Pläne, die diese Funktion unterstützen: Business Enterprise
Ein Workflow in Document360 ist ein entscheidendes Werkzeug, das entwickelt wurde, um die Verwaltung der Knowledge Base-Dokumentation zu optimieren. Es ermöglicht Ihnen, einen internen Geschäftsprozess für das Erstellen, Bearbeiten, Überprüfen und Veröffentlichen von Artikeln oder Kategorieseiten zu etablieren.
Warum Workflow nutzen?
Workflow-Management erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern, darunter Autoren, Redakteure, Illustratoren und Fachexperten. Organisationen können Konsistenz, Verantwortlichkeit und Effizienz während des gesamten Dokumentationszyklus gewährleisten, indem sie einen strukturierten Arbeitsablauf implementieren.
Verwendung von Workflows in Document360
Die Workflow-Funktionalität in Document360 besteht aus zwei Hauptmodulen:
Workflow-Designer
Workflow-Zuweisungen auf der Aufgaben-Seite
HINWEIS
Wenn du nach der alten Workflow-Zuweisungsseite suchst (manchmal auch Workflows-Seite genannt), wurde diese Seite entfernt. Seine Funktionen sind jetzt auf der Aufgaben-Karte auf der Übersichtsseite verfügbar.
Hier ist eine kurze Anleitung, wie man den Workflow-Designer effizient einsetzt.
Workflow-Designer
Die Workflow-Designer-Funktion hilft den Projektteammitgliedern, einen Schritt-für-Schritt-Prozess für neue oder bestehende Dokumentationen zu erstellen und zu pflegen. Dies erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Autoren, Redakteuren, Illustratoren, Fachexperten und anderen Projektteammitgliedern.
Die Workflow-Funktion ermöglicht es den Administratoren oder Projektverantwortlichen, einen Workflow zu entwerfen, der am besten zu ihren Geschäftsanforderungen passt.
Zugriff auf den Workflow-Designer
Um auf die Workflow-Designer-Seite zuzugreifen, folgen Sie den untenstehenden Schritten.
Klicken Sie auf () > Knowledge base portal in der linken Navigationsleiste im Knowledge base portal.
Im linken Navigationsfeld navigieren Sie zum Workflow designer.
Sie können den bestehenden integrierten Arbeitsablauf ansehen (Entwurf – In Review – Veröffentlicht). Sie können hier zusätzliche Workflow-Status erstellen. Du kannst auch die bestehenden Statusse (einschließlich Systemstatus) bearbeiten und die benutzerdefinierten Statusse jederzeit neu ordnen/löschen.
Workflow-Status
Ein Workflow-Status stellt einen Kontrollpunkt oder eine Stufe im Dokumentationszyklus innerhalb von Document360 dar. Es gibt zwei Arten von Status:
Systemstatus: Dies sind vordefinierte Start- und Endstatusse (z. B. Entwurf und Veröffentlicht), die nicht gelöscht oder neu geordnet werden können.
Benutzerdefinierter Status: Dies sind benutzerdefinierte Status, die Flexibilität bei der Erstellung, Bearbeitung, Neuordnung und Löschung jederzeit bieten. Du kannst auch den Schreib-nur-Schalter für die von dir hinzugefügten Status aktivieren. Dies verhindert, dass andere Teammitglieder Artikel oder Kategorieseiten bearbeiten. Sie können es nur ansehen und kommentieren.
Hinzufügung eines neuen Status
Klicken Sie auf () > Knowledge base portal in der linken Navigationsleiste im Knowledge base portal.
Im linken Navigationsfeld navigieren Sie zum Workflow designer.
Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche "Workflow Status erstellen ".
Alternativ klicken Sie auf die (+)- Schaltfläche zwischen den Status, um den Workflow-Status zu erstellen.
Geben Sie einen Namen (erforderlich) und eine Beschreibung (optional) für Ihren Status ein.
Schalten Sie den Schreib-nur-Schalter ein/aus, um das Bearbeiten des Artikels zu erlauben oder einzuschränken, wenn er auf den angegebenen Status gesetzt ist.
HINWEIS
Wenn der Schreib-nur-Schalter aktiviert ist, können Teammitglieder den Inhalt der Artikel oder der Kategorieseite nicht bearbeiten, wenn der Artikel auf den angegebenen Workflow-Status gesetzt ist. Außerdem dürfen Teammitglieder den Artikel nicht veröffentlichen.
Klicken Sie unten auf die Schaltfläche Hinzufügen .
Der Workflow-Status wird im vorgesehenen Abschnitt des Workflows hinzugefügt.
Bearbeitung eines bestehenden Status
Klicken Sie auf () > Knowledge base portal in der linken Navigationsleiste im Knowledge base portal.
