El control de acceso a artículos en Document360 te permite gestionar quién puede ver y editar artículos y categorías específicas, tanto en el portal de la base de conocimiento como en el sitio de la base de conocimientos. Access se gestiona de forma independiente para los usuarios del portal y los lectores de sitios de la base de conocimiento, lo que te da un control preciso sobre la visibilidad del contenido a nivel de artículo.
Cuándo usar
- Limita un artículo sensible a usuarios o grupos específicos de portales sin afectar al resto de la categoría.
- Haz que un artículo sea privado en la base de conocimiento, manteniendo al público los demás en la misma categoría.
- Niega el acceso a un artículo específico a un usuario o lector incluso si tiene acceso a nivel de categoría.
Configuración de seguridad de artículos de acceso
Hay dos formas de acceder a la configuración de seguridad del artículo.
- Del encabezado del artículo: Abre el artículo en el portal de la base de conocimiento. Haz clic en el icono de Más () en el encabezado del artículo y selecciona Seguridad.
- Del árbol de categorías: Pasa el cursor sobre el artículo o categoría en el panel de Categorías y Artículos . Haz clic en el icono de Más () y selecciona Seguridad.
Ambas ubicaciones muestran las mismas dos opciones:
Portal de la base de conocimiento
Gestionar el acceso para los usuarios y grupos de usuarios del portal. Controla quién puede ver y editar el artículo o la categoría en el portal de la base de conocimiento.
Más información →Sitio de la base de conocimiento
Gestionar el acceso para lectores y grupos de lectores. Controla quién puede ver el artículo publicado en el sitio de la base de conocimiento. Disponible solo para proyectos privados y mixtos.
Más información →Control de acceso a portales de la base de conocimiento
El acceso al portal controla qué usuarios y grupos de usuarios pueden ver y editar el artículo o categoría en el portal de la base de conocimiento.
Selecciona el portal de la base de conocimiento en las opciones de Seguridad. Aparece el panel de Asignar acceso a contenido: Portal de la base de conocimiento.
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Miga de pan | Muestra la jerarquía de contenido: nombre del proyecto, espacio de trabajo, lenguaje, categoría y artículo. |
| Acceso heredado por bloques | Alterna para anular permisos heredados. Cuando está habilitado, solo los usuarios y grupos explícitamente asignados a este artículo pueden acceder a él. Se excluyen los usuarios heredados. Véase Herencia por bloques → |
| Filtro | Filtra la lista de usuarios por rol o tipo de acceso. |
| Asignar acceso al artículo | Se abre el panel de acceso Asignar artículo para añadir usuarios o grupos de usuarios. |
| Pestaña de usuarios | Lista a todos los usuarios del portal que tienen acceso al artículo, con su rol de contenido y si el acceso es Heredado o asignado explícitamente. |
| Pestaña de grupos de usuarios | Lista todos los grupos de usuarios con acceso al artículo. |
| Rol de contenido y acceso | Muestra el nivel de rol del usuario, por ejemplo Editor - Artículo o Editor - Espacio de trabajo, y si el acceso está Heredado o explícitamente establecido. |
Acciones disponibles por usuario:
- Edito: Cambia el rol de contenido del usuario para este artículo.
- Negar: Denega el acceso a este artículo al usuario. El usuario dejará de aparecer en la lista. Para restaurar el acceso, haz clic en Asignar acceso al artículo y añúdelos de nuevo.
- Eliminar: Elimina la asignación explícita de acceso del usuario, volviendo al acceso heredado.
La asignación de acceso al contenido a nivel de artículo y categoría solo está disponible para los roles de Colaborador y Editor. Las cuentas de los revisores no aparecen en la lista de acceso a nivel de artículo ni en categoría. Para conceder acceso a un revisor al contenido, asigna su acceso a nivel de usuario desde Usuarios y Grupos.
Asignar acceso al artículo a los usuarios
Haz clic en Asignar acceso al artículo en el panel. Se abre el cuadro de diálogo Asignar acceso al artículo .
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Cambiar el rol del contenido | Selecciona el rol de contenido que debes asignar. Roles disponibles: Editor, redactor de borradores, revisor, especialista en optimización SEO, gestor de localización, administrador de localización. |
| Acceso a contenidos | Muestra el alcance de acceso asignado a nivel de artículo. |
| Pestaña de usuarios | Lista a los usuarios que actualmente no tienen acceso completo al contenido del artículo. Busca por nombre o correo electrónico. |
| Pestaña de grupos de usuarios | Lista los grupos de usuarios disponibles para asignar. |
| Rol de contenido y acceso | Muestra el rol actual y el nivel de acceso de cada usuario. |
Selecciona los usuarios o grupos de usuarios, establece el rol de contenido y haz clic en Aplicar.
Control de acceso al sitio en la base de conocimiento
El acceso al sitio controla qué lectores y grupos de lectores pueden consultar el artículo publicado en la base de conocimiento. Esta opción solo está disponible para proyectos privados y mixtos.
Esta opción está inactiva si el acceso al lector de la base de conocimientos está configurado en Público.
