Planes que admiten esta función: Professional Business Enterprise
La función Todos los artículos en Document360 simplifica la gestión de artículos al permitir a los usuarios realizar acciones masivas en varios artículos a la vez. Ahora, además de los artículos individuales, esta función también muestra las categorías de páginas, permitiendo una visión más completa y una gestión más ágil. Las acciones disponibles incluyen publicar, despublicar, previsualizar, copiar enlaces, ocultar, mover, eliminar, configurar recordatorios de revisión, comprobar el estado del artículo en activo, crear etiquetas, traducir con Eddy AI, descargar en PDF y desactivar artículos.
La función Todos los artículos ofrece una solución a este desafío, permitiendo a los usuarios ejecutar acciones eficientes en varios artículos de una sola vez.
Por ejemplo, imagina que publicas diez artículos y dos categorías de páginas de distintas categorías para el lanzamiento de un producto. Con la función Todos los artículos, puedes publicarlos simultáneamente como parte de la documentación de tu publicación. En tal escenario, selecciona los artículos y categorías de página deseados en la página Todos los artículos y ejecuta una acción de publicación masiva.
NOTA
La función Todos los artículos muestra todos los artículos, incluidas las categorías de página.
Gestión de múltiples artículos con la función Todos los artículos
Para gestionar múltiples artículos y categorías de página con la función Todos los artículos , sigue los pasos siguientes:
Navega hasta Documentación () en la barra de navegación izquierda del Portal de la base de conocimientos.
Haz clic Todos los artículos () en el panel de navegación izquierdo.
Aparecerá la página Todos los artículos .Navega por los diferentes espacios de trabajo e idiomas de tu proyecto usando el desplegable en la barra de navegación superior.
Haz clic en el desplegable de Todos los artículos para filtrar artículos por estado.
Haz clic en Exportar para exportar la lista de artículos como archivo CSV.
Haz clic en el botón Filtrar y, desde el menú desplegable, selecciona opciones como Estado, Fecha o Etiquetas para reducir tus resultados. Para más información, lee el artículo sobre Usar el filtro en Todos los artículos.
Selecciona los artículos deseados para los que deseas realizar las siguientes acciones de operaciones masivas:
Publicar: Publicar varios artículos seleccionados de una vez. Esta opción aparecerá solo si has seleccionado artículos nuevos o borradores.
Publica más adelante: Programar la publicación de los artículos seleccionados en una fecha determinada. Esta opción solo está habilitada si has seleccionado artículos nuevos o en borrador.
Despublicar: Despublicar varios artículos a la vez. Esta opción solo está disponible al seleccionar artículos publicados.
Actualizar el estado del flujo de trabajo: Actualizar el estado del flujo de trabajo para los artículos seleccionados. Se aplicarán auto-asignados predefinidos al mover artículos a un nuevo estado, con la opción de modificarlos o dejarlos sin asignar.
Ver vista previa/Ver en la base de datos: La opción de vista previa aparecerá para previsualizar el artículo de artículos nuevos y borradores en la base de conocimientos. Para los artículos publicados, seleccionando Ver en la base de conocimientos, puedes abrirlos en la página de la Base de conocimientos.
Copiar enlace: Copia el enlace de los artículos seleccionados.
Ocultar: Ocultar los artículos seleccionados para que ya no estén disponibles en la base de conocimientos.
Mover a: Mueve los artículos seleccionados a diferentes categorías o espacios de trabajo.
Eliminar: Eliminar los artículos seleccionados. Se enviarán a la papelera de reciclaje durante 30 días, tiempo durante el cual podrán restaurarse si es necesario.
Recordatorio de reseña: Establece un recordatorio para los artículos seleccionados.
Activar la recepción de lectura/Desactivar la recepción de lectura: Para activar o desactivar el acuse de lectura. Esto está disponible solo para proyectos privados y mixtos.
Estado de los artículos en vivo: Define el estado de los artículos seleccionados.
Añadir etiquetas: Crea y asigna etiquetas nuevas o existentes a los artículos seleccionados.
Añadir etiquetas: Crea y asigna etiquetas nuevas o existentes a los artículos seleccionados.
Traduce con Eddy AI: Traduce automáticamente artículos seleccionados a otros idiomas con la función Translate with Eddy AI.
Descargar en PDF: Descargar artículos publicados en formato PDF. Si se seleccionan varios artículos publicados, se combinarán en un solo PDF en el orden elegido.
Deprecar: Marcar los artículos seleccionados como obsoletos. Estos artículos mostrarán una etiqueta de estado obsoleto en la página de la base de conocimiento.
NOTA
En la sección Todos los artículos , si una categoría de página contiene tanto artículos como subcategorías, no puedes realizar acciones como Ocultar, Mover o Eliminar en esa categoría de página. Sin embargo, si la categoría de página no tiene subartículos, las opciones Ocultar, Eliminar y Mover serán aplicables.
Preguntas frecuentes
¿Puedo publicar varios artículos a la vez?
Sí, para publicar varios artículos simultáneamente usando la función Todos los artículos, navega a la página Todos los artículos (), selecciona los artículos y categorías de página deseados, y luego selecciona Publicar. Esta función elimina la necesidad de publicar cada artículo individualmente.
¿Puedo ocultar varios artículos a la vez?
Con la función Todos los artículos, puedes ocultar fácilmente varios artículos a la vez. Selecciona los artículos que quieres ocultar y usa la opción Ocultar para hacerlos inaccesibles para los lectores. Los artículos ocultos son visibles para las cuentas del equipo en el portal y pueden ser desbloqueados en cualquier momento.
¿Cómo mejora la función de Todos los artículos la eficiencia de la gestión de artículos?
La función Todos los artículos mejora la eficiencia al permitir acciones masivas como eliminación, cambio de estado y más en varios artículos simultáneamente. Esto agiliza las tareas, ahorrando tiempo y esfuerzo en comparación con realizarlas de forma individual.
¿Puedo reutilizar filtros personalizados para reducir resultados?
Sí, la función Todos los artículos en Document360 está diseñada para adaptarse a tus necesidades. Ofrece un enfoque versátil, permitiéndote configurar filtros personalizados y reutilizarlos en el futuro.
¿Cómo cambio el estado de todos los artículos publicados para redactar en una operación masiva?
No, no puedes cambiar el estado de los artículos publicados para redactar como operación masiva en la página de Todos los artículos . Sin embargo, puedes navegar manualmente a cada artículo y cambiar su estado para redactarlo individualmente.