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Gestión de artículos

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  • Actualizado en Apr 26, 2025
  • Publicado el Jan 14, 2025
  • 28 minuto(s) leído(s)
  • Charulatha Ravichandran
  • Pradeep Srinivasan
  • Manoharan Soundarraj
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Soporte de planes para la administración de artículos

Profesional
Negocio
Empresa






Los artículos son la base de una base de conocimientos. Gestionarlos de forma eficaz garantiza que su documentación permanezca organizada, fácil de usar y actualizada. Document360 ofrece una amplia gama de opciones para crear, editar y organizar artículos que se adapten a diversas necesidades.

Imagina que gestionas una gran base de conocimientos con varios colaboradores y una amplia audiencia. Necesita herramientas para crear, editar y organizar artículos de manera eficiente mientras mantiene la coherencia y la precisión. Document360 simplifica este proceso con métodos intuitivos para la gestión de artículos.

Creación de un artículo

El componente más importante de cualquier base de conocimientos es la información que contiene. Como usuario de Document360, puede añadir esta información en forma de artículos. Los artículos generalmente se agrupan en categorías definidas por el usuario, en función de la información que contienen.

Si bien puede crear artículos a partir de una plantilla o importar un artículo de otra fuente, crear un artículo desde cero es el proceso de creación de artículos más común.

NOTA

Límites de artículos por plan:

  • Profesional: 5.000 artículos/espacio de trabajo

  • Negocio: 5.000 artículos/espacio de trabajo

  • Empresa: 10.000 artículos/espacio de trabajo

Para obtener la mejor experiencia, se recomienda mantener los artículos dentro de estos límites flexibles. Si necesita un límite más alto, póngase en contacto con support@document360.com.

Hay cuatro métodos para crear un artículo en el portal de la base de conocimientos:

  1. Método 1: Usar el botón Crear en la barra de navegación superior

  2. Método 2: Usar el icono del volante ()

  3. Método 3: Usar el icono Más () en el panel Categories & Articles

  4. Método 4: Usar el botón Crear artículo en la categoría de tipo Carpeta/Índice

Para crear un artículo con el botón Crear de la barra de navegación superior:

  1. Vaya a Documentación () en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.

  2. Haga clic en el menú desplegable Crear y seleccione Artículo > en blanco.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Crear nuevo artículo.

  3. Escriba un título para el nuevo artículo.

  4. En el menú desplegable Categoría , elija la categoría en la que se debe colocar el artículo. Esto se reflejará en el sitio de la Base de Conocimientos una vez que se publique el artículo.

    NOTA

    Al crear un artículo, haga clic en + Crear categoría para agregar una nueva categoría y colocar el artículo en ella.

  5. Haga clic Crear para agregar el artículo.

Document360 interface showing article creation option in the top navigation bar.

  1. Para crear un artículo utilizando el icono Volante ():

  2. Vaya a Documentación () en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.

  3. Coloque el cursor justo debajo del artículo deseado y haga clic en el icono Volante ().

  4. Haga clic en Artículo > en blanco.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Crear nuevo artículo .

  5. Escriba un título para el nuevo artículo.

  6. En el menú desplegable Categoría , elija la categoría en la que se debe colocar el artículo. Esto se reflejará en el sitio de la Base de Conocimientos una vez que se publique el artículo.

    NOTA

    Al crear un artículo, haga clic en + Crear categoría para agregar una nueva categoría y colocar el artículo en ella.

  7. Haga clic en Crear para agregar el artículo.

Document360 interface shows how to add a new article from the flywheel icon from the categories & articles pane

Para crear un artículo con el icono Más () del panel Categories & Articles :

  1. Vaya a Documentación () en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.

  2. Coloque el cursor sobre la categoría deseada en el panel Categories & Articles y haga clic en el icono Más ().

  3. Haga clic en Artículo y seleccione En blanco.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Crear nuevo artículo .

  4. Escriba un título para el nuevo artículo.

  5. En el menú desplegable Categoría , elija la categoría en la que se debe colocar el artículo. Esto se reflejará en el sitio de la Base de Conocimientos una vez que se publique el artículo.

    NOTA

    Al crear un artículo, haga clic en + Crear categoría para agregar una nueva categoría y colocar el artículo en ella.

  6. Haga clic en Crear para agregar el artículo.

Menu options for creating articles in Document360 workspace interface.

Para crear un artículo con el botón Crear en una categoría de tipo Carpeta/Índice :

  1. Vaya a Documentación () en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.

  2. Haga clic en la categoría de tipo de carpeta/índice que desee.

  3. Haga clic en Crear artículo (en el lado derecho de la página de categoría) o haga clic en el menú desplegable y seleccione Artículo > en blanco.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Crear nuevo artículo .

