Si tu equipo usa Google Drive como repositorio central de archivos, mantenerlo sincronizado manualmente con tu base de conocimientos de Document360 es laborioso. Al conectar Document360 y Google Drive a través de Zapier, puedes automatizar la gestión de archivos: siempre que ocurra un evento en Document360 —como la publicación o actualización de un artículo— Zapier realiza automáticamente una acción en Google Drive, como subir un archivo a una carpeta designada.
Cuándo usar esta integración
- Tu equipo almacena archivos de documentación en Google Drive y quiere que los eventos de artículos de Document360 creen o actualicen automáticamente los archivos correspondientes en Drive sin exportar manualmente.
- Quieres mantener un archivo de Google Drive de tus artículos publicados en la base de conocimiento para respaldo, compartir o acceder sin conexión.
- Los escritores o partes interesadas que no tengan acceso al portal Document360 deben recibir el contenido del artículo a través de Google Drive automáticamente cuando se publiquen artículos.
Antes de que empieces
- Debes estar conectado a tu cuenta de Zapier.
- Debes tener una cuenta de Google con acceso a la carpeta de Google Drive donde quieres escribir los archivos.
- Debes tener preparado tu token API de Document360. Para generar uno, navega a Conexiones > Extensiones, localiza la tesela de Zapier y haz clic en Conectar para copiar el token.
Cómo configurar el Zap
Paso 1 — Crear un nuevo Zap
- Inicia sesión en tu cuenta de Zapier.
- Desde el menú de navegación de la izquierda, haz clic en Crear y luego selecciona Zaps.
- Se crea una nueva descarga con un flujo de Disparador y Acción .
Paso 2 — Conecta Document360 como disparador
- En el campo Trigger , elige Document360.
- En el panel de Configuración, selecciona el evento deseado en el campo Evento .
- Haz clic en el campo Cuenta — aparece un panel de Inicio de sesión.
- Introduce tus credenciales de inicio de sesión y haz clic en Permitir.
Para generar el token API desde Document360:
- Navega a Conexiones > Extensiones en la barra de navegación izquierda del portal de la Base de conocimiento.
- En la casilla de extensión de Zapier , haz clic en Conectar.
- Haz clic en el icono de Copiar para copiar el token.
- Vuelve al panel de Zapier y pega el token de la API en el campo.
- Haz clic en sí, continuar con Document360.
- Puedes encontrar el proyecto Document360 conectado en la página de la cuenta Connect Document360 . Para usar otra cuenta más adelante, haz clic en Cambiar.
- Haz clic en continuar.
Paso 3 — Conecta Google Drive como acción
- En el campo Acción , elige Google Drive.
- En el panel de Configuración, selecciona la acción deseada entre las opciones disponibles en el campo Evento .
- Haz clic en el campo Cuenta — aparece un panel de Inicio de sesión.
- Introduce las credenciales de tu cuenta de Google y haz clic en Permitir.
- Haz clic en continuar.
- En el panel Configurar , actualiza los siguientes campos:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Conducción | El predeterminado es Mi Google Drive. Elige un disco compartido de la lista si es necesario. |
| Carpeta | Selecciona la carpeta donde debe colocarse el archivo. |
| Archivo | Selecciona el archivo deseado en el desplegable. Este es un campo obligatorio. |
| Convertir a documento | Elige Verdadero para convertir el archivo en un Google Doc editable. Elige Falso para mantener el formato original. |
| Nombre del archivo | Introduce un nombre para el archivo. |
| Extensión de archivo | Introduce la extensión del archivo (por ejemplo, .txt, .html). |
NOTA
Los campos disponibles en el panel de Configurar varían según el evento de Acción que selecciones. Los campos listados arriba se aplican a las acciones de subida.
- Haz clic en continuar.
Paso 4 — Probar y publicar el Zap
- En la sección de Prueba , haz clic en Paso de Prueba.
- Si tienes éxito, recibirás el mensaje que se envía el ítem de prueba. Consulta tu cuenta de Google Drive para verlo.
- Haz clic en Publicar. Una ventana emergente publicada por Zap confirma que la Zap está activada.
- Haz clic en Gestionar tu Zap para ir a la página de resumen de Zap.
Resumen de Zap
Una vez activado, puedes ver y gestionar el Zap desde el panel de control de Zapier. La página de resumen muestra el desencadenante, la acción y el historial de la carrera del Zap.
Cómo eliminar un Zap
- Navega hasta el panel de control de Zapier. Una lista de todos los Zaps existentes se muestra en la página de resumen.
- Haz clic en el icono de flecha (>) a la derecha del Zap que quieres eliminar y haz clic en Apagar y eliminar Zap. El Zap se elimina permanentemente.
Mejores prácticas
- Elige una carpeta dedicada en Google Drive para los archivos creados por este Zap, separada de los archivos que tu equipo gestiona manualmente. Mezclar archivos automáticos y manuales en la misma carpeta dificulta rastrear qué vino de dónde.
- Utiliza una convención de nombres de archivos consistente en el campo Nombre del Archivo — por ejemplo, incluyendo el título y la fecha del artículo — para que los archivos en Drive sean fáciles de identificar y buscar sin abrirlos.
- Configura Convertir a Documento a Verdadero si quieres poder editar el contenido en Google Drive después de que llegue. Ponlo en Falso si solo necesitas una copia de archivo de solo lectura.