Selecciona el sitio de la base de conocimientos en las opciones de seguridad. Aparece el panel de Asignar acceso al contenido: Base de conocimiento.
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Miga de pan | Muestra la jerarquía de contenido: nombre del proyecto, espacio de trabajo, lenguaje, categoría y artículo. |
| Acceso heredado por bloques | Alterna para anular permisos heredados. Cuando está activado, los lectores heredados no pueden acceder a la categoría o al artículo. Los lectores y grupos con acceso explícito aún pueden acceder a él. Véase Herencia por bloques → |
| Filtro | Filtra la lista de lectores por tipo de acceso o grupo de lectores. |
| Asignar acceso al artículo | Se abre el panel Asignar acceso a artículos para añadir lectores o grupos de lectores. |
| Pestaña de lectores | Lista a todos los lectores que tienen acceso al artículo, con su nivel de acceso al contenido y si está heredado o asignado explícitamente. |
| Pestaña de grupos de lectores | Enumera todos los grupos de lectores con acceso al artículo. |
| Acceso a contenidos | Muestra el nivel de acceso del lector, por ejemplo Lenguaje o Proyecto, y si está Heredado o explícitamente definido. |
Acciones disponibles por lector:
- Negar: Niega el acceso a este artículo al lector. El lector ya no aparecerá en la lista. Para restaurar el acceso, haz clic en Asignar acceso al artículo y vuelve a añadir la misma cuenta de lector.
- Eliminar: Elimina la asignación explícita de acceso del lector, volviendo al acceso heredado.
Asignar acceso al artículo a los lectores
Haz clic en Asignar acceso al artículo en el panel. Se abre el cuadro de diálogo Asignar acceso al artículo .
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Cambiar el rol del contenido | Selecciona el rol de contenido que asignarás a los lectores seleccionados. |
| Acceso a contenidos | Muestra el alcance de acceso asignado a nivel de artículo. |
| Pestaña de lectores | Lista de lectores disponibles para asignar. Busca por dirección de correo electrónico. |
| Pestaña de grupos de lectores | Lista de los grupos de lectores disponibles para asignar. |
| Columna de acceso a contenido | Muestra el nivel actual de acceso al contenido de cada lector. |
Selecciona los lectores o grupos de lectores, establece el rol de contenido y haz clic en Aplicar.
Mejores prácticas
- Utiliza el control de acceso a nivel de artículo para las excepciones. Para restricciones generales, configura el acceso a nivel de categoría y deja que los artículos lo hereden.
- Activar el acceso heredado de Bloquear solo cuando necesites restringir un artículo a un subconjunto específico de usuarios que difiera de la lista de acceso de la categoría principal.
- Para proyectos mixtos, combina el control de acceso a la base de conocimiento con la configuración de acceso a nivel de espacio de trabajo para controlar qué artículos son públicos y cuáles privados.
Preguntas frecuentes
¿Puedo dar acceso a una categoría entera a un usuario y aun así restringir artículos específicos dentro de ella?
Sí. Puedes conceder acceso a un usuario a una categoría y aun así negar el acceso a artículos específicos dentro de ella. Abre el artículo, haz clic en el icono Más (), ve a Seguridad > portal de la base de conocimiento, pasa el cursor sobre el usuario y haz clic en Negar. Las restricciones a nivel de artículo anulan los permisos a nivel de categoría para ese artículo específico.
¿Cómo restauro el acceso para un usuario o lector después de denegarlo?
Los usuarios y lectores denegados son eliminados de la lista de acceso. Para restaurar el acceso, haz clic en Asignar acceso al artículo en el panel correspondiente y vuelve a añadir la cuenta de usuario o lector.
¿Cómo puedo hacer público un artículo mientras mantengo privados todos los demás en la misma categoría?
Esto funciona solo en un proyecto mixto. Configura el acceso al lector del espacio de trabajo como público en la configuración () > Usuarios y permisos > acceso al lector. Luego, para cada artículo que quieras mantener privado, ve a Security > Knowledge base y pon el acceso de lector en Privado. Deja el artículo que quieres público en modo de acceso público.
¿Por qué el icono del candado no aparece en artículos que deberían ser privados?
Esto suele ocurrir cuando la subcategoría que contiene el artículo está configurada como pública, incluso si la categoría principal es privada. Abre el artículo, ve a Seguridad > control de acceso lector de la base de conocimiento y pon el acceso de lector en Privado. Si la categoría fue clonada, puede que haya heredado la configuración de visibilidad pública. Actualiza la configuración de la subcategoría a privada y vuelve a revisar el portal.
¿Por qué no puedo ver la estructura de categorías y artículos en la base de conocimiento tal y como aparece en el portal?
Esto puede deberse a la configuración de acceso de grupos de lectores. Si un grupo de lectores no tiene acceso a categorías específicas, esas categorías y sus artículos no serán visibles para los lectores de ese grupo. Asegúrate de que el acceso correcto al contenido se conceda al grupo de lectores correspondiente. Si el proyecto utiliza acceso JWT, verifica que el grupo de lectores tenga los permisos correctos asignados.