  4. Escriba un título para el nuevo artículo.

  5. En el menú desplegable Categoría , elija la categoría en la que se debe colocar el artículo. Esto se reflejará en el sitio de la Base de Conocimientos una vez que se publique el artículo.

    NOTA

    Al crear un artículo, haga clic en + Crear categoría para agregar una nueva categoría y colocar el artículo en ella.

  6. Haga clic Crear para agregar el artículo.

Document360 interface showing article creation options from the Create button in the index/folder type category

Creating an article in Document360

Creación de un artículo a partir de una plantilla

En Document360, puede crear, guardar y reutilizar cualquier artículo como plantilla para futuros artículos. Cuando crea un nuevo artículo con una plantilla, se importan automáticamente todas las propiedades y el formato predefinidos, lo que le ahorra tiempo y garantiza la coherencia en toda su base de conocimientos.

Imagine que está administrando una base de conocimientos para un producto de software con un formato estándar de solución de problemas. En lugar de volver a crear la misma estructura cada vez, puede utilizar una plantilla guardada para mantener la coherencia y reducir el esfuerzo, lo que le permite centrarse en la personalización del contenido.

Puede crear un artículo a partir de la plantilla utilizando cuatro métodos:

  1. Método 1: Usar el icono del volante ()

  2. Método 2: Usar la opción Más () en el panel Categories & Articles

  3. Método 3: Usar el botón Crear en la barra de navegación superior

  4. Método 4: Usar la opción Elegir una plantilla

Utilice el icono Volante () en el panel Categories & Articles para crear rápidamente un artículo a partir de una plantilla:

  1. Vaya a Documentación () en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.

  2. Coloque el cursor justo debajo del artículo deseado en el panel Categories & Articles y haga clic en el icono Volante ().

  3. Seleccione Artículo > De plantilla.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Artículo de la plantilla
    .

  4. Elija una plantilla de la lista y podrá obtener una vista previa del contenido de la plantilla en el panel derecho.

  5. Introduzca el nombre del artículo deseado en el campo Título y elija la categoría adecuada en el campo Ubicación .

  6. Haz clic en Usar esta plantilla.

Document360 interface showing article creation options and status indicators for articles.

Utilice el icono Más () en una categoría específica para crear un artículo a partir de una plantilla:

  1. Vaya a Documentación () en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.

  2. En el panel Categories & Articles , coloque el cursor sobre la categoría deseada.

  3. Haga clic en Más () > Artículo > De la plantilla.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Artículo de la plantilla
    .

  4. Elija una plantilla de la lista y podrá obtener una vista previa del contenido de la plantilla en el panel derecho.

  5. Introduzca el nombre del artículo deseado en el campo Título y elija la categoría adecuada en el campo Ubicación .

  6. Haz clic en Usar esta plantilla.

Document360 interface shows how to create an article from template

Para crear un artículo a partir de una plantilla usando el botón Crear en la barra de navegación superior:

  1. Vaya a Documentación () en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.

  2. Haga clic en el menú desplegable Crear y seleccione Artículo > De la plantilla.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Artículo de la plantilla
    .

  3. Elija una plantilla de la lista y podrá obtener una vista previa del contenido de la plantilla en el panel derecho.

  4. Introduzca el nombre del artículo deseado en el campo Título y elija la categoría adecuada en el campo Ubicación .

  5. Haz clic en Usar esta plantilla.

Creating an article from a template in the Document360 interface.

Comience con un artículo vacío en el editor WYSIWYG avanzado y elija una plantilla para estructurar su esfuerzo de contenido:

  1. Navegue hasta el artículo deseado en el editor WYSIWYG avanzado.

    Si el artículo está vacío, aparecerá la opción Elegir una plantilla .

  2. Haz clic en Elegir una plantilla.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Artículo de la plantilla
     .

  3. Seleccione una plantilla de la lista y obtenga una vista previa de su contenido en el panel derecho.

  4. Puede buscar plantillas mediante el campo Nombre de plantilla.

  5. Haga clic en Usar esta plantilla para estructurar su artículo con contenido predefinido.

Creating an article from a template in the Advanced  WYDIWYG editor

NOTA

El nombre del artículo y el slug se rellenarán automáticamente con el título de la plantilla.

Template selection for a troubleshooting guide with various fields and options displayed.

NOTA

Si desea agregar, administrar o cambiar cualquier plantilla existente, puede navegar a la página de descripción general de plantillas haciendo clic en Ir a administrar plantillas encima de la lista de plantillas en el cuadro de diálogo Artículo de la plantilla
 .

Para obtener más información, lea el artículo sobre Templates.

