Verwaltung des Workflow-Status

In Document360 wird das Artikel-Workflow-Management mit einem einzigen Workflow-Status-Button optimiert, der sowohl Veröffentlichung als auch Workflow-Übergänge steuert. Dies verbessert das Content-Review-Erlebnis, indem Sie den Workflow-Status verwalten, Prüfer zuweisen und den Fortschritt verfolgen können – alles an einem Ort.

Ein Workflow-Status stellt einen Kontrollpunkt oder eine Phase im Dokumentationslebenszyklus dar. Sie können Workflow-Status direkt im Dokumentationseditor an Teammitglieder verwalten und zuweisen.

Workflow-Statusaktionen

Die Option Workflow-Status ist oben rechts im Dokumentationseditor verfügbar.

1. Information () Symbol: Klicken Sie auf das Information () Symbol neben dem Workflow-Status, um die Workflow-Zustandsbeschreibung einzusehen.

2. Lock ()-Symbol: Das Lock ()-Symbol zeigt an, dass der Workflow-Status im Schreibschutzmodus ist. Wenn der Artikel sich im Read-only-Workflow-Zustand befindet, kannst du ihn nicht direkt veröffentlichen.

3. Grünes Häkchen () Symbol: Abgeschlossene Status werden mit einem grünen Häkchen markiert. Wenn der Artikel bereits veröffentlicht ist, werden alle Statuspunkte mit einem grünen Häkchen angezeigt.

4. Veröffentlichen: Um einen Artikel sofort zu veröffentlichen, öffnen Sie den Workflow-Status-Button und klicken Sie auf Direkt veröffentlichen , ohne Zwischenstatus auszuwählen.

5. Artikelversion: Zeigt die aktuelle Version des Artikels an.

6. Workflow-Verlauf (): Klicken Sie, um die vollständige Workflow-Historie des Artikels anzusehen.

Workflow-Status anzeigen und aktualisieren

Der Workflow-Status-Button oben rechts im Editor fungiert ebenfalls als Workflow-Statusmanager.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Workflow-Status ".

2. Der Workflow-Dialog öffnet sich, in dem Sie:

   1. Wählen Sie den nächsten Workflow-Status aus (z. B. Peer Review, SME-Review usw.).

   2. Setzen Sie ein Teammitglied zur Überprüfung des Artikels ein

   3. Setzen Sie einen Abgabetermin für die Überprüfung fest

   4. Füge einen Kommentar mit bis zu 250 Zeichen hinzu. Dies ist ein optionales Feld.

3. Klicken Sie auf Veröffentlichen , um den Artikel direkt zu veröffentlichen.

4. Klicken Sie auf Status festlegen , um zu speichern und den Dialog zu schließen.

Nachdem du den Workflow-Status aktualisiert hast, zeigt das Button-Label den aktuell zugewiesenen Status an. Zum Beispiel:

Wenn der Artikel in Review 1 ist, zeigt der Button Review 1 an und zeigt die aktuelle Phase des Workflows an.

Festlegung eines Abgabetermins

Halten Sie Ihren Arbeitsablauf auf Kurs, indem Sie beim Aktualisieren des Stands ein Fälligkeitsdatum hinzufügen:

1. Klicken Sie oben rechts im Editor auf das Dropdown-Menü Workflow-Status .

   Der Status-Dialog für den Workflow aktualisieren erscheint.

2. Im Feld für das Fälligkeitsdatum wählen Sie ein Datum aus dem Kalender aus.

3. Um ein Fälligkeitsdatum zu entfernen, klicken Sie auf das X-Symbol neben dem ausgewählten Datum.

4. Wenn Sie zum ersten Mal einen Workflow-Status auswählen, klicken Sie auf Status festlegen. Wenn Sie den Status eines bestehenden Workflows aktualisieren, klicken Sie auf Aktualisieren.

