Verwaltung des Workflow-Status

In Document360 wird das Artikel-Workflow-Management mit einem einzigen Workflow-Status-Button optimiert, der sowohl Veröffentlichung als auch Workflow-Übergänge steuert. Dies verbessert das Content-Review-Erlebnis, indem Sie den Workflow-Status verwalten, Prüfer zuweisen und den Fortschritt verfolgen können – alles an einem Ort.

Ein Workflow-Status stellt einen Kontrollpunkt oder eine Phase im Dokumentationslebenszyklus dar. Sie können Workflow-Status direkt im Dokumentationseditor an Teammitglieder verwalten und zuweisen.

Workflow-Statusaktionen

Die Option Workflow-Status ist oben rechts im Dokumentationseditor verfügbar.

1. Information () Symbol: Klicken Sie auf das Information () Symbol neben dem Workflow-Status, um die Workflow-Zustandsbeschreibung einzusehen.

2. Lock ()-Symbol: Das Lock ()-Symbol zeigt an, dass der Workflow-Status im Schreibschutzmodus ist. Wenn der Artikel sich im Read-only-Workflow-Zustand befindet, kannst du ihn nicht direkt veröffentlichen.

3. Grünes Häkchen () Symbol: Abgeschlossene Status werden mit einem grünen Häkchen markiert. Wenn der Artikel bereits veröffentlicht ist, werden alle Statuspunkte mit einem grünen Häkchen angezeigt.

4. Veröffentlichen: Um einen Artikel sofort zu veröffentlichen, öffnen Sie den Workflow-Status-Button und klicken Sie auf Direkt veröffentlichen , ohne Zwischenstatus auszuwählen.

5. Artikelversion: Zeigt die aktuelle Version des Artikels an.

6. Workflow-Verlauf (): Klicken Sie, um die vollständige Workflow-Historie des Artikels anzusehen.

Workflow-Status anzeigen und aktualisieren

Der Workflow-Status-Button oben rechts im Editor fungiert ebenfalls als Workflow-Statusmanager.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Workflow-Status ".

2. Der Workflow-Dialog öffnet sich, in dem Sie:

   1. Wählen Sie den nächsten Workflow-Status aus (z. B. Peer Review, SME-Review usw.).

   2. Weisen Sie den Artikel manuell oder automatisch einem oder mehreren Benutzern oder Benutzergruppen zu (optional).

   3. Setzen Sie einen Abgabetermin für die Überprüfung fest (optional).

   4. Füge einen Kommentar mit bis zu 250 Zeichen hinzu (optional).

3. Klicken Sie auf Veröffentlichen , um den Artikel direkt zu veröffentlichen.

4. Klicken Sie auf Status festlegen , um zu speichern und den Dialog zu schließen.

Nachdem du den Workflow-Status aktualisiert hast, zeigt das Button-Label den aktuell zugewiesenen Status an. Zum Beispiel:

Wenn der Artikel in Review 1 ist, zeigt der Button Review 1 an und zeigt die aktuelle Phase des Workflows an.

Einstellung von Zugewiesenen

Sie können ein oder mehrere Teammitglieder direkt über das Workflow-Status-Dropdown einem Workflow-Status zuweisen.

1. Klicken Sie oben rechts im Editor auf das Dropdown-Menü Workflow-Status .
   Der Status-Dialog für den Workflow aktualisieren erscheint.

2. Im Feld Zugewiesener wählen oder suchen Sie nach einem oder mehreren Benutzern und Benutzergruppen aus der Liste.

   Wenn ein Artikel in einen neuen Workflow-Status wechselt, werden alle vordefinierten Benutzer, die für diesen Status konfiguriert sind, automatisch angewendet. Zugewiesene aus dem vorherigen Status werden nicht behalten, es sei denn, sie sind ebenfalls im neuen Status konfiguriert.

   Neben der manuellen Auswahl sehen Sie zwei Aufgabenoptionen:

   • Automatische Zuweisungen festlegen – Wendet die im Workflow Designer konfigurierten vordefinierten Benutzer oder Benutzergruppen für diesen Status an. Alle bestehenden Zugewiesenen für den Artikel werden durch die konfigurierten automatischen Zugewiesenen ersetzt.

   • Nicht zugewiesen lassen – Entfernt alle Zugewiesenen aus dem Artikel für diesen Workflow-Status, sodass das Feld Zugewiesene leer bleibt.