Editar un artículo

La edición de un artículo publicado es esencial para mantener el contenido actualizado y preciso en su base de conocimientos. Cuando se publica un artículo, se producen los siguientes cambios:

  1. Tu artículo aparecerá en tu Knowledge base site para los lectores.

  2. El estado del artículo cambia de Borrador a Publicado en el Knowledge base portal

Cuando seleccione un artículo publicado, notará que el editor muestra solo la versión en vivo, no el panel de edición.

Para editar el artículo publicado:

  1. Navegue hasta el editor deseado y haga clic en el botón Editar en la esquina superior derecha.

    El estado del artículo en la parte superior del editor cambia a Borrador.

  2. Realice los cambios necesarios en el contenido del artículo.

  3. Una vez completados los cambios, haga clic en Publicar para volver a publicar el artículo actualizado en el sitio de la base de conocimientos.

Al publicar un artículo editado, la versión actualizada sustituye automáticamente a la versión publicada anteriormente en la base de conocimientos.

Document360 interface shows how to edit the article from the published state

Vista Markdown de un artículo publicado

Si ha publicado un artículo con el editor de Markdown, puede ver el formato de Markdown sin crear una nueva versión del artículo.

  1. Navegue a cualquier artículo publicado en el editor de Markdown.

  2. Haga clic enMás () en la parte superior derecha y seleccione Ver rebajas.

  3. Una vez hecho esto, haga clic en Cerrar Markdown.

Accessing the Markdown view of the published article in the Knowledge base portal.

Bloqueo de un artículo

Cuando usted u otro miembro del equipo edita activamente un artículo, se bloquea automáticamente para evitar que otros colaboradores realicen cambios simultáneos que podrían provocar conflictos o sobrescrituras de contenido.

Esta función es útil cuando varios miembros del equipo colaboran en un solo artículo. Una vez que termine de editar, puede desbloquear el artículo para permitir que otros realicen cambios.

Un artículo se desbloquea cuando:

  • No hay actividad durante 15 minutos.

  • Haga clic en el icono Bloquear () y seleccione Desbloquear.

  • Navega a otro artículo o página dentro del portal de la base de conocimientos.

Document360 shows how to unlock an article from the editor.

Eliminar un artículo

Hay cinco formas de eliminar un artículo en el portal de la base de conocimientos:

  1. Método 1: Usar el icono Más () en el panel Categories & Articles.

  2. Método 2: Usando el icono Más () en el artículo deseado.

  3. Método 3: Eliminar varios artículos en la categoría Carpeta/Índice .

  4. Método 4: Eliminar un artículo específico en la categoría Carpeta/Índice .

  5. Método 5: Eliminar varios artículos en la sección Todos los artículos ().

Various methods are used to delete the articles in the knowledge base portal.

Para eliminar un artículo específico de la sección Categories & Articles:

  1. Vaya a Documentación () en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.

  2. Coloque el cursor sobre el artículo deseado en el panel Categories & Articles .

  3. Haga clic en el icono Más () y seleccione Borrar ().

  4. Haga clic en Síen el cuadro de diálogo Confirmación de eliminación.

Para eliminar un artículo mientras se edita:

  1. En el artículo deseado, haga clic en el icono Más () y seleccione Borrar ().

  2. Haga clic en Síen el cuadro de diálogo Confirmación de eliminación.

Para eliminar varios artículos dentro de una categoría específica de carpeta/índice :

  1. Vaya a Documentación () en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.

  2. Vaya a la categoría de Carpeta/Índice deseada.

  3. Seleccione las casillas de verificación de los artículos apropiados.

  4. Haga clic en Borrar ().

  5. Haga clic en Síen el cuadro de diálogo Confirmación de eliminación.

Para eliminar un artículo específico dentro de una categoría específica de Carpeta/Índice :

  1. Vaya a Documentación () en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.

  2. Vaya a la categoría de Carpeta/Índice deseada.

  3. Coloque el cursor sobre el artículo deseado, haga clic en el icono Más () y seleccione Borrar ().

  4. Haga clic en Síen el cuadro de diálogo Confirmación de eliminación.

Para eliminar varios artículos en la sección Todos los artículos ():

  1. Vaya a Documentación () > Todos los artículos () en la parte superior del panel Categories & Articles .

    Aparecerá la página Todos los artículos . Si es necesario, utilice las opciones de filter para reducir los artículos.

  2. Seleccione los artículos deseados y seleccione Borrar ().

  3. Haga clic en Síen el cuadro de diálogo Confirmación de eliminación.

NOTA

Para obtener más información, lea el artículo sobre All articles.

