La función de Exportación en Document360 te permite descargar la documentación de tu proyecto como un archivo ZIP que contiene la salida de WebHelp (HTML). Los archivos WebHelp proporcionan un sistema de ayuda autónomo y listo para sin conexión, con navegación completa, búsqueda integrada, cambio de espacio de trabajo y soporte multimedia — sin necesidad de conexión a internet. El ZIP exportado también puede ser reimportado a otro proyecto Document360.
Cómo exportar tu proyecto como un archivo WebHelp (HTML)
Abrir el diálogo de exportación
- En la barra de navegación de la izquierda, ve a Herramientas de Contenido > Importar y exportar proyecto.
- Haz clic en Exportar. Aparece el diálogo de Exportar proyecto.
- En el desplegable de Formato, selecciona HTML (Documentación Offline).
Seleccionar categorías para exportar
Utiliza la barra de búsqueda de Seleccionar categorías para encontrar y seleccionar el contenido que quieres exportar. La búsqueda se aplica a todos los espacios de trabajo, idiomas y categorías.
La siguiente tabla describe los métodos de selección disponibles:
| Objetivo | Cómo hacerlo |
|---|---|
| Selecciona un espacio de trabajo completo | Selecciona la casilla de verificación junto al espacio de trabajo. Todos los idiomas y categorías que aparecen bajo este contenido se seleccionan automáticamente. Haz clic en la flecha para ampliar y revisar. |
| Seleccione una categoría y todas sus subcategorías | Haz clic en la flecha para expandir la categoría y luego selecciona la casilla que tienes al lado. Todas las subcategorías se seleccionan automáticamente. |
| Selecciona solo una subcategoría | Expande la categoría principal y luego selecciona la casilla de verificación junto a la subcategoría. Solo se selecciona esa subcategoría y sus artículos. |
| Selecciona solo una categoría (no sus subcategorías) | Pasa el cursor sobre la categoría y haz clic en Seleccionar esta categoría. Solo se seleccionan los artículos propios de la categoría. |
| Desseleccionar un espacio de trabajo completo | Desmarca la casilla de verificación junto al espacio de trabajo. Todos los idiomas, categorías y subcategorías que están bajo este estado están eliminados. |
| Desseleccionar solo los artículos de una categoría principal | Pasa el cursor sobre la categoría principal y haz clic en Desseleccionar esta categoría. Solo se eliminan los artículos directamente dentro de esa categoría; las subcategorías siguen siendo seleccionadas. |
| Desseleccionar solo los artículos de una subcategoría | Pasa el cursor sobre la subcategoría y haz clic en Desseleccionar esta categoría. Solo se eliminan los artículos de esa subcategoría; Las subcategorías anidadas permanecen seleccionadas. |
Selección de un espacio de trabajo
Selección de una categoría con subcategorías
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Seleccionar solo una subcategoría
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Cuando solo se seleccionan algunos elementos dentro de una categoría, la casilla de selección de categoría aparece en un estado indeterminado (parcialmente rellena) para indicar una selección parcial.
La opción Incluir artículos nuevos o modificados no está disponible para el formato HTML (Documentación Offline).
Seleccionar solo una categoría (sin subcategorías)
Desseleccionar los artículos de una categoría principal
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Tras desseleccionar, las subcategorías permanecen seleccionadas y la casilla de la categoría principal se llena parcialmente.
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Desseleccionar los artículos de una subcategoría
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Cualquier subcategoría anidada permanece incluida y la casilla de verificación de categoría se vuelve indeterminada.
Desseleccionar en cualquier nivel de categoría elimina solo los artículos en ese nivel exacto. El contenido dentro de subcategorías anidadas no se ve afectado.
Paso 3: Iniciar la exportación
- Seleccione la casilla Incluir archivos multimedia para incluir imágenes y otros medios en el ZIP exportado.
- Haz clic en Exportar.
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La exportación se ejecuta en segundo plano. Aparece una notificación en la esquina superior derecha cuando la exportación está completa y lista para descargar. Puedes navegar a otros módulos mientras se procesa.
Tu archivo descargado de WebHelp incluirá un archivo índice para abrir la base de conocimiento exportada en tu navegador o en cualquier motor de navegador embebido. Puedes buscar en tu base de conocimientos, cambiar entre espacios de trabajo e idiomas, y acceder a todos los artículos y categorías exportados, incluidos recursos multimedia y enlaces internos.
Cómo descargar el archivo ZIP exportado
- Pasa el cursor sobre las herramientas de contenido en la barra de navegación izquierda.
- Ve a Importar y exportar > proyecto Importar y exportar. El archivo exportado más recientemente aparece en Archivos recientes, mostrando la fecha y hora de exportación.
- Haz clic en Descargar para guardar el archivo localmente. Alternativamente, haz clic en Copiar enlace para generar un enlace de descarga compartible.
Cada nueva exportación sobrescribe el archivo ZIP previamente disponible. Descarga el archivo existente antes de hacer una nueva exportación si necesitas conservarlo.
Cómo acceder a la base de conocimientos offline
- Extrae el archivo ZIP descargado a una carpeta local en tu ordenador.
- Abre el archivo index.html de la carpeta extraída en un navegador web.
Esto inicia la versión offline de tu base de conocimiento con navegación y estructura completas. Puedes navegar por artículos, cambiar entre espacios de trabajo y lenguajes, y usar la búsqueda integrada, todo ello sin conexión a internet.
Límites y limitaciones
Los siguientes elementos no están incluidos en la documentación offline:
- Navegación a los artículos anteriores y siguientes
- Índice de contenidos dentro de cada artículo
- Comentarios en línea
- Definiciones del glosario
- Migas de pan (ruta de navegación del artículo)
- Accesorios
Los vídeos incrustados de plataformas como YouTube y Vimeo, así como los hipervínculos externos, solo se soportan cuando tu sistema tiene conexión a internet.
Preguntas frecuentes
¿Puedo exportar solo categorías específicas en lugar de todo el proyecto?
Sí. Al configurar la exportación, utiliza la barra de búsqueda de Seleccionar categorías para encontrar y seleccionar categorías individuales, subcategorías o espacios de trabajo específicos. Puedes mezclar selecciones entre diferentes espacios de trabajo e idiomas en la misma exportación.
¿Cuál es la diferencia entre exportar como archivo ZIP y como archivo WebHelp (HTML)?
Ambos formatos producen un archivo ZIP para descargar. Seleccionar HTML (Documentación Offline) desde el desplegable Formato genera una salida de WebHelp — un sistema de ayuda completamente navegable y autónomo que abres mediante un archivo index.html . El formato estándar ZIP exporta contenido en bruto del proyecto adecuado para ser reimportado en Document360. WebHelp está más adaptado para la distribución por parte del usuario final; ZIP es mejor para migración o copia de seguridad de proyectos.
¿Funcionarán los vídeos incrustados en la salida offline de WebHelp?
Los vídeos incrustados de plataformas como YouTube y Vimeo, así como los hipervínculos externos, requieren una conexión a internet para funcionar incluso dentro de la salida de WebHelp. Todo el resto del contenido — artículos, imágenes (cuando se incluyen archivos multimedia), navegación y búsqueda — funciona completamente offline.
¿Puedo descargar una exportación anterior después de ejecutar una nueva?
No. Cada nueva exportación sobrescribe el archivo ZIP previamente disponible en Archivos recientes. Si necesitas conservar una exportación antigua, descárgala antes de iniciar una nueva exportación.
¿Se puede importar de nuevo el archivo ZIP exportado a Document360?
Sí. El archivo ZIP del proyecto exportado es compatible con la función de importación de Document360 y puede importarse a otro proyecto. Esto lo hace útil para la migración de contenido, la duplicación de proyectos o los flujos de trabajo de copia de seguridad.