Integración de Google Sheets con Document360 usando Zapier

Muchas organizaciones utilizan hojas de cálculo como su herramienta principal para recopilar y organizar datos, que es uno de los usos más sencillos. Google Sheets es una plataforma gratuita de hojas de cálculo web de Google que permite a los usuarios organizar, colaborar, analizar y editar distintos tipos de información. Varios usuarios pueden formatear y editar archivos en tiempo real, y cualquier cambio realizado en la hoja de cálculo puede ser seguido mediante un historial de revisiones.

Integración Google Sheets con Document360

Usando Document360 como tu plataforma de base de conocimiento, puedes mantener un registro Google Sheets de todos los artículos de la base de conocimiento. Cada vez que se añade un nuevo artículo, también debe hacerse una entrada en Google Sheets. Aunque Google Sheets facilita el seguimiento, actualizar manualmente cada añadido en Document360 puede ser laborioso y llevar mucho tiempo.

Al conectar Document360 y Google Sheets en Zapier, puedes facilitar fácilmente el flujo de contenido entre Google Sheets y Document360. Para establecer una conexión entre Google Sheets y Document360, sigue los siguientes pasos:

1. Asegúrate de haber iniciado sesión en tu cuenta de Zapier.

2. Desde el menú de navegación de la izquierda, haz clic en Crear y luego en Zaps desde las opciones disponibles.

3. El Zap se creará con el flujo de Trigger y Acción .

   

Conectando Google Sheets y Document360 en Zapier

1. Configuración del disparador: Conexión a Document360

1. En el campo Trigger , elige Document360.

2. En el panel de Configuración que aparece a la derecha, selecciona un evento deseado en el campo Evento .

3. Haz clic en el campo Cuenta y aparecerá un panel de Inicio de sesión .

4. Introduce tus credenciales de inicio de sesión y haz clic en Permitir.

   Para generar el token API desde el portal Document360,

5. Navega a  Conexiones () > Extensiones en la barra de navegación izquierda del portal de la Base de conocimiento.

6. En la casilla de extensión Zapier , haz clic en Conectar.

   

7. Haz clic en el icono de Copiar () para copiar el token.

   

8. Vuelve al panel Zapier y pega el token API en el campo.

9. Haz clic en sí, continuar con Document360.

    

10. Puedes encontrar el proyecto Document360 conectado en la página de la cuenta Connect Document360 .

    Si más adelante quieres configurar una cuenta diferente, puedes hacerlo haciendo clic en Cambiar.

11. Haz clic en continuar.

2. Configurar la acción: Conectar Google Sheets

1. En el campo Acción , elige Google Sheets.

2. En el panel de Configuración que aparece a la derecha, selecciona Crear fila de hoja de cálculo en el campo Evento .

3. Haz clic en el campo Cuenta y aparece un panel de Inicio de sesión .

4. Introduce tus credenciales de inicio de sesión y haz clic en Permitir.

5. Haz clic en continuar.

   

6. En el panel Configurar , actualiza los siguientes campos:

   • Drive - La opción predeterminada es Mi Google Drive o elegir el drive de la lista.

   • Hoja de cálculo - Selecciona el archivo de hoja de cálculo deseado desde tu Google Drive.

   • Hoja de trabajo - Elige la hoja de cálculo deseada en el archivo seleccionado arriba.

7. En cuanto selecciones la hoja de cálculo, puedes encontrar los encabezados de las columnas listados. Selecciona el atributo del artículo de Document360 que quieres asignar con el campo correspondiente. Haz clic en continuar.

   NOTA

   Los zaps están pensados solo para añadir filas al final de la hoja de cálculo y no para ninguna otra fila intermedia.

8. Una vez terminado, avanza a la sección de Examen y haz clic en Publicar.

   Recibirás una ventana emergente publicada por Zap para confirmar que la Zap está activada.

NOTA

Si cambias el nombre de tu hoja o hoja de trabajo dentro de la hoja, tendrás que seleccionarlos de nuevo en el Editor de Zap para actualizar a los nuevos nombres.

Resumen de Zap

Eliminar un Zap

1. Navega hasta el panel Zapier. En la página de resumen se mostrará una lista de todos los Zaps existentes.

2. Haz clic en el icono de flecha (>) a la derecha del Zaps deseado y haz clic en Desactivar y eliminar Zap.

   El Zap seleccionado será eliminado.

NOTA

Como estás construyendo un Zap que usa Google Sheets para añadir datos, hay algunas cosas que tendrás que hacer para preparar esa hoja para trabajar con Zapier. Consulta Trabajar con Google Sheets en Zaps para más información sobre cómo interactuar eficazmente con tu hoja.

Preguntas más frecuentes