Wenn Sie ein neues Document360-Projekt erstellen, wird automatisch ein Standard-Arbeitsbereich namens v1 für Sie erstellt. Mit wachsender Dokumentation können Sie weitere Arbeitsbereiche hinzufügen, um Inhalte nach Produkt, Version oder Zielgruppe zu trennen.
Wann benötigen Sie einen neuen Arbeitsplatz?
Der Standard-V1-Arbeitsbereich ist für viele Teams ausreichend. Sie benötigen einen zusätzlichen Arbeitsbereich, wenn Ihre Dokumentation so weit gewachsen ist, dass ein einzelner Arbeitsbereich nicht mehr alle Ihre Zielgruppen oder Inhaltsbereiche sauber bedient. Hier sind die häufigsten Szenarien:
- Mehrere Produktversionen: Pflegen Sie separate Arbeitsbereiche für v1, v2 und v3 Ihres Produkts, damit die Leser immer auf die Dokumentation zugreifen, die ihrer Version entspricht.
- Verschiedene Zielgruppen: Erstellen Sie einen Arbeitsbereich für Endnutzer und einen weiteren für Administratoren oder Entwickler, um die Inhalte jeder Zielgruppe fokussiert und übersichtlich zu halten.
- Mehrere Produkte: Wenn Sie die Dokumentation für mehr als ein Produkt innerhalb derselben Organisation verwalten, halten separate Arbeitsbereiche die Inhalte jedes Produkts unabhängig.
- Interne vs. externe Dokumentation: Verwenden Sie einen Arbeitsbereich für kundenorientierte Inhalte und einen weiteren für interne Teamdokumentation, jeweils mit eigenen Zugriffseinstellungen.
- Staging oder Beta-Inhalte: Richten Sie einen Beta-Arbeitsbereich ein, um kommende Dokumentationen vor der Veröffentlichung zu entwerfen und zu prüfen, ohne Ihre veröffentlichten Inhalte zu beeinflussen.
Einen neuen Arbeitsbereich erstellen
- Navigiere zu Einstellungen () > Knowledge Base-Portal in der linken Navigationsleiste.
- Im linken Navigationsfenster wählen Sie Arbeitsbereich & Lokalisierung ().
- Unter dem Reiter Arbeitsbereich & Lokalisierung klicken Sie auf den Button für die Art des Arbeitsbereichs, den Sie erstellen möchten:
Arbeitsbereich hinzufügen
Erstellt einen Wissensdatenbank-Arbeitsbereich für Standarddokumentationsartikel, Leitfäden und Wissensdatenbankinhalte für jedes Publikum.
Erfahren Sie mehr →API-Arbeitsbereich hinzufügen
Erstellt einen API-Dokumentationsbereich für API-Referenzen und -Spezifikationen mit einer für die API-Dokumentation optimierten Struktur.
Erfahren Sie mehr →Oben in jedem Dialog steht, wie viele Arbeitsbereiche du von der Anzahl genutzt hast, die dein Plan zulässt.
Wissensdatenbank-Arbeitsbereich
-
Klicken Sie auf Arbeitsbereich hinzufügen.
Der Dialog " Neuer Arbeitsbereich hinzufügen " erscheint. -
Geben Sie einen Namen im Namensfeld ein – maximal 30 Zeichen, nur alphanumerische Zeichen und Bindestriche.
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Unter Basisarbeitsbereich wählen Sie, ob Sie von Grund auf neu starten oder einen bestehenden Arbeitsbereich klonen:
- Neu anfangen – Beginnt mit einem völlig leeren Arbeitsbereich. Es werden keine Kategorien, Artikel oder Inhalte übernommen. Verwenden Sie dies, wenn Sie eine neue Dokumentation von Grund auf aufbauen.
- Klon aus einem anderen Arbeitsbereich – Dupliziert den Inhalt und die Struktur eines bestehenden Arbeitsbereichs. Verwenden Sie dies bei der Erstellung einer neuen Produktversion und möchten von derselben Grundlage ausgehen.
Wenn Sie Klon aus einem anderen Arbeitsbereich auswählen:
- Wählen Sie im Dropdown-Menü den Workspace Clone Operating aus.
- Klicken Sie auf Kategorie auswählen (optional), um nur bestimmte Kategorien zu klonen.
