Cuando le das acceso a alguien a un espacio de trabajo, automáticamente accede a todo lo que hay dentro; como idiomas, categorías y artículos. Este flujo automático de permisos se llama herencia y te ayuda a evitar asignar el acceso manualmente en todos los niveles. Sin embargo, si quieres restringir el acceso a una sección específica, puedes usar herencia de bloques. Una vez habilitado, el acceso automático desde el nivel padre se detiene en ese punto, y solo los usuarios que añadas manualmente podrán ver ese contenido. Esto funciona como encerrar una habitación dentro de un edificio; Aunque alguien pueda entrar en el edificio, aún necesita una llave separada para acceder a esa sala en particular.
¿Cuándo deberías usar la herencia por bloques?
Usa la herencia de bloques cuando una sección específica de tu contenido necesite un acceso más estrecho o diferente al resto.
Situaciones comunes:
Una categoría interna (como "Security Runbooks") está dentro de un espacio de trabajo al que todo el equipo puede acceder, pero solo el equipo de seguridad debería verla.
Una sección visible para los lectores es confidencial para un grupo de clientes, aunque la categoría principal esté abierta a todos los lectores.
Quieres limpiar permisos acumulados y empezar de cero con una lista específica.
Si ninguna de estas opciones se aplica, deja la herencia activada. Bloquearlo añade complejidad y dificulta la gestión de permisos con el tiempo.
Cómo funciona la herencia por bloques
Bloquear la herencia funciona de arriba hacia abajo. Cuando bloqueas a un nivel superior, todo lo que está debajo también queda bloqueado. La cadena completa en Document360 es:
Proyecto → Espacio de trabajo (versión) → Lengua → Category → Subcategory / Article
Un bloque colocado en cualquier nivel se extiende a todos los niveles inferiores.
Si bloqueas en... | Esto también se bloquea |
|---|---|
Espacio de trabajo | Todos los idiomas, categorías y artículos dentro de él |
Idioma | Todas las categorías y artículos dentro de ese idioma |
Categoría | Todas las subcategorías y artículos que contiene |
Artículo | Solo ese artículo |
Ejemplo: Si bloqueas la herencia a nivel de Workspace, ningún usuario heredado ni lector puede acceder a ningún idioma, categoría o artículo dentro de ese workspace a menos que los añadas explícitamente de nuevo.
Esto es importante de entender antes de activar el interruptor, porque el efecto es inmediato y amplio.
La herencia por bloques funciona por separado para Usuarios y Lectores
Bloquear la herencia para tus usuarios no afecta a tus lectores. Bloquearlo para tus lectores no tiene ningún efecto en tus usuarios. Son completamente independientes, cambiar una nunca cambia a la otra.
Bloqueo de herencia para tus usuarios (acceso al portal)
Esto controla quién en tu equipo puede acceder y gestionar el contenido del portal, incluyendo Propietarios, Administradores, Editores, Redactores de Borradores y roles personalizados. Cuando bloqueas la herencia en cualquier nivel, solo los usuarios que añadas manualmente podrán acceder a ese contenido. Todos los demás usuarios perderán el acceso, incluso si previamente lo heredaron de un nivel padre.
Para aprender cómo bloquear la herencia para tu equipo, consulta Herencia de bloqueos para usuarios y grupos de usuarioss.
Bloqueando la herencia para tus lectores (Knowledge base site)
Esto controla quién puede leer tu base de conocimiento publicada. Tus lectores son cuentas individuales o grupos de lectores (por ejemplo, clientes o socios). Cuando bloqueas la herencia para lectores en cualquier nivel de contenido, solo los lectores o grupos de lectores que añadas explícitamente podrán ver ese contenido en el sitio.
Para aprender cómo bloquear la herencia para tus lectores, consulta Herencia de bloqueos para lectores y grupos de lectores.
Herencia de bloques para usuarios y grupos de usuarios
Bloquear el acceso al contenido a nivel de Espacio de Trabajo o Idioma
Por ejemplo, tienes seis usuarios heredados en Workspace 1 y quieres proporcionar acceso solo a un usuario y a ti mismo.
Navega a Configuración () > Usuarios y permisos en la barra de navegación izquierda del portal de la Base de conocimientos.
En el panel de navegación izquierdo, navega hasta Acceso a contenido.
Selecciona el espacio de trabajo y el idioma requeridos.
Activa el interruptor Bloquear cuenta heredada en la pestaña Gestionar acceso a contenido .
Todos los miembros heredados del equipo pierden acceso. Solo tú (la persona que bloqueó) conservas el acceso.
Tras el bloqueo, solo se muestran los usuarios con acceso explícito a este espacio de trabajo.
Para conceder acceso a usuarios específicos tras el bloqueo, haz clic en Asignar acceso al espacio de trabajo y selecciona los usuarios o grupos de usuarios requeridos. Para saber más, consulta Acceso al contenido.
Para restaurar el acceso heredado, desactiva el interruptor de Bloquear cuenta heredada .