Ocultar y mostrar un artículo

En Document360, puede ocultar un artículo en el editor de documentación para restringir el acceso solo a las cuentas de equipo. Los artículos ocultos se indican mediante un tachado en el portal de la base de conocimientos.

Por ejemplo, si desea que su equipo de ventas acceda a un artículo que contiene detalles de precios, pero no desea que ese artículo sea visible para los clientes, puede ocultarlo para que no aparezca en su documentación pública.

Hay cuatro formas de ocultar o mostrar un artículo en el portal de la base de conocimientos:

  1. Método 1: Usar el icono Más () en el panel Categories & Articles.

  2. Método 2: Ocultar/Mostrar varios artículos en la categoría Carpeta/Índice .

  3. Método 3: Ocultar/Mostrar un artículo específico en la categoría Carpeta/Índice .

  4. Método 4: Ocultar/Mostrar varios artículos en la sección Todos los artículos ().

Hiding and unhiding articles in the Knowledge base portal

Para ocultar/mostrar un artículo específico del panelCategories & Articles:

  1. Vaya a Documentación () en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.

  2. Coloque el cursor sobre el artículo deseado en el panel Categories & Articles .

  3. Haga clic en el icono Más () y seleccione Esconder ().

    Para mostrar, haga clic en el icono Mostrar ().

Para ocultar/mostrar varios artículos dentro de una categoría específica de Carpeta/Índice :

  1. Vaya a Documentación () en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.

  2. Vaya a la categoría de Carpeta/Índice deseada.

  3. Seleccione las casillas de verificación de los artículos apropiados.

  4. Haga clic en Esconder ().

    Para mostrar, haga clic en el icono Mostrar ().

Para ocultar/mostrar un artículo específico dentro de una categoría específica de Carpeta/Índice :

  1. Vaya a Documentación () en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.

  2. Vaya a la categoría de Carpeta/Índice deseada.

  3. Coloque el cursor sobre el artículo deseado.

  4. Haga clic en el icono Más () y seleccione Esconder ().

    Para mostrar, haga clic en el icono Mostrar ().

Para ocultar varios artículos en la sección Todos los artículos ():

  1. Vaya a Documentación () > Todos los artículos () en la parte superior del panel Categories & Articles .  

    Aparecerá la página Todos los artículos . Si es necesario, utilice las opciones de filter para reducir los artículos.  

  2. Seleccione los artículos deseados y haga clic en Esconder ().

    Para mostrar, haga clic en el icono Mostrar ().

NOTA

Para obtener más información, lea el artículo sobre All articles.

Cambiar el nombre de un artículo

Para cambiar el nombre de un artículo, siga los pasos que se indican a continuación:

  1. Vaya a Documentación () en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.

  2. Vaya al artículo deseado y haga clic en el nombre del artículo para editarlo:

    1. En el editor WYSIWYG avanzado , el nombre del artículo aparece en la parte superior del contenido del artículo.

    2. En los editores Markdown y WYSIWYG , el nombre del artículo aparece en el encabezado del artículo

  3. Como alternativa, coloque el cursor sobre el artículo deseado en el panel Categories & Articles , haga clic en el icono Más () y seleccione Cambiar nombre.

  4. Introduzca el nuevo nombre del artículo.

Document360 interface showing how to rename an article

Mover un artículo

Puede mover un artículo entre espacios de trabajo. Hay cinco maneras de mover un artículo en el portal de la base de conocimientos:

  1. Método 1: Usando el icono de arrastrar y soltar () en el panel Categories & Articles.

  2. Método 2: Usar el icono Más () en el panel Categories & Articles.

  3. Método 3: Mover varios artículos en la categoría Carpeta/Índice .

  4. Método 4: Mover un artículo específico en la categoría Carpeta/Índice .

  5. Método 5: Mover varios artículos en la sección Todos los artículos ().

Moving and reordering the articles in the knowledge base portal.

Para mover un artículo mediante el icono de arrastrar y soltar () en el panel Categories & Articles:

  1. Vaya a Documentación () en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.

  2. Coloque el cursor sobre la categoría deseada.

    Aparecerá el icono de arrastrar y soltar ().

  3. Mantenga presionada la categoría y arrástrela a la ubicación adecuada.

Desde el panel Categories & Articles , puede mover un artículo dentro de los espacios de trabajo o entre ellos:

  1. Vaya a Documentación () en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.

  2. Coloque el cursor sobre el artículo deseado en el panel de navegación izquierdo.

    Aparecerá el icono Más ().

  3. Haga clic en el icono Más () y seleccione el icono Mover ().

  4. En el panel Mover artículo , realice lo siguiente:

    • Área de trabajo: Seleccione el espacio de trabajo deseado en el menú desplegable.