- Verwenden Sie den Schalter "Gespiegelte Artikel einbeziehen ", um zu entscheiden, ob die gespiegelten Artikel im Quellarbeitsbereich in den neuen Arbeitsbereich kopiert werden. Dieser Schalter ist standardmäßig aktiviert. Wenn er aktiviert ist, werden die gespiegelten Artikel eingeschlossen und bleiben mit ihren Quellartikeln verknüpft, sodass sie Spiegelungen bleiben. Wenn er ausgeschaltet ist, werden sie aus dem neuen Arbeitsbereich herausgelassen. Weitere Informationen finden Sie unter Artikel spiegeln.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü Arbeitsbereich einen oder mehrere Status aus:
| Status | Wann man sie einsetzen sollte |
|---|---|
| Hauptarbeitsbereich | Die Standard-Workspace-Reader landen darauf. Muss auf Public gesetzt werden. Kann nicht veraltet werden. |
| Öffentlich | Bereit und sichtbar für Leser auf der Knowledge Base-Website. |
| Beta | Noch in Arbeit – noch nicht bereit zum Live-Gehen. |
| Veraltet | Veralteter Inhalt wurde nur zur Referenz beibehalten. |
Der Hauptarbeitsbereich muss auf Public gesetzt werden. Du kannst keinen veralteten Arbeitsbereich als Hauptarbeitsbereich festlegen.
-
Die Standardsprache Ihres Projekts wird automatisch zugewiesen. Um weitere Sprachen hinzuzufügen, öffnen Sie das Dropdown-Menü Sprache , aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jeder gewünschten Sprache und klicken Sie auf Anwenden.
Die Sprachen erscheinen unter Ausgewählte Sprachen. Wenn Sie einen Arbeitsbereich klonen, erscheinen die Sprachen des Quellarbeitsbereichs unter Sprachen, die im Basisarbeitsbereich verfügbar sind.Für jede Sprache klicken Sie auf das Symbol "Mehr"-Optionen (), um zu konfigurieren:
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Als Standard eingestellt | Setzt diese Sprache als Standard auf der Knowledge Base-Website. |
| Anzeigename bearbeiten | Aktualisiert den angezeigten Anzeigenamen für die Leser. |
| Rechts nach links | Ermöglicht eine Rechts-nach-Links-Textorientierung für Sprachen wie Arabisch und Hebräisch. |
| Versteck dich | Verbirgt die Sprache vor der Wissensdatenbank. Versteckte Sprachen erscheinen mit einem Durchstrich im Portal. |
| Entfernen | Entfernt die Sprache aus dem Arbeitsbereich. Du kannst die Standardsprache nicht entfernen. |
- Unter Advanced konfigurieren Sie Folgendes:
- Slug-URL — Automatisch vom Namen ausgefüllt. Sie können sie anpassen.
- Interne Links — Nur verfügbar, wenn Sie einen Arbeitsbereich klonen. Wählen Sie aus, wie geklonte Artikel Links behandeln sollen:
- Neu — Links verweisen auf die Artikel, die im neuen Arbeitsbereich erstellt wurden.
- Vorhanden — Links verweisen weiterhin auf die Originalartikel im Quellarbeitsbereich.
- Klicken Sie auf Hinzufügen , um den Arbeitsbereich zu erstellen.
API-Dokumentationsarbeitsbereich
- Klicken Sie auf API-Arbeitsbereich hinzufügen.
Der Dialog API-Arbeitsbereich hinzufügen erscheint. - Geben Sie einen Namen im Namensfeld ein – maximal 30 Zeichen, nur alphanumerische Zeichen und Bindestriche.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü Arbeitsbereich einen oder mehrere Status aus:
| Status | Wann man sie einsetzen sollte |
|---|---|
| Hauptarbeitsbereich | Die Standard-Workspace-Reader landen darauf. Muss auf Public gesetzt werden. Kann nicht veraltet werden. |
| Öffentlich | Bereit und für die Leser sichtbar. |
| Beta | Noch in Arbeit – noch nicht bereit zum Live-Gehen. |
| Veraltet | Veralteter Inhalt wurde nur zur Referenz beibehalten. |
- Die Slug-URL wird automatisch aus dem Namen ausgefüllt. Du kannst sie anpassen.
- Klicken Sie auf Hinzufügen , um den Arbeitsbereich zu erstellen.
Best Practices
- Verwenden Sie beschreibende Arbeitsbereichsnamen , die das Produkt, die Version oder die Zielgruppe klar widerspiegeln – zum Beispiel
v2-enterpriseoderadmin-docs. Das erleichtert es Ihrem Team, sich zwischen Arbeitsbereichen zurechtzufinden. - Setze neue Arbeitsbereiche auf Beta, während du Inhalte erstellst, damit sie den Lesern nicht erscheinen, bevor sie fertig sind.
