Arbeitsbereiche

Pläne, die den Zugriff auf Arbeitsbereichseinstellungen im Wissensdatenbankportal unterstützen

Mit Document360-Arbeitsbereichen können Sie mehrere unterschiedliche Wissensdatenbanken innerhalb eines einzigen Projekts erstellen und verwalten. Diese Flexibilität ist besonders wertvoll für Organisationen mit unterschiedlichen Zielgruppen oder Dokumentationsanforderungen, da sie es Ihnen ermöglicht, Inhalte zu organisieren, die auf bestimmte Benutzer oder Produktbereiche zugeschnitten sind. Arbeitsbereiche sorgen dafür, dass Ihre Dokumentation organisiert, zugänglich und relevant ist – unabhängig von der Komplexität Ihrer Wissensdatenbank.

Definieren von Arbeitsbereichen und ihrer Rolle

Wenn Sie einen Document360-Plan erwerben, erhalten Sie ein einzelnes Projekt, das als Wissensdatenbank-Repository dient. Ein Projekt kann Ihre gesamte Dokumentation enthalten, was die Verwaltung und Pflege von Inhalten an einem Ort erleichtert. Betrachten Sie es als die zentrale Drehscheibe für Ihre Wissensdatenbank-Inhalte, unabhängig davon, ob Sie ein einzelnes Produkt oder mehrere Angebote haben.

Innerhalb Ihres Document360-Projekts können Sie einen oder mehrere Arbeitsbereiche erstellen, um Ihre Dokumentation basierend auf Zielgruppe, Produktlinien oder anderen Kriterien besser zu organisieren.

Ein Arbeitsbereich ist im Wesentlichen ein spezialisierter Bereich innerhalb Ihres Projekts, in dem Inhalte für eine bestimmte Gruppe oder einen bestimmten Anwendungsfall enthalten können. Zum Beispiel:

• Wenn Sie die Dokumentation für ein einzelnes SaaS-Produkt verwalten, kann ein Arbeitsbereich ausreichen.

• Wenn Sie mehrere Produkte haben oder separate Dokumentationssätze für externe Kunden, interne Benutzer und Supportteams benötigen, können mehrere Arbeitsbereiche effizienter sein.

Die Anzahl der Arbeitsbereiche, die Sie erstellen können, hängt von Ihrem Document360-Plan ab.

Vorteile der Verwendung von Arbeitsbereichen

Arbeitsbereiche bieten mehrere Vorteile, die sowohl die Organisation von Inhalten als auch die Benutzererfahrung verbessern können:

• Relevante Informationen: Indem Sie die Dokumentation in bestimmte Arbeitsbereiche unterteilen, stellen Sie sicher, dass jede Zielgruppe nur Inhalte sieht, die für sie relevant sind. Dies erleichtert es den Benutzern, die benötigten Informationen zu finden.

• Bessere Organisation: Sie können Ihre Wissensdatenbank in klar definierte Bereiche unterteilen, um den Teammitgliedern die Verwaltung und Aktualisierung von Inhalten zu erleichtern.

• Zusammenarbeit im Team: Mit Arbeitsbereichen kann Ihr Team effektiver zusammenarbeiten, Peer-Reviews zuweisen, Aktualisierungen verfolgen und Feedback in bestimmten Bereichen geben.

Anwendungsfälle von Arbeitsbereichen

Im Folgenden finden Sie einige Szenarien für den Benutzer von Arbeitsbereichen:

Anwendungsfall 1: Produktspezifische Dokumentation

Stellen Sie sich vor, Sie sind Autor für ein SaaS-Unternehmen mit mehreren Produkten, wie z. B. einem CRM, einem Projektmanagement-Tool und einer Analyseplattform. Anstatt für jedes Produkt separate Document360-Projekte zu erwerben, können Sie für jedes Produkt innerhalb eines einzelnen Projekts einen Arbeitsbereich erstellen. Auf diese Weise können Sie die gesamte Dokumentation an einem Ort verwalten, jedoch mit klaren Grenzen für die Wissensdatenbank jedes Produkts.

Anwendungsfall 2: Zielgruppenspezifische Dokumentation

Ziehen Sie ein SaaS-Produkt in Betracht, das unterschiedliche Dokumentationsanforderungen für Entwickler, Endbenutzer und Administratoren hat. Indem Sie für jede Zielgruppe separate Arbeitsbereiche einrichten, können Sie sicherstellen, dass jede Gruppe auf Inhalte zugreift, die für ihre Rolle relevant sind, um Verwirrung und unnötige Komplexität zu vermeiden.