    • Categoría: Seleccione una categoría existente en el espacio de trabajo seleccionado.

    • Actualización automática de enlaces referenciados: Seleccione esta casilla de verificación para asegurarse de que los enlaces en el contenido del artículo se actualicen en función del espacio de trabajo/categoría de destino.

  5. Haga clic en Mover.

Para mover varios artículos dentro de una categoría específica de carpeta/índice :

  1. Vaya a Documentación () en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.

  2. Vaya a la categoría de Carpeta/Índice deseada.

  3. Seleccione las casillas de verificación de los artículos apropiados.

  4. Haga clic en el icono Mover ().

    En el panel Mover artículo , realice lo siguiente:

    1. Área de trabajo: Seleccione el espacio de trabajo deseado en el menú desplegable.

    2. Categoría: Seleccione una categoría existente en el espacio de trabajo seleccionado.

    3. Actualización automática de enlaces referenciados: Seleccione esta casilla de verificación para asegurarse de que los enlaces en el contenido del artículo se actualicen en función del espacio de trabajo/categoría de destino.

  5. Haga clic Mover.

Para mover un artículo específico dentro de una categoría específica de Carpeta/Índice :

  1. Vaya a Documentación () en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.

  2. Vaya a la categoría de Carpeta/Índice deseada y coloque el cursor sobre el artículo deseado.

    Aparecerá el icono Más ().

  3. Haga clic en el icono Más () y haga clic en el icono Mover ().

    En el cuadro de diálogo Mover artículo , realice lo siguiente:

    1. Área de trabajo: Seleccione el espacio de trabajo deseado en el menú desplegable.

    2. Categoría: Seleccione una categoría existente en el espacio de trabajo seleccionado.

    3. Actualización automática de enlaces referenciados: Seleccione esta casilla de verificación para asegurarse de que los enlaces en el contenido del artículo se actualicen en función del espacio de trabajo/categoría de destino.

  4. Haga clic Mover.

Para mover varios artículos en la sección Todos los artículos ():

  1. Vaya a Documentación () > Todos los artículos () en la parte superior del panel Categories & Articles .

    Aparecerá la página Todos los artículos . Si es necesario, utilice las opciones de filter para reducir los artículos.

  2. Seleccione los artículos deseados y haga clic en el icono Mover a().

    En el panel Mover artículo , realice lo siguiente:

    1. Área de trabajo: Seleccione el espacio de trabajo deseado en el menú desplegable.

    2. Categoría: Seleccione una categoría existente en el espacio de trabajo seleccionado.

    3. Actualización automática de enlaces referenciados: Seleccione esta casilla de verificación para asegurarse de que los enlaces en el contenido del artículo se actualicen en función del espacio de trabajo/categoría de destino.

  3. Haga clic en Mover.

NOTA

Al mover artículos, se aplicarán restricciones de seguridad en función de los espacios de trabajo y las categorías de destino.

Replicar un artículo

La función Replicar artículo le permite mostrar un solo artículo en varias categorías y espacios de trabajo. La replicación de artículos agiliza la organización del contenido y la accesibilidad, mejorando la experiencia del usuario y la gestión de la base de conocimientos.

Puede replicar un artículo de tres maneras:

  1. Método 1: Replicar desde la categoría Carpeta/Índice

  2. Método 2: Replicar desde el panel Categories & Articles

  3. Método 3: Replicar desde el editor

Para replicar un artículo específico dentro de una categoría de carpeta/índice:

  1. Vaya a Documentación () en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.

  2. Vaya a la categoría de Carpeta/Índice deseada y coloque el cursor sobre el artículo.

    Aparecerá el iconoMás ().

  3. Haga clic en Más () y seleccione Replicar ().

  4. En el cuadro de diálogo Replicar artículo , realice lo siguiente:

    • Área de trabajo: Seleccione el espacio de trabajo deseado en el menú desplegable.

    • Categoría: Seleccione una categoría existente en el espacio de trabajo seleccionado.

  5. Haga clic enReplicar.

Document60 interface shows how to replicate an article from the categories and article pane.

Para replicar un artículo de la secciónCategories & Articles:

  1. Vaya a Documentación () en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.

  2. Coloque el cursor sobre el artículo deseado en el panelCategories & Articles .

  3. Haga clic en Más () y seleccione Replicar ().

  4. En el cuadro de diálogo Replicar artículo , realice lo siguiente:

    • Área de trabajo: Seleccione el espacio de trabajo deseado en el menú desplegable.

    • Categoría: Seleccione una categoría existente en el espacio de trabajo seleccionado.

  5. Haga clic enReplicar.

The Document360 interface shows how to replicate articles from the index/folder type category.