3. Klicken Sie auf Status für eine neue Zuweisung festlegen oder aktualisieren , um eine bestehende zu ändern.

Wenn mehrere Zugewiesene hinzugefügt werden:

• Ihre Profil-Avatare werden im Workflow-Statusindikator angezeigt.

• Wenn mehr als drei Benutzer zugewiesen sind, zeigt die Benutzeroberfläche den Vornamen gefolgt von einem +X-Indikator an.

• Jeder Zugewiesene erhält eine E-Mail-Benachrichtigung.

Um einen Zugewiesenen zu entfernen, klicken Sie auf das Schließen (x)- Symbol neben seinem Namen.

HINWEIS

Wenn Benutzer oder Gruppen im Workflow-Designer mit der Option "Auto assign to " konfiguriert werden, werden sie automatisch ausgewählt, wenn der Artikel in diesen Workflow-Status eintritt.

Du kannst Zugewiesene auf Artikelebene hinzufügen oder entfernen, je nachdem. Die hier vorgenommenen Änderungen gelten nur für den aktuellen Artikel und verändern die Konfiguration des Workflow-Designers nicht.

Festlegung eines Abgabetermins

Halten Sie Ihren Arbeitsablauf auf Kurs, indem Sie beim Aktualisieren des Stands ein Fälligkeitsdatum hinzufügen:

1. Klicken Sie oben rechts im Editor auf das Dropdown-Menü Workflow-Status .

   Der Status-Dialog für den Workflow aktualisieren erscheint.

2. Im Feld für das Fälligkeitsdatum wählen Sie ein Datum aus dem Kalender aus.

3. Um ein Fälligkeitsdatum zu entfernen, klicken Sie auf das X-Symbol neben dem ausgewählten Datum.

4. Wenn Sie zum ersten Mal einen Workflow-Status auswählen, klicken Sie auf Status festlegen. Wenn Sie den Status eines bestehenden Workflows aktualisieren, klicken Sie auf Aktualisieren.

Kommentar hinzufügen

Verwenden Sie das optionale Kommentarfeld im Update-Workflow-Status-Dialog , um bei der Zuweisung eines Workflow-Status Kontext, Notizen oder Anweisungen hinzuzufügen.

• Kommentare können bis zu 250 Zeichen umfassen.

• Man kann Teammitglieder mit "@" taggen.

Workflow-Verlauf anzeigen

Nutzer können den gesamten Workflow-Verlauf mit allen unterstützenden Informationen für einen Artikel einsehen.

1. Klicken Sie oben rechts im Editor auf das Dropdown-Menü Workflow-Status .

2. Klicken Sie auf das Symbol History ().

3. Das Workflow-History-Dialogfeld erscheint und zeigt:

   1. Alle Status, durch die der Artikel gegangen ist

   2. Zugewiesene und Abgabetermine für jede Stufe

4. Jede Version der Artikelfassung kann ihre eigene Workflow-Geschichte haben.

Workflow-Status verwalten von der Aufgaben-Seite

Sie können auch den Workflow-Status Ihrer Artikel über die Aufgabenseite verwalten. Du kannst entweder den Workflow-Status einzelner Artikel oder mehrerer Artikel gleichzeitig aktualisieren.

Um den Workflow-Status von der Aufgabenseite zu aktualisieren,

1. Navigiere zum Startseite ()- Symbol in der linken Navigationsleiste.

2. Sie sehen die Seite Aufgaben () in der Übersicht des Home-Dashboards. Alternativ können Sie auch das Aufgaben-Symbol () oben im Fenster auswählen.

3. Wählen Sie einen oder mehrere Artikel aus der Liste der Artikel auf der Seite Aufgaben aus.

4. Klicke auf den Status des Workflows aktualisieren in der Symbolleiste, die oben angezeigt wird. Dadurch öffnet sich der Status-Dialog für den Workflow-Update .

   Im Status-Dialogfeld des Workflows aktualisieren :

   • Verwenden Sie das Dropdown-Menü neben Status ändern zu, um den neuen Workflow-Status auszuwählen.

   Wenn mehrere Artikel in einen neuen Workflow-Zustand verschoben werden, werden alle vordefinierten Benutzer oder Benutzergruppen, die mit der Option "Auto assign to" im Workflow Designer konfiguriert wurden, automatisch auf alle ausgewählten Artikel angewendet.