Anwendungsfall 3: Interne und externe Wissensdatenbanken

Wenn Sie sowohl interne Dokumentation (für Ihre Support- oder Entwicklungsteams) als auch externe Dokumentation (für Kunden) erstellen, können Sie mit mehreren Arbeitsbereichen die einzelnen Inhalte getrennt voneinander halten. Diese Struktur ermöglicht es Ihnen, Zugriffsberechtigungen zu steuern und sicherzustellen, dass nur bestimmte Benutzer interne Dokumente anzeigen können, während kundenorientierte Inhalte öffentlich bleiben.

Beginnen mit Arbeitsbereichen

Wenn Sie ein neues Projekt in Document360 erstellen, wird automatisch ein Standardarbeitsbereich mit dem Namen v1 erstellt. Sie können sofort mit dem Aufbau Ihrer Wissensdatenbank in diesem Arbeitsbereich beginnen oder zusätzliche Arbeitsbereiche erstellen, wenn sich Ihre Dokumentationsanforderungen ändern.

Die Verwendung mehrerer Arbeitsbereiche ermöglicht es Ihnen, Ihre Dokumentation optimiert, zielgerichtet und gut organisiert zu halten. So kann jeder Anwender – vom internen Team bis zum Endkunden – schnell und effizient auf relevante Informationen zugreifen.

Hinzufügen eines neuen Arbeitsbereichs

So fügen Sie einen neuen Arbeitsbereich hinzu:

1. Navigieren Sie im Wissensdatenbank-Portal zu Settings () > Knowledge base portal> Localization & Workspaces > Localization & Workspaces.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Arbeitsbereich hinzufügen in der oberen rechten Ecke.

3. Geben Sie im Popup-Fenster Neuen Arbeitsbereich hinzufügen die erforderlichen Details ein.

   1. Wählen Sie den Arbeitsbereichstyp aus: Wissensdatenbank, Dokumentationswebsite oder API-Dokumentationsarbeitsbereich.

   2. Geben Sie im Feld Name den gewünschten Namen für Ihren neuen Arbeitsbereich in Ihrer bevorzugten Sprache ein.

      ANMERKUNG

      Das Feld Name ist auf 30 Zeichen beschränkt. Sie können nur alphanumerische Zeichen und Bindestriche verwenden.

   3. Das Feld "Slug-URL" wird basierend auf dem Namen des Arbeitsbereichs, den Sie im Feld "Name" angegeben haben, automatisch ausgefüllt. Sie können die URL Ihres Arbeitsbereichs basierend auf Ihren Anforderungen weiter anpassen.

4. Wählen Sie als Nächstes den Arbeitsbereichsstatus für Ihren neuen Arbeitsbereich aus.

   1. Hauptarbeitsbereich: Der Hauptarbeitsbereich ist der Standardarbeitsbereich, den Benutzer sehen, wenn sie Ihre Wissensdatenbank-Website besuchen.

      ANMERKUNG

      Der Hauptarbeitsbereich sollte öffentlich sein und darf nicht veraltet sein.

   2. beta: Wählen Sie Beta aus, um anzugeben, dass der Arbeitsbereich noch in Bearbeitung ist.

   3. Öffentlich: Wählen Sie Öffentlich für Arbeitsbereiche aus, die für Benutzer sichtbar sein sollen.

   4. deprecated: Wählen Sie deprecated aus, um anzugeben, dass der Arbeitsbereich alt ist und veraltete Informationen enthält.

Arbeitsbereich "Basis"

Beim Erstellen eines neuen Arbeitsbereichs können Sie entweder einen neuen Arbeitsbereich erstellen oder einen vorhandenen Arbeitsbereich aus demselben Projekt kopieren.

Erstellen eines neuen Arbeitsbereichs

Wenn Sie Neuen Arbeitsbereich erstellen auswählen, erstellen Sie einen leeren Arbeitsbereich, der keinen Inhalt enthält.

Vorhandenen Arbeitsbereich kopieren

Wenn Sie Vorhandenen Arbeitsbereich kopieren auswählen, können Sie den Inhalt eines vorhandenen Arbeitsbereichs in Ihren neuen Arbeitsbereich kopieren.

1. Wählen Sie den Arbeitsbereich, den Sie kopieren möchten, aus der Liste der vorhandenen Arbeitsbereiche aus.

2. Klicken Sie auf Kategorien auswählen (optional), um bestimmte Kategorien der vorhandenen Kategorie auszuwählen. Es werden nur die Inhalte der ausgewählten Kategorien in den neuen Arbeitsbereich kopiert.

3. Wählen Sie entweder Neu oder Vorhanden für Interne Links aus.

   1. Wenn Sie Neu auswählen, verweist der Link des Beitrags auf die Beitragsversion, die im neuen Arbeitsbereich erstellt wurde.

   2. Wenn Sie Vorhanden auswählen, verweist der Link des Beitrags auf die ursprüngliche Beitragsversion im vorhandenen Arbeitsbereich.