Im linken Navigationsfeld navigieren Sie zum Workflow designer.
Die bestehenden Statusse im Workflow werden aufgelistet.Klicken Sie auf das Symbol "Bearbeiten ()". Das Update-Status-Dialogfeld erscheint.
Du kannst Name, Beschreibung bearbeiten und die Read-only-Option aktualisieren (für von dir erstellte Statusse oder Status, für die Read-only deaktiviert ist).
Klicke unten auf die Schaltfläche Aktualisieren , sobald du fertig bist.
Neuordnungsstatus
Du kannst die benutzerdefinierten Status neu ordnen, indem du sie im Workflow per Drag & Drop benutzt. Das Umsortierungssymbol ist links verfügbar, neben jedem Status.
HINWEIS
Du kannst die System-Workflow-Status nicht neu ordnen.
Löschen eines bestehenden Status
Klicken Sie auf () > Knowledge base portal in der linken Navigationsleiste im Knowledge base portal.
Im linken Navigationsfeld navigieren Sie zum Workflow designer.
Die bestehenden Statusse im Workflow würden aufgelistet.Klicken Sie auf das Löschen ()-Symbol.
Klicken Sie auf Ja, um zu bestätigen.
HINWEIS
Der Workflow-Status kann nach Löschung nicht wiederhergestellt werden. Alle Abgabetermine und Daten zum Zugewiesenen würden ebenfalls verloren gehen.
Benutzer können die beiden bereitgestellten Systemstatusse (Start* und Ende*) nicht löschen.
Fehlerbehebung
Artikel kann nicht bearbeiten wegen des Schreibgeschützten Workflow-Status
Fehler: Sie können diesen Artikel nicht bearbeiten, da der aktuelle Workflow-Status als schreibgeschützt markiert ist.
Diese Fehlermeldung kann in verschiedenen Situationen auftreten, in denen die Artikelbearbeitung eingeschränkt ist. Im Folgenden sind die möglichen Gründe und ihre jeweiligen Lösungen aufgeführt.
Mögliche Gründe und Lösungen
1. Der Workflow-Status ist auf schreibgeschützt gesetzt
Diese Warnung erscheint, weil der Workflow-Status des Artikels derzeit auf einen benutzerdefinierten Nur-Lesemodus gesetzt ist. Wenn der Workflow-Status eines Artikels schreibgeschützt ist, ist das Bearbeiten eingeschränkt, um die Inhaltsintegrität für bestimmte Workflow-Phasen zu wahren.
Dein Administrator könnte diesen Status für einen bestimmten Zweck festgelegt haben. Wenn du die entsprechenden Berechtigungen hast, kannst du den Status ändern. Andernfalls kontaktieren Sie bitte Ihren Admin, um die notwendigen Änderungen vorzunehmen.
Schritte zur Lösung:
Befolgen Sie die folgenden Schritte, um das Bearbeiten des Artikels zu ermöglichen:
Klicken Sie auf () > Knowledge base portal in der linken Navigationsleiste im Knowledge base portal.
Im linken Navigationsfeld navigieren Sie zum Workflow designer.
Finden Sie den Workflow-Status, der die Warnmeldung verursacht. Man erkennt es am Lock ()-Symbol, das anzeigt, dass die Nur-Lese-Option aktiviert ist.
Klicken Sie auf das Edit ()-Symbol neben dem Workflow-Status.
Das Update-Status-Panel erscheint.
Schalte den Nur-Lese-Schalter aus.
Klicken Sie Update, um die Änderungen zu speichern.
Sobald der Nur-Lese-Status deaktiviert ist, können Sie den Artikel nach Bedarf bearbeiten.
2. Du siehst eine ältere Version aus der Überarbeitungshistorie an
Diese Benachrichtigung erscheint auch, wenn Sie eine frühere Version eines Artikels aus der Überarbeitungshistorie öffnen. Bearbeiten ist nur bei den neuesten oder geforkten Versionen erlaubt.
Um das zu beheben:
Navigieren Sie zur neuesten Version des Artikels in der Überarbeitungsgeschichte.
Wenn du an einer älteren Version arbeiten musst, klicke neben dieser Version auf Fork . Dadurch wird eine neue, editierbare Kopie basierend auf dem älteren Inhalt erstellt.
HINWEIS
Dieses Szenario gilt nur, wenn sich der Artikel im Veröffentlichungszustand befindet. Wenn die veröffentlichte Version geforkt wurde, erscheint dieser Fehler nicht.
Weitere Informationen zur Überprüfungshistorie finden Sie im Artikel zur Überarbeitungshistorie.
Durch die Überprüfung der oben genannten Szenarien können Sie schnell die Ursache identifizieren und das Problem lösen.
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