   • Im Dropdown-Menü Assignee können Sie einen oder mehrere Benutzer oder Benutzergruppen auswählen (optional).

   • Klicken Sie auf "Auto-Assignees setzen ", um die konfigurierten Standard-Assignees für diesen Status anzuwenden.

   • Wählen Sie "Nicht zugewiesen lassen ", um alle Zugeordneten der ausgewählten Artikel zu entfernen.

4. Im Dialogfeld "Workflow-Status aktualisieren " verwenden Sie das Dropdown-Menü neben "Status ändern von [aktueller Status] auf", um den neuen Workflow-Status auszuwählen.

5. Im Dropdown-Menü Zugewiesene wählen Sie einen oder mehrere Benutzer oder Benutzergruppen aus, um die Aufgabe zuzuweisen (optional).

   Wenn mehrere Artikel in einen neuen Workflow-Zustand verschoben werden, werden alle vordefinierten Benutzer oder Benutzergruppen, die mit der Option "Auto assign to" im Workflow Designer konfiguriert wurden, automatisch auf alle ausgewählten Artikel angewendet.

   • Im Dropdown-Menü "Zugewiesener" können Sie ein oder mehrere Teammitglieder oder Benutzergruppen auswählen (optional).

   Sie können außerdem:

   • Klicken Sie auf "Auto-Assignees setzen ", um die konfigurierten Standard-Assignees für diesen Status anzuwenden.

   • Wählen Sie "Nicht zugewiesen lassen ", um alle Zugeordneten der ausgewählten Artikel zu entfernen.

   Du kannst während des Massen-Updates Nutzer und Gruppen hinzufügen oder entfernen. Diese Änderungen gelten nur für die ausgewählten Artikel und verändern die Konfiguration des Workflow-Designers nicht.

6. Im Feld Fälligkeitsdatum wählen Sie eine Frist aus dem Kalenderwähler aus (optional).

7. Im Kommentarfeld fügen Sie bei Bedarf eine Nachricht hinzu. Du kannst deine Teamkameraden auch @mention , sie zu benachrichtigen (optional).

8. Klicken Sie auf Status setzen , um den Workflow-Status der ausgewählten Artikel zu aktualisieren.

HINWEIS

Sie können den Workflow-Status auch direkt von der Seite Alle Artikel über die Option "Workflow Status aktualisieren " in der Symbolleiste aktualisieren, nachdem Sie einen oder mehrere Artikel ausgewählt haben.

Überprüfung der zugewiesenen Artikel und Bewertung als abgeschlossen

Wenn Ihnen ein Artikel zur Überprüfung zugewiesen wird, erscheint er auf Ihrer Aufgaben-Seite

Um einen Artikel als abgeschlossen zu überprüfen und zu markieren:

1. Navigiere zum Startseite ()- Symbol in der linken Navigationsleiste.

2. Sie sehen die Seite Aufgaben () in der Übersicht des Home-Dashboards. Alternativ können Sie auch das Aufgaben-Symbol () oben im Fenster auswählen.

3. Finden Sie den zugewiesenen Aufsatz.

4. Klicken Sie auf das Dreipunktmenü (⋯) am Ende der Artikelreihe.

5. Wählen Sie als erledigt markieren.

6. Sie können auch mehrere zugewiesene Artikel gleichzeitig als abgeschlossen markieren:

   • Wählen Sie einen oder mehrere Artikel aus der Liste aus.

   • Klicken Sie auf " Als erledigt" in der Aktionsleiste, die oben angezeigt wird.

Sobald als erledigt markiert:

• Der Artikel wird aus Ihrer Aufgabenliste entfernt.

• Ein grünes Häkchen erscheint neben Ihrem Namen in der Spalte "zugewiesen zugeordnet " für diesen Artikel.

  HINWEIS:

  Das Markieren eines Artikels als erledigt bedeutet lediglich den Abschluss der individuellen Überprüfung. Der Workflow-Status ändert sich nicht automatisch. Der Workflow-Status muss manuell aktualisiert werden, sobald die Überprüfungsphase abgeschlossen ist.

Andere Rezensenten, die demselben Artikel zugeordnet sind, können:

• Klicken Sie auf die Benutzer in der Spalte "Zugewiesen" an.

• Sehen Sie, welche Gutachter ihre Überprüfung abgeschlossen haben (grünes Häkchen).

• Identifizieren Sie, welche Gutachter ihre Aufgabe noch nicht abgeschlossen haben.

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