Exportar tu proyecto de Document360 como archivo ZIP - WebHelp

Usando la opción Exportar en Documentación, puedes exportar y descargar el contenido de tu proyecto como un archivo ZIP o un archivo de WebHelp y acceder a tu documentación sin conexión a internet. El archivo ZIP del proyecto exportado puede importarse fácilmente a otro proyecto en Document360.

La función de documentación offline en Document360 permite a los usuarios exportar su proyecto como archivos WebHelp, proporcionando un sistema de ayuda offline y autónomo. Estos archivos ofrecen mejor navegación en comparación con los PDFs y pueden usarse como documentación de ayuda para software accesible sin conexión a internet.

Esta funcionalidad permite a los usuarios generar y distribuir archivos de ayuda offline, asegurando accesibilidad en entornos donde el acceso a internet es limitado o inaccesible, así como alojar tu documentación en tu propio servidor web, proporcionando acceso fiable a la documentación en todo momento. Esto te proporcionará una versión offline totalmente funcional de tu sitio de documentación, con un índice estructurado, soporte multimedia, navegación intuitiva y capacidades de búsqueda integradas.

Para exportar tu documentación como un archivo de WebHelp, sigue los pasos a continuación:

1. En la barra de navegación de la izquierda, navega a Herramientas de contenido > Proyecto de importación y exportación, y selecciona Importar y exportar proyecto.

2. Haz clic en Exportar y aparecerá el cuadro de diálogo Exportar proyecto .

3. En el desplegable de Formato , selecciona HTML (Documentación sin conexión).

4. En la barra de búsqueda de Seleccionar categorías , busca la categoría que quieres exportar y selecciónala. La búsqueda se aplica a todos los espacios de trabajo, idiomas y categorías.

 NOTA

La opción Incluir artículos nuevos o modificados no está disponible para el formato HTML (Documentación Offline).

Selección y desselección de categorías

Al exportar tu proyecto, puedes elegir exactamente qué incluir seleccionando espacios de trabajo, categorías o subcategorías específicas. A continuación, se muestran las diferentes formas en que puedes gestionar tus selecciones.

Seleccionar espacio de trabajo

Para seleccionar todo el espacio de trabajo,

1. Selecciona la casilla de verificación junto al espacio de trabajo, idioma o categoría que deseas exportar. Al seleccionar la casilla, se seleccionan automáticamente todos los idiomas y categorías incluidos.

2. Haz clic en la flecha para ampliar y ver todos los idiomas y categorías incluidos.

Respectivamente, para desseleccionar todas las selecciones, desmarca la casilla de verificación junto al espacio de trabajo. Esto eliminará todos los idiomas, categorías y subcategorías seleccionadas bajo él.

Selecciona una categoría específica con sus subcategorías

Para seleccionar una categoría y todas sus subcategorías,

1. Haz clic en la flecha junto a la categoría para ampliarla.

2. Selecciona la casilla de verificación junto a la categoría que quieres exportar. Todas las subcategorías dentro de él se seleccionarán automáticamente.

Selecciona solo una subcategoría

Seleccionar solo una subcategoría sin seleccionar los artículos de su categoría principal.

1. Haz clic en la flecha para expandir la categoría principal y ver sus subcategorías.

2. Selecciona la casilla de verificación junto a la subcategoría que quieres exportar. Solo se seleccionará esa subcategoría y sus artículos.

3. Para desseleccionar una subcategoría específica mientras mantienes las demás seleccionadas, selecciona la casilla de verificación junto a la subcategoría que quieres eliminar. La subcategoría será deseleccionada.

 NOTA

La casilla principal de la categoría aparecerá en un estado indeterminado (parcialmente rellena) para indicar que solo se seleccionan algunos de sus contenidos.

Selecciona solo una categoría sin sus subcategorías

Para seleccionar solo una categoría y no sus subcategorías,

1. Si solo quieres que se seleccione la categoría, pasa el cursor sobre la categoría y haz clic en Seleccionar esta categoría.

Solo se seleccionará la categoría y sus respectivos artículos, y no sus subcategorías.

Desseleccionar solo los artículos de una categoría principal

Para excluir una subcategoría sin afectar a las demás,

1. Pasa el cursor sobre la categoría principal y haz clic en Desseleccionar esta categoría. Solo se eliminarán los artículos directamente dentro de la categoría principal.

Las subcategorías debajo de él permanecerán seleccionadas y la casilla principal aparecerá parcialmente rellena para reflejar esto.

Desseleccionar solo los artículos de una subcategoría

Para excluir una subcategoría manteniendo incluidas otras subcategorías,

1. Pasa el cursor sobre la categoría y haz clic en Desseleccionar esta categoría. Solo los artículos directamente dentro de esa categoría serán eliminados de la selección.

Cualquier subcategoría bajo este sigo seleccionada, y la casilla de la categoría se vuelve indeterminada para indicar que aún se incluye contenido.

 NOTA

Esto solo elimina los artículos del nivel de categoría que seleccionaste. Todo lo que está dentro de las subcategorías sigue incluido.

Proyecto de Exportación

Una vez que hayas seleccionado las categorías deseadas,

1. Seleccione la casilla Incluir archivos multimedia para incluir archivos multimedia relacionados en el archivo ZIP exportado.

2. Haz clic en Exportar para comenzar a exportar el contenido del proyecto.

Se inicia el proceso de exportación, y recibirás una notificación en la parte superior derecha cuando la exportación esté completa y lista para descargar. Puedes navegar a otros módulos mientras la exportación está en proceso.

• Tu archivo descargado de WebHelp incluirá un archivo índice para abrir la base de conocimiento exportada en tu navegador o en cualquier motor de navegador embebido.

• Puedes buscar en tu base de conocimientos, cambiar entre espacios de trabajo y lenguajes, y acceder a todos los artículos y categorías exportados, incluyendo recursos multimedia y enlaces internos adjuntos.

Los siguientes elementos no se incluirán en la documentación offline:

• Navegación a los artículos anteriores y siguientes

• Índice de contenidos dentro de cada artículo

• Comentarios en línea

• Definiciones del glosario

• Migas de pan (ruta de navegación del artículo)

• Adjuntos si los hay

NOTA

En WebHelp, los vídeos incrustados de plataformas como YouTube/Vimeo y los hipervínculos externos solo serán compatibles cuando tu sistema tenga conexión a internet.

Descargando el archivo ZIP

Para descargar el archivo ZIP exportado del proyecto Document360,

1. Pasa el cursor por herramientas de contenido en la barra de navegación izquierda.

2. En el submenú, navega a Importación y exportación > Proyecto de importación y exportación.

   El archivo exportado más reciente estará disponible en Archivos recientes (la fecha y hora de exportación estarán disponibles en el archivo).

3. Haz clic en Descargar para guardar el archivo en tu almacenamiento local. Alternativamente, haz clic en Copiar enlace para generar un enlace descargable para el archivo de exportación.

   

NOTA

Una vez que realizas una nueva operación de exportación, el ZIP exportado previamente disponible para descarga se sobrescribe.

Acceso a la base de conocimiento offline

Una vez completado el proceso de exportación, la documentación se descarga como archivo ZIP.

1. Extrae el archivo ZIP descargado a una carpeta local en tu ordenador.

2. Desde la carpeta extraída, abre el archivo index.html en un navegador web para ver la documentación exportada sin conexión.

Esto abre la versión offline de tu base de conocimiento con navegación y estructura completas. Puedes navegar por artículos, cambiar entre espacios de trabajo y lenguajes, y usar la búsqueda integrada sin conexión a internet.