- Klone einen bestehenden Arbeitsbereich , wenn du eine neue Version erstellst, anstatt von Grund auf neu zu starten. Das bewahrt deine Kategorienstruktur und spart Einrichtungszeit.
- Wähle beim Klonen eines Arbeitsbereichs Interne Links sorgfältig. Wähle Neu, wenn du möchtest, dass der neue Arbeitsbereich vollständig unabhängig ist; wähle Bestehend , wenn du Referenzen auf den Quellarbeitsbereich zeigen lassen möchtest.
- Entscheiden Sie sich für gespiegelte Artikel, wenn Sie einen Arbeitsbereich klonen. Lassen Sie Spiegelnde Artikel einbeziehen aktiviert, wenn der neue Arbeitsbereich weiterhin denselben gemeinsamen Inhalt wie der Quellarbeitsbereich anzeigen soll. Schalten Sie ihn aus, wenn Sie möchten, dass der neue Arbeitsbereich nur eigene Artikel enthält.
FAQ
Ich versuche, einen Arbeitsbereich als Hauptarbeitsbereich einzustellen, aber die Option ist inaktiv. Was soll ich tun?
Der Hauptarbeitsbereich muss ebenfalls auf Öffentlich gesetzt werden. Im Dropdown-Menü Arbeitsbereich wählen Sie zuerst Öffentlich aus – dies aktiviert automatisch die Option Hauptarbeitsbereich .
Wie ordne ich Arbeitsbereiche neu?
Auf der Seite Arbeitsbereich & Lokalisierung halten und ziehen Sie den Handle Reordering () neben den Arbeitsbereichsnamen und verschieben Sie ihn an die gewünschte Position.
Wie stelle ich einen gelöschten Arbeitsbereich wieder her?
Sie können einen gelöschten Arbeitsbereich mit der Funktion Backup & Restore wiederherstellen:
- Navigieren Sie zu Einstellungen () > Knowledge Base Portal > Backup & Restore.
- Finde das gewünschte Backup, klicke auf das Dropdown-Menü Wiederherstellungsoptionen und wähle Dokumentation.
- Im Panel Dokumentation wiederherstellen wählen Sie den Arbeitsbereich aus, den Sie wiederherstellen möchten, und klicken Sie auf Wiederherstellen.
Was passiert mit gespiegelten Artikeln, wenn ich einen Arbeitsbereich klone?
Er hängt vom Schalter 'Spiegelnde Artikel einbeziehen ' ab, der erscheint, wenn man Klon aus einem anderen Arbeitsbereich auswählt und standardmäßig aktiviert ist. Wenn er aktiviert ist, werden die gespiegelten Artikel im Quellarbeitsbereich in den neuen Arbeitsbereich kopiert und bleiben mit ihren Quellartikeln verknüpft, sodass sie Spiegelungen bleiben. Wenn er ausgeschaltet ist, werden sie aus dem neuen Arbeitsbereich nicht mehr verwendet.
Ich bekomme einen 404-Fehler, wenn ich zu einem sekundären Arbeitsbereich navigiere. Wie behebe ich das?
Dies wird in der Regel durch einen der folgenden Gründe verursacht:
- Im Arbeitsbereich werden keine Artikel veröffentlicht.
- Alle Artikel im Arbeitsbereich sind versteckt.
Stellen Sie sicher, dass mindestens ein Artikel veröffentlicht und auf der Knowledge Base-Website sichtbar ist.
Wenn der Arbeitsbereich nicht auf Öffentlich gesetzt ist und der Leser keinen Zugriff darauf hat, sieht der Leser die Seite "Zugriff abgelehnt" anstelle eines 404-Fehlers. Standardmäßig sagt diese Seite, dass keine Projekte mit der E-Mail-Adresse des Lesers verknüpft sind, und bittet ihn, den Projektadministrator zu kontaktieren. Geben Sie dem Leser Zugriff auf den Arbeitsbereich oder setzen Sie ihn auf Öffentlich. Um es auf Öffentlich zu setzen, navigieren Sie zu Einstellungen () > Knowledge Base-Portal > Arbeitsbereich & Lokalisierung, klicken Sie auf das Bearbeiten ()-Symbol im Arbeitsbereich, wählen Sie im Dropdown-Menü Arbeitsbereich Bearbeiten auf Öffentlich und klicken Sie auf Aktualisieren.
Um die Seite "Zugriff abgelehnt" anzupassen, navigieren Sie zu Einstellungen () > Wissensdatenbank Seite > Site-Anpassung > Webseite anpassen > Fehlerseiten anpassen > Zugriff abgelehnt.