Sprachen

Die Standardsprache Ihres Projekts wird auch als Standardsprache Ihres neuen Arbeitsbereichs zugewiesen. Um weitere Sprachen hinzuzufügen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Neue Sprache . Suchen Sie in der Dropdown-Liste nach den gewünschten(n) Sprache(n) und aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Namen der Sprache.

Um weitere Einstellungen für eine Sprache zu erhalten, klicken Sie auf das Symbol Weitere Optionen (•••) neben dem Namen der Sprache.

• Als Standard festlegen: Wählen Sie diese Option aus, um die entsprechende Sprache als Standardsprache für Ihre Wissensdatenbank-Website festzulegen.

• Anzeigenamen bearbeiten: Verwenden Sie diese Option, um den Anzeigenamen für Ihren Arbeitsbereich zu aktualisieren. Der aktualisierte Name wird auf der Wissensdatenbank-Website angezeigt, wenn die entsprechende Sprache ausgewählt ist. Sie können einen benutzerdefinierten Anzeigenamen für Ihren Arbeitsbereich in jeder der verfügbaren Sprachen festlegen.  

• Von rechts nach links: Aktivieren Sie diesen Schalter für Sprachen, die einer Rechts-nach-Links-Schrift folgen (Arabisch, Hebräisch). Wenn Sie diesen Schalter aktivieren, beginnt der Inhalt des Artikels sowohl im Wissensdatenbankportal als auch auf der Wissensdatenbankwebsite von rechts und setzt sich nach links fort.

• Ausblenden: Wählen Sie diese Option aus, um die Sprache aus der Wissensdatenbank auszublenden. Ausgeblendete Sprachen werden im Wissensdatenbank-Portal als Referenz durchgestrichen.

• Entfernen: Wählen Sie diese Option aus, um die Sprache aus Ihrer Wissensdatenbank zu entfernen.

Wenn Sie die Details Ihres neuen Arbeitsbereichs angepasst haben, klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche Hinzufügen , um die Erstellung des neuen Arbeitsbereichs abzuschließen.

Workspaces von Localization & Workspaces kaufen

1. Navigieren Sie im Wissensdatenbank-Portal zu Settings () > Knowledge base portal> Localization & Workspaces > Localization & Workspaces.

2. Klicken Sie rechts auf dem Bildschirm auf Mehr kaufen .

ANMERKUNG

Der Link "Mehr kaufen " ist nur für Benutzer verfügbar, denen die Rolle "Besitzer" in Projekten zugewiesen ist.

3. Fügen Sie Arbeitsbereiche im Bereich "Add-on kaufen" hinzu oder entfernen Sie sie. Die entsprechenden Kosten werden als fälliger Betrag angezeigt.

4. Klicken Sie auf Zahlung bestätigen , um mit der Zahlung fortzufahren. Sobald die Zahlung verarbeitet wurde, wird eine Meldung über den Erfolg der Zahlung angezeigt, und die zusätzlichen Arbeitsbereiche werden erfolgreich zu Ihrem Projekt hinzugefügt.

5. Klicken Sie auf Rechnung herunterladen , um die Rechnung für die geleistete Zahlung herunterzuladen.

ANMERKUNG

Sie können Arbeitsbereiche auch im Abschnitt "Abrechnung" in den Document360-Einstellungen erwerben. Um mehr zu erfahren, lesen Sie den Artikel auf Purchasing add-ons.

Fehlerbehebung

Beim Navigieren zu einem sekundären Arbeitsbereich tritt der Fehler "Seite nicht gefunden" 404 auf

Fehler: Fehler "Seite nicht gefunden"

Ein 404-Fehler kann aus verschiedenen Gründen auftreten, z. B. aufgrund fehlender oder eingeschränkter Inhalte. Wenn dieses Problem beim Navigieren zu einem Arbeitsbereich oder einem Artikel auftritt, kann dies an den Sichtbarkeitseinstellungen des Arbeitsbereichs oder dem Fehlen veröffentlichter Beiträge liegen.

ANMERKUNG

Weitere mögliche Ursachen für 404-Fehler finden Sie im 404 Page Artikel.

Schritte zur Behebung:

Dieser Fehler kann aus einem der folgenden Gründe auftreten:

1. Überprüfen Sie, ob der Arbeitsbereich auf Öffentlich festgelegt ist:

   1. Navigieren Sie zu Settings () > Knowledge base portal > Localization & Workspaces > Localization & Workspaces.

   2. Suchen Sie den entsprechenden Arbeitsbereich und klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten ().

   3. Aktivieren Sie im Abschnitt Arbeitsbereichsstatus auswählen das Kontrollkästchen Öffentlich .

   4. Klicken Sie auf Aktualisieren.

      

2. Es werden keine Beiträge im Arbeitsbereich veröffentlicht.

3. Alle Artikel im Arbeitsbereich werden ausgeblendet.

   Stellen Sie sicher, dass mindestens ein Artikel auf der Wissensdatenbank-Website veröffentlicht und sichtbar ist.