Planes que admiten esta función: Business Enterprise
Gmail es un servicio de correo electrónico ampliamente utilizado desarrollado por Google que ofrece a los usuarios una plataforma sencilla y eficiente para enviar, recibir y organizar correos electrónicos. Conocido por su interfaz fácil de usar, Gmail ofrece funciones como potentes capacidades de búsqueda, filtrado de spam e integración con otros servicios de Google como Google Drive y Calendar. Gmail es una herramienta versátil para la comunicación y la colaboración.
Integración Gmail con Document360
Mientras usas Document360 como tu base de conocimiento y Gmail como herramienta de comunicación, puede que necesites mantener informados a proveedores externos o partes interesadas sobre las actualizaciones de tu base de conocimiento. La integración Document360-GmailGmail simplifica este proceso enviando automáticamente correos personalizados a través Gmail cada vez que se publica un nuevo artículo en tu base de conocimientos de Document360. Esto garantiza una comunicación fluida, reduce el esfuerzo manual y mantiene a todos los interesados actualizados sin esfuerzo.
Para establecer una conexión entre Gmail y Document360, sigue los siguientes pasos:
Asegúrate de haber iniciado sesión en tu cuenta de Zapier.
Desde el menú de navegación de la izquierda, haz clic en Crear y luego en Zaps desde las opciones disponibles.
El Zap se creará con el flujo de Trigger y Acción .
Conectando Gmail y Document360 en Zapier
Para establecer una conexión entre Gmail y Document360, sigue los siguientes pasos:
Paso 1: Configurar el trigger: Conectar Document360
En el campo Trigger , elige Document360.
En el panel de Configuración que aparece a la derecha, selecciona un evento deseado en el campo Evento .
Haz clic en el campo Cuenta y aparecerá un panel de Inicio de sesión .
Introduce tus credenciales de inicio de sesión y haz clic en Permitir.
Para generar el token API desde el portal Document360,
Navega a Conexiones () > Extensiones en la barra de navegación izquierda del portal de la Base de conocimiento.
En la casilla de extensión Zapier , haz clic en Conectar.
Haz clic en el icono de Copiar () para copiar el token.
Vuelve al panel Zapier y pega el token API en el campo.
Haz clic en sí, continuar con Document360.
Puedes encontrar el proyecto Document360 conectado en la página de la cuenta Connect Document360 .
Si más adelante quieres configurar una cuenta diferente, puedes hacerlo haciendo clic en Cambiar.
Haz clic en continuar.
Desencadenante de prueba
Para probar el disparador Document360,
Haz clic en Probar trigger para confirmar que la cuenta correcta está conectada y que la configuración del trigger es correcta.
Si no se encuentra ningún error, haz clic en Continuar.
La cuenta de Document360 ha sido vinculada con éxito y el disparador está configurado.
Paso 2: Acción de configuración: Conexión Gmail
En el campo Acción , elige Gmail.
En el panel de Configuración que aparece a la derecha, selecciona el evento deseado en el campo Evento .
Haz clic en el campo Cuenta y aparece un panel de Inicio de sesión .
Introduce tus credenciales de inicio de sesión y haz clic en Permitir.
Haz clic en continuar.
Paso 3: Personalizar Zap
Mapea todos los campos requeridos:
Para: Introducir la dirección de correo electrónico del destinatario. Se pueden añadir múltiples direcciones individualmente o como una lista separada por comas.
Cc: Añadir direcciones de correo electrónico para copiar a los destinatarios en este correo. También se pueden añadir múltiples direcciones individualmente o como una lista separada por comas.
BCC: Introduce direcciones de correo electrónico para copiar ciegamente a los destinatarios en este correo. Se pueden añadir múltiples direcciones de forma similar.
Asunto: Introduce el asunto del correo.
De: Elige una dirección de correo electrónico o alias vinculado a tu cuenta Gmail.
Del nombre: Introduce el nombre del remitente (debe estar asociado con la dirección de correo electrónico asociada).
Tipo de cuerpo: Selecciona el formato del correo como texto plano o HTML.
Cuerpo: Redacta el contenido principal del correo.
Añadir firma por defecto: Opcionalmente, incluye una firma predeterminada en el correo electrónico.
Etiqueta o buzón: Seleccione un valor para etiqueta o buzón.
Adjuntos: Adjunta archivos seleccionando un archivo real o proporcionando una URL pública para descargar y adjuntar el archivo.
NOTA
Los campos marcados como requeridos (*) deben rellenarse.
Una vez terminado, haz clic en Continuar. El botón solo se activa cuando todos los campos están llenos.
Paso 4: Prueba de descarga
En la sección de prueba, haz clic en Paso de prueba.
Si tiene éxito, recibirás el mensaje 'Se ha enviado un borrador a Gmail.'
En tu portal de la base de conocimientos Document360, encontrarás el artículo en la categoría que has seleccionado previamente.
Vuelve al panel Zapier y haz clic en Siguiente.
Cuando termines, haz clic en Publicar.
Enciende Zap
Para activar un Zap una vez que esté probado y publicado, sigue los siguientes pasos:
Después de probar el Zap, revisa o edita los ajustes antes de activarlo.
Puedes editar la configuración configurada en el trigger Gmail y la acción correspondiente del nuevo artículo en Document360.
Recibirás un mensaje de éxito que dice Tu Zap está encendido. Puedes hacer clic en el botón Gestionar tu Zap para ir a la página de resumen de tu Zap.
Resumen de Zap
Envía correos electrónicos vía Gmail con nuevos artículos en Document360
Puedes ver y editar la información sobre los Zaps creados en la página de resumen de Zap.
Eliminar un Zap
Para eliminar un Zap que hayas creado,
Navega hasta el panel Zapier. En la página de resumen se mostrará una lista de todos los Zaps existentes.
Haz clic en el icono de acciones de Zap () a la derecha del Zap deseado y haz clic en Eliminar.
El Zap seleccionado será eliminado.