Publicar un artículo lo hace estar activo en tu base de conocimientos y visible para los lectores. En Document360, la publicación se gestiona a través del botón Flujo de trabajo en el editor, el mismo botón que gestiona las transiciones de estado del flujo de trabajo como Revisión 1 y Revisión 2. La etiqueta del botón siempre muestra el estado actual del flujo de trabajo del artículo.
Para más información sobre cómo gestionar flujos de trabajo, lee el artículo sobre Gestionar el estado de los flujos de trabajo.
Cuándo publicar un artículo
- Se ha redactado, revisado y configurado nuevo contenido, y está listo para ser puesto a disposición de los lectores.
- Un artículo existente ha sido editado y quieres publicar la versión actualizada.
- Varios artículos deben publicarse a la vez como parte de un lanzamiento de producto o actualización de documentación.
Métodos de publicación
Publica un solo artículo
Publica desde el editor de artículos usando el botón Flujo de trabajo. Incluye opciones para configurar etiquetas, ajustes SEO, artículos relacionados e indicadores de estado antes de lanzarse.
Más información →Publicar varios artículos
Publica en bloque desde la página de Todos los artículos seleccionando varios artículos a la vez. Útil para lanzamientos coordinados o actualizaciones de documentación.
Más información →Publica un solo artículo
- Accede al artículo en el portal de la base de conocimiento.
- Asegúrate de que el artículo ha pasado por todos los estados asignados de flujo de trabajo, por ejemplo, Revisión 1 y Revisión 2.
- Haz clic en el botón desplegable Flujo de trabajo en la esquina superior derecha del editor.
- Haz clic en Publicar. Aparece un cuadro de confirmación de publicación . También puedes publicar el artículo más adelante en una fecha programada. Para saber más, lee Schedule publishing.
- Añade un comentario en el campo de comentarios . El comentario se almacena con esta versión y puede aparecer en el historial de versiones en la base de conocimientos y en exportaciones en PDF, dependiendo de la configuración de tu proyecto.
Si el interruptor Hacer comentario obligatorio está activado para este estado de flujo de trabajo, debes introducir un comentario antes de que el artículo pueda ser publicado. Si el interruptor está desactivado, el campo de comentario es opcional.
- Haz clic en Configurar configuración de artículo para ampliar opciones adicionales de publicación. Consulta Configurar configuración del artículo más abajo.
- Haz clic en Sí para publicar el artículo.
Si el artículo está en estado de flujo de trabajo de solo lectura, no puedes publicarlo directamente. Muévelo primero a un estado de flujo de trabajo editable.
Configurar la configuración del artículo antes de publicarla
Al hacer clic en Configurar configuración de artículo en el cuadro de confirmación de Publicación, se amplían las siguientes opciones.
Visibilidad de la versión
Esta sección controla si la versión publicada aparece en el historial de versiones visible para los lectores en la base de conocimientos y en las exportaciones en PDF.
- Muestra esta información de la versión en la página de la base de conocimiento: Activa este interruptor para incluir esta versión en el historial de versiones que los lectores puedan consultar en la base de conocimientos. Desactivarlo para mantener esta versión solo interna.
- Personalizar número de versión: El campo está pre-rellenado con la versión de revisión actual, como V10. Puedes editarlo para que use un formato personalizado, como V1.1, 2.0 o Release-3.
- Los números de versión pueden contener letras, números, guiones (-) y guiones bajos (_), con una longitud máxima de 20 caracteres. Cada número de versión debe ser único dentro de un artículo.
- Se pueden ver hasta 10 versiones en la base de conocimientos a la vez. Cuando una nueva versión se hace visible más allá de este límite, la versión visible más antigua se elimina de la lista de visibles pero permanece disponible en el historial de revisiones del artículo.
Etiquetas
Las etiquetas mejoran la descubribilidad de artículos dentro de tu búsqueda de base de conocimiento.
- Haz clic en Ask Eddy AI para generar sugerencias de etiquetas basadas en el contenido del artículo. Requiere un mínimo de 50 palabras.
- Selecciona entre las etiquetas existentes o introdúcelas manualmente.
- Elimina las etiquetas haciendo clic en el icono de la x que hay al lado.
Preparación de los agentes (GEO/SEO)
Esta sección controla cómo aparece tu artículo en los motores de búsqueda tradicionales y en los agentes de búsqueda impulsados por IA.
- Seleccione Excluir de los resultados externos de los motores de búsqueda si el artículo no debe ser indexado por motores de búsqueda públicos como Google.
- Introduce una descripción personalizada manualmente o haz clic en Ask Eddy AI para generar una basada en el contenido del artículo. Requiere un mínimo de 200 palabras.
Artículos relacionados
Los artículos relacionados muestran contenido relevante al final de un artículo para mantener a los lectores interesados.
- Haz clic en Preguntar a Eddy AI para sugerencias de tu base de conocimientos. Requiere un mínimo de 200 palabras.
- Busca y añade artículos relacionados manualmente.
Indicador de estado
Un indicador de estado muestra una insignia visual junto al nombre del artículo en la navegación del sitio de la base de conocimiento, ayudando a los lectores a identificar contenido nuevo o actualizado.
| Indicador | Qué significa |
|---|---|
| Nuevo | Círculo verde — el artículo se ha añadido recientemente. |
| Actualizado | Círculo amarillo — el artículo ha sido modificado recientemente. |
| Costumbres | Una etiqueta añadida manualmente. |
| Ninguno | No se muestra ningún indicador tras la publicación. |
Utiliza el campo Mostrar estado para establecer cuántos días permanece visible el indicador en la página de la base de conocimiento. Ponlo en 0 para mostrarlo indefinidamente.
Puedes configurar automáticamente indicadores de estado para artículos nuevos y actualizados activando Establecer automáticamente el estado del artículo en Configuración () > Base de conocimiento, sitio > Configuración de artículos y SEO.
Publicar varios artículos
- Navega a Documentación () en la barra de navegación izquierda.
- Haz clic en Todos los artículos () en el panel de navegación izquierdo.
- Selecciona las casillas junto a los artículos que quieres publicar.
- Haz clic en Publicar () desde la barra de acciones masivas.
El botón Publicar aparece solo cuando todos los artículos seleccionados no están publicados. Si aunque sea un artículo seleccionado ya está publicado, el botón no se mostrará. Utiliza la opción Filtrar para reducir la lista a artículos no publicados antes de seleccionar. También puedes publicar en masa artículos dentro de categorías específicas desde una carpeta o página de categorías de índice.
¿Qué ocurre cuando publicas un artículo
- El artículo se hace visible en la base de conocimientos para los lectores.
- El estado del artículo cambia de Borrador a Publicado en el portal.
- Si estás republicando un artículo editado, la versión actualizada reemplaza inmediatamente a la versión publicada anteriormente.
- Los artículos publicados son indexados por los motores de búsqueda, salvo que estén excluidos en la configuración del artículo.
Mejores prácticas
- Revisa el flujo de trabajo completo antes de publicar. Si tu proyecto utiliza estados de flujo de trabajo personalizados, asegúrate de que el artículo haya pasado por todas las etapas de revisión requeridas antes de publicarlo.
- Añade etiquetas y una descripción SEO antes de publicar. Estos ajustes afectan directamente a la descubribilidad. Configúralos en el momento de publicación en lugar de después.
- Utiliza indicadores de estado para los lanzamientos. Aplica el indicador Nuevo o Actualizado al publicar contenido significativo para que los lectores puedan detectar rápidamente qué ha cambiado.
- Filtra antes de publicar en bloque. En la página de Todos los artículos, utiliza el filtro Estado para aislar Borrador o artículos Nuevos antes de seleccionarlos para publicación masiva. Esto evita incluir accidentalmente artículos ya publicados, lo que hará que el botón Publicar desaparezca.
Preguntas frecuentes
¿Dónde está el botón Publicar en Document360?
La opción Publicar forma parte del botón Flujo de trabajo en la esquina superior derecha del editor. Haz clic en el botón Flujo de Trabajo y selecciona Publicar en el desplegable.
¿Por qué no puedo publicar un artículo?
Hay algunas razones comunes por las que la opción Publicar puede no estar disponible. Puede que no tengas los permisos requeridos en Roles y ajustes de acceso a contenido. Si has bifurcado un artículo publicado, el botón Publicar permanecerá inactivo hasta que hagas cambios en la versión bifurcada. En la página de Todos los artículos, si algún artículo seleccionado ya está publicado, el botón Publicar no aparecerá — desselecciona los artículos publicados e inténtalo de nuevo.
He publicado un artículo pero no aparece en la web de la base de conocimiento. ¿Qué debería hacer?
Comprueba lo siguiente: asegúrate de que el artículo no esté configurado como Oculto en el portal; verificar que no se han aplicado restricciones de acceso al artículo; comprueba cualquier regla de redirección asociada al artículo; y confirmar que el espacio de trabajo está configurado como Público. Si el artículo es visible en el sitio pero no aparece en los resultados de búsqueda, contacte con el soporte de Document360 para solicitar una reindexación de la búsqueda.
¿Por qué el botón de Pregunta a Eddy AI está inactivo al añadir etiquetas o una descripción SEO?
Las sugerencias de etiquetas de Eddy AI requieren una longitud mínima de artículo de 50 palabras. La descripción SEO y las sugerencias de artículos relacionados requieren un mínimo de 200 palabras. Asegúrate de que el artículo cumple con el umbral de palabras antes de usar Eddy AI para estos campos.
Si un artículo está oculto, ¿será indexado por los motores de búsqueda?
No. Los artículos ocultos no son indexados por los motores de búsqueda y no aparecerán en resultados externos.