Integrando Asana con Document360 usando Make

Asana es una plataforma versátil para organizar, hacer seguimiento y gestionar el trabajo entre equipos. Los equipos de documentación que utilizan Asana para coordinar tareas de escritura con colaboradores y agencias externas pueden integrarlo con Document360 a través de Make — de modo que cuando se crean o actualizan tareas en un proyecto Asana, Make crea automáticamente un artículo correspondiente en Document360. Esto elimina el paso manual de transferir contenido entre plataformas y mantiene tu base de conocimientos en sintonía con la actividad de tu proyecto.

Cuándo usar esta integración

• Tu equipo de documentación registra las tareas de escritura en Asana y quiere nuevas tareas para generar automáticamente borradores de artículos en Document360, dando a los escritores un artículo precreado desde el que trabajar.
• Colaboras con colaboradores externos a través de Asana y quieres que el contenido de la tarea completada fluya a Document360 sin necesidad de un traspaso manual.
• Quieres una automatización programada y recurrente que compruebe tareas nuevas o actualizadas de Asana a intervalos establecidos y cree artículos en Document360 a medida que aparecen.

Antes de que empieces

• Debes tener una cuenta activa de Make.
• Debes tener una cuenta de Asana con acceso al espacio de trabajo y al proyecto que quieres monitorizar.
• Debes tener preparado tu token API de Document360. Para generar uno, navega a Conexiones > Extensiones, localiza la ficha Crear y haz clic en Conectar para copiar el token.

Cómo configurar el escenario

Paso 1 — Iniciar sesión y crear un nuevo escenario

1. Inicia sesión en tu cuenta Make. Aparece el panel de Make.

2. Haz clic en Crear un nuevo escenario en la esquina superior derecha.
3. Haz clic en el icono de añadir (+) — aparece una lista de aplicaciones disponibles.
4. En el campo de búsqueda, escribe Asana.
5. Selecciona Asana y elige la tarea que quieres usar como desencadenante. Por ejemplo, selecciona Tareas de Observar o subtareas para recibir actualizaciones sobre nuevas tareas.
6. Haz clic en Crear una conexión e introduce el nombre de la conexión.
7. Haz clic en Guardar.
8. Haz clic en Permitir para que Asana acceda a tu cuenta Crear cuenta.
9. Haz clic en OK.

Paso 2 — Configurar el módulo Asana

Conecta tu cuenta de Asana y configura los ajustes de disparador en el módulo de Asana.

1. En el campo Conexión , selecciona tu conexión Asana. Si ya has conectado Asana con Crear, selecciónalo en el desplegable.
2. Haz clic en el desplegable Filtrar y selecciona Proyecto.
3. Haz clic en el desplegable Espacio de trabajo y selecciona el espacio de trabajo deseado.
4. Haz clic en el desplegable ID del proyecto y selecciona el proyecto que quieres monitorizar.
5. En el campo Completado Desde Terminado, introduce una fecha en MM/DD/YYYY HH:MM el formato para devolver solo las tareas que estén incompletas o completadas desde ese momento.
6. En el campo Modificado Desde Tiempo, introduzca una fecha en MM/DD/YYYY HH:MM el formato para solo devolver tareas modificadas desde ese momento.
7. En el campo Límite , introduzca el número máximo de tareas que Make devolverá por ciclo de ejecución.
8. Haz clic en OK.
9. En la ventana emergente Elegir dónde empezar , selecciona la fecha y hora desde las que quieres empezar a vigilar nuevas tareas.
10. Haz clic en OK.

Tu cuenta de Asana ahora está conectada con Make.

Paso 3 — Conectar Document360 como la acción

Una vez que Asana esté conectado, añade Document360 como el siguiente módulo en el escenario.

1. En la página del editor de escenarios, haz clic en la opción Añadir otro módulo (+).
2. En el campo de búsqueda, introduce Document360.
3. Selecciona Document360 y elige la acción que quieres realizar. Por ejemplo, selecciona Crear un artículo para crear un borrador de artículo.
4. En el panel de Document360, selecciona una conexión existente. Para crear una nueva conexión:
   • Haz clic en Crear una conexión e introduce un nombre de conexión.
   • Introduce tu token API de Document360 y haz clic en Guardar.

Para generar el token API desde Document360:

5. Navega a Conexiones > Extensiones en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimiento.
6. En la casilla Crear extensión, haz clic en Conectar.

7. Haz clic en el icono de Copiar para copiar el token.

8. Vuelve al panel Make y pega el token de la API en el campo.
9. En el campo Título del artículo , selecciona los parámetros de Asana que quieres usar como título del artículo. Por ejemplo, selecciona el parámetro Nombre de la tarea .
10. En el campo Contenido del artículo , selecciona los parámetros que quieres como contenido del artículo. Por ejemplo, selecciona Nombre del Asignado, Tipo de Recurso y Vencimiento En.
11. Desde el desplegable ID de Categoría del Proyecto , selecciona la categoría donde debe crearse el nuevo artículo.
12. Haz clic en OK.

Paso 4 — Probar el escenario

1. Haz clic en el botón Correr una vez en la esquina inferior izquierda para probar el escenario. Los detalles de la prueba aparecen al final de la página.
2. Para activar la prueba, crea una nueva tarea en el proyecto Asana asociado.
3. Una vez creada la tarea, se crea un nuevo artículo en la categoría asociada de Document360. Puedes comprobarlo en el panel de detalles de la prueba o navegando directamente a tu proyecto Document360.

Paso 5 — Programar el escenario

1. Activa el interruptor en la esquina inferior izquierda para programar el Escenario. Por defecto, esto ejecuta el escenario cada 15 minutos.
2. Haz clic en Aceptar para guardar.

Paso 6 — Activar el escenario

1. Haz clic en el icono de Salir edición () en la parte superior. Aparece el panel de integración.
2. Activa el interruptor ENCENDIDO/APAGADO cerca de la opción Editar para activar el escenario.

Una vez activado, el escenario se ejecuta automáticamente según el horario que hayas establecido.

Mejores prácticas

• Utiliza los campos Filtro e ID del Proyecto para asignar el Escenario a un proyecto específico de Asana en lugar de a todo tu espacio de trabajo. Esto evita que actividades de tareas no relacionadas generen artículos no deseados en Document360.
• Asigna los campos de tarea significativos al título del artículo — el nombre de tarea Asana es un buen valor predeterminado, pero considera si otros campos como un campo personalizado de "Título del documento" representan mejor cómo debería llamarse el artículo.
• Ajusta el límite de ejecución en el campo Límite para que coincida con el volumen de tareas de tu equipo. Ponerlo demasiado bajo puede hacer que el Escenario pierda tareas entre partidas; Ponerlo demasiado alto en un proyecto ocupado puede generar más artículos de los esperados en un solo ciclo.
• Usa el botón Ejecutar una vez para verificar que el escenario funciona correctamente antes de activarlo en un horario. Confirma que el artículo de prueba aparece en la categoría correcta de Document360 con el título y contenido adecuados antes de publicarse.