Los roles de contenido personalizados te permiten definir exactamente qué permisos de gestión de contenido tiene un usuario en el portal de la base de conocimiento. Úsalos cuando los roles predeterminados — Editor, Redactor de borradores, Revisor y Ninguno — no coincidan con los requisitos de tu equipo.
Cuándo crear un rol de contenido personalizado
- Quieres que un usuario vea los artículos pero no los edite ni publique.
- Quieres que un usuario edite los artículos pero no los elimine.
- Necesitas conceder acceso a funciones específicas como Analytics o Drive sin dar acceso completo al Editor.
- Tu organización tiene un flujo de trabajo específico que requiere una combinación única de permisos.
Antes de que empieces
Debes tener el rol de Propietario o Administrador del portal.
Cómo crear un rol de contenido personalizado
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Navega a Configuración () > Usuarios y seguridad en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.
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En el panel de navegación izquierdo, navega a Roles y permisos.
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Selecciona la pestaña de rol de contenido y haz clic en Nuevo rol de contenido.
Se abre el panel de Crear rol de contenido .
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Introduce un nombre para el nuevo puesto y añade una descripción.
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De la lista de funciones, selecciona las casillas Ver, Actualizar, Eliminar y Publicar para las funciones deseadas según tus necesidades.
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Haz clic en Crear rol.
Referencia de permisos de roles de contenido
Cada función tiene hasta cuatro niveles de permisos: Ver, Actualizar, Eliminar y Publicar.
| Permiso | Lo que permite |
|---|---|
| Categoría | Organiza la base de conocimiento creando, actualizando, moviendo, reordenando, ocultando/desocultando y eliminando categorías |
| Artículos | Crear, actualizar, publicar, ocultar/desmostrar, mover, reordenar y eliminar artículos |
| Páginas personalizadas | Crear, actualizar, publicar, ocultar/desmostrar, mover, reordenar y eliminar páginas personalizadas |
| Configuración del artículo | Modificar configuraciones específicas para artículos individuales, como metadatos e indicadores de estado |
| Asignaciones de flujo de trabajo | Asignar y actualizar las asignaciones de flujo de trabajo para artículos |
| Resolver comentarios | Resolver comentarios añadidos por otros |
| Personalizar sitio | Diseña y configura el sitio de la base de conocimiento, incluyendo la página principal, el diseño del sitio y la navegación |
| Descripción del SEO | Gestiona las descripciones SEO para mejorar la visibilidad en los motores de búsqueda |
| Características de IA | Accede y gestiona contenido utilizando tecnología de IA en el proyecto |
| Reutilización de contenido | Gestiona elementos de contenido reutilizables como plantillas, fragmentos, variables y términos del glosario |
| Recordatorios de reseñas de artículos | Establece y gestiona recordatorios para revisar y actualizar artículos |
| Conducción | Accede y gestiona archivos y carpetas en la unidad de almacenamiento de documentos |
| Analítica | Accede y analiza datos y métricas de uso |
| Papelera de reciclaje | Gestiona la papelera de reciclaje — recuperar o eliminar permanentemente la documentación eliminada |
| Buscar y reemplazar | Encuentra y sustituye texto en varios artículos |
| Diseñador de flujos de trabajo | Diseñador de flujo de trabajo de acceso y gestión para el proyecto |
| Etiquetas y grupos | Accede y gestiona etiquetas y grupos para el proyecto |
| Gestor de retroalimentación | Gestor de acceso y gestión de feedback para el proyecto |
| Importación y exportación de proyectos | Acceder y gestionar la importación y exportación del contenido del proyecto |
| Exportar como PDF | Accede, crea plantillas PDF y gestiona exportaciones de PDF |
| Migrar contenido | Gestionar la migración de contenido desde otros sistemas de base de conocimiento |
| Espacio de trabajo | Accede y gestiona espacios de trabajo y lenguajes asociados |
| Reglas de redirección de artículos | Establece y gestiona las reglas de redirección para los artículos |
| Configuración de artículos y SEO | Modificar la configuración de artículos a nivel de sitio y las configuraciones SEO |
| Traduce con Eddy AI | Accede a Translate con las funciones de IA de Eddy para la traducción de contenidos |
Ejemplo: Proporcionar acceso solo de visualización a categorías específicas
Este ejemplo muestra cómo dar a un usuario acceso solo a la vista a categorías específicas del portal sin darles permisos de edición o publicación.
Crea un rol de contenido personalizado con acceso por categoría solo de visualización
- Navega a Configuración () > Usuarios y seguridad en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.
- En el panel de navegación izquierdo, navega a Roles y permisos.
- Ve a la pestaña de rol de contenido y haz clic en Nuevo rol de contenido.
- Introduce un nombre y una descripción para el rol de contenido personalizado.
- Marque la opción Ver solo para categorías . Deja todos los demás permisos sin activar.
- Haz clic en Crear rol.
Asignar el rol de contenido personalizado al usuario
- Navega a Configuración () > Usuarios y seguridad en la barra de navegación izquierda del portal de la base de conocimientos.
- En el panel de navegación izquierdo, navega a Usuarios y grupos.
- Haz clic en Añadir > usuario. Se abre el cuadro de diálogo de nuevo usuario .
- Introduce el correo electrónico del usuario y selecciona un rol de portal.
- En la sección de rol de contenido y acceso , selecciona el rol de contenido personalizado que has creado.
- En acceso a contenido, selecciona Categoría y elige las categorías específicas a las que quieres conceder acceso solo de visualización.
- Haz clic en Crear usuario.
Mejores prácticas
- Asigna nombres descriptivos a los roles de contenido personalizados que reflejen para qué sirven — por ejemplo, "Acceso a categorías solo para visualizar" o "Visor de Analítica".
- Concede el conjunto mínimo de permisos necesarios. Empieza de forma restrictiva y añade más según sea necesario.
- Al crear un rol para contratistas o colaboradores externos, limita los permisos de Eliminar y Publicar para evitar cambios accidentales o no autorizados en contenido en vivo.
- Revisa periódicamente los roles de contenido personalizados para asegurarte de que siguen reflejando el flujo de trabajo de tu equipo.