Typeform es una plataforma para crear formularios interactivos, encuestas y cuestionarios en formato conversacional. Cuando clientes o prospectos envían preguntas y comentarios a través de tus formularios Typeform, esa información suele contener contenido valioso que pertenece a tu base de conocimientos. Al conectar Typeform y Document360 a través de Zapier, puedes automatizar esto: cada vez que se envíe una nueva entrada de Typeform, Zapier crea automáticamente un artículo correspondiente en Document360, convirtiendo las respuestas de los formularios en documentación sin esfuerzo manual.
Cuándo usar esta integración
- Utilizas Typeform para recopilar preguntas frecuentes de clientes o posibles clientes, y quieres que cada envío genere automáticamente un borrador de artículo en Document360 para que tu equipo pueda convertir las respuestas en documentación publicada.
- Realizas encuestas de feedback a través de Typeform y quieres que las respuestas que revelen lagunas de conocimiento fluyan directamente en tu flujo de trabajo de base de conocimientos para hacer seguimiento.
- Quieres crear una cadena de documentación donde las entregas de formularios —en lugar de tareas internas— impulsen la creación de nuevos artículos en Document360.
Antes de que empieces
- Debes estar conectado a tu cuenta de Zapier.
- Debes tener una cuenta de Typeform con el formulario que quieres usar como activador.
- Debes tener preparado tu token API de Document360. Para generar uno, navega a Conexiones > Extensiones, localiza la tesela de Zapier y haz clic en Conectar para copiar el token.
Cómo configurar el Zap
Paso 1 — Crear un nuevo Zap
- Inicia sesión en tu cuenta de Zapier.
- Desde el menú de navegación de la izquierda, haz clic en Crear y luego selecciona Zaps.
- Se crea una nueva descarga con un flujo de Disparador y Acción .
Paso 2 — Conectar Typeform como disparador
- En el campo Disparador , elige Typeform.
- En el campo de evento Trigger , selecciona el evento necesario para activarse en Typeform.
NOTA
Para cambiar la aplicación de disparo más adelante, haz clic en Cambiar en el campo de Disparador.
- Haz clic en el campo Cuenta — aparece un panel de Inicio de sesión.
- Introduce tus credenciales de inicio de sesión en Typeform.
- Selecciona la casilla y haz clic Déjame entrar. Zapier realiza una prueba para confirmar que el disparador está correctamente configurado.
Paso 3 — Conectar Document360 como la acción
- En el campo Acción , elige Document360.
- En el panel de Configuración, selecciona el evento deseado en el campo Evento .
- Haz clic en el campo Cuenta — aparece un panel de Inicio de sesión.
- Introduce tus credenciales de inicio de sesión y haz clic en Permitir.
Para generar el token API desde Document360:
- Navega a Conexiones > Extensiones en la barra de navegación izquierda del portal de la Base de conocimiento.
- En la casilla de extensión de Zapier , haz clic en Conectar.
- Haz clic en el icono de Copiar para copiar el token.
- Vuelve al panel de Zapier y pega el token de la API en el campo.
- Haz clic en sí, continuar con Document360.
- Puedes encontrar el proyecto Document360 conectado en la página de la cuenta Connect Document360 . Para usar otra cuenta más adelante, haz clic en Cambiar.
- Haz clic en continuar.
Paso 4 — Mapear los campos
- Mapea los campos requeridos de Typeform a Document360:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Título | Elige un título adecuado entre los campos de respuesta de Typeform disponibles. |
| Contenido | Elige el contenido adecuado según las necesidades de tu negocio. |
| Versión | Selecciona el espacio de trabajo en tu proyecto Document360 donde debe crearse el artículo. |
| Idioma | Elige el idioma dentro del espacio de trabajo seleccionado. |
| Categoría | Selecciona la categoría bajo el idioma elegido donde se creará el artículo. |
| Publicar | Ponlo en Verdadero para publicar inmediatamente. Ponlo en Falso para guardar como borrador. |
NOTA
El botón Continuar solo se activa después de que se hayan asignado todos los campos necesarios.
- Haz clic en continuar.
Paso 5 — Probar y publicar el Zap
- En la sección de pruebas, haz clic en Enviar Prueba.
- Si tienes éxito, recibirás el mensaje que te enviará el Artículo de Prueba. Consulta tu cuenta de Document360 para verla.
- En tu portal Document360, encontrarás el artículo en la categoría que seleccionaste.
- Vuelve al panel de configuración de Zapier y haz clic en Siguiente, luego en Publicar.
- Revisa o edita el disparador y la configuración de acciones según sea necesario. Verás un mensaje de éxito: tu Zap está activado. Haz clic en Gestionar tu Zap para ir a la página de resumen de Zap.
Resumen de Zap
Una vez activado, puedes ver y gestionar el Zap desde el panel de control de Zapier. La página de resumen muestra el desencadenante, la acción y el historial de la carrera del Zap.
Cómo eliminar un Zap
- Navega hasta el panel de control de Zapier. Una lista de todos los Zaps existentes se muestra en la página de resumen.
- Haz clic en el icono de acciones de Zap () a la derecha del Zap que quieres eliminar y haz clic en Eliminar. El Zap se elimina permanentemente.
Mejores prácticas
- Establece Publicar en Falso para que los artículos activados por Typeform aterricen en Document360 como borradores. Las respuestas tipo son entradas en bruto: casi siempre necesitan edición, formateo y revisión antes de estar listas para publicarse como artículos de la base de conocimiento.
- Asigna un campo específico de pregunta de Typeform al título del artículo en lugar de usar un marcador genérico. Una pregunta como "¿Qué intentabas hacer?" es una mejor semilla para el título de un artículo que un ID de envío o una marca temporal.
- Utiliza un formulario Typeform dedicado para este Zap en lugar de conectar una encuesta general. Un formulario diseñado específicamente para recopilar preguntas o comentarios para documentación te proporciona datos más limpios y accionables con los que trabajar en Document360.