Si tu equipo mantiene un registro de Google Sheets de todos los artículos de tu base de conocimientos Document360 — registrando títulos, categorías, fechas de publicación u otros metadatos — actualizar esa hoja manualmente cada vez que se añade un nuevo artículo es repetitivo y fácil de olvidar. Conectando Document360 y Google Sheets a través de Zapier, puedes automatizar esto: cada vez que ocurre un nuevo evento de artículo en Document360, Zapier añade automáticamente una nueva fila a tu hoja de cálculo designada.
Cuándo usar esta integración
- Tu equipo rastrea el contenido de la base de conocimientos en una hoja de Google —por ejemplo, un calendario de contenidos, un inventario de artículos o un registro de revisiones— y quiere que se actualice automáticamente cada vez que se añaden o cambian artículos en Document360.
- Informas sobre la actividad de la base de conocimiento a los stakeholders que trabajan en Google Sheets y necesitan un registro actualizado sin exportar manualmente.
- Quieres crear un seguimiento de auditoría de la actividad de los artículos en Document360 que los usuarios que no estén en el portal puedan acceder en una hoja de cálculo compartida.
Antes de que empieces
- Debes estar conectado a tu cuenta de Zapier.
- Debes tener una cuenta de Google con acceso a la hoja de cálculo en la que quieres escribir las filas.
- Antes de crear el Zap, configura tu hoja de Google con cabeceras de columna que coincidan con los atributos del artículo de Document360 que planeas mapear. Zapier lee los encabezados al configurar la acción. Consulta Work with Google Sheets en Zaps para obtener orientación sobre cómo preparar tu hoja.
- Debes tener preparado tu token API de Document360. Para generar uno, navega a Conexiones > Extensiones, localiza la casilla de Zapier y haz clic en Conectar para copiar el token.
Cómo configurar el Zap
Paso 1 — Crear un nuevo Zap
- Inicia sesión en tu cuenta de Zapier.
- Desde el menú de navegación de la izquierda, haz clic en Crear y luego selecciona Zaps.
- Se crea una nueva descarga con un flujo de Disparador y Acción .
Paso 2 — Conecta Document360 como disparador
- En el campo Trigger , elige Document360.
- En el panel de Configuración, selecciona el evento deseado en el campo Evento .
- Haz clic en el campo Cuenta — aparece un panel de Inicio de sesión.
- Introduce tus credenciales de inicio de sesión y haz clic en Permitir.
Para generar el token API desde Document360:
- Navega a Conexiones > Extensiones en la barra de navegación izquierda del portal de la Base de conocimiento.
- En la casilla de extensión de Zapier , haz clic en Conectar.
- Haz clic en el icono de Copiar para copiar el token.
- Vuelve al panel de Zapier y pega el token de la API en el campo.
- Haz clic en sí, continuar con Document360.
- Puedes encontrar el proyecto Document360 conectado en la página de la cuenta Connect Document360 . Para usar otra cuenta más adelante, haz clic en Cambiar.
- Haz clic en continuar.
Paso 3 — Conecta Google Sheets como acción
- En el campo Acción , elige Google Sheets.
- En el panel de Configuración, selecciona Crear fila de hoja de cálculo en el campo Evento .
- Haz clic en el campo Cuenta — aparece un panel de Inicio de sesión.
- Introduce las credenciales de tu cuenta de Google y haz clic en Permitir.
- Haz clic en continuar.
- En el panel Configurar , actualiza los siguientes campos:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Conducción | El predeterminado es Mi Google Drive. Elige un disco compartido de la lista si es necesario. |
| Hoja de cálculo | Selecciona el archivo de hoja de cálculo desde tu Google Drive. |
| Hoja de trabajo | Elige la hoja de cálculo específica (pestaña) dentro de la hoja de cálculo seleccionada. |
- En cuanto seleccionas la hoja de trabajo, aparecen los encabezados de las columnas. Asigna cada encabezado de columna al atributo correspondiente del artículo de Document360 que quieras capturar.
Los Zaps están pensados solo para añadir filas al final de la hoja de cálculo — no pueden insertar filas entre filas existentes.
- Haz clic en Continuar, luego pasa a la sección de Prueba y haz clic en Publicar. Una ventana emergente publicada por Zap confirma que la Zap está activada.
Si cambias el nombre de tu hoja de cálculo o hoja de trabajo después de configurar el Zap, tendrás que volver a seleccionarlos en el Editor de Zap para actualizar a los nuevos nombres, de lo contrario el Zap fallará.
Resumen de Zap
Una vez activado, puedes ver y gestionar el Zap desde el panel de control de Zapier. La página de resumen muestra el desencadenante, la acción y el historial de la carrera del Zap.
Cómo eliminar un Zap
- Navega hasta el panel de control de Zapier. Una lista de todos los Zaps existentes se muestra en la página de resumen.
- Haz clic en el icono de flecha (>) a la derecha del Zap que quieres eliminar y luego haz clic en Apagar y eliminar Zap. El Zap se elimina permanentemente.
Mejores prácticas
- Configura los encabezados de columna de tu hoja de cálculo antes de construir el Zap. Zapier lee los encabezados cuando seleccionas la hoja de cálculo en el Paso 3, así que las columnas deben existir ya para que el mapeo funcione correctamente.
- Mantén tus encabezados de columna descriptivos y consistentes con cómo Document360 etiqueta los atributos del artículo — por ejemplo, "Título del artículo", "Categoría", "Fecha de publicación" — para que el mapeo sea fácil de entender y mantener.
- Si haces seguimiento de los artículos en varios espacios de trabajo, crea un Zap separado para cada espacio y enruta las filas a hojas de cálculo o hojas de cálculo separadas, para que tu registro se mantenga organizado por espacio de trabajo.
Preguntas frecuentes
¿En qué se diferencia una hoja de cálculo de una hoja de trabajo?
Una hoja de cálculo es el archivo general que seleccionas en Google Drive. Una hoja de cálculo es una pestaña específica dentro de ese archivo donde se almacenan los datos. Al configurar el Zap, seleccionas primero la hoja de cálculo y luego la hoja de cálculo dentro de ella.