Para replicar un artículo desde el editor:

  1. Navegue hasta el artículo deseado en el portal de la base de conocimientos.

  2. Haga clic en el iconoMás () en la parte superior derecha y seleccione Replicar ().

  3. En el cuadro de diálogo Replicar artículo , realice lo siguiente:

    • Área de trabajo: Seleccione el espacio de trabajo deseado en el menú desplegable.

    • Categoría: Seleccione una categoría existente en el espacio de trabajo seleccionado.

  4. Haga clic Replicar.

Document360 interface shows how to replicate an article from the editor more options

Document360 interface showing article replication options.

Clonar un artículo

Los artículos clonados son copias exactas del contenido creado como nuevos artículos. Puede clonar artículos dentro de los espacios de trabajo o entre ellos.

Hay dos métodos para clonar un artículo en el portal de la base de conocimientos:

  1. Método 1: Usar el icono Más () en el panel Categories & Articles.

  2. Método 2: Clonar un artículo específico dentro de una categoría de Carpeta/Índice .

Various methods of cloning articles in the KNowledge base portal.

En el panel Categories & Articles, puede clonar un artículo dentro de los espacios de trabajo o entre ellos:

  1. Vaya a Documentación () en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.

  2. Coloque el cursor sobre el artículo deseado en el panel de navegación izquierdo.

    Aparecerá el icono Más ().

  3. Haga clic en el iconoMás () y seleccione el icono Clon ().

  4. En el cuadro de diálogo Clonar artículo , realice lo siguiente:

    1. Nombre: escriba el nombre del artículo de clonación.

    2. Área de trabajo: Seleccione el espacio de trabajo deseado en el menú desplegable. Haga clic en Restablecer para asignarlo en el espacio de trabajo principal.

    3. Categoría: Seleccione una categoría existente en el espacio de trabajo seleccionado.

    4. Actualización automática de enlaces referenciados: Seleccione esta casilla de verificación para asegurarse de que los enlaces en el contenido del artículo se actualicen en función del espacio de trabajo/categoría de destino.

  5. Haga clic Clon.

Para mover un artículo específico dentro de una categoría específica de Carpeta/Índice :

  1. Vaya a Documentación () en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.

  2. Vaya a la categoría de Carpeta/Índice deseada.

  3. Coloque el cursor sobre el artículo deseado.

  4. Haga clic en el icono Más () y seleccione el icono Clon ().

  5. En el cuadro de diálogo Clonar artículo , realice lo siguiente:

    1. Nombre: escriba el nombre del artículo de clonación.

    2. Área de trabajo: Seleccione el espacio de trabajo deseado en el menú desplegable. Haga clic en Restablecer para asignarlo en el espacio de trabajo principal.

    3. Categoría: Seleccione una categoría existente en el espacio de trabajo seleccionado.

    4. Actualización automática de enlaces referenciados: Seleccione esta casilla de verificación para asegurarse de que los enlaces en el contenido del artículo se actualicen en función del espacio de trabajo/categoría de destino.

  6. Haga clic en Clon.

NOTA

Al mover artículos, las restricciones de seguridad se aplicarán en función de los espacios de trabajo y las categorías de destino.

Solución de problemas

Se ha alcanzado el límite de artículos

Error: documentation.categoriesAndArticles.maxArticlesCountReached y documentation.categoriesAndArticles.articleLimitExceedsPerCategory

Estos errores se producen cuando se supera el límite de artículos de una categoría o proyecto . Suele ocurrir en los siguientes escenarios:

  • Crear un gran número de artículos dentro de una categoría o proyecto que supere el límite permitido.

  • Importación masiva de un número significativo de artículos en una categoría.

  • Agregar una subcategoría de tipo de página dentro de otra categoría.

Pasos para resolver

  1. Compruebe si el error se produce en todas las categorías del espacio de trabajo.

  2. En Document360, el número máximo de artículos por categoría y por proyecto depende del plan:

    Límites de categoría

    • Planes Professional, Business y Enterprise: hasta 100 artículos por categoría.

    Límites del proyecto

    • Planes Professional y Business: Hasta 5.000 artículos por espacio de trabajo.

    • Plan Enterprise: Hasta 10.000 artículos por espacio de trabajo.

  3. Si su espacio de trabajo ha superado estos límites, reduzca el número de artículos de una categoría o actualice su plan si es necesario.

Si el problema persiste después de seguir estos pasos, póngase en contacto con el equipo de soporte de Document360 para obtener más ayuda: Póngase en contacto con el equipo de soporte de Document360

Overview of document categories and articles with highlighted error message that indicates the article creation limit is reached.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el límite de caracteres para los títulos de los artículos?

El límite de caracteres para los títulos de los artículos es de 150 caracteres, incluidos los espacios. No se permiten iconos ni los siguientes caracteres especiales: $, %, *, {, }, ", < y >.

¿Cuáles son las mejores prácticas para crear un slug de título de artículo y URL?

Al crear el título de un artículo, recuerde que el slug de la URL se deriva del título. Document360 separa automáticamente las palabras con guiones y elimina los caracteres especiales y los signos de puntuación en el slug. Se pueden realizar más actualizaciones del slug de URL más adelante.

¿Cómo puedo identificar el estado de publicación de un artículo?

El estado de publicación de un artículo se indica mediante un punto de color junto al nombre del artículo:

  • Punto azul claro: Un nuevo artículo que aún no se ha publicado.

  • Punto verde claro: Se publica el artículo.

¿Necesito guardar mi contenido con frecuencia?

No, Document360 guarda automáticamente el contenido cada 5 segundos. También puede guardar manualmente con Ctrl+S (Windows) o Cmd+S (Mac).

¿Qué debo hacer si no puedo acceder a un artículo o ver las actualizaciones recientes?

Si tienes problemas para acceder a un artículo o ver las actualizaciones recientes, prueba los siguientes pasos:

  • Actualice la página.

  • Asegúrese de que el título o el enlace del artículo sean correctos.

  • Borra la caché y las cookies del navegador y vuelve a intentarlo.

  • Si el artículo se publicó o actualizó recientemente, espere unos momentos para que se reflejen los cambios.

Si el problema persiste después de seguir estos pasos, póngase en contacto con el equipo de soporte de Document360 para obtener más ayuda: Contact Document360 Support

¿Qué sucede después de crear un nuevo artículo a partir de una plantilla?

Su artículo se agregará a la categoría/subcategoría respectiva con un indicador de estado Nuevo artículo (punto azul claro).

¿Qué sucede después de publicar un artículo?

Una vez publicado un artículo, aparecerá en el sitio de la base de conocimientos para los lectores, y su estado se actualizará de Borrador a Publicado en el portal de la base de conocimientos.

¿Cómo puedo editar un artículo publicado?

Para editar un artículo publicado, haga clic en el botón Editar en la parte superior derecha del editor. Esto cambiará el estado del artículo a Borrador, lo que le permitirá realizar cambios.

¿Qué sucede cuando publico un artículo editado?

Al publicar un artículo editado, la versión editada sustituye a la versión publicada anteriormente en la base de conocimientos.

¿La opción "Editar artículo" está disponible para todos los lectores en el sitio de la base de conocimientos?

No, la opción "Editar artículo" solo está disponible para las cuentas de equipo que han iniciado sesión en el sitio de la base de conocimientos.

¿Qué sucede cuando un artículo está bloqueado porque un usuario lo está editando y cómo se puede publicar?

En Document360, cuando un usuario comienza a editar un artículo, este se bloquea, lo que impide que otros usuarios realicen cambios. Este bloqueo se libera automáticamente 15 minutos después de que el usuario deja de editar, momento en el que el artículo está disponible para que otros usuarios lo editen.

Si necesita desbloquearlo antes de ese momento, el usuario que edita el artículo puede hacer clic manualmente en el icono Desbloquear () en la parte superior del artículo, cerca de la vista previa.

¿Puedo mover artículos de un proyecto a otro?

La funcionalidad de movimiento incorporada para mover artículos de un proyecto a otro no está disponible actualmente. Como solución alternativa, al transferir varios artículos, utilice la función de exportación para guardar los artículos junto con todos los archivos multimedia del proyecto original y, a continuación, impórtelos en el nuevo proyecto. Como alternativa, puede copiar y pegar manualmente el contenido de los artículos de un proyecto a otro. Como práctica recomendada, cargue imágenes del artículo original en la unidad del nuevo proyecto y, a continuación, insértelas en el nuevo artículo.

¿Qué sucede con los enlaces y referencias dentro de un artículo cuando se mueve a una nueva categoría o espacio de trabajo?

Al mover un artículo a una nueva categoría o espacio de trabajo, todos los enlaces internos y las referencias dentro del artículo se actualizarán automáticamente para reflejar la nueva ubicación. Esto garantiza que todos los enlaces y referencias permanezcan funcionales.

¿Hay alguna restricción de seguridad al mover artículos entre espacios de trabajo?

Sí, se aplicarán restricciones de seguridad en función del espacio de trabajo y la categoría de destino. Asegúrese de que tiene los permisos adecuados para mover artículos al espacio de trabajo y la categoría de destino.

¿Qué es un artículo oculto?

Un artículo oculto no aparecerá en el sitio de la base de conocimientos y no se podrá acceder a él a través del enlace directo, pero aparecerá en el portal de la base de conocimientos para uso interno.

¿Cómo puedo ocultar un solo artículo?

Para ocultar un solo artículo, vaya a Documentación () en el portal de la base de conocimientos, coloque el cursor sobre el artículo deseado, haga clic en el icono Más () y seleccione Ocultar.

¿Puedo ocultar varios artículos a la vez?

Sí, puede ocultar varios artículos a la vez navegando a la sección Todos los artículos () en Documentación (), seleccionando los artículos deseados y haciendo clic en la opción Ocultar en la parte superior del panel.

¿Aparecerán los artículos ocultos en los resultados de búsqueda?

No, los artículos ocultos se excluyen de los resultados de búsqueda.

¿Cómo puedo ocultar un artículo del sitio de la base de conocimientos y al mismo tiempo permitir el acceso a través de su URL?

Para ocultar un artículo mientras se mantiene el acceso a través de su URL, siga estos pasos:

  1. Vaya a Configuración () > Sitio de la base de conocimientos > Personalizar el sitio.

  2. Haga clic en CSS y JavaScript personalizados.

  3. Pegue el siguiente código en la pestaña JavaScript: 

$(document).ready(function() {
    $('a[href="SLUG NAME"]').parent().css({"display": "none"});
    $('a[href="SLUG NAME"]').parent().css({"display": "none"});
});

  1. Haga clic en Guardar.

¿Cómo restauro mis artículos eliminados?

Puede restaurar los artículos eliminados desde la Papelera de reciclaje. Los artículos eliminados permanecerán en la papelera de reciclaje durante 30 días. Para obtener más información, lea el artículo sobre Recycle bin.

¿Por qué el cambio de nombre del artículo no se refleja en el sitio de la base de conocimientos?

  • Si el artículo está en estado Borrador , el cambio en el nombre del artículo no se refleja inmediatamente en el sitio. El cambio de nombre del artículo solo se reflejará después de su publicación.

  • Si el artículo está en estado Publicado , el cambio en el nombre del artículo se reflejará inmediatamente en el sitio de la base de conocimientos.

¿Puedo clonar y replicar artículos en diferentes espacios de trabajo?

Puede clonar artículos dentro de los espacios de trabajo o entre ellos. Sin embargo, la replicación se limita a la misma área de trabajo.

¿Qué sucede si elimino el artículo fuente de un artículo replicado?

Si se elimina el artículo de origen, los artículos replicados también se eliminarán de sus respectivas categorías.

¿Existe un límite en el número de veces que se puede replicar o clonar un artículo?

Document360 no limita el número de veces que se pueden replicar o clonar artículos, lo que permite flexibilidad en la gestión de contenidos.

¿Por qué recibo errores 404 al intentar acceder a artículos que no sean la página de inicio o el primer artículo? ¿Cómo lo resuelvo?

Este problema suele producirse debido a una configuración incorrecta de slugs o a cambios en el nombre de la carpeta en la página de alojamiento de subcarpetas. Siga estos pasos para resolver el problema:

  1. Verifique los slugs de los artículos: asegúrese de que los slugs de sus artículos estén configurados correctamente. Por ejemplo, el primer artículo puede cargarse con el slug /docs, pero otros artículos pueden requerir un slug diferente, como /help. En tales casos, asegúrese de que todas las sean consistentes.

  2. Comprobar la configuración de la subcarpeta: Vaya a la página de alojamiento de la subcarpeta y confirme si se ha cambiado el nombre de la /docs carpeta o se ha modificado. Si se le ha cambiado el nombre, actualícelo de nuevo para docs mantener la coherencia.

  3. Probar el acceso: Después de corregir el nombre de la carpeta, intente acceder a los artículos de nuevo para confirmar que el problema se ha resuelto.

  4. Borrar caché y realizar una actualización completa:

    un. Haga clic con el botón derecho en cualquier parte de la página y seleccione Inspeccionar para abrir el menú de herramientas para desarrolladores.

    b. Haga clic con el botón derecho en el botón de recarga del navegador y elija Recarga en firme o Vaciar caché y Recarga en firme.

Si el problema persiste después de seguir estos pasos, póngase en contacto con el equipo de soporte de Document360 para obtener más ayuda: Póngase en contacto con el equipo de soporte de Document360

Proporcione los siguientes detalles:

  • Capturas de pantalla o grabaciones de vídeo de la página de alojamiento de la subcarpeta.

  • Información sobre cualquier cambio reciente en su sitio web o en la configuración del sistema.

  • Un archivo CSV exportado de la función de regla de redireccionamiento de artículos.

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