Setzen eines Zugewiesenen

Weisen Sie einem Teammitglied einen Workflow-Status zu:

1. Klicken Sie oben rechts im Editor auf das Dropdown-Menü Workflow-Status .

   Der Status-Dialog für den Workflow aktualisieren erscheint.

2. Im Feld Zugeordneter wählen oder suchen Sie nach einem Teammitglied aus der Liste (alphabetisch sortiert).

   HINWEIS

   • Wenn Ihr Projekt mehr als fünf Team-Konten hat, erscheint eine Suchleiste für schnelleren Zugriff.

   • Der Abgeordnete erhält eine E-Mail-Benachrichtigung.

   • Derzeit kann der Workflow-Status jedes Artikels jeweils nur einer Person zugewiesen werden.

3. Um einen Zugewiesenen zu entfernen, klicken Sie auf das 'x'-Symbol neben seinem Namen.

4. Klicken Sie auf Status für eine neue Zuweisung festlegen oder aktualisieren , um eine bestehende zu ändern.

HINWEIS

Wenn ein Artikel zwischen Workflow-Status wechselt, wird der zuvor zugewiesene Gutachter für diesen Status automatisch behalten. Wenn der Gutachter manuell geändert wurde, bleibt der aktualisierte Gutachter weiterhin erhalten.

Kommentar hinzufügen

Verwenden Sie das optionale Kommentarfeld im Update-Workflow-Status-Dialog , um bei der Zuweisung eines Workflow-Status Kontext, Notizen oder Anweisungen hinzuzufügen.

• Kommentare können bis zu 250 Zeichen umfassen.

• Man kann Teammitglieder mit "@" taggen.

Workflow-Verlauf anzeigen

Nutzer können den gesamten Workflow-Verlauf mit allen unterstützenden Informationen für einen Artikel einsehen.

1. Klicken Sie oben rechts im Editor auf das Dropdown-Menü Workflow-Status .

2. Klicken Sie auf das Symbol History ().

3. Das Workflow-History-Dialogfeld erscheint und zeigt:

   1. Alle Status, durch die der Artikel gegangen ist

   2. Zugewiesene und Abgabetermine für jede Stufe

4. Jede Version der Artikelfassung kann ihre eigene Workflow-Geschichte haben.

Workflow-Status verwalten von der Aufgaben-Seite

Sie können auch den Workflow-Status Ihrer Artikel über die Aufgabenseite verwalten. Sie können entweder den Workflow-Status einzelner Artikel oder mehrerer Artikel aktualisieren.

Um den Workflow-Status von der Aufgabenseite zu aktualisieren,

1. Navigiere zur Seite Aufgaben, indem du mit der Maus über das Startseite ()- Symbol fährst und im angezeigten Menü auf Aufgaben () klickst. Alternativ können Sie auch das Aufgaben-Symbol () oben im Categories & Articles auswählen.

2. Wählen Sie einen oder mehrere Artikel aus der Liste der Artikel auf der Seite Aufgaben aus.

3. Klicke auf den Status des Workflows aktualisieren in der Symbolleiste, die oben angezeigt wird. Dadurch öffnet sich der Status-Dialog für den Workflow-Update .

4. Im Dialogfeld "Workflow-Status aktualisieren " verwenden Sie das Dropdown-Menü neben "Status ändern von [aktueller Status] auf", um den neuen Workflow-Status auszuwählen.

5. Im Dropdown-Menü "Zugewiesener" wählen Sie ein Teammitglied aus, das die Aufgabe zuweist (optional).

6. Im Feld Fälligkeitsdatum wählen Sie eine Frist aus dem Kalenderwähler aus (optional).

7. Im Kommentarfeld fügen Sie bei Bedarf eine Nachricht hinzu. Du kannst auch @mention , dass deine Teamkameraden sie benachrichtigen (optional).

8. Klicken Sie auf Status setzen , um den Workflow-Status der ausgewählten Artikel zu aktualisieren.

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