Pläne, die die Verwaltung des Workflowstatus unterstützen
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Ein Workflow-Status stellt einen Prüfpunkt oder eine Phase im Dokumentationszyklus in Document360 dar. Sie können den Workflow-Status über den Dokumentationseditor verwalten. Darüber hinaus können sie diese Status den Teammitgliedern direkt im Editor zuweisen.
Aktionen für den Workflow-Status
Die Option "Workflow-Status" ist oben rechts im Dokumentationseditor neben der Schaltfläche "Veröffentlichen/Bearbeiten " verfügbar.
Den aktuellen Status einsehen
Sie können den aktiven Workflow-Status eines Beitrags in der Dropdown-Liste "Workflow-Status " oben rechts im Editor überprüfen. Der aktuelle Status wird auch als Tag unterhalb dieses Dropdown-Menüs angezeigt.
Um weitere Details zum Workflow-Status anzuzeigen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Workflow-Status .
Es wird eine Liste der Status angezeigt, zusammen mit unterstützenden Details wie dem Fälligkeitsdatum, dem Genehmigungsstatus und dem Beauftragten.
Alle abgeschlossenen Status werden durchgestrichen angezeigt.
Wenn der Artikel Veröffentlicht ist, werden alle Status durchgestrichen.
Festlegen eines Fälligkeitsdatums
Sie können Fälligkeitsdaten sowohl für den aktuellen als auch für den bevorstehenden Status in einem Artikel-Workflow festlegen.
Klicken Sie oben rechts im Editor auf das Dropdown-Menü Workflow-Status .
Bewegen Sie den Mauszeiger über den Status, für den Sie ein Fälligkeitsdatum festlegen möchten.
Klicken Sie auf das Symbol Fälligkeitsdaten festlegen ().
Wählen Sie im Kalender das gewünschte Datum aus.
Um ein vorhandenes Fälligkeitsdatum zu löschen, klicken Sie unter dem Kalender auf Fälligkeitsdatum löschen .
Festlegen eines Beauftragten
Sie können ein Teammitglied einem bestimmten Workflow-Status zuweisen.
Klicken Sie oben rechts im Editor auf das Dropdown-Menü Workflow-Status .
Bewegen Sie den Mauszeiger über den Status, dem Sie ein Teammitglied zuweisen möchten.
Klicken Sie auf das Symbol Besitzer zuweisen ().
Eine Liste der Mitglieder des Projektteams wird angezeigt.
Sie können auch die Leiste "Nach E-Mail suchen " oben verwenden, um das gewünschte Teammitglied zu finden.
Klicken Sie auf das Symbol Zuweisen ().
Das Teammitglied ist nun dem ausgewählten Workflow-Status zugewiesen und erhält eine E-Mail-Benachrichtigung.
Das Entfernen eines Beauftragten kann auch erfolgen, indem Sie die gleichen Schritte ausführen. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Teamkonto und klicken Sie auf das Symbol (x) daneben.
ANMERKUNG
Einem Teammitglied kann mehrere Workflow-Status für einen Beitrag zugewiesen werden, aber jedem Workflow-Status kann nur ein Teammitglied zugewiesen sein.
Aktivieren eines Workflow-Status
Sie können den nächsten Status aktivieren, wenn sie den zugeordneten Workflow-Status abgeschlossen haben.
Klicken Sie oben rechts im Editor auf das Dropdown-Menü Workflow-Status .
Bewegen Sie den Mauszeiger über den nächsten Status und klicken Sie darauf.
Eine erweiterte Ansicht des Status wird zusammen mit dem Kommentarfeld angezeigt.
Verwenden Sie bei Bedarf das Kommentarfeld, um dem nächsten Beauftragten Informationen zur Verfügung zu stellen, indem Sie ihn markieren.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Status setzen und der nächste Workflow-Status wird aktiviert.
Anzeigen des Workflow-Verlaufs
Benutzer können den gesamten Workflow-Verlauf mit allen unterstützenden Informationen zu einem Artikel anzeigen.
Klicken Sie oben rechts im Editor auf das Dropdown-Menü Workflow-Status .
Klicken Sie auf die Option Verlauf anzeigen über der Liste mit dem Workflow-Status.
Eine erweiterte Ansicht mit dem gesamten Workflow-Statusverlauf wird angezeigt.
So erhalten Sie einen Überblick über den gesamten Workflow-Zyklus, den ein Artikel durchlaufen hat.
Jede Version der Beitragsrevision kann ihren Workflow-Verlauf und ihre Kommentare haben.
Fehlerbehebung
Fehler bei der Auswahl des gleichen Fälligkeitsdatums im Workflow-Status
Fehler: Das Fälligkeitsdatum konnte nicht aktualisiert werden.
Dieser Fehler tritt auf, wenn Sie versuchen, dasselbe Fälligkeitsdatum festzulegen, das bereits im Workflow gespeichert ist. Wenn das aktuelle Fälligkeitsdatum z. B. der 7. März ist und Sie versuchen, den 7. März erneut auszuwählen, sieht das System keine Änderung und gibt den Fehler aus.
Schritte zur Behebung:
Um dies zu beheben, vermeiden Sie es, dasselbe Datum erneut auszuwählen.
Wenn Sie das Datum nicht ändern möchten, schließen Sie einfach die Datumsauswahl, ohne sie zu speichern, und das ursprüngliche Fälligkeitsdatum wird beibehalten.
Häufig gestellte Fragen
Welche Schritte sollte ich unternehmen, um sicherzustellen, dass Teamkonten Benachrichtigungen erhalten, wenn ich einen Workflow zuweist?
Die E-Mail wird an das Teamkonto gesendet, dem der Workflow-Status zugewiesen ist, sofern es die Workflow-Ereignisse in der Benachrichtigungszuordnung aktiviert hat. Um sicherzustellen, dass Teamkonten beim Zuweisen eines Workflows Benachrichtigungen erhalten, müssen sie die relevanten Ereignisse im Benachrichtigungsbereich aktivieren. Gehen Sie folgendermaßen vor:
Navigieren Sie zu Settings () in der linken Navigationsleiste.
Navigieren Sie im linken Navigationsbereich zu Knowledge base portal > Benachrichtigungen.
Gehen Sie zur Registerkarte Benachrichtigungszuordnung und erweitern Sie das Akkordeon Dokumentationseditor .
Aktivieren Sie die folgenden Umschalter:
Artikel-Workflow-Status aktualisiert
Fälligkeitsdatum des Artikel-Workflows aktualisiert
Artikel-Workflow-Beauftragter aktualisiert
Um Benachrichtigungen für Seitenkategorientypen zu aktivieren, aktivieren Sie außerdem die folgenden Umschalter:
Kategorie-Workflow-Status aktualisiert
Fälligkeitsdatum des Kategorie-Workflows aktualisiert
Kategorie Workflow Beauftragter Aktualisiert
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