Bloquear el acceso al contenido a nivel de categoría o artículo
Para bloquear el acceso a usuarios o grupos de usuarios de una categoría o artículo,
Navega a Documentación () y pasa el cursor con el puntero del ratón sobre la categoría/artículo deseado en el Panel Categorías y artículosarchivo .
Haz clic en el icono de Más () que aparece junto al nombre de la categoría/artículo.
Haz clic en Seguridad y luego elige Control de acceso a la base de conocimientos para gestionar el acceso al contenido de usuarios y grupos de usuarios.
El panel Asignar acceso al control: El portal de la base de conocimiento aparece con la lista de usuarios y grupos de usuarios que tienen acceso al nivel de contenido seleccionado.
Activa el interruptor de Bloquear cuentas heredadas .
Esto filtra todas las cuentas heredadas, de modo que solo se muestran los usuarios y grupos de usuarios con acceso explícito en este nivel.
Por defecto, el usuario que realiza esta acción sería seleccionado y no podrá ser eliminado.
Para restaurar el acceso heredado, desactiva el interruptor Bloquear cuenta heredada y haz clic en Sí en el mensaje de confirmación Permitir herencia .
Herencia de bloques para lectores y grupos de lectores
Tras migrar a permisos heredados, los lectores y grupos de lectores obtienen automáticamente acceso heredado a todo el contenido por debajo del nivel al que se les concedió. Utiliza la herencia de bloques para detener esto en un nivel específico de espacio de trabajo/lenguaje/categoría/artículo.
Bloquear el acceso al contenido a nivel de Espacio de Trabajo o Idioma
Bloquear el acceso a lectores o a grupos de lectores
Navega a Configuración () > Usuarios y permisos en la barra de navegación izquierda del portal de la Base de conocimientos.
En el panel de navegación izquierdo, navega hasta Acceso al lector.
Selecciona el espacio de trabajo y el idioma requeridos.
Activa el interruptor de Bloquear acceso heredado en la pestaña Gestionar acceso al contenido .
Ahora, los lectores heredados y futuros no tendrán acceso a este espacio de trabajo o idioma. Puedes añadir lectores o grupos de lectores explícitamente para conceder acceso. Para obtener más información, consulta Acceso al sitio.
Para restaurar el acceso heredado, desactiva el interruptor de Bloquear acceso heredado .
Bloquear el acceso al contenido a nivel de categoría o artículo
Navega a Documentación () y pasa el cursor con el puntero del ratón sobre la categoría/artículo deseado en el Panel Categorías y artículosarchivo .
Haz clic en el icono de Más () que aparece junto al nombre de la categoría/artículo.
Haz clic en Seguridad y luego elige Control de acceso al sitio de la base de conocimiento para gestionar el acceso al contenido de lectores y grupos de lectores.
El panel de control asignado al acceso: Base de conocimiento aparece con la lista de lectores y grupos de lectores que tienen acceso al nivel de contenido seleccionado.
Activa el bloque heredando un interruptor de cesos y luego haz clic en Guardar.
Esto filtra todas las cuentas heredadas, de modo que solo se muestran los lectores y grupos de lectores con acceso explícito en este nivel. Por defecto, el usuario que realiza esta acción sería seleccionado y no podrá ser eliminado.
Para restaurar el acceso heredado, desactiva el interruptor Bloquear cuenta heredada y haz clic en Sí en el mensaje de confirmación Permitir herencia.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa con los usuarios heredados cuando bloqueo?
Todos los usuarios que previamente habían heredado acceso perderán inmediatamente acceso a ese contenido y a todo lo que hay debajo de él. Ya no lo verán en el portal ni en la web a menos que los añadas explícitamente.
Si más adelante añades nuevos usuarios a nivel padre, tampoco tendrán acceso automático a la sección bloqueada. Debes añadirlas explícitamente.
¿El usuario que realiza la acción se selecciona automáticamente al bloquear la herencia?
Sí, el usuario que realiza la acción será seleccionado automáticamente y no podrá ser eliminado.
¿Puedo seguir añadiendo nuevos usuarios después de bloquear la herencia?
Sí. Bloquear la herencia solo elimina el acceso heredado. Puedes añadir manualmente cualquier usuario, grupo de usuarios, lector o grupo de lectores en cualquier momento después de bloquearlo.
¿El bloqueo en un nivel afecta al contenido por encima de esa línea?
No. El bloqueo solo afecta al nivel seleccionado y a todo lo que está por debajo. El contenido al mismo nivel o superior no se ve afectado.
¿Por qué algunos usuarios no son visibles al asignar el estado del flujo de trabajo después de habilitar la cuenta heredada en bloque?
Cuando se habilita la cuenta heredada de bloquear para una categoría o artículo, solo los usuarios y grupos de usuarios que se les concede acceso explícitamente en ese nivel pueden acceder al contenido. Como resultado, al actualizar el estado del flujo de trabajo, el desplegable Asignado mostrará solo a aquellos usuarios que tengan acceso efectivo al contenido seleccionado. Los usuarios heredados y los futuros usuarios que ya no tengan acceso no aparecerán en la lista.
Para asignar usuarios adicionales, primero concede acceso al contenido y luego actualiza el estado del flujo de trabajo.