Gmail es un servicio de correo electrónico muy utilizado que se integra con Google Drive, Calendar y otras herramientas de las que ya depende tu equipo. Cuando se publiquen nuevos artículos en tu base de conocimientos de Document360, puede que necesites notificar a proveedores externos, partes interesadas o miembros del equipo sobre la actualización. Al conectar Document360 y Gmail a través de Zapier, puedes automatizar esto: cada vez que se publica un nuevo artículo en Document360, Zapier envía automáticamente un correo personalizado vía Gmail a los destinatarios que especifiques — manteniendo a todos informados sin ningún esfuerzo manual.
Cuándo usar esta integración
- Publicas nuevos artículos de la base de conocimiento con un ritmo regular y necesitas notificar a los interesados externos, clientes o proveedores sobre actualizaciones sin enviar correos manualmente cada vez.
- Gestionas un flujo de trabajo de documentación donde equipos específicos deben ser alertados cuando se publica nuevo contenido para poder actuar en consecuencia — por ejemplo, un equipo de soporte, un coordinador de formación o un grupo de revisión de contenido.
- Quieres un sistema de notificaciones ligero que conecte los eventos de publicación de Document360 a tus comunicaciones por correo electrónico sin necesidad de una herramienta dedicada para el boletín.
Antes de que empieces
- Debes estar conectado a tu cuenta de Zapier.
- Debes tener una cuenta de Gmail a la que Zapier pueda conectarse para enviar correos electrónicos.
- Debes tener preparado tu token API de Document360. Para generar uno, navega a Conexiones > Extensiones, localiza la tesela de Zapier y haz clic en Conectar para copiar el token.
Cómo configurar el Zap
Paso 1 — Crear un nuevo Zap
- Inicia sesión en tu cuenta de Zapier.
- Desde el menú de navegación de la izquierda, haz clic en Crear y luego selecciona Zaps.
- Se crea una nueva descarga con un flujo de Disparador y Acción .
Paso 2 — Conecta Document360 como disparador
NOTA
A diferencia de la mayoría de los casos de uso de Zapier para Document360, este Zap utiliza Document360 como disparador y Gmail como acción — es decir, un evento de Document360 (como la publicación de un nuevo artículo) inicia el flujo de trabajo.
- En el campo Trigger , elige Document360.
- En el panel de Configuración, selecciona el evento deseado en el campo Evento .
- Haz clic en el campo Cuenta — aparece un panel de Inicio de sesión.
- Introduce tus credenciales de inicio de sesión y haz clic en Permitir.
Para generar el token API desde Document360:
- Navega a Conexiones > Extensiones en la barra de navegación izquierda del portal de la Base de conocimiento.
- En la casilla de extensión de Zapier , haz clic en Conectar.
- Haz clic en el icono de Copiar para copiar el token.
- Vuelve al panel de Zapier y pega el token de la API en el campo.
- Haz clic en sí, continuar con Document360.
- Puedes encontrar el proyecto Document360 conectado en la página de la cuenta Connect Document360 . Para usar otra cuenta más adelante, haz clic en Cambiar.
- Haz clic en continuar.
Paso 3 — Prueba el disparador
- Haz clic en Test trigger para confirmar que la cuenta correcta está conectada y que la configuración del trigger es correcta.
- Si no se encuentran errores, haz clic en Continuar. El disparador Document360 ya está configurado.
Paso 4 — Conectar Gmail como acción
- En el campo Acción , elige Gmail.
- En el panel de Configuración, selecciona el evento deseado en el campo Evento .
- Haz clic en el campo Cuenta — aparece un panel de Inicio de sesión.
- Introduce tus credenciales de Gmail y haz clic en Permitir.
- Haz clic en continuar.
Paso 5 — Mapear los campos de correo electrónico
- Mapea los campos necesarios para configurar el correo electrónico que enviará Gmail:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| A | Introduce la dirección de correo electrónico del destinatario. Se pueden añadir múltiples direcciones individualmente o como una lista separada por comas. |
| CC | Añade direcciones de correo electrónico a la copia de este correo. Se pueden añadir múltiples direcciones individualmente o como una lista separada por comas. |
| BCC | Introduce direcciones de correo electrónico para copiar ciegamente. Se pueden añadir múltiples direcciones de la misma manera. |
| Tema | Introduce el asunto del correo. |
| De | Elige una dirección de correo electrónico o alias vinculado a tu cuenta de Gmail. |
| Del nombre | Introduce el nombre del remitente (debe estar asociado con la dirección de correo electrónico asociada). |
| Tipo de carrocería | Selecciona el formato de correo electrónico: Texto plano o HTML. |
| Carrocería | Escribe el contenido principal del correo. |
| Añadir firma por defecto | Opcionalmente, incluye una firma predeterminada en el correo. |
| Etiqueta o buzón | Selecciona un valor para etiqueta o buzón. |
| Accesorios | Adjunta archivos seleccionando un archivo real o proporcionando una URL pública. |
NOTA
Los campos marcados como requeridos (*) deben rellenarse antes de activar el botón Continuar .
- Haz clic en continuar.
Paso 6 — Probar y publicar el Zap
- En la sección de prueba, haz clic en Paso de prueba.
- Si tienes éxito, recibirás el mensaje de que se envió un borrador a Gmail.
- Vuelve al panel de configuración de Zapier y haz clic en Siguiente, luego en Publicar.
- Revisa o edita el disparador y la configuración de acciones según sea necesario. Verás un mensaje de éxito: tu Zap está activado. Haz clic en Gestionar tu Zap para ir a la página de resumen de Zap.
Resumen de Zap
Una vez activado, puedes ver y gestionar el Zap desde el panel de control de Zapier. La página de resumen muestra el desencadenante, la acción y el historial de la carrera del Zap.
Cómo eliminar un Zap
- Navega hasta el panel de control de Zapier. Una lista de todos los Zaps existentes se muestra en la página de resumen.
- Haz clic en el icono de acciones de Zap () a la derecha del Zap que quieres eliminar y haz clic en Eliminar. El Zap se elimina permanentemente.
Mejores prácticas
- Incluye el título y la URL del artículo en el cuerpo del correo mapeando los campos de datos de disparo de Document360 al campo Cuerpo. Esto proporciona a los destinatarios un contexto directo y un enlace al nuevo contenido sin necesidad de buscarlo.
- Utiliza los campos Cc o Bcc para las listas de distribución de los grupos de interés en lugar de introducir direcciones individuales en el campo A cada vez. Esto facilita el mantenimiento del Zap: solo necesitas actualizar la lista de distribución, no el propio Zap.
- Elige HTML como tipo de cuerpo si quieres enviar correos con formato con encabezados, enlaces y estilo. El texto plano funciona bien para notificaciones sencillas, pero HTML te da más control sobre cómo se ve el correo para los destinatarios.