Puedes controlar el acceso al contenido de tu base de conocimiento a nivel de proyecto, espacio de trabajo o lenguaje. Los usuarios y grupos pueden tener el acceso habilitado o restringido a nivel de espacio de trabajo o idioma, según sea necesario.
Gestión del rol y acceso del contenido
Para gestionar el rol y el acceso al contenido,
Navega a Configuración () > Usuarios y permisos en la barra de navegación izquierda del portal de la Base de conocimientos.
En el panel de navegación izquierdo, navega hasta Acceso al contenido.
Puedes ver todos los espacios de trabajo y los idiomas disponibles en el proyecto.
La sección Gestionar acceso al contenido está situada en el lado derecho de la pantalla. Muestra la configuración de acceso al contenido existente para los usuarios y grupos de usuarios de tu proyecto. Desde aquí, puedes revisar y gestionar los permisos de acceso para asegurarte de que los usuarios adecuados tengan el nivel de acceso adecuado.
En la sección Gestionar acceso al contenido , pasa el cursor sobre los usuarios o grupos y aparecen tres iconos:
Edición (): Modifica el acceso al contenido de un usuario y haz clic en el icono de Guardar () para aplicar cambios o Cancelar () para volver atrás.
Denegar (): Restringir el acceso a contenido específico para el usuario.
Eliminar (): Elimina el acceso explícito del usuario a este nivel de contenido. El usuario puede seguir accediendo a este contenido si ha heredado el acceso de un nivel padre. Para saber más, consulta Herencia de bloques.
Selecciona las casillas junto a los usuarios para aplicar acciones masivas como editar, denegar o eliminar.
Haz clic en el icono requerido para realizar la función correspondiente.
Puedes filtrar los datos de usuario disponibles en esta página por Proyecto, Espacio de Trabajo y Lenguaje usando la opción Filtro en la esquina superior derecha, o haciendo clic en el espacio de trabajo de vista en árbol y la selección de idioma a la izquierda.
Haz clic en el botón Asignar acceso a proyectos para asignar acceso completo a contenido a nivel de proyecto a cualquier usuario y grupo de usuarios existente.
Aparece el diálogo Asignar acceso al proyecto: Proyecto completo .
Haz clic en el desplegable Cambiar rol de contenido para elegir uno de los roles de contenido: Editor, Redactor de borradores y Revisor.
El campo de acceso al contenido se configurará por defecto al nivel del proyecto.
NOTA
Si un usuario pertenece a varios grupos de lectores con acceso al mismo contenido, y uno de esos grupos tiene restricciones, la restricción tendrá prioridad. Esto significa que al usuario se le negará el acceso al contenido, independientemente de los permisos concedidos por otros grupos de lectores.
Bloquear cuentas heredadas
El interruptor de Bloquear Cuentas Heredadas solo se vuelve visible cuando seleccionas un espacio de trabajo y un idioma específicos desde la vista en árbol a la izquierda.
Cuando está activado, este interruptor impide que todos los usuarios heredados y futuros accedan al espacio de trabajo o idioma seleccionado. Sin embargo, tu usuario mantendrá el acceso ya que realizaste la herencia de bloques.
Para más información, lee el artículo sobre la herencia de bloques.
Comprensión de la precedencia de permisos
En Document360, los permisos siguen un orden claro: desde el nivel más amplio hasta el más específico. Entender esto te ayuda a predecir quién puede acceder a qué y por qué.
Jerarquía de permisos
Los permisos se heredan en este orden (del nivel más alto al más bajo):
Project → Workspace → Language → Category → Article
Los permisos establecidos en un nivel superior se aplican automáticamente a todos los niveles inferiores. Esto se llama acceso heredado porque el usuario recibe acceso desde un nivel padre en lugar de añadirse directamente allí.
Si más adelante le das un permiso directamente al usuario a un nivel inferior, ese permiso tiene prioridad sobre el heredado. Esto se llama acceso explícito porque el usuario fue añadido directamente en ese nivel específico.
Por ejemplo, al Usuario A se le concede acceso al Editor a nivel de inglés. Esto se extiende automáticamente a todas las categorías y artículos bajo inglés. Esto es acceso heredado.
Si luego asignas permiso de revisor directamente a una categoría específica, ese acceso explícito anula el permiso heredado del editor, haciendo que el usuario A sea revisor para esa categoría y todo lo que haya dentro, mientras sigue siendo editor en todas partes bajo inglés. Esto se debe a que un permiso de nivel inferior siempre anula cualquier permiso heredado.
NOTA
Por defecto, los permisos siempre fluyen hacia abajo. Si necesitas detener ese flujo por completo en un nivel específico, de modo que ningún acceso heredado llegue a él, usa herencia de bloques. Esto es diferente de anular un permiso; Elimina todo acceso heredado por completo y te permite empezar de cero. Véase Herencia por bloques.
Preguntas frecuentes
Si un lector tiene dos cuentas con el mismo ID de correo electrónico, una con el inicio de sesión estándar y la otra con credenciales SSO, ¿se colapsará o anulará su acceso al contenido?
No, si un lector tiene dos cuentas con el mismo ID de correo electrónico, una con el inicio de sesión estándar y la otra con credenciales SSO, cada cuenta mantendrá su propio acceso al contenido determinado por los roles y permisos asignados.
¿Por qué no aparece un espacio de trabajo recién creado en la configuración de acceso al contenido para los grupos de usuarios?
Si recientemente has creado un espacio de trabajo y no aparece en el desplegable de acceso al contenido al asignar roles o permisos a grupos de usuarios, probablemente sea porque el espacio aún no tiene artículos publicados.
Los espacios de trabajo sin contenido publicado quedan temporalmente excluidos de la lista de acceso al contenido, ya que no hay contenido al que asignar acceso.
Para resolver esto:
Publica al menos un artículo en el nuevo espacio de trabajo.
Una vez publicado, el espacio de trabajo aparecerá en el desplegable de acceso al contenido para asignar roles y permisos.
Si el problema persiste incluso después de publicar un artículo, por favor contacte con el equipo de soporte de Document360 para obtener más ayuda.
Si concedo acceso a una categoría raíz en el portal de la Base de Conocimiento, ¿los usuarios tendrán acceso automáticamente a sus subcategorías?
Sí, por defecto, el acceso a una categoría raíz se hereda por todas sus subcategorías. Si quieres restringir toda una rama de subcategoría para que el acceso heredado deje de fluir hacia ella — usa Herencia de Bloques en lugar de negar manualmente a usuarios individuales. Consulta Herencia de bloques para más detalles.
¿Por qué un usuario no puede acceder a una categoría aunque se le conceda acceso?
Un usuario puede pertenecer a varios grupos con diferentes permisos de acceso. Si algún grupo asignado al usuario tiene acceso restringido a una categoría, la restricción tendrá prioridad. Como resultado, el usuario no podrá ver el contenido, incluso si el acceso se concede a través de otro grupo.