer-Konten

Sie können mehrere Reviewer-Konten gleichzeitig mit der Massenimportfunktion importieren:

1. Navigiere in der linken Navigationsleiste im Knowledge base portal zu () > Users & permissions.

2. Im linken Navigationsfenster navigieren Sie zu Users & groups.

3. Klicken Sie oben rechts auf das Dropdown-Menü Hinzufügen.

4. Klicken Sie auf Benutzer importieren.

5. Wählen Sie den Funkknopf "Reviewer-Konto" aus.

6. Wählen Sie das Kontrollkästchen für SSO-Benutzer aus, um sie als SSO-Prüferkonten aufzunehmen.

7. Klicken Sie auf Template herunterladen , um das Beispiel-Importformat herunterzuladen.

   Die heruntergeladene CSV-Datei enthält den Vornamen, Nachnamen und die E-Mail-Adressen der Nutzer.

8. Ziehen Sie die Datei per Drag & Drop oder nutzen Sie die Option "Zum Hochladen" klicken, um die CSV-Datei von Ihrem lokalen Speicher hochzuladen. Die maximale Anzahl an Nutzern, die hinzugefügt werden können, beträgt 500.

   Sobald die Datei hochgeladen ist, wird eine Validierungszusammenfassung angezeigt, die die Anzahl der gültigen und ungültigen E-Mail-Adressen in der CSV-Datei anzeigt.

9. Klicken Sie auf Ersetzen , wenn Sie eine andere Datei hinzufügen möchten.

10. Weisen Sie die gewünschten Portal- und Inhaltsrollen zu.

11. Klicken Sie auf Importieren , um den Vorgang abzuschließen.

Berechtigungen und Zugriff von Prüfern

Sobald ein Nutzer die Rolle des Prüfers zugewiesen hat, erhält er Zugriff auf das Dokumentationsmodul und kann je nach Berechtigung mit Artikeln und Kategorien interagieren.

Rezensenten können:

• Sehen Sie Artikel im Entwurfsmodus oder im vom Workflow bestimmten Zustand an.

• Fügen Sie dem Artikel Kommentare hinzu, einschließlich Inline-Kommentare.

• Aktualisieren Sie den Workflow-Status eines Artikels.

• Setzen Sie Fälligkeitstermine fest und verwalten Sie Workflow-Zuweisungen.

• Aktualisieren Sie Workflow-Status in Bulk und verwalten Sie Aufgaben über mehrere Artikel hinweg über die Aufgaben-Karte auf der Übersichtsseite.

HINWEIS

• Wenn ein Workflow-Status auf Nur lesen gesetzt ist, können keine Nutzer, einschließlich der Rolle Prüfer, Kommentare zu einem Artikel hinzufügen.

• Gutachter können auf die Übersichtsseite zugreifen und nur die Inhalte einsehen, die für ihre Rolle und ihre Berechtigungen relevant sind.

• Für weitere Informationen lesen Sie den Artikel auf der Übersichtsseite.

Verwaltung von Begutachterkonten

Sie können bestehende Reviewer-Konten über den Bereich Benutzer & Gruppen aktualisieren oder ändern. Rezensenten können auch in Readers oder SSO Readers umgewandelt werden und umgekehrt.

Bearbeitung oder Löschen eines Rezensenten

Um ein Rezensentenkonto zu ändern oder zu löschen,

1. Navigieren Sie in der linken Navigationsleiste im Knowledge base portal zu () > Users & permissions.

2. Im linken Navigationsfenster navigieren Sie zu Users & groups.

3. Finde den Benutzer, den du verändern möchtest, und klicke dann auf Bearbeiten () oder Löschen (), wenn du mit dem Mauszeiger über den Benutzer fährst.

4. Klicken Sie auf Bearbeiten (), um das Benutzerinformationsfeld zu öffnen, wo Sie Kontoinformationen einsehen, Projekt- und Inhaltsrollen sowie Berechtigungen aktualisieren und Benutzergruppen verwalten können.

5. Klicken Sie auf Löschen (), um einen Benutzer zu entfernen. Diese Aktion öffnet einen Bestätigungsdialog. Klicke auf Ja, wenn du mit der Löschung des Nutzers fortfahren möchtest.

6. Klicken Sie auf das Symbol "E-Mail-Aktivitätshistorie (), um die Liste der E-Mails einzusehen, die das Prüferkonto in den letzten 30 Tagen erhalten hat.

Umwandlung eines Rezensenten in ein Leserkonto

Um ein Rezensentenkonto in ein Leserkonto umzuwandeln,

1. Navigieren Sie in der linken Navigationsleiste im Knowledge base portal zu () > Users & permissions.

2. Im linken Navigationsfenster navigieren Sie zu Users & groups.

3. Markiere das Kontrollkästchen neben dem Benutzer, den du ändern möchtest.

4. Klicken Sie auf Konvertieren in Leser.

   

5. Weisen Sie die gewünschten Inhaltszugriffsberechtigungen aus dem Inhaltszugriffs-Dropdown-Menü zu.

6. Als optionalen Schritt kann der Benutzer mit bestehenden Lesergruppen aus der Map mit dem bestehenden Reader-Gruppen-Dropdown-Menü zugewiesen werden.

7. Klicken Sie auf Bestätigen, um den Rezensent in ein Leserkonto umzuwandeln.

   Für weitere Informationen über Leser lesen Sie den Artikel über Leserverwaltung.

   

HINWEIS

Die Möglichkeit, ein Prüferkonto in ein Leserkonto umzuwandeln, steht nur für private und gemischte Projekte zur Verfügung, aber nicht für öffentliche Projekte.

Käufer von Rezensentenkonten als Zusatz

Um Rezensentenkonten als Zusatz zu kaufen, folgen Sie den folgenden Schritten:

1. Navigiere zu () > Knowledge base portal in der linken Navigationsleiste im Knowledge base portal.

2. Im linken Navigationsfenster navigieren Sie zu Abrechnung.

3. Klicken Sie im Reiter "Mein Plan" auf das Add-on Kaufen.

   Das Kauf-Add-on-Panel erscheint.

4. Im Bereich Benutzerverwaltung fügen Sie die Anzahl der Reviewer-Konten hinzu, die Sie benötigen.

5. Klicken Sie auf Zahlungsbestätigung.

Reviewer-Rolle für Inhaltsfeedback

Die Rolle des Reviewers hilft Ihnen, Feedback zu Artikeln zu sammeln, ohne dass Nutzer den eigentlichen Inhalt ändern können. Gutachter können Entwurfsartikel öffnen, Kommentare hinterlassen, Änderungen vorschlagen und den Status des Artikels im Workflow aktualisieren. Dies ist nützlich, um Feedback von Experten oder Interessengruppen einzuholen und gleichzeitig den Inhalt vor unerwünschten Änderungen zu schützen, bis er für die endgültige Genehmigung bereit ist. Diese Rolle ist besonders nützlich für Teams, die Fachexperten in den Überprüfungszyklus einbinden möchten, ohne das Risiko unautorisierter Inhaltsänderungen zu riskieren.

Einen Artikel begutachten

Um mit der Bewertung eines Artikels zu beginnen,

1. Navigiere zum Artikel im Bereich Kategorien & Artikel .

2. Klicken Sie oben rechts im Editor auf die Schaltfläche "Start Review".

   

   HINWEIS

   Gutachter können jeweils nur einen Artikel begutachten. Wenn ein Gutachter mit der Bewertung eines Artikels beginnt, sehen andere Nutzer ein Banner mit der Aufschrift: "Gutachter [Name] überprüft derzeit den Artikel."

Um einen Kommentar hinzuzufügen,

1. Markiere den gewünschten Text und klicke auf das schwebende Kommentar-()-Symbol.

2. Gib deinen Kommentar ein, dann klicke entweder auf Beitrag oder drücke Strg+Enter zum Absenden.

3. Wenn Sie Ihre Überprüfung abgeschlossen haben, klicken Sie oben rechts auf "Als geprüft markieren ".

Um den Workflow-Status zu aktualisieren,

1. Klicken Sie oben rechts im Editor auf das Dropdown-Menü Workflow (Entwurf).

2. Wählen Sie den entsprechenden Workflow-Status für den Artikel aus. Der Status-Dialog für den Update-Workflow öffnet sich.

   1. Wählen Sie den nächsten Workflow-Status aus.

   2. Setzen Sie ein Teammitglied zur Überprüfung des Artikels ein

   3. Setzen Sie einen Abgabetermin für die Überprüfung fest

   4. Füge einen Kommentar mit bis zu 250 Zeichen hinzu. Dies ist ein optionales Feld.

3. Wenn du fertig bist, klicke auf Status setzen , um die Änderungen anzuwenden.

Fehlerbehebung

CSV-Headerfehler beim Import

Fehler: Ungültige CSV-Header. Bitte stellen Sie sicher, dass die Spaltennamen dem erwarteten Format entsprechen.

Dieser Fehler tritt auf, wenn die hochgeladene CSV-Datei nicht die erforderlichen Spaltenkopfzeilen enthält oder wenn die Überschriften falsch geschrieben, fehlen oder falsch formatiert sind.

Schritte zur Lösung:

1. Öffnen Sie die CSV-Datei mit einem Tabellenkalkulationseditor (z. B. Excel).

2. Überprüfen Sie die erste Zeile und stellen Sie sicher, dass sie die richtigen Spaltenüberschriften enthält, nämlich E-Mail, Vorname und Nachname.

3. Entfernen Sie alle zusätzlichen Leerzeichen, Sonderzeichen oder Tippfehler in den Header-Namen.

4. Speichere die Datei im CSV-Format, nachdem du Korrekturen vorgenommen hast.

5. Auf dem Fehlerbildschirm klicken Sie auf die Schaltfläche "Ersetzen " und laden Sie die korrigierte Datei hoch.

6. Versuche den Import nochmal.

7. Wenn das Problem nach dem Ausführen dieser Schritte weiterhin besteht, wenden Sie sich an das Document360-Support-Team, um weitere Unterstützung zu erhalten: Wenden Sie sich